Руководитель отдела документооборота: Работа начальником отдела документооборота в Санкт-Петербурге

Работа — Руководитель отдела документооборота: вакансии на Grubber.ru

Административный менеджер

Москва

компания: 

Пикьюи Сиайэс

PQE Group – международная компания — лидер в оказании консалтинговых услуг фармацевтическим и медицинским компаниям с 1998 года. Международная группа PQE работает в 40 странах Европы, Азии и Северной и Южной Америки. Головной офис компании…

В закладки

Начальник отдела снабжения

до 150 000

Москва

компания: 

Рынок Подмосковья-3

Обязанности: Руководство процессами снабжения фирмы необходимыми товарами Участие в процессах переговоров в зоне своей деятельности Отслеживание рыночной ситуации по закупаемой продукции …

В закладки

Младший специалист отдела кадрового администрирования

от 25 500

Нижний Новгород

компания: 

Гринатом

В крупную, стабильную, развивающуюся российскую компанию требуется сотрудник в отдел кадрового администрирования! Обязанности: Оперативная обработка и формирование кадровых документов в системе учета SAP (полностью электронный. ..

В закладки

Администратор юридического отдела

Москва

компания: 

Экостандарт

Компания EcoStandard group успешно работает в России и СНГ с 1997 года. Мы являемся лидером в сфере экологической экспертизы и мониторинга, услуг в сфере охраны труда, инженерных изысканий, экологического проектирования и сертификации….

В закладки

Руководитель отдела продаж

от 40 000 до 60 000

Саратов

компания: 

ФЦБ

Мы стабильная, активно развивающаяся компания — Федеральный Центр Банкротства.Осуществляем деятельность по сопровождению процедуры банкротства физических лиц. Наша цель — быть лучшими в своей сфере и обеспечить высокий, и в тоже время…

В закладки

Офис-менеджер

35 000

Краснодар

компания: 

ТД Меркурий

Обязанности: ведение документооборота компании: входящая и исходящая корреспонденция; организация обеспечения офиса канцтоварами, расходными материалами и иными товарно-материальными ценностями, необходимыми для работы офиса; выполнение.

..

В закладки

Специалист коммерческого отдела

Нижний Новгород

компания: 

Румо

Обязанности: осуществление продаж агрегатов номенклатуры предприятия; продажи услуг по ремонту и механической обработке, изготовлению по чертежам заказчика; поиск новых клиентов; подготовка документов для подачи на конкурсные процедуры;…

В закладки

Руководитель отдела HR

до 130 000

Москва

компания: 

ОСТЕК

«Остек» — отечественный производитель кабеленесущих систем с 25-летним опытом работы на рынке России и стран СНГ. Наш технический комплекс состоит из двух производственных площадок (в г. Калуга и г. Электросталь) и 6 крупных складских…

В закладки

Оператор 1С

от 60 000

Москва

компания: 

HADAT COSMETICS

Для отражения процессов товародвижения к компанию Hadat Cosmetics требуется Оператор 1С, в обязанности которого будет входить: Ведение документооборота по поставкам и учету товара; Заведение в базу 1С контрагентов, номенклатуры; Установка.

..

В закладки

Менеджер по продажам

от 80 000

компания: 

UTLab

UTLab — агентство комплексного интернет-маркетинга Более 13 лет на рынке интернет-маркетинга Более 1200 реализованных проектов Более 1900 запущенных рекламных кампаний 500+ клиентов разного уровня и направления 90% клиентов работают с…

В закладки

Менеджер по работе с клиентами (удаленно)

от 30 000 до 35 000

Краснодар

компания: 

Доксинбокс

Привет! Мы — продуктовая IT-компания DocsInbox :)Наш продукт — сервис для автоматизации взаимоотношения между ресторанами и поставщиками. Мы создаем решения для упрощения электронного документооборота, которые состоят из веб-сервисов,…

В закладки

Менеджер по закупкам

Краснодар

компания: 

OIS

Компания OIS — One Ideal Style является крупнейшим дистрибьютором профессиональной мужской и женской косметики и аксессуаров.

OIS на рынке с 2017 года: в нашем портфеле более 50 брендов профессиональной мужской и женской косметики Revlon,…

В закладки

Руководитель отдела логистики

от 150 000

Москва

компания: 

Компания Полярное Сияние

Обязанности: Обработка заявок, подбор транспорта, маршрутизация. Поиск новых перевозчиков по РФ, ХМАО, САХА-Якутия, Иркутская обл (транспортные компании, ИП) Проведение телефонных переговоров, построение сотрудничества с перевозчиками…

В закладки

Руководитель филиала с функциями супервайзера (г. Луза)

компания: 

Мегаполис

ТК МЕГАПОЛИС – группа компаний, владеющая и управляющая активами в сфере логистики и дистрибуции товаров повседневного спроса (FMCG): табачная и пивобезалкогольная продукция, бакалейные товары, зажигалки, элементы питания, контрацептивы,. ..

В закладки

Руководитель отдела валидации компьютеризированных систем

Санкт-Петербург

компания: 

БИОКАД, биотехнологическая компания

Обязанности: Согласование и контроль выполнения валидационных мероприятий; Участие во внешних и внутренних аудитах по вопросам валидации компьютеризированных систем; Поддержание систем в валидированном состоянии: проведение валидации,…

В закладки

Секретарь-делопроизводитель / офис-менеджер

от 45 000 до 60 000

Санкт-Петербург

компания: 

Объединенный промышленный комплекс

Объединённый Промышленный Комплекс открывает поиск на вакансию секретарь-делопроизводитель/офис-менеджер Обязанности: Обработка входящей и исходящей корреспонденции, её учет и направление в соответствующие отделы организации. Передача для…

В закладки

Заместитель руководителя отдела продаж

от 40 000 до 80 000

Новосибирск

компания: 

СТИЛ-СЕРВИС

Обязанности: Обработка входящих заявок Работа с клиентской базой Обучение, прием на работу менеджеров продаж Расширение клиентской базы Документооборот(1C, счета, УПД, Р/Н, П/Н, ТН), Экспедирование, логистика (заказ ТК) . ..

В закладки

Руководитель отдела по документообороту

Астрахань

компания: 

Почта России

Если Вы активны, талантливы, ориентированы на результат, а главное – умеете и любите работать, то у Вас есть прекрасная возможность проявить себя в уникальной по масштабам компании на этапе ее глобальной трансформации. Сегодня Почта…

В закладки

Руководитель отдела отчетности службы финансов

Красноярск

компания: 

ОМС

В корпоративном центре компании ОМС открыта вакансия Руководитель отдела отчетности службы финансов Обязанности: Подготовка финансовой отчетности и предоставление в установленные сроки в корпоративных форматах Ведение управленческого…

В закладки

Руководитель отдела сервиса

Иваново (Ивановская область)

компания: 

ГК РАДАР Авто

Обязанности: Планирование работы отдела сервиса; Формирование оптимальной структуры отдела сервиса; Обучение и проведение аттестаций сотрудников; Учет и предоставление отчетности; Повышение. ..

В закладки

Грузчик-комплектовщик

от 50 000 до 70 000

Советская Гавань

компания: 

Догама

Мы — активно развивающая компания на рынке HORECA. Наша компания обеспечивает стабильную работу ресторанов, кафе, супермаркетов, отелей, садиков, школ благодаря широкому ассортименту товаров и услуг. Наша цель масштабироваться и…

В закладки

Аналитик отдела продаж

Москва

компания: 

NEOSAN GROUP

Торгово-производственная компания, один из лидеров рынка в своем сегменте, работающая на территории РФ и СНГ, приглашает на вакансию Аналитик отдела продаж. Обязанности: Ведение регулярной отчетности согласно установленному графику….

В закладки

Офис-менеджер

от 30 000

Воронеж

компания: 

УСК

Описание: В связи с расширением компании требуется офис-менеджер. Основные обязанности: Сопровождение процесса продаж продукции и услуг компании (подробнее на сайте). Работа с входящим трафиком (выявление потребности и распределение…

В закладки

Руководитель обособленного структурного подразделения

Железногорск-Илимский

компания: 

ЕвроХим, Минерально-Химическая Компания

ЕвроХим — это 27 000 человек, 40 стран присутствия, 75 предприятий. ЕвроХим – один из топ-5 крупнейших и наиболее быстро развивающихся производителей минеральных удобрений в мире. ЕвроХим верит в рост бизнеса за счет развития сотрудников….

В закладки

Руководитель монтажного отдела (Розничное направление)

Москва

компания: 

Ореон

Одно из ведущих направлений компании занимается проектированием, монтажом, обслуживанием и ремонтом всех инженерных систем. В связи с расширением и увеличением объемов работ требуется руководитель монтажным отделом . Розничное направление….

В закладки

Специалист по документообороту

от 55 000 до 60 000

Москва

компания: 

Связь инжиниринг М

Отделу реализации проектов требуется сотрудник для решения вопросов, связанных с документооборотом, возникающих при реализации проекта. В перечень задач будут входить: Документооборот с поставщиками услуг по проектам: — Формирование…

В закладки

Офис-менеджер/Делопроизводитель

Екатеринбург

компания: 

ЖЕЛДОРСТРОЙ

Обязанности: Обработка входящей и исходящей корреспонденции, ведение деловой переписки, перераспределение внутри организации входящих документов по назначению; Отправка корреспонденции курьерской службой и почтой России; Ведение…

В закладки

Руководитель направления по продажам инструмента и расходников для промоборудования

от 100 000

Челябинск

компания: 

РОСИНВЕСТ-Ойл

В связи с расширением номенклатурного ассортимента Компании открыта вакансия «Руководитель направления по продажам инструмента и расходников для промоборудования» Обязанности: Организация продаж инструмента и расходников в. ..

В закладки

Начальник склада / Заведующий складом

до 90 000

Санкт-Петербург

компания: 

СОДЖ

Работа в Компании Slice of Joy — это возможность иметь стабильный доход, при официальном трудоустройстве вместе с командой профессионалов, а также каждый день совершенствовать свои знания и навыки. Оставляйте отклик и наш менеджер свяжется…

В закладки

Ассистент руководителя отдела продаж

от 65 000

Москва

компания: 

Careerexpert

Открыта вакансия: помощник руководителя отдела продаж в российской производственно-торговой компании. ТМ Mepsi (детские подгузники и детский ассортимент).Торговая марка успешно развивается на рынке с 2012 года. Обязанности: Поддержка…

В закладки

Должностная инструкция руководителя группы документооборота

610 Общие положения

610. 1 Настоящая должностная инструкция является основным нормативно-организационным документом, устанавливающим функции, права и обязанности, ответственность Руководителя группы документооборота Административного отдела XXX, регламентирующим организацию его деятельности, порядок делового взаимодействия с должностными лицами структурных подразделений XXX и иными организациями.

610.2 Настоящая должностная инструкция является документом прямого действия, вступает в силу со дня утверждения и является обязательной для исполнения работником с момента ознакомления под роспись.

610.3 Переименование, ликвидация должности Руководителя группы, назначение на должность и освобождение от занимаемой должности осуществляются по приказу Генерального директора XXX.

610.4 Руководитель группы непосредственно подчиняется Начальнику

Административного отдела.

610.5 В непосредственном подчинении у Руководителя группы находятся:

— Ведущий специалист по документообороту;

— Специалист по документообороту;

— Старший диспетчер;

— Диспетчер;

— Курьер.

610.6 Руководитель группы может замещать Начальника Административного отдела на время его отсутствия.

610.7 На время отсутствия Руководителя Группы документооборота его замещает Ведущий специалист по документообороту.

611 Цели и должностные обязанности

611.1 Деятельность Руководителя группы направлена на достижение следующих целей:

611.1.1Организация и обеспечение управленческого документооборота Компании.

611.1.2Организация информационного обмена с филиалами, с внешними корреспондентами.

611.1.3Организация административного обеспечения деятельности сотрудников.

611.2 Для достижения установленных целей Руководитель группы исполняет следующие обязанности:

611.2.1Организует непрерывные и устойчивые информационные потоки ГП — Филиалы и XXX; — Внешнее окружение;

611.2.2Организует совершенствование электронного документооборота между ГП и Филиалами;

611.2.3Организует контроль и предоставление рекомендаций по ведению делопроизводства в отделах;

611. 2.4Организует получение корреспонденции и документов, приходящих извне;

611.2.5Организует отправку корреспонденции контрагентам;

611.2.6Организует распределение корреспонденции по адресатам внутри Компании;

611.2.7Организует регистрацию и отправку в филиалы распорядительных, нормативных и информационно-справочных документов, а также контроль их получения адресатами;

611.2.8Организует архивное хранение входящей и исходящей корреспонденции и документов;

611.2.9Контролирует оформление, регистрацию и архивирование доверенностей;

611.2.10 Контролирует правильность оформления распорядительных и информационно-справочных документов, ведение переписки в соответствии с нормативными документами и действующим законодательством;

611.2.11 Организует обеспечение проездными документами командируемых сотрудников XXX ;

611.2.12 Организует курьерскую доставку корреспонденции;

611.2.13 Организует обеспечение переводов документации;

611.2.14 Организует подписку на периодические издания;

611. 2.15 Организует аренду квартир для сотрудников филиалов, прибывающих в ГП по служебной необходимости на длительный период;

611.2.16 Организует заказ гостиниц для командированных сотрудников филиалов и административное обеспечение;

611.2.17 Организует проведение информационных совещаний начальников структурных подразделений XXX ;

611.2.18 Разрабатывает ВНД, связанные с регламентацией документооборота и делопроизводства в компании, и обеспечивает поддержание их в актуальном состоянии;

611.2.19 Осуществляет оперативное руководство деятельностью группы.

611.3 Для достижения установленных целей Руководитель Группы документооборота осуществляет взаимодействие с иными организациями:

— с бюро переводов по вопросам организации перевода документации и нотариального их заверения;

— с туристическими операторами по вопросам организации бронирования, оформления и получения авиационных и железнодорожных билетов;

— с гостиницами по вопросам бронирования номеров для командированных сотрудников филиалов;

— с курьерскими службами по вопросам организации экспресс-доставки документации;

— с почтовыми отделениями по вопросам организации отправки и получения корреспонденции, приходящей по фактическому и юридическому адресу компании.

612 Показатели оценки деятельности

Деятельность Руководителя группы оценивается на основе следующих показателей:

612.1 Выполнение оперативного плана.

612.2 Выполнение плана по показателям отдела.

612.3 Своевременность обработки поступающей и отправляемой корреспонденции.

612.4 Своевременность доставки поступающей корреспонденции по назначению.

612.5 Оперативность информационно-поисковой работы.

612.6 Правильность и своевременность оформления командировок сотрудников.

613 Общекорпоративные нормы

Деятельность Руководителя Группы документооборота регулируется общекорпоративными нормами, отраженными в следующих документах:

613.1 Правила внутреннего трудового распорядка XXX от ***;

613.2 Стандарт предприятия «Деловой этикет. Корпоративный стандарт формы одежды» ;

613.3 Положение «Курить – себе и фирме вредить» ;

613.5 Положение о защите персональных данных работников XXX ;

613.6 Положение об Административном отделе XXX ;

614 Права

Руководитель Группы документооборота имеет следующие права, необходимые для выполнения своих функциональных обязанностей:

614. 1 Получать информацию, необходимую для осуществления своей деятельности, от

Всех структурных подразделений и должностных лиц XXX в пределах своей компетенции.

614.2 Вносить вышестоящему руководству предложения по вопросам, касающимся своей

Компетенции.

614.3 Давать методические указания и разъяснения сотрудникам отделов

«XXX по вопросам документооборота.

614.4 Выступать с инициативами, которые направлены на улучшение качества его работы, работы группы, отдела в целом.

614.5 Обращаться к Начальнику Административного отдела, если предложения по вопросам, касающимся своей деятельности или инициативы Ведущего специалиста по документообороту, не воспринимаются непосредственным начальником.

615 Ответственность

Руководитель Группы документооборота несет персональную ответственность перед Генеральным директором XXX за невыполнение или ненадлежащее выполнение своих функциональных обязанностей в достижении установленных целей, а также ненадлежащее использование предоставленных ему прав:

— в соответствии с действующим трудовым законодательством РФ, внутренними нормативными документами, трудовым договором работник несет дисциплинарную ответственность;

— в соответствии с договором о полной индивидуальной материальной ответственности работник несет материальную ответственность.

616 Требования к работнику при приеме на работу

Общие обязательные требования
7.1	Образование	Высшее
7.2	Опыт работы	От 1 года в области делопроизводства
7.3	Профессиональные навыки	Навыки информационной и аналитической работы, знание документооборота

Специальные требования
7.4	Знание специального ПО, технических систем	Опытный пользователь MS Office.
7.5	Знание нормативной документации	Знание ГОСТов, касающихся делопроизводства и документационного обеспечения управления.
7.6	Владение методиками	Знание основ разработки и формирования нормативных и распорядительных документов.

617 Словарь специальных терминов и сокращений

Термин, сокращение	Определение термина, сокращения
8.1	АдмО	Административный отдел
8.2	ГП	Головное предприятие «XXX «
8.3	ГР ЕСС	Группа развития единой системы справочников
8.4	ВНД	Внутренние нормативные документы
8.5	Компания	XXX

Инструкция полностью отражает содержание и специфику деятельности данного должностного лица.

618 Лист ознакомления

С должностной инструкцией ознакомлен и принимаю на себя обязательства по выполнению установленных в ней норм деятельности. Копию должностной инструкции получил.

Что делает менеджер документов?

Документовед возглавляет отдел документооборота в компании.

В качестве менеджера по работе с документами вы возглавляете группу управления документами, нанимаете и обучаете членов команды, контролируете разработку общекорпоративных систем управления документами, выбираете инструменты для управления цифровыми документами и обеспечиваете соответствие всей компании утвержденным процессам управления документами.

Члены вашей команды будут отвечать за управление документами конкретных отделов и проектов. Однако, как менеджер по документам, вы будете нести ответственность за обеспечение соблюдения процессов управления документами во всей компании.

Зачем компаниям нужен отдел документооборота?

Чтобы нормально функционировать, каждая компания должна действовать организованно. Компании структурированы таким образом, что работа разделена между отделами, которые выполняют специализированные функции, такие как управление персоналом, финансы, ИТ и администрация. Организационные цели делятся на цели отделов, которые затем делятся на индивидуальные цели для членов соответствующих отделов. Все это делается для того, чтобы сделать организационную работу управляемой.

С сотнями или даже тысячами сотрудников, многочисленными отделами и многочисленными офисами, разбросанными по стране или по всему миру, ни одна компания не сможет функционировать без определенных процессов и процедур.

Компании также должны соблюдать законы и правила территорий и стран, в которых они работают. Нормативно-правовые документы предъявляют особые требования к хранению и доступу.

В ходе своей повседневной работы сотрудники производят тысячи документов. В обязанности отдела документооборота входит обеспечение точности и достоверности всех документов. Это возможно только в том случае, если документы создаются, хранятся, доступны и распространяются в соответствии с определенными стандартами и процедурами.

Обязанности менеджера по работе с документами

Ниже приведен список обязанностей, которые вы найдете в должностной инструкции любого менеджера по работе с документами:

• Управление командой специалистов по управлению документами.
• Наем и обучение членов команды.
• Создание операционных процедур для отдела.
• Проверка и обновление операционных процедур отдела.
• Разработка планов, процедур и процессов управления документами.
• Анализ и обновление планов, процедур и процессов управления документами.
• Обеспечение безопасности, доступности и надлежащего распространения организационных документов.
• Обеспечение создания документов после задокументированного и утвержденного процесса проверки и утверждения.
• Обеспечение безопасности, доступности и распространения организационных документов.
• Обеспечение ведения журналов аудита для всех типов офисных документов.
• Обеспечение конфиденциальности конфиденциальной информации и документов.
• Выбор инструментов управления цифровым контентом и документами.
• Работа с ИТ для бесперебойной работы цифровых инструментов.
• Обеспечение интеграции цифровых инструментов в повседневные процессы посредством обучения.
• Назначение пользовательских привилегий для цифровых инструментов членам команды.
• Обеспечение процедур утверждения доступа и контроля доступа.
• Автоматизация бизнес-процессов
• Реализация аварийного восстановления документов посредством архивирования документов.
• Обеспечение соблюдения систем менеджмента качества (СМК).
• Проведение совещаний и презентаций, связанных с документооборотом.
• Встреча с руководством для обновления и информирования о графике документации, соблюдении стандартов и ходе документации.

Навыки работы с документами

Навыки, которые вам понадобятся в качестве менеджера по работе с документами, различаются в зависимости от компании. Ниже приведен список общих навыков, которые необходимы менеджерам по работе с документами:

• Управленческие навыки.
• Отличные устные и письменные коммуникативные навыки.
• Навыки презентации.
• Навыки управления проектами.
• Опыт работы с процедурами, системами и стандартами управления документами.
• Знакомство с инструментами повышения производительности, такими как Microsoft Office.
• Знание систем электронного документооборота (СЭД).
• Знание потребностей вашего работодателя и рынка, на котором работает ваш работодатель.
• Для работы в высокотехнологичных областях, таких как информационные технологии и машиностроение, вам необходимо знать терминологию, используемую в отрасли.
• Знакомство со стандартами управления документами для отрасли, в которой вы работаете.
• Знакомство с промышленными, национальными и мировыми стандартами качества и контроля.
• Знание национальных и отраслевых норм и требований законодательства.

Требования к образованию менеджера по работе с документами

Квалификация, необходимая для должности менеджера по работе с документами, варьируется от компании к компании.

Небольшим компаниям с небольшим числом сотрудников может потребоваться аттестат о среднем образовании и знание компьютерных систем.

Компаниям, работающим в глобальном масштабе, может потребоваться степень младшего специалиста или бакалавра.

Компании в узкоспециализированных областях могут потребовать от вас наличия ученых степеней по предмету, имеющему отношение к отрасли, в которой они работают.

Требование наличия ученых степеней на должности менеджера по работе с документами в компаниях, работающих в высокотехнологичных или специализированных областях, вполне оправдано. Однако для других типов компаний требование к степеням больше связано с восприятием того, что степень равна компетентности. Дело в том, что большая часть того, что изучается во время учебы, никогда не применяется в реальной жизни. Надежная сертификация предоставит вам все, что вам нужно знать о профессии управления документами. Это также будет стоить значительно меньше и займет гораздо меньше времени для завершения.

Помимо образования, менеджеры по работе с документами должны иметь соответствующий опыт управления командами и системами. Предыдущий опыт работы техническим писателем, старшим техническим писателем или специалистом по контролю документов также ценен, поскольку он дает менеджерам по документации понимание необходимых навыков и возможностей членов команды, которыми они должны управлять.

Как менеджер по работе с документами вы должны быть компетентны в использовании электронных систем для управления документами. Также полезно иметь знакомство с более чем одним инструментом и владеть инструментами, которые имеют отношение к вашей отрасли.

Заработная плата документ-менеджера

Зарплата документ-менеджера зависит от нескольких факторов, таких как

• Отрасль
• Местонахождение
• Опыт
• Квалификация.

Средняя почасовая ставка менеджера по работе с документами составляет примерно 40 долларов США. Годовая зарплата менеджеров по работе с документами колеблется от 49 000 до 137 000 долларов, при этом средняя зарплата составляет 75 200 долларов.

Вакансии менеджера по работе с документами

Поскольку все больше и больше компаний внедряют системы электронного документооборота, потребность в специалистах, которые могут внедрять и управлять этими системами, будет только расти.

Помимо технических знаний, связанных с управлением документами, менеджер по работе с документами должен обладать значительными лидерскими и управленческими навыками. Профессионалы с хорошими лидерскими и управленческими навыками всегда ценятся на рынке. Основываясь на своем предыдущем опыте управления документами и наличии соответствующих сертификатов, вы можете легко перейти к другим областям, таким как управление проектами, контроль затрат или корпоративное обучение.

Заключение

Роль менеджеров по работе с документами в компаниях очень важна. Являясь руководителями отдела управления документами, они устанавливают и обеспечивают соответствие общекорпоративным системам управления документами.

Менеджеры документов прошлого имели дело в основном с бумажной документацией. Сегодня большинство компаний используют электронные файлы, такие как файлы pdf, и электронные системы для создания, управления и хранения документов. Роль электронных систем в документообороте в будущем будет только возрастать. Важность цифровых навыков для менеджеров по работе с документами также будет только возрастать в будущем.

Часто задаваемые вопросы

Как стать менеджером по работе с документами?

Чтобы стать менеджером по работе с документами, можно пойти несколькими путями.

• Получите опыт работы техническим писателем или контролером документации, перейдите на более высокую должность, например старшего технического писателя или администратора документации, приобретите дополнительные знания с помощью сертификатов и обучения, а когда вы накопите достаточно знаний и опыта, вы сможете взять на себя роль документалиста.
• Получите ученые степени в узкоспециализированных областях, таких как компьютерные науки и инженерия, пройдите сертификацию и пройдите обучение, чтобы получить представление о отрасли, в которой вы хотите работать, и о профессии управления документами, а затем возьмите на себя роль менеджера по работе с документами.
• Пройдите обучение по узкоспециализированным системам электронного документооборота, пройдите сертификацию и пройдите обучение по управлению документами, а затем возьмите на себя роль менеджера по работе с документами.

Нужна ли документаристу степень бакалавра?

Степень бакалавра предпочтительна, но не обязательна для должности менеджера по работе с документами.

Возьмем в качестве примера опасную химическую промышленность. Опасными химическими веществами являются те, которые представляют опасность для здоровья, безопасности, имущества или окружающей среды во время транспортировки. Некоторые химические вещества представляют опасность, даже если они не транспортируются.

Охрана труда и техника безопасности являются серьезной проблемой для этой отрасли. Для обеспечения безопасности персонала необходимо надлежащим образом распространять необходимую важную для безопасности информацию. Кроме того, устаревшая или иным образом неверная информация о чувствительных к безопасности предметах должна быть удалена и заменена.

Организации, работающие с опасными химическими веществами, требуют ведения документации, связанной с безопасностью, такой как записи о травмах, сертификаты безопасности и информация о химических веществах, как часть практики безопасности, необходимой для соблюдения соответствующих стандартов безопасности труда

Люди, работающие в сфере документооборота в такой специализированной отрасли, должны

• Понимать отраслевую терминологию
• Понимать требования соответствующих стандартов безопасности
• Понимать причины угрозы жизни человека, которую представляют опасные химические вещества, так что они могут работать, чтобы минимизировать риски.

Многим навыкам, связанным с документооборотом, можно научиться на работе. Однако для таких отраслей, как та, которая имеет дело с опасными химическими веществами, предварительные знания и теоретические знания имеют большое значение для обеспечения того, чтобы персонал, работающий с документами и системами, был хорошо подготовлен для работы. Именно здесь степень в соответствующей дисциплине оказывается очень полезной.

Документоведу нужен опыт работы с системами электронного документооборота (СЭД)?

Опыт работы с системами электронного документооборота (СЭД) обязателен для менеджеров по работе с документами. В наши дни почти все компании используют компьютеризированные системы для онлайн-документации. Поскольку многие компании работают над тем, чтобы стать безбумажными, опыт работы с системами электронного документооборота станет еще более важным.

В чем разница между документооборотом и документооборотом?

Управление документами занимается хранением, поиском, обновлением и обменом документами. Системы электронного документооборота преобразуют бумажную документацию в электронный формат, что упрощает и повышает эффективность хранения, поиска, обновления, отслеживания и обмена документами.

Контроль документов относится к контролю документов в отношении проверки и утверждения, безопасности и контроля версий. Контроль документов использует стандартизированные процедуры и рабочие процессы, чтобы гарантировать, что документы должным образом просматриваются и утверждаются перед распространением, соблюдаются надлежащие протоколы безопасности для предотвращения несанкционированного доступа и распространения, а также реализуется контроль версий, чтобы гарантировать, что используется самая последняя версия документа, а более старые версии доступны при необходимости.

Управление документами создает проверяемые записи о создании, изменении и обмене документами и обеспечивает удаление неточных или устаревших документов.

Большинство программных систем управления документами предоставляют функции, связанные с управлением и контролем документов.

 

---

Если вы новичок в управлении документооборотом и хотите узнать больше, мы рекомендуем пройти наш сертификационный курс технического письма, где вы изучите основы управления технической документацией.

 

Отдел документооборота Внутренняя организационная роль и обязанности (строительная сфера)

Сайед Акбер Аббас

Сайед Акбер Аббас

Эксперт по управлению документами | Монета Core Value награждена генеральным директором Parsons | Аналитик данных | Аудитор документов | Python-разработчик

Опубликовано 1 января 2019 г.

+ Подписаться

Я опубликовал свою первую статью 27 ноября 2018 года «Работа в качестве сердца для организации или отдела документооборота / архивного отдела компании» в связи с этой статьей или в продолжение статьи я пишу вторую статью «Внутренние организационные роли и обязанности отдела документооборота (строительство) Поле)».

Перед написанием этой статьи я задал вопрос на LinkedIn: «Каково ваше мнение, в сфере строительства отдел контроля документации должен находиться под эгидой какого отдела качества, контроля проекта или непосредственно руководству (директору проекта или менеджеру проекта)?», я получил несколько разных мнений, это показывает, что роль управления документами не определена повсеместно, роль зависит от размера проекта.

Как мы все знаем, у нас есть разные дисциплины или отделы в строительных проектах, таких как;

1. Контроль проекта
2. Контроль качества
3. Контроль затрат
4. Управление строительством
5. Дизайн-менеджмент
6. ВШЭ
7. Внутреннее управление (HR и др.)
8. Отдел контроля документации

Все отделы или дисциплины, работающие независимо над проектом под эгидой директора проекта / менеджера проекта, отдел контроля документации обычно курирует контроль проекта или контроль качества, и оба отдела тесно сотрудничают с контролем документации.

У нас есть различные типы документов, которые ежедневно обрабатываются и управляются отделом контроля документов, которые связаны с различными дисциплинами строительного проекта, а некоторые документы являются конфиденциальными и принадлежат только руководству (директор проекта / менеджер проекта), по моему мнению , функционально отдел контроля документации должен находиться под эгидой директора проекта / менеджера проекта, а координация заданий должна осуществляться с отделом контроля проекта и контроля качества.

Роли и обязанности отдела документооборота (внутренние).

1. Разработка и внедрение процессов, связанных с контролем и управлением документами.
2. Контроллер документов является привратником для потока входящих и исходящих документов в проекте строительства.
3. Координировать все действия, связанные с процедурой контроля документации, включая техническую документацию, чертежи и коммерческую переписку.
4. Убедитесь, что документы переданы нужному лицу для действий.
5. Свяжитесь со всем дисциплинарным персоналом для принятия мер.
6. Убедитесь, что вся информация регистрируется в электронном виде для легкого поиска информации.
7. Хранение записей в соответствии со стандартами ISO QMS
8. Обеспечение точности данных документа в соответствии с реализованными процедурами и политиками.
9. Сохраняйте конфиденциальность конфиденциальной информации и условий соглашения
10. Управление потоком документации внутри организации и с внешними сущностями проекта.
11. Получение файлов по запросу специалистов различных дисциплин.
12. Создание электронных рабочих процессов.
13. Обеспечить проверку качества документов
14. Объединение с другими группами документации
15. Обеспечьте соответствие процесса стандарту QMS.
16. Аудиты ИСО
17. Подготовка специальных отчетов по проектам по мере необходимости

Вышеуказанные роли и обязанности отдела документооборота взаимодействуют со всем внутренним персоналом и внешними организациями. этот отдел играет жизненно важную роль в любом строительном проекте, который помогает всем отделам строительных проектов, особенно в области контроля проектов и контроля качества.

Как уже упоминалось в моей первой статье, отдел документооборота является сердцем любой организации.

Это моя вторая статья, надеюсь, она вам понравится, будет опубликовано больше статей о контроле документов, а также жду ваших ценных комментариев, которые могут помочь мне в будущем или которые могут расширить мои знания.

• Почему внедрение функции управления документами эффективно для бизнес-деятельности

  9 декабря 2020 г.

• Мы все являемся архивариусом или контролером документов

  8 июня 2020 г.

  

• Социальная дистанция физически и эмоционально

  24 марта 2020 г.

• Эмоциональный интеллект (EQ) — ключевой навык лидера:

  12 февраля 2020 г.

• Качества контролера документов

  16 января 2020 г.

• Самоуправление / Самооценка

  12 ноября 2019 г.

  

• Влияние инструмента извлеченных уроков на проект или бизнес-деятельность

  26 апр. 2019 г.

• Эффективное общение является ключом к успеху:

  7 марта 2019 г.

• Тайм-менеджмент — Контроллер документов

  21 января 2019 г.

• Работа в качестве сердца для организации или отдела документооборота/архива компании

  27 ноября 2018 г.

  

  No related posts.