Неполучение корреспонденции физическим лицом: Верховный суд РФ разъяснил как применять статью 165-1 Гражданского Кодекса «Юридически значимые сообщения»

Разное

Содержание

С какого момента следует исчислять тридцатидневный срок, установленный ст. 810 ГК РФ, при требовании возврата займа физическим лицом, получившим денежные средства под расписку?

1. Поскольку срок не является существенным условием договора займа, подлежащим обязательному включению в него в силу п. 1 ст. 432 ГК РФ, он может быть не указан в данном договоре. В данном случае сумма займа должна быть возвращена заемщиком в течение тридцати дней со дня предъявления заимодавцем требования об этом, если иное не предусмотрено договором (п. 1 ст. 810 ГК РФ).

Согласно ст. 190 ГК РФ установленный законом, иными правовыми актами, сделкой или назначаемый судом срок определяется календарной датой или истечением периода времени, который исчисляется годами, месяцами, неделями, днями или часами. Течение срока, определенного периодом времени, начинается на следующий день после календарной даты или наступления события, которыми определено его начало (ст. 191 ГК РФ).

Иначе говоря, первым днем тридцатидневного срока, указанного в п. 1 ст. 810 ГК РФ, следует считать день, следующий за днем предъявления заимодавцем требования о возврате займа. Срок исчисляется в календарных днях. При этом если последний день срока приходится на нерабочий день, днем окончания срока считается ближайший следующий за ним рабочий день (ст. 193 ГК РФ).

2. С 1 сентября 2013 года Федеральным законом от 07.05.2013 № 100-ФЗ в сферу гражданских правоотношений впервые введено регулирование юридически значимых сообщений. В п. 1 ст. 165.1 ГК РФ установлено общее правило, согласно которому гражданско-правовые последствия, связанные в силу закона, либо сделки с заявлениями, уведомлениями, извещениями, требованиями или иными юридически значимыми сообщениями, наступают не в момент ознакомления адресата с соответствующими сообщениями, а в момент их доставки лицу – адресату либо его представителю (если иное не предусмотрено законом или условиями сделки либо не следует из обычая или из практики, установившейся во взаимоотношениях сторон).

Это правило действует даже в том случае, когда сообщение поступило лицу, которому оно направлено, но по обстоятельствам, зависящим от него, не было ему вручено или адресат не ознакомился с ним (абзац второй п. 1 ст. 165.1 ГК РФ).

Суды применяют нормы ст. 165.1 ГК РФ в качестве обоснования выводов о доставке корреспонденции адресатам в том случае, когда последние уклоняются от ее получения. В частности, сообщения, направленные по адресам, указанным в выписках из ЕГРЮЛ, договорах, апелляционных жалобах, признаются доставленными адресату в случае возврата конвертов по истечении сроков хранения. Сообщение признается доставленным и в том случае, когда адресат оспаривает подлинность своей подписи на уведомлении о вручении, но не обращался с претензией в соответствующее отделение связи (постановления Семнадцатого арбитражного апелляционного суда от 21.10.2013 № 17АП-11560/13, Первого арбитражного апелляционного суда от 07.04.2014 № 01АП-455/14). В определении Первого арбитражного апелляционного суда от 19.

02.2014 № 01АП-1196/14 указано, что неполучение корреспонденции по указанному адресу адресата является риском последнего.

Нормы, аналогичные по смыслу ст. 165.1 ГК РФ, содержит и процессуальное законодательство. Так, согласно ч. 4 ст. 123 АПК РФ лица, участвующие в деле, считаются извещенными надлежащим образом арбитражным судом, если, несмотря на почтовое извещение, адресат не явился за получением копии судебного акта, направленного арбитражным судом в установленном порядке, или копия судебного акта не вручена в связи с отсутствием адресата по указанному адресу, о чем орган связи проинформировал арбитражный суд. Согласно ч. 2 ст. 117 ГПК РФ адресат, отказавшийся принять судебную повестку или иное судебное извещение, считается извещенным о времени и месте судебного разбирательства или совершения отдельного процессуального действия.

Процедура доставки (вручения) почтовых отправлений регламентирована разделом III Правил оказания услуг почтовой связи, утвержденных постановлением Правительства РФ от 15. 04.2005 № 221 (далее – Правила). В соответствии с п. 33 Правил почтовые отправления доставляются в соответствии с указанными на них адресами или выдаются в объектах почтовой связи. Если адресат не является за почтовым отправлением в течение пяти рабочих дней после доставки первичного извещения, ему доставляется и вручается под личную подпись вторичное извещение (абзац второй п. 35 Правил).

На основании вышеуказанных процессуальных норм и положений Правил в определении Ростовского областного суда от 13.06.2013 по делу № 33-7257/13 сделан вывод о том, что отказ в получении почтовой корреспонденции, о чем свидетельствует ее возврат по истечении срока хранения, следует считать надлежащим извещением о слушании дела. Суд учел, что доказательств, свидетельствующих об отсутствии возможности получить судебные извещения, ответчиком не представлено, при этом иную корреспонденцию, в частности, судебные извещения, адресат получал.

В постановлении ФАС Северо-Кавказского округа от 15. 05.2013 № Ф08-2527/13 по делу № А32-1751/2012 суд не признал неявку ответчика за направленной ему почтовой корреспонденцией уважительной причиной пропуска установленного законом срока на обжалование, указав на непредставление доказательств недостоверности почтовых уведомлений, неправомерности действий органов почтовой связи при их доставке.

Таким образом, в случае соответствия адреса, по которому отправлена корреспонденции адресату, а также соблюдения работниками почтового отделения требований Правил, с учетом того, что адресат имеет возможность получать извещения на почте, однако не является в отделение связи, уклоняется от получения корреспонденции, суд может признать действия по извещению лица, предъявлению ему требований надлежащими (п. 6 Обзора судебной практики Верховного суда Республики Мордовия по гражданским делам (1-е полугодие 2013 г.)).

Последствия неполучения юридически значимых сообщений

В силу ст.165.1 ГК РФ и п.63 Постановления Пленума Верховного Суда РФ от 23.

06.2015 N 25″О применении судами некоторых положений раздела I части первой Гражданского кодекса Российской Федерации», юридически значимое сообщение, адресованное гражданину, должно быть направлено по адресу его регистрации по месту жительства или пребывания либо по адресу, который гражданин указал сам (например, в тексте договора). При этом необходимо учитывать, что гражданин несет риск последствий неполучения юридически значимых сообщений, доставленных по адресам, перечисленным в абзацах первом и втором настоящего пункта, а также риск отсутствия по указанным адресам своего представителя. Гражданин, сообщивший кредиторам, а также другим лицам сведения об ином месте своего жительства, несет риск вызванных этим последствий (п.1 ст.20 ГК РФ). Сообщения, доставленные по названным адресам, считаются полученными, даже если соответствующее лицо фактически не проживает (не находится) по указанному адресу. Неблагоприятные последствия, возникшие в связи с неполучением почтовой корреспонденции, получение которой зависит от волеизъявления лица, не могут быть возложены на ту сторону, которая добросовестно пользовалась своими процессуальными правами, поскольку в противном случае возможность рассмотрения дела будет поставлена в зависимость от намерения ответчика получать корреспонденцию, что приведет к нарушению прав второй стороны.

Комментарий к статье 165.1 ГК РФ

1. Комментируемая статья введена в ГК РФ с 01.09.2013. Пунктом 1 устанавливается общее правило о моменте, с наступлением которого для лица возникают гражданско-правовые последствия, связанные с юридически значимыми сообщениями. Такой момент определяется по общему правилу моментом доставки соответствующего сообщения лицу или его представителю.

Под юридически значимыми сообщениями законодатель понимает заявления, уведомления, извещения, требования и т.д., с которыми закон или сделка связывают гражданско-правовые последствия для другого лица. Однако ранее закон не устанавливал общего правила о том, когда лицо считается надлежащим образом уведомленным, а права и обязанности, соответственно, возникшими Так, согласно п.3 ст. 450 ГК РФ в случае одностороннего отказа от исполнения договора полностью или частично, когда такой отказ допускается законом или соглашением сторон (ст. 310 ГК РФ), договор считается соответственно расторгнутым или измененным.

О таком отказе сторона должна уведомить своего контрагента, и тогда договор будет считаться расторгнутым или измененным. Стороны в договоре могли предусмотреть правила, согласно которым договор считается расторгнутым или измененным с момента направления об этом сообщения другой стороне. Однако такое сообщение по различным причинам могло быть и не доставлено адресату или он с ним ознакомился гораздо позже, чем оно было доставлено. Комментируемая статья имеет своей целью предотвратить или разрешить подобные затруднения.

2. Пункт 2 комментируемой статьи разрешает сторонам согласовать момент, когда юридически значимое сообщение влечет соответствующие правовые последствия. Если закон, сделка, обычай или практика, установившаяся во взаимоотношениях сторон, такой момент не определяют, то он определен моментом доставки соответствующего сообщения адресату.

Сообщение считается доставленным и в тех случаях, если оно поступило лицу, которому оно направлено (адресату), но по обстоятельствам, зависящим от него, не было ему вручено или адресат не ознакомился с ним.

Например, сообщение лежит в почтовом ящике адресата, а он его намеренно не забирает.

3. Положение п.1 комментируемой статьи носит диспозитивный характер, и правила, связывающие момент наступления гражданско-правовых последствий с моментом доставки соответствующего юридически значимого сообщения, применяются, если иное не предусмотрено законом или условиями сделки либо не следует из обычая или практики, установившейся во взаимоотношениях сторон.

Таким образом, законом и договором момент наступления гражданско-правовых последствий может быть связан не с моментом доставки соответствующего юридически значимого сообщения, а, например, с моментом его направления адресату, с истечением определенного срока с момента получения такого сообщения (как в случае с уведомлениями сособственников), с совершением определенных действий и т.д.

4. Судебная практика: — определение ВАС РФ от 19.05.2014 N ВАС-5492/14 по делу N А55-7421/2012; — постановление ФАС Поволжского округа от 08.04.2014 по делу N А55-7421/2012; — постановление ФАС Северо-Западного округа от 06.

06.2014 по делу N А66-5974/2013.

Консультации и комментарии юристов по ст 165.1 ГК РФ

Если у вас остались вопросы по статье 165.1 ГК РФ и вы хотите быть уверены в актуальности представленной информации, вы можете проконсультироваться у юристов нашего сайта.

можно по телефону или на сайте. Первичные консультации проводятся бесплатно с 9:00 до 21:00 ежедневно по Московскому времени. Вопросы, полученные с 21:00 до 9:00, будут обработаны на следующий день.

Что значит, уведомлен надлежащим образом.

В силу ст.165.1 ГК РФ и п.63 Постановления Пленума Верховного Суда РФ от 23.06.2015 N 25″О применении судами некоторых положений раздела I части первой Гражданского кодекса Российской Федерации», юридически значимое сообщение, адресованное гражданину, должно быть направлено по адресу его регистрации по месту жительства или пребывания либо по адресу, который гражданин указал сам (например, в тексте договора). При этом необходимо учитывать, что гражданин несет риск последствий неполучения юридически значимых сообщений, доставленных по адресам, перечисленным в абзацах первом и втором настоящего пункта, а также риск отсутствия по указанным адресам своего представителя.

Гражданин, сообщивший кредиторам, а также другим лицам сведения об ином месте своего жительства, несет риск вызванных этим последствий (п.1 ст.20 ГК РФ). Сообщения, доставленные по названным адресам, считаются полученными, даже если соответствующее лицо фактически не проживает (не находится) по указанному адресу. Неблагоприятные последствия, возникшие в связи с неполучением почтовой корреспонденции, получение которой зависит от волеизъявления лица, не могут быть возложены на ту сторону, которая добросовестно пользовалась своими процессуальными правами, поскольку в противном случае возможность рассмотрения дела будет поставлена в зависимость от намерения ответчика получать корреспонденцию, что приведет к нарушению прав второй стороны.

>Гк рф извещения надлежащим образом

Письменное уведомление

Как правильно «уведомить письменно»?

Часто мы сталкиваемся с необходимостью кого-либо уведомить: работодателя — об увольнении, продавца — о претензии к качеству товара, соседей – о продаже комнаты и во множестве других ситуаций. Когда речь идет о необходимости «уведомить письменно» следует знать, что это юридически значимое действие, имеющее соответствующие последствия.

Многие гражданские судебные процессы можно инициировать только после прохождения досудебного урегулирования. То есть необходимо доказать, что были предприняты попытки договориться до обращения в суд. А если вторая сторона отказывается идти на компромисс или вовсе игнорирует обращения? И в таких случаях закон разрешает обратиться в суд. Но обязательным условием принятия иска к рассмотрению является подтверждение того, что истец должным образом уведомил ответчика.

Способ избежать суда

Только ли для суда важно правильное письменное уведомление? Вовсе нет! Вы ведь не хотите судиться? Будьте уверены: тот, кого вам нужно уведомить – тоже. Получив от вас письменное уведомление, например, отправленное нотариусом (об этом ниже) он поймет, что вы:

  • готовы довести дело до суда;
  • достаточно юридически грамотны, чтобы отстоять в суде свои интересы.

А это – прямой путь к досудебному урегулированию ситуации.

Форма уведомления

Все уведомления, с которыми приходится иметь дело гражданам, можно условно разделить на:

  • уведомление различных государственных и муниципальных органов;
  • юридически значимые сообщения в гражданско-правовых отношениях.

При уведомлении гос. органов чаще всего используются формы, утвержденные различными подзаконными нормативными актами (административными регламентами, инструкциями, приказами, письмами различных министерств и ведомств).

В гражданско-правовых отношениях уведомления производятся, как правило, в свободной форме.

Иногда стороны договора, чтобы облегчить себе жизнь, делают формы наиболее важных извещений и уведомлений приложениями к заключаемому договору.

Статья 123. Надлежащее извещение

(в ред. Федерального закона от 27.07.2010 N 228-ФЗ)

Рекомендуем к прочтению: Образец претензии на возврат товара ненадлежащего качества

(см. текст в предыдущей редакции)

1. Лица, участвующие в деле, и иные участники арбитражного процесса считаются извещенными надлежащим образом, если к началу судебного заседания, совершения отдельного процессуального действия арбитражный суд располагает сведениями о получении адресатом копии определения о принятии искового заявления или заявления к производству и возбуждении производства по делу, направленной ему в порядке, установленном настоящим Кодексом, или иными доказательствами получения лицами, участвующими в деле, информации о начавшемся судебном процессе.

2. Гражданин считается извещенным надлежащим образом, если судебное извещение вручено ему лично или совершеннолетнему лицу, проживающему совместно с этим гражданином, под расписку на подлежащем возврату в арбитражный суд уведомлении о вручении либо ином документе с указанием даты и времени вручения, а также источника информации.

3. Судебное извещение, адресованное юридическому лицу, вручается лицу, уполномоченному на получение корреспонденции.

4. Лица, участвующие в деле, и иные участники арбитражного процесса также считаются извещенными надлежащим образом арбитражным судом, если:

1) адресат отказался от получения копии судебного акта и этот отказ зафиксирован организацией почтовой связи или арбитражным судом;

2) несмотря на почтовое извещение, адресат не явился за получением копии судебного акта, направленной арбитражным судом в установленном порядке, о чем организация почтовой связи уведомила арбитражный суд;

3) копия судебного акта не вручена в связи с отсутствием адресата по указанному адресу, о чем организация почтовой связи уведомила арбитражный суд с указанием источника данной информации;

4) судебное извещение вручено уполномоченному лицу филиала или представительства юридического лица;

5) судебное извещение вручено представителю лица, участвующего в деле;

6) имеются доказательства вручения или направления судебного извещения в порядке, установленном частями 2 и 3 статьи 122 настоящего Кодекса.

5. В случае, если место нахождения или место жительства ответчика неизвестно, надлежащим извещением считается направление извещения по последнему известному месту нахождения или месту жительства ответчика.

>Что значит, уведомлен надлежащим образом.Посмотреть еще:

КАС РФ Глава 22. ПРОИЗВОДСТВО ПО АДМИНИСТРАТИВНЫМ ДЕЛАМ ОБ ОСПАРИВАНИИ РЕШЕНИЙ, ДЕЙСТВИЙ (БЕЗДЕЙСТВИЯ) ОРГАНОВ ГОСУДАРСТВЕННОЙ…

Нужно ли уведомлять ФСС о закрытии ООО?С 01.01.2015 отменена обязанность юридических лиц и индивидуальных предпринимателей…

Когда выставляется счет-фактураКогда выставляется счет-фактура при отгрузке? По общему правилу оформить и выставить счет-фактуру необходимо…

Досрочное расторжение договора займаДоговор займа представляет собой заключенное в письменной форме соглашение, содержащее сведения о…

Основные нюансы предоставления отгула или социального отпуска за свой счетПервым делом следует разобраться с тем,…

При рассмотрении заявлений повсеместно возникает необходимость направления запросов о представлении информации, как юридическим и физическим лицам, так и индивидуальным предпринимателям. В практике часто фиксируются случаи неполучения почтовой корреспонденции лицами в виду ненадлежащей организации получения отправлений. Данный вопрос неоднократно являлся предметом рассмотрения судебных дел и на сегодняшний день существует четкая позиция, позволяющая прояснить все нюансы.

Так, в соответствии с пунктом 1 Постановления Пленума Высшего Арбитражного Суда РФ от 30 июля 2013 г. № 61 «О некоторых вопросах практики рассмотрения споров, связанных с достоверностью адреса юридического лица» при разрешении споров, связанных с достоверностью адреса юридического лица, следует учитывать, что в силу подпункта «в» пункта 1 статьи 5 Федерального закона от 08.08.2001 № 129-ФЗ «О государственной регистрации юридических лиц и индивидуальных предпринимателей» (далее – Закон) адрес постоянно действующего исполнительного органа юридического лица (в случае отсутствия постоянно действующего исполнительного органа юридического лица – иного органа или лица, имеющих право действовать от имени юридического лица без доверенности) отражается в едином государственном реестре юридических лиц (далее – ЕГРЮЛ) для целей осуществления связи с юридическим лицом.

Юридическое лицо несет риск последствий неполучения юридически значимых сообщений, поступивших по его адресу, указанному в ЕГРЮЛ, а также риск отсутствия по этому адресу своего представителя, и такое юридическое лицо не вправе в отношениях с лицами, добросовестно полагавшимися на данные ЕГРЮЛ об адресе юридического лица, ссылаться на данные, не внесенные в указанный реестр, а также на недостоверность данных, содержащихся в нем (в том числе на ненадлежащее извещение в ходе рассмотрения дела судом, в рамках производства по делу об административном правонарушении и т.п.), за исключением случаев, когда соответствующие данные внесены в ЕГРЮЛ в результате неправомерных действий третьих лиц или иным путем помимо воли юридического лица (пункт 2 статьи 51 Гражданского кодекса Российской Федерации; далее – ГК РФ).

Неполучение корреспонденции по месту нахождения в связи с отсутствием адресата по указанному адресу или не совершение этим лицом действий по получению почтовой корреспонденции является риском юридического лица, все неблагоприятные последствия которого несет само юридическое лицо (пункт 3 статьи Раздел I. Общие положения > Подраздел 2. Лица > Глава 4. Юридические лица > § 1. Основные положения > Статья 54. Наименование, место нахождения и адрес юридического лица”>54 ГК РФ).

надлежащим образом

Смотреть что такое «надлежащим образом» в других словарях:

  • надлежащим образом — нареч, кол во синонимов: 6 • как должно быть (1) • путем (14) • соответственно (26) … Словарь синонимов
  • Надлежащим образом — Устар. Как следует; основательно. Надлежащим образом подготовленный, Лаврецкий тотчас согласился на её отъезд (Тургенев. Дворянское гнездо). Это явление, хотя и существует более двух столетий, остаётся доселе надлежащим образом не исследованным… … Фразеологический словарь русского литературного языка
  • надлежащим образом уполномоченный персонал — соответствующим образом уполномоченный персонал (напр. для проведения инспекций на АЭС) Тематики энергетика в целом Синонимы соответствующим образом уполномоченный персонал EN duly… … Справочник технического переводчика
  • Передача права собственности — надлежащим образом юридически оформленный акт купли продажи, обмена, дарения, наследования, изъятия … Ипотека. Словарь терминов
  • АРБИТРАЖНЫЙ ПРОЦЕССУАЛЬНЫЙ КОДЕКС РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ — Принят Государственной Думой 5 апреля 1995 года Одобрен Советом Федерации Раздел I . Общие положения Глава 1. Основные положения Статья 1. Осуществление правосудия арбитражным отнесенных к его компетенции настоящим Кодексом и другими федеральными … Большой Энциклопедический словарь
  • Статистика теоретическая — наука, занимающаяся изучением приемов систематического наблюдения над массовыми явлениями социальной жизни человека, составления численных их описаний и научной обработки этих описаний. Таким образом, теоретическая статистика есть наука… … Энциклопедический словарь Ф.А. Брокгауза и И.А. Ефрона
  • Документы, прилагаемые к заявлению о признании и приведении в исполнение решения иностранного арбитражного суда — ним относятся: удостоверенная надлежащим образом копия решения иностранного суда или иностранного арбитражного решения, о признании и приведении в исполнение которых ходатайствует взыскатель; документ, удостоверенный надлежащим образом и… … Энциклопедический словарь-справочник руководителя предприятия
  • Заявление арбитражный суд о признании и приведении в исполнение решения иностранного суда и иностранного арбитражного решения — заявление о признании и приведении в исполнение решения иностранного суда и иностранного арбитражного решения подается стороной в споре, в пользу которой состоялось решение, в арбитражный суд субъекта Российской Федерации по месту нахождения или… … Энциклопедический словарь-справочник руководителя предприятия
  • Договор — (Contract) Понятие договора, виды договоров, условия договоров Информация о понятии договора, виды договоров, условия договоров Содержание > Содержание Понятие и значение . Договор и сфера его применения. Законодательное регулирование соглашения … Энциклопедия инвестора
  • Дела об административных правонарушениях, рассматриваемые судьями — судьи рассматривают дела об административных правонарушениях, в частности, предусмотренных статьями 5.7 (отказ работодателя предоставить предусмотренный законом отпуск зарегистрированному кандидату, доверенному лицу зарегистрированного кандидата … Энциклопедический словарь-справочник руководителя предприятия
  • Александр II (часть 2, I-VII) — ЧАСТЬ ВТОРАЯ. Император Александр II (1855—1881). I. Война (1855). Высочайший манифест возвестил России о кончине Императора Николая и о воцарении его преемника. В этом первом акте своего царствования молодой Государь принимал пред лицом… … Большая биографическая энциклопедия
  • главным образом — наречное выражение То же, что «преимущественно, в основном». Не требует постановки знаков препинания… Словарь-справочник по пунктуации
  • и таким образом — союз + наречное выражение; союз + вводное выражение 1. Союз + наречное выражение. То же, что «таким способом», «так». Наречие не требует постановки знаков препинания… Словарь-справочник по пунктуации
  • Главным образом — О́БРАЗ 1, -а, мн. -ы, -ов,… Толковый словарь Ожегова
  • Главным образом — ГЛАВНЫМ ОБРАЗОМ. 1. Преимущественно, в основном. Здесь жили главным образом старатели-золотоискатели… Они промывали пески, речные наносы, добывая крупинки золота … Фразеологический словарь русского литературного языка
  • главным образом — Неизм. Преимущественно, в основном. = Больше <более> всего, большей частью <по большей части>. С глаг. несов. и сов. вида: читать, направлять, прочитать, направить, произойти… как? … Учебный фразеологический словарь
  • коренным образом — ¢ изменить • отличаться • преобразовать • … Словарь русской идиоматики
  • Главным Образом — гла́вным о́бразом I нареч. качеств.-обстоят. Больше всего, преимущественно, особенно, обычно… Толковый словарь Ефремовой
  • Каким Образом — каки́м о́бразом нареч. качеств.-обстоят… Толковый словарь Ефремовой
  • всяким образом — нареч, кол-во синонимов: 19 • всевозможными способами • всеми возможными способами • всеми способами • всяким способом • всячески • и кнутом и пряником • и лаской и таской • и так и сяк • и… Словарь синонимов
  • главным образом — См. преимущественно….. Словарь синонимов
  • должным образом — по-людски, чин чином, по-человечески, по совести, как у людей, как подобает, как надо, честь по чести, со всеми онерами, как должно, как у других, правильно, как следует, как у всех, по чести, как нужно, форменно, как… Словарь синонимов
  • естественным образом — нареч, кол-во синонимов: 1 • конечно… Словарь синонимов
  • иным образом — нареч, кол-во синонимов: 4 • дружественный • иначе • по-другому • подобно другу… Словарь синонимов
  • каким образом — нареч, кол-во синонимов: 8 • как • как именно • каким бытом • каким макаром • каким манером • каким способом • какими судьбами • як… Словарь синонимов
  • каким-то образом — нареч, кол-во синонимов: 2 • как-то • не совсем ясно как… Словарь синонимов
  • надлежащим образом — нареч, кол-во синонимов: 6 • как должно быть • путем • соответственно • так, как должно • так, как следует • так, как требуется… Словарь синонимов

>О рисках неполучения поступившей корреспонденции

вторник, 28 июля 2020 г.

Верховный суд РФ разъяснил как применять статью 165-1 Гражданского Кодекса «Юридически значимые сообщения»

Статья 165-1. Юридически значимые сообщения

1. Заявления, уведомления, извещения, требования или иные юридически значимые сообщения, с которыми закон или сделка связывает гражданско-правовые последствия для другого лица, влекут для этого лица такие последствия с момента доставки соответствующего сообщения ему или его представителю.

Сообщение считается доставленным

и в тех случаях, если оно поступило лицу, которому оно направлено (адресату), но по обстоятельствам, зависящим от него, не было ему вручено или адресат не ознакомился с ним.

2. Правила пункта 1 настоящей статьи применяются, если иное не предусмотрено законом или условиями сделки либо не следует из обычая или из практики, установившейся во взаимоотношениях сторон.

Рассказывая об этой новой статье Кодекса в 2013 году на своем блоге (см.: https://rusrim.blogspot.ru/2013/05/blog-post_3585.html ) я отметила, что в статье четко не определено, с какого момента сообщение будет считаться полученным, и что это может стать предметом споров в судах.

В Постановлении Пленума Верховного Суда РФ от 23 июня 2020 года № 25 «О применении судами некоторых положений раздела I части первой Гражданского кодекса Российской Федерации» даны разъяснения, в том числе и по вопросу применения в судебных разбирательствах статьи 165-1 «Юридически значимые сообщения».

Для справки:

Согласно федеральному конституционному закону от 5 февраля 2014 года № 3-ФКЗ «О Верховном Суде Российской Федерации» (ст.2 п.7), Верховный Суд РФ наделен полномочиями «в целях обеспечения единообразного применения законодательства Российской Федерации» давать судам разъяснения по вопросам судебной практики на основе ее изучения и обобщения.

Налоговый кодекс Российской Федерации (часть первая)

Статья 31. Права налоговых органов

5. В случае направления документов, которые используются налоговыми органами при реализации своих полномочий в отношениях, регулируемых законодательством о налогах и сборах, по почте такие документы направляются налоговым органом:

  • налогоплательщику – российской организации (ее филиалу, представительству) – по адресу места ее нахождения (места нахождения ее филиала, представительства), содержащемуся в Едином государственном реестре юридических лиц;
  • налогоплательщику – индивидуальному предпринимателю, нотариусу, занимающемуся частной практикой, адвокату, учредившему адвокатский кабинет, физическому лицу, не являющемуся индивидуальным предпринимателем, – по адресу места его жительства (места пребывания) или по предоставленному налоговому органу адресу для направления документов, указанных в настоящем пункте, содержащемуся в Едином государственном реестре налогоплательщиков.

Верховный Суд подчеркнул, что гражданин, индивидуальный предприниматель или юридическое лицо несут риск последствий неполучения юридически значимых сообщений, доставленных по этим адресам, а также риск отсутствия по указанным адресам своего представителя.

Гражданин, сообщивший кредиторам, а также другим лицам сведения об ином месте своего жительства, также несет риск вызванных этим последствий, поскольку сообщения, доставленные по названным адресам, считаются полученными, даже если соответствующее лицо фактически не проживает по указанному адресу.

Если лицу, направляющему сообщение, известен адрес фактического места жительства гражданина, сообщение может быть направлено по такому адресу.

При наличии у иностранного юридического лица представителя на территории Российской Федерации, сообщения, доставленные по адресу такого представителя, считаются полученными иностранным юридическим лицом.

Адресат юридически значимого сообщения, своевременно получивший и установивший его содержание, не вправе ссылаться на то, что сообщение было направлено по неверному адресу или в ненадлежащей форме.

Правила статьи 165.1 ГК РФ о юридически значимых сообщениях применяются, если иное (п. 64):

  • Не предусмотрено законом или условиями сделки;
  • Не следует из обычая или из практики, установившейся во взаимоотношениях сторон.

Договором может быть установлено, что юридически значимые сообщения, связанные с возникновением, изменением или прекращением обязательств, основанных на этом договоре, направляются одной стороной другой стороне этого договора исключительно по указанному в нем адресу / адресам или исключительно предусмотренным договором способом. В таком случае направление сообщения по иному адресу или иным способом не может считаться надлежащим, если лицо, направившее сообщение не знало и не должно было знать о том, что адрес, указанный в договоре, является недостоверным.

Юридически значимое сообщение может быть направлено в том числе посредством электронной почты, факсимильной и другой связи, осуществляться в иной форме, соответствующей характеру сообщения и отношений, информация о которых содержится в таком сообщении, когда можно достоверно установить, от кого исходило сообщение и кому оно адресовано (например, в форме размещения на сайте хозяйственного общества в сети «Интернет» информации для участников этого общества, в форме размещения на специальном стенде информации об общем собрании собственников помещений в многоквартирном доме и т.п.) (п.65).

Помешать использованию электронных сообщений могут:

  • Требования, установленные законом или договором;
  • Установившиеся во взаимоотношениях сторон обычаи или практики.

В юридически значимом сообщении может содержаться информация о сделке (например, односторонний отказ от исполнения обязательства) и иная информация, имеющая правовое значение (например, уведомление должника о переходе права) (п. 66).

Верховный Суд сформулировал также позицию о том, когда считается, что сообщение было доставлено адресату, при этом отметив, что бремя доказывания факта направления (осуществления) сообщения и его доставки адресату лежит на лице, направившем сообщение (п.67).

Юридически значимое сообщение считается доставленным и в тех случаях, если оно поступило лицу, которому оно направлено, но по обстоятельствам, зависящим от него, не было ему вручено или адресат не ознакомился с ним. Например, сообщение считается доставленным, если адресат уклонился от получения корреспонденции в отделении связи, в связи с чем она была возвращена по истечении срока хранения.

Риск неполучения поступившей корреспонденции несет адресат. Если в юридически значимом сообщении содержится информация об односторонней сделке, то при невручении сообщения по обстоятельствам, зависящим от адресата, считается, что содержание сообщения было им воспринято, и сделка повлекла соответствующие последствия (например, договор считается расторгнутым вследствие одностороннего отказа от его исполнения).

Статья 165.1 ГК РФ, по мнению Верховного Суда, подлежит применению также к судебным извещениям и вызовам, если гражданским процессуальным или арбитражным процессуальным законодательством не предусмотрено иное (п.68).

Мой комментарий:

Верховный суд дал рекомендации о том, как при рассмотрении дел оценивать факты направления и получения юридически значимых сообщений. Посмотрим, как эти рекомендации повлияют на судебную практику.

Ответ

Такое лицо несет риск неполучения поступившей корреспонденции.

Если в юридически значимом сообщении содержится информация об односторонней сделке, то при невручении сообщения по обстоятельствам, зависящим от адресата, считается, что содержание сообщения он воспринял и сделка повлекла желаемые последствия (например, договор считается расторгнутым вследствие одностороннего отказа от его исполнения).

Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах «Системы Юрист».

Рекомендация: Обязательный претензионный порядок в арбитражном процессе: что нужно знать юристу

«С 1 сентября 2013 года в Гражданский кодекс РФ введена общая норма, которая касается юридически значимых сообщений. Все юридически значимые сообщения (заявления, уведомления, извещения, требования и т. д.), которые влекут гражданско-правовые последствия для другого лица, наступают с момента доставки соответствующего сообщения ему или представителю. Сообщение считается доставленным и в тех случаях, если оно поступило лицу, но по обстоятельствам, зависящим от него, не было вручено или адресат не ознакомился с ним (ст. 165.1 ГК РФ). Правила этой статьи применяются только в том случае, если другое не предусмотрено законом, условиями сделки либо не следует из обычая или практики, установившейся во взаимоотношениях сторон.*

Впоследствии Пленум Верховного суда РФ дополнительно разъяснил, что юридически значимое сообщение считается доставленным и в тех случаях, если оно поступило лицу, которому оно направлено, но по обстоятельствам, зависящим от него, не было ему вручено или адресат не ознакомился с ним. Например, сообщение считается доставленным, если адресат уклонился от получения корреспонденции в отделении связи, в связи с чем она была возвращена по истечении срока хранения.

Риск неполучения поступившей корреспонденции несет адресат. Если в юридически значимом сообщении содержится информация об односторонней сделке, то при невручении сообщения по обстоятельствам, зависящим от адресата, считается, что содержание сообщения он воспринял и сделка повлекла желаемые последствия (например, договор считается расторгнутым вследствие одностороннего отказа от его исполнения).*

Такие разъяснения содержатся в пункте 67 постановления Пленума Верховного суда РФ № 25″.

Неполучение корреспонденции по юридическому адресу

Для ответа на вопрос были использованы следующие документы и нормативно-правовые акты:

  • Гражданский кодекс, часть I.
  • Федеральный закон от 28.06.2013 № 134-ФЗ «О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации в части противодействия незаконным финансовым операциям».
  • Федеральный закон от 08.08.2001 № 129-ФЗ «О государственной регистрации юридических лиц и индивидуальных предпринимателей».
  • Постановление Пленума ВАС РФ от 30.07.2013 № 61 «О некоторых вопросах практики рассмотрения споров, связанных с  достоверностью адреса юридического лица».
  • Постановление ФАС Восточно-Сибирского округа от 18.08.2009 по делу № А78-6367/08.
  • Постановление ФАС Московского округа от 18.01.2012 по делу № А41-8923/11.

Исходя из информации, предоставленной Вами, считаем необходимым сообщить нижеследующее.

Актуальность темы, затронутой в вопросе, настолько велика, что как юридическая, так и судебная практики за последние десятилетие не раз кардинально меняли свой вектор, от признания за юридическим лицом практически полной свободы в месте его нахождения, до абсолютной привязки к адресу, указанному в уставных документах.

В связи с этим необходимо обратить внимание на последние изменения в гражданском законодательстве. Согласно приятым поправкам в Гражданский кодекс РФ (Федеральный закон от 28.06.2013 № 134-ФЗ «О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации в части противодействия незаконным финансовым операциям») на регистрирующий орган (Федеральную налоговую службу России) в настоящее время возложена обязанность по проведению проверки достоверности данных, включаемых в единый государственный реестр юридических лиц. Подтвержденная информация о недостоверности сведений о месте нахождения постоянно действующего исполнительного органа общества является основанием для отказа в государственной регистрации вносимых в его учредительные документы изменений.

В соответствии со ст. 54 Гражданского кодекса РФ место нахождения юридического лица определяется местом его государственной регистрации. Государственная регистрация юридического лица осуществляется по месту нахождения его постоянно действующего исполнительного органа, а в случае его отсутствия — иного органа или лица, имеющих право действовать от имени юридического лица без доверенности.

Как правило, на практике юридическим называют адрес, указанный в учредительных документах организации и, соответственно, занесенный в ЕГРЮЛ, а фактическим — адрес, где организация непосредственно осуществляет свою деятельность и по которому ей следует направлять почтовую корреспонденцию. Зачастую эти два адреса не совпадают. Нередко случается так, что контрагенты, налоговые или судебные органы, ориентируясь на данные из ЕГРЮЛ, не могут найти организацию, и корреспонденция, направленная по юридическому адресу, возвращается отправителю. Такая ситуация в первую очередь играет на руку недобросовестным налогоплательщикам и контрагентам.

В связи со множеством возникающих в связи с этим вопросов Высший арбитражный суд РФ в своем Постановлении от 30.07.2013 № 61 прямо указал, что при рассмотрении споров о достоверности адреса юридического лица, следует учитывать, что в силу требования норм Федерального закона от 08.08.2001 № 129-ФЗ «О государственной регистрации юридических лиц и индивидуальных предпринимателей» адрес постоянно действующего исполнительного органа юридического лица отражается в едином государственном реестре юридических лиц для целей связи с юридическим лицом.

Юридическое лицо несет риск последствий неполучения юридически значимых сообщений, поступивших по его адресу, указанному в реестре, а также риск отсутствия по этому адресу своего представителя, и такое юридическое лицо не вправе в отношениях с лицами, добросовестно полагавшимися на данные об адресе юридического лица, полученные из реестра, ссылаться на информацию об адресе, не внесенную в указанный реестр, а также на недостоверность данных, содержащихся в нем (в том числе на ненадлежащее извещение в ходе рассмотрения дела судом), за исключением случаев, когда соответствующие данные внесены в ЕГРЮЛ в результате неправомерных действий третьих лиц или иным путем помимо воли юридического лица.

Как видим, указанный судебный акт подвел черту под многочисленными спорами о риске отсутствия юридического лица по адресу его местонахождения. И хотя такие постановления и не являются нормами права и не подлежат непосредственному применению, однако надо понимать, что арбитражные суды при рассмотрении и разрешении аналогичного спора обязаны будут их учитывать. В этой связи и вышеупомянутый и Федеральный закон «О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации в части противодействия незаконным финансовым операциям» закрепил, что сведения об организации, содержащиеся в ЕГРЮЛ, считаются априори действительными. Юридический адрес компании должен совпадать с фактическим. Компания теперь не может ссылаться на то, что фактически находится по иному адресу. Причем ей в рамках гражданского законодательства придется возмещать убытки налоговым и другим государственным органам и контрагентам, если в реестре указан неправильный адрес.

Надо заметить, что ранее, до принятия указанного Постановления, суды могли отказать налоговым органам в требованиях к юридическому лицу, ссылаясь на тот факт, что, например, налоговая инспекция, знавшая о фактическом месте нахождения организации, направила требования по месту нахождения налогоплательщика, а не по этому адресу (Постановление ФАС Восточно-Сибирского округа от 18.08.2009 по делу № А78-6367/08). Теперь организация должна помнить, что с 30.07.2013 в случае направления документов налоговыми органами по почте они будут приходить по месту ее нахождения, указанному в сведениях о регистрации, и суды в таких ситуациях не будут признавать действия налоговой незаконными.

Следует обратить внимание, что регистрирующий орган ограничен в возможностях отказа в регистрации юридического лица по мотивам непригодности помещения или даже отнесения его к жилому фонду. Так, регистрирующий орган не вправе отказать в государственной регистрации на основании того, что объект недвижимости, адрес которого указан для целей осуществления связи с юридическим лицом, непригоден для осуществления деятельности по тем видам, которые заявлены в уставных документах, представленных для государственной регистрации. Также неправомерен отказ в государственной регистрации юридического лица по месту жительства единственного учредителя в жилом фонде (Постановление ФАС Московского округа от 18.01.2012 по делу № А41-8923/11).

Обобщая вышеизложенное, можно сделать вывод, что в настоящее время, с учетом сложившейся судебной практики и действующих изменений в гражданское законодательство, за достоверность юридического адреса, указанного в регистрационных документах юридического лица (ЕГРЮЛ), а также за неполучение по этому адресу документов отвечает сама организация. Юридическое лицо несет теперь самостоятельный риск последствий неполучения юридически значимых сообщений, поступивших по его адресу, указанному в государственном реестре, а также риск отсутствия по этому адресу своего представителя.

Резюме. В практике деятельности организаций возникает масса споров о достоверности юридических адресов при государственной регистрации.

Место нахождения юридического лица, согласно действующим гражданско-правовым нормам, определяется местом его государственной регистрации. Государственная регистрация юридического лица осуществляется по месту нахождения его постоянно действующего исполнительного органа, а в случае его отсутствия — иного органа или лица, имеющих право действовать от имени юридического лица без доверенности.

До настоящего времени значительное число организаций указывало в качестве адресов для связи не свое местонахождения, а другие фактические адреса. А также нередки на практике случаи, когда по имеющемуся юридическому адресу у организации отсутствует договор с почтовой организацией, в связи, с чем корреспонденция не доставляется.

Эту ситуацию призваны были исправить как законодательные органы, так и судебная практика. Федеральным законом «О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации в части противодействия незаконным финансовым операциям» были внесены существенные изменения. Они касаются требований о месте нахождения юридического лица. Теперь установлено, что сведения об организации, содержащиеся в ЕГРЮЛ, считаются действительными. Юридический адрес компании должен совпадать с фактическим. Организация отныне не может ссылаться на то, что фактически находится по иному адресу. Причем ей придется возместить убытки госорганам и контрагентам, если в реестре указан неправильный адрес. В процессе проведения государственной регистрации регистрирующий орган должен будет проверить достоверность сведений, включаемых в реестр.

Эти положения были закреплены на самом высшем судебном уровне. Пленум ВАС РФ в Постановлении от 30.07.2013 № 61 разъяснил, что юридическое лицо несет риск последствий неполучения юридически значимых сообщений, поступивших по его адресу, указанному в реестре, а также риск отсутствия по этому адресу своего представителя, и такое юридическое лицо не вправе в отношениях с лицами, добросовестно полагавшимися на данные об адресе юридического лица, полученные из реестра, ссылаться на информацию об адресе, не внесенную в указанный реестр, а также на недостоверность данных, содержащихся в нем (в том числе на ненадлежащее извещение в ходе рассмотрения дела судом), за исключением случаев, когда соответствующие данные внесены в ЕГРЮЛ в результате неправомерных действий третьих лиц или иным путем помимо воли юридического лица.

Таким образом, в настоящее время ответственность за последствия неполучения юридически значимых сообщений, поступивших по адресу, указанному в едином государственном реестре юридических лиц, несет само юридическое лицо. Также юридическое лицо не вправе в отношениях с лицами, добросовестно полагавшимися на данные об адресе в ЕГРЮЛ, ссылаться на данные, не внесенные в указанный реестр, а также на недостоверность данных, содержащихся в нем.

Остались вопросы? Позвоните сейчас и получите ответ на свой вопрос!

Неполучение официального письма из налогового органа не освобождает от обязанности платить налоги

Налоговые органы направляют налогоплательщикам различную корреспонденцию в адрес организаций, индивидуальных предпринимателей и физических лиц. Адресаты могут находиться в различных уголках нашей страны.

Однако часть отправленной корреспонденции возвращается по различным причинам: «отсутствие адресата по адресу», «истек срок хранения», «отказ адресата от получения» и т.д.

В соответствии со ст.165.1гражданского кодекса РФ значимые сообщения, должны быть направлены по адресу регистрации по месту жительства или пребывания гражданина либо по адресу, который гражданин указал сам (например, предоставив в налоговую инспекцию заявление по форме 1А, утвержденной Приказом ФНС России от 29.05.2014 N ММВ-7-14/[email protected]). Сообщение, адресованное юридическому лицу, направляется по адресу, указанному в едином государственном реестре юридических лиц. При этом гражданин, индивидуальный предприниматель или юридическое лицо несут риск последствий неполучения корреспонденции. Сообщения, доставленные по указанным адресам считаются полученными, даже если лицо фактически не находится по указанному адресу.

Например, налоговая инспекция направила уведомление об обязанности оплатить налог до конкретного числа. Налогоплательщик не явился в почтовое отделение и не получил указанное уведомление. Естественно, оплата в срок не произведена. Как следствие, идет начисление пени и долг гражданина увеличивается ежедневно. В данной ситуации «незнание не освобождает от ответственности» и обязанность гражданина оплатить налог и пени остается.

В Наш интерактивный век официальные сообщения могут быть направлены посредством электронной почты, факсимильной и другой связи.

Уже не первый год у организаций и индивидуальных предпринимателей есть возможность сделать шаг навстречу прогрессу и перейти на более высокий уровень общения с налоговой службой – на электронный документооборот, навсегда отбросив бумагу, очереди и ошибки.

Электронный документооборот имеет много преимуществ: предоставление отчетности, обмен информацией с налоговыми органами, получение необходимых справок без посещения инспекции.

Вся информация в любое время суток отправляется электронно, не выходя из дома или офиса, что экономит время.

Организации и индивидуальные предприниматели, работающие на электронной системе представления отчетности, испытав все преимущества, уже не возвращаются к бумажному документообороту.

Для граждан есть альтернатива получения бумажной корреспонденции почтой — Личный кабинет для физических лиц – это «Интернет-сервис», в котором можно получать актуальную информацию об объектах имущества и транспортных средствах, о суммах начисленных и уплаченных налоговых платежей, о наличии переплат, о задолженности по налогам перед бюджетом; контролировать состояние расчетов с бюджетом; получать и распечатывать налоговые уведомления и квитанции на уплату налоговых платежей. Через Личный кабинет можно сдать декларацию, вести переписку с налоговым органом. При этом не надо никуда идти и это очень удобно! Зарегистрироваться в «Личном кабинете налогоплательщика для физических лиц» можно в любой инспекции Российской Федерации, при себе необходимо иметь только паспорт.

Подводя итог можно сделать вывод, что обязанность своевременно получать почтовую корреспонденцию, как и обязанность организовать порядок получения почтовой документации является исключительно обязанностью налогоплательщика. Риск возникновения неблагоприятных последствий в результате неполучения входящей корреспонденции лежит только на плечах адресата. Соответственно, действуя разумно и добросовестно налогоплательщики должны обеспечить надлежащее получение корреспонденции в бумажном или электронном виде.

 

Начальник отдела регистрации и учета налогоплательщиков

Межрайонной ИФНС России №15 по Челябинской области

Наталья Геннадьевна Дунаева

Как написать профессиональное письмо-благодарность

Письма-подтверждения предназначены для подтверждения того, что вы получили определенные документы или запрос определенного типа. Благодарственные письма часто используются для всего, что связано с юридическим процессом.

Элементы письма

Как и в любой деловой или профессиональной переписке, вы должны начать свое письмо с нескольких конкретных и ожидаемых элементов:

  1. Ваше имя, адрес и дата вверху справа
  2. Имя человека, которому вы обращаетесь в письме вверху слева в строке под вашим адресом
  3. Название компании (при необходимости)
  4. Адрес фирмы или физического лица
  5. Строка темы, в которой кратко изложена цель письма, выделенная жирным шрифтом (например, «Legal Case No.24 «)
  6. Вступительное слово, например «Дорогой мистер Смит».

Когда вы начинаете письмо с подтверждением, начните с короткого предложения, в котором говорится, что это действительно письмо с подтверждением. Вот некоторые фразы, которые вы можете использовать:

  • Подтверждаю получение следующих документов …
  • Подтверждаю получение …
  • Мы позаботимся о том, чтобы ответственное лицо получило эти материалы сразу после возвращения в офис.

Остальная часть письма должна включать основной текст, где вы в одном или двух абзацах объясняете, что конкретно вы признаете. В конце текста письма вы можете предложить свою помощь, если это необходимо, например: «Если я могу оказать дополнительную помощь, пожалуйста, не стесняйтесь обращаться ко мне». Завершите письмо стандартным завершением, например: «С уважением, мистер Джо Смит, фирма XX».

Образец письма

Может быть полезно просмотреть образец шаблона письма.Не стесняйтесь скопировать приведенный ниже формат письма-благодарности. Хотя в этой статье он не печатается как таковой, обратите внимание, что обычно вы должны правильно указывать адрес и дату.

Джозеф Смит
Торговая Компания Акме
5555 S. Main Street
Anywhere, Калифорния

25 марта 2018
Re: Судебное дело № 24
Уважаемый ______:
Поскольку г-на Дуга Джонса нет в офисе в течение следующих двух недель, я подтверждаю получение вашего письма от 20 марта 2018 года.Он будет доведен до его сведения сразу после его возвращения.
Если я могу оказать какую-либо помощь во время отсутствия мистера Джонса, пожалуйста, позвоните.
С уважением,
Джозеф Смит

Подпишите письмо под закрывающим словом «Искренне Ваш» прямо над своим именем.

Прочие соображения

В письме-подтверждении указывается, что вы получили письмо, заказ или жалобу от другой стороны. Если дело переходит в юридическое или деловое разногласие, ваше письмо с подтверждением свидетельствует о том, что вы действительно ответили на запрос другой стороны.

Если вы не знакомы со стилем делового письма, найдите время, чтобы изучить основной формат написания деловых писем и просмотрите различные типы деловых писем. Это поможет вам усовершенствовать свои навыки для конкретных деловых целей, таких как выполнение запросов, корректировка требований и написание сопроводительных писем.

Написание письма-благодарности донору: 5 общих вопросов

Доноры вашей некоммерческой организации составляют основу вашей организации. Без их поддержки вы не смогли бы выполнить свою миссию, выступать от имени своего дела или привлечь внимание к проблемам, которые вы представляете.

Когда вы покажете спонсорам, что их вклад оказывает реальное влияние, они обязательно останутся активными членами вашего сообщества.

Вот почему эффективное признание ваших сторонников так важно для ваших усилий по руководству, и нет лучшего способа сделать это, чем отправить письмо с благодарностью спонсору!

Хотя почти все некоммерческие организации отправляют своим спонсорам письма-благодарности, не всегда ясно, что они должны содержать, как они должны выглядеть и когда их следует отправлять.

В этой статье мы ответим на все ваши вопросы о самом большом письме-благодарности для доноров, чтобы вы могли быть уверены, что ваша организация отправляет наилучшие возможные подарки вашим ценным сторонникам ( и предоставляют необходимую информацию, требуемую IRS).

Самые популярные вопросы письма-благодарности донору включают:

  1. Что такое благодарственное письмо донора?
  2. Каковы требования для подтверждения подарка?
  3. Как мне оформить благодарственное письмо донора?
  4. Что еще мне следует знать перед тем, как написать подтверждение о подарке?
  5. Как выглядит благодарственное письмо донора?

По мере того, как мы расскажем вам об этих ключевых вопросах, мы также предложим советы по совершенствованию вашей стратегии признания жертвователей и даже покажем вам, как реализовать интеллектуальные программные инструменты для сбора средств, чтобы ваши письма действительно выделялись.

Готовы узнать больше о признании подарков ваших сторонников? Давайте нырнем!

1. Что такое благодарственное письмо донора?

Если вы новичок в сборе средств или у вас нет большого опыта в управлении коммуникациями с донорами, возможно, стоит узнать, что такое письмо-благодарность донору.

В целом, существует два основных типа подарков, которые некоммерческие организации распространяют на своих жертвователей:

  • Благодарственные сообщения. Это основные послания с благодарностью людям за подарки, которые в основном имеют ценность как инструмент управления. Когда ваши спонсоры чувствуют, что их вклад ценится, они с большей вероятностью будут продолжать участвовать в вашей организации.
  • Подарочные сертификаты. Отправленные либо в виде официальных писем, либо по электронной почте, они включают содержание, предписанное IRS, с изложением информации о подарке на сумму более 250 долларов США, сделанном отдельными дарителями. Они могут использовать их для списания своего взноса в налоговой декларации.

Оба этих вида благодарностей являются ценными инструментами, которые ваша некоммерческая организация может использовать для увеличения удержания доноров и уменьшения их оттока.

Однако, поскольку спонсорам необходимы официальные письма-подтверждения доноров для правильной подачи налоговых деклараций, эти сообщения должны быть тщательно подготовлены!

Но не волнуйтесь. С помощью эффективных программных инструментов по сбору средств, таких как автоматическое подтверждение пожертвований, ваша команда может создавать шаблоны подтверждения подарков, которые автоматически заполняют правильную информацию о дарителе без ручного ввода.

Вы можете запланировать ежегодную рассылку официальных писем-подтверждений доноров до истечения срока подачи налоговой декларации в этом году. Как правило, большинство некоммерческих организаций отправляют свои письма-подтверждения примерно 31 января.

Для неформальных сообщений с благодарностью стандартное практическое правило — автоматизировать рассылку этих сообщений после каждого подарка. Чем раньше вы поблагодарите жертвователей за их подарок, тем лучше!

Узнайте, как ваша некоммерческая организация может автоматизировать процесс подтверждения спонсоров с помощью инновационного набора программных решений Salsa по сбору средств.


2. Каковы требования для подтверждения подарка?

Поскольку письма-подтверждения доноров содержат информацию, требуемую IRS в качестве доказательства предоставления донорам, которые хотят списать свои взносы в налоговой декларации, федеральное агентство устанавливает основные стандарты для этих сообщений, согласно которым некоммерческие организации должны соблюдать .

Официальное письмо-подтверждение донора должно включать следующую информацию:

  • Заявление об освобождении от налогов некоммерческой организации как 501c3.Он должен включать EIN (идентификационный номер работодателя) некоммерческой организации, чтобы донор мог проверить статус организации как признанной некоммерческой организации или группы поддержки.
  • Имя дарителя , которым они сделали свой подарок. Это сделано для того, чтобы они могли избежать путаницы при заполнении налоговой декларации ( и , чтобы IRS могло обнаружить поддельные документы). Вы также должны указать полное юридическое название вашей некоммерческой организации .
  • дата получения подарка вашей некоммерческой организацией.Помните, что вам нужно будет отправлять письмо для каждого подарка, который жертвователь делает вашей некоммерческой организации. Вы не можете просто отправить массовое письмо с указанием дат всех подарков, сделанных в течение этого года.
  • A Описание пожертвования . Для денежных подарков (включая наличные деньги, чеки, платежи по кредитным / дебетовым картам и удержания из заработной платы) это соответствует денежной стоимости полученного вами пожертвования. В случае безналичных подарков просто опишите подарок, не оценивая его в денежной форме.

Помимо этих сведений, ваша некоммерческая организация также должна будет подтвердить, предоставляла ли ваша организация какие-либо товары или услуги вашим донорам в обмен на их подарок.Для большинства некоммерческих организаций это может быть что-то вроде футболки участника, благодарственной кружки или небольшой подарочной карты.

При написании письма-подтверждения донора обязательно соблюдайте следующие практические правила при упоминании товаров и услуг, предоставляемых в обмен на пожертвования:

  • Всегда включайте добросовестную оценку денежной стоимости любых материальных товаров или предоставленных услуг.
  • Благодарности также требуются для несущественных или нематериальных товаров или услуг, предоставленных донорам.
  • Не забудьте подтвердить, что донор не получил ничего взамен своего пожертвования.

Бонусный отзыв! Какова одна из причин, по которой некоммерческие организации должны еще раз взглянуть на свою стратегию писем-благодарностей донорам? Отправка этих сообщений — отличный способ вернуть утраченных доноров. Когда им напомнят о влиянии их даров, они будут вдохновлены на то, чтобы снова присоединиться к вашему делу!

3.Как мне оформить благодарственное письмо донора?

Прежде всего, ваши благодарственные письма донорам должны содержать информацию, указанную в предыдущем разделе. Тем не менее, ваше письмо все еще нуждается в том, чтобы привлечь внимание жертвователей к вашей некоммерческой организации и укрепить ваши отношения. Это письмо , а не квитанция о пожертвовании!

Ваша команда может выбрать следующий формат:

  • На фирменном бланке поместите на видном месте логотип вашей некоммерческой организации. Добавьте обратный адрес в верхнем левом углу и дату отправки письма в верхнем правом углу.
  • В приветствии сердечно обращайтесь к вашему дарителю по имени. Хотя это официальное письмо, не отталкивайте сторонников ровным или резким языком.
  • В первом абзаце сразу благодарит жертвователей за подарок. Четко укажите свое официальное имя и сделайте заявление об освобождении от налогов.
  • Во втором абзаце укажите детали их подарка, включая его денежную стоимость, описание пожертвования и дату его совершения.
  • В третьем абзаце подтверждает, были ли товары или услуги предоставлены в обмен на поддержку вашего донора.
  • В последнем абзаце еще раз поблагодарите вашего донора и опишите, как их пожертвование было использовано в предыдущем году. Укажите, насколько важна их поддержка для вашего дела в будущем.
  • В прощальном слове сердечно желает благополучия вашему донору и включает ключевого члена вашей некоммерческой организации в качестве подписавшего, например директора по развитию, главного сотрудника по подаркам или исполнительного директора.

Наконец, сделайте это письмо кратким и легко читаемым. Вы хотите, чтобы ваши жертвователи немедленно осознали, что это письмо является официальным подтверждением пожертвования, и не игнорировали его как спам или обычное письмо-обязательство.

4. Что еще мне следует знать перед тем, как написать подтверждение подарка?

В дополнение к требованиям, установленным IRS, есть еще несколько вещей, которые ваша команда должна знать перед созданием вашего автоматического шаблона письма-подтверждения подарка.

Например, не стесняйтесь добавлять в элементы, которые сделают ваши письма уникальными. для вашей некоммерческой организации. Доноры должны чувствовать, что они сообщают напрямую вашей команде, а не получают общее сообщение, которое может относиться ко всем.

Кроме того, письма-благодарности донорам не нужно отправлять по почте. Фактически, многих доноров предпочтут получать их по электронной почте. Просто не забудьте приложить к электронному письму PDF-приложение официального письма, чтобы они могли легко включить его в свою налоговую декларацию.

Еще один совет, который следует отметить, заключается в том, что эффективность ваших писем-подтверждений доноров как инструментов удержания и управления снижается, если они являются основными донорами, получаемыми от вашей команды. Обязательно часто привлекайте своих сторонников круглый год!

Наконец, одна ключевая стратегия, которую ваша команда может найти полезной, — это разослать индивидуализированные письма-благодарности различным сегментам вашего донорского сообщества, в том числе новым донорам, вернувшимся дарителям, лицам, получившим подарочные совпадения, и постоянным дарителям.

Таким образом, они будут чувствовать, что их уникальный вклад оказал влияние на вашу некоммерческую организацию, а не что они взаимозаменяемы с другими вашими сторонниками.

5. Как выглядит благодарственное письмо донора?

Ищете пример того, как выглядит хорошее письмо-благодарность донору в действии? Ознакомьтесь с нашим шаблоном письма-благодарности донору, чтобы получить представление о том, как будут выглядеть ваши новые и улучшенные письма:

Уважаемый [Имя донора] ,

Еще раз большое спасибо за вашу поддержку в прошлом году.Такие доноры, как вы, жизненно важны для [название организации] и для достижения нашей миссии. Как организация, освобожденная от налогов, указанная в разделе 501c3 Налогового кодекса (EIN [XXXX] ), каждое пожертвование имеет значение, и мы не смогли бы добиться того же результата без вашего подарка.

[дата пожертвования] вы подарили нашему делу [$ X.XX] . Ваше щедрое пожертвование состояло из [описание подарка] и было обработано как [наличные, кредит, дебет, чек и т. Д.] сделка.

В обмен на ваш вклад вы получили [X товаров или услуг] в качестве благодарственного подарка. [ Альтернативный вариант: в ответ на ваш вклад товары или услуги предоставлены не были.]

Из нашей семьи в [название организации] , мы хотим выразить нашу глубокую признательность за ваше пожертвование. Благодаря вашей поддержке мы смогли достичь нашей цели [X цель] и достичь [X достижение] . В следующем году мы будем нуждаться в вашей команде для выполнения нашей миссии [X] .

С теплыми пожеланиями и благодарностью,

[Подпись лица, подписавшего]

[Имя подписавшего распечатано]

[Официальное название Подписавшейся стороны]


Такое письмо можно использовать для целей налоговой отчетности, а также для укрепления отношений между вашим спонсором и вашей организацией. Связывание своего дара с конкретным результатом помогает им визуализировать влияние своей благотворительности на их сообщество, и они будут чувствовать, что ваша организация ценит и признает их.

Однако это письмо не должно быть концом вашего общения. Через несколько дней или недель после их подарка предложите дополнительные способы принять участие, например, чтобы их подарок согласовал их работодатель или станьте волонтером. Вы также можете отправить им обновленную информацию о влиянии их подарка, например, изображения ваших избирателей или программ, выполняемых благодаря их поддержке.

Если ваша некоммерческая организация хочет удерживать доноров на долгие годы, вам необходимо усовершенствовать свою стратегию писем-благодарностей.Теперь, когда вы ознакомились с этими советами экспертов, можете приступить к обновлению благодарственных писем своей организации!

Если вы хотите получить больше советов по стратегическому сбору средств, ознакомьтесь с этими дополнительными ресурсами:

Благодарственное письмо | Формат, образцы, шаблон, как написать письмо-благодарность?

Благодарственное письмо: Благодарственное письмо — это квитанция о получении, подтверждающая получение определенных документов.Например, если сотрудник отправляет резюме или резюме, чтобы подать заявление о приеме на работу, работодатель должен подтвердить сотрудника, отправив письмо. Это письмо можно отправить по почте или по почте. Это необходимый документ, который необходимо сохранить для использования в будущем.

Подтверждение может быть разных типов, например, подтверждение, отправленное при отправке документа или при получении документа, для предприятий, для проектов, для заявления об увольнении и т. Д. Оно основано на ситуациях, в которых мы подтверждаем получение человеком определенный документ, детали или иногда даже когда мы получили продукты.

В некоторых компаниях или предприятиях письмо-подтверждение играет важную роль. Считается, что дело завершено только тогда, когда обе стороны обмениваются квитанцией о вручении. Это служит доказательством того, что обязательства, взятые между двумя сторонами, были выполнены. Примеры писем-благодарностей перечислены ниже

.

Получите другие типы письма, такие как формальные, неформальные и различные типы писем.

Подтверждение получения

Подтверждающее письмо — это письмо-квитанция, отправленное физическим или юридическим лицом на другой конец, чтобы сообщить им, что вы получили предложение, жалобу, продукт или любое требование, которое предоставлено другой стороной или физическим лицом, кто бы ни участвовал в сделка.

Для любого бизнеса, если компания получает определенный документ, им необходимо отправить подтверждение по почте или по почте. Он подтверждает прием документов другой стороне и завершает сделку между ними.

Формат письма-подтверждения

Формат письма-подтверждения должен включать имя и адрес отправителя. Также следует упомянуть настоящую дату. Тема письма должна быть указана в начале письма.В нем должно быть указано подтверждение получения документа или продукта.

Тело письма должно содержать подробную информацию о полученном продукте с указанием точных дат. Он должен подтверждать, что товар / документ был получен в хорошем состоянии без каких-либо повреждений. И если во время транспортировки возникнут какие-либо повреждения, это необходимо указать в самом письме.

В последней части должны быть указаны необходимые шаги, которые необходимо предпринять в будущем. Закрывая письмо, мы должны поблагодарить заинтересованное лицо.

Образец письма-благодарности

Формат Благодарственного письма приведен ниже:

Благодарственное письмо от работодателя

Компания отправляет письмо-подтверждение своим сотрудникам, когда они требуют документы для внутренних процедур. Формат показан ниже.

Благодарственное письмо за отправку / получение документов

После отправки или получения документов необходимо отправить письмо с подтверждением получения документов.

Благодарственное письмо студента к проекту

В знак благодарности людям и компаниям, которые помогали вам в реализации проекта, большинство людей пишут так называемые письма-благодарности. Это письмо помогает продемонстрировать признание особого типа поддержки, которую вы получили при выполнении проекта, а не как этап, на котором вы можете поблагодарить людей за общий тип поддержки «любовь и поддержка».

Благодарственное письмо для бизнеса

В бизнесе письмо-подтверждение играет решающую роль.Для каждой доставки продукта требуется письмо-подтверждение в качестве доказательства получения продукта. Это помогает установить хорошие отношения между продавцом и покупателем. Здесь представлен формат, объясняющий, каким должно быть это подтверждающее письмо.

Часто задаваемые вопросы о благодарственном письме

Вопрос 1.
Что такое письмо-подтверждение?

Ответ:
Письмо-подтверждение — это письмо-подтверждение, используемое в бизнесе для формальной адресации получения продукта или документа.Он используется для записи для будущего использования.

Вопрос 2.
Как подтвердить письмо?

Ответ:
Для написания письма-подтверждения может использоваться множество шаблонов, например:

Настоящим подтверждаем получение:

Подтверждаю получение следующих документов:

Пишу подтверждаю, что товар / документы получены.

[Название компании] подтверждает получение

Вопрос 3.
Как написать письмо-подтверждение рекламации?

Ответ:
Если жалоба подана физическим лицом, необходимо, чтобы соответствующая фирма подтвердила его / ее жалобу в письме. Признание следует делать на серьезной ноте. Сообщите отправителю, что по его жалобам будут приняты серьезные меры. Благодарим отправителя за то, что он обратился к вам и написал вам, и приносим извинения за причиненные неудобства.

Вопрос 4.
Что такое письмо-благодарность студенту?

Ответ:
Учащийся, добившийся успеха в своем проекте в школе или колледже, должен написать письмо-благодарность своим учителям или профессорам, которые участвовали в проекте и помогали ему успешно завершить проект.

Вопрос 5.
Что должно быть включено в письмо-подтверждение?

Ответ:

  • Имя и реквизиты отправителя письма.
  • Имя и данные лица / компании, которым было отправлено письмо (получатель)
  • Дата отправки письма-подтверждения
  • Тема письма с указанием причины его написания
  • Акт подтверждения получения товара
  • Любая другая информация, которую необходимо отправить относительно транзакции.

Этикет электронной почты


Недостатком использования функции Request a Read Receipt является то, что получатель должен ответить на всплывающий вопрос, подтверждающий, что отправителю можно отправить уведомление о прочтении, что может раздражать получателя.Кроме того, не все почтовые приложения поддерживают уведомления о прочтении, и даже если они есть, получатели могут отключить эту функцию.

3. Приоритезация сообщений электронной почты. Если вы получили срочное или очень важное электронное письмо, на которое вы планируете сразу же ответить, в немедленном подтверждении нет необходимости. Но когда вы получаете электронное письмо, на которое не можете ответить сразу, я считаю, что правильнее всего будет сообщить отправителю, что вы получили его или ее сообщение, и, возможно, сообщить отправителю ожидаемые сроки ответа.Например, вы можете ответить: «Я получил ваше сообщение с просьбой предоставить копию отчета, и я отправлю его вам, когда вернусь в свой офис в понедельник — это сработает для вас?»

4. Текстовые сообщения. Если вы общаетесь с помощью текстовых сообщений и отправляете чувствительное ко времени сообщение, например: «Я подтверждаю наши планы на обед на 11:50 утра в Seasons 52, расположенном в Perimeter Mall, и я планирую отправиться туда через несколько минут», это может вызывать беспокойство, если ваш партнер по обеду не признает ваше коммюнике — вы не хотите тратить свое время, если планы этого человека изменились.В этой ситуации я считаю, что простое «да», «подтверждено» или «K» (сокращение от «ОК») может считаться вежливым способом подтвердить такое сообщение.

5. Спам. Конечно, если письмо является спамом или подозрением на спам, я бы посоветовал вам не тратить время на ответы; немедленно удалите его и продолжайте свой день. Как правило, если вы не узнаете отправителя или тему, или если ваше правильное имя не используется в начале письма, то блокировка отправителя и удаление этого письма могут быть лучшими действиями, которые следует предпринять.


Об авторе

Дж. Карлтон Коллинз ([email protected]) — консультант по технологиям, инструктор по CPE и редактор JofA .

Примечание. Инструкции для Microsoft Office в разделе «Вопросы и ответы по технологиям» относятся к версиям с 2007 по 2016 год, если не указано иное.

Задать вопрос

У вас есть вопросы о технологиях для этой колонки? Или, прочитав ответ, у вас есть лучшее решение? Отправьте их на адрес jofatech @ aicpa.орг. Сожалеем, что не смогли индивидуально ответить на все заданные вопросы.

Образцы писем для подтверждения получения товаров — Образцы писем — письма с результатами

Когда вы доставляете товары покупателю, вы хотите быть уверены, что он удовлетворен тем, что вы поставили именно то, что он заказал, согласно счету-фактуре. Чтобы убедиться в этом и предотвратить возникновение споров в дальнейшем, вы должны потребовать от клиентов подписать одну из следующих версий письма / формы подтверждения получения товара.Это можно будет использовать в будущем, если возникнут какие-либо проблемы.

Письмо о подтверждении получения товара — образец 1

ПРИНЯТИЕ ПОЛУЧЕНИЯ ТОВАРА

[ Название вашей компании ]

[ Ваш служебный адрес ]

Нижеподписавшееся лицо настоящим подтверждает получение и доставку в полном объеме товаров, указанных в прилагаемом списке / счете-фактуре [ вставьте номер счета-фактуры и дату ]. Кроме того, в этом письме подтверждается, что доставленные товары прошли надлежащую проверку и не имели дефектов.

Подписано за печатью _ день _ 20_ сего.

Подпись

Печатное имя

Позиция

Компания

————————————————————————————————————————

Письмо о подтверждении получения товара — образец 2

ПРИНЯТИЕ ПОЛУЧЕНИЯ ТОВАРА

[ Название вашей компании ]

[ Ваш служебный адрес ]

Настоящее нижеподписанное письмо подтверждает доставку в полном объеме предметов, перечисленных в включенном счете-фактуре [i введите номер счета-фактуры и дату ].Мы согласны с тем, что все полученные товары были тщательно проверены и находятся в неповрежденном состоянии.

Выданное [дата] подтверждение получения товара является действительным и четким.

Подпись

Печатное имя

Позиция

Компания

————————————————————————————————————————-

Письмо о подтверждении получения товара — образец 3

ПРИНЯТИЕ ПОЛУЧЕНИЯ ТОВАРА

[ Название вашей компании ]

[ Ваш служебный адрес ]

Нижеподписавшееся лицо настоящим соглашается с тем, что поставленные товары соответствуют требованиям, указанным в прилагаемой накладной согласно счету [ вставить номер счета ].Кроме того, я подтверждаю, что полученные товары были тщательно проверены, и я удовлетворен отсутствием видимых дефектов.

Дата

Подпись

Печатное имя

Позиция

Компания

Международный аккредитив: что представляет собой несоответствие

Единые правила и практика документарных аккредитивов (UCP) опубликованы Международной торговой палатой и были пересмотрены в 1993 году и введены в действие 1 января 1994 года.Цель UCP — прояснить серые области, которые могут появиться в аккредитиве, и помочь банкам согласованно интерпретировать условия в аккредитиве.

Однако, как известно любому, кто когда-либо работал с аккредитивом, между всеми заинтересованными сторонами существует множество разногласий. Банки, стороны, обслуживающие счета, и получатели могут расходиться во мнениях относительно того, что соответствует, а что нет, когда товаросопроводительные документы сравниваются с условиями аккредитива.

Иногда UCP просто не проясняет ситуацию так, как вы думаете. В конце концов, между словами «воля» и «может» огромная разница. Например: «Банки примут…» вместо «Банки могут принять…». Один из них определен, а другой, кажется, открыт для интерпретации. Неудивительные результаты путаницы.

Чтобы помочь устранить эту путаницу, целевая группа Банковской комиссии Международной торговой палаты создала Международную стандартную банковскую практику (ISBP), которая была опубликована ICC в январе 2003 года.

Международная стандартная банковская практика

ISBP не предназначен для внесения поправок в UCP 500. Вместо этого он представляет собой руководство по применению правил в повседневной рабочей среде. ISBP устроен аналогично UCP 500; он охватывает заявление, общие принципы, черновики, счета-фактуры, товаросопроводительные документы, страховку и сертификаты происхождения. Всего ISBP содержит 200 руководящих принципов.

Читая публикацию, я иногда думал, что они включают информацию настолько очевидную, что о ней нет нужды говорить, а иногда я был удивлен их интерпретациями.Разговаривая с другими банкирами, я обнаружил, что я не одинок, хотя не знаю, что все мы одинаково относимся ко всему, что было написано. Я также слышал, что некоторые банки постепенно принимают ISBP в качестве стандартного метода работы.

Вы можете обнаружить, что банки применяют ISBP для своих импортных аккредитивов, но действуют несколько медленнее при обработке своих экспортных документов из опасения, что банк-эмитент не принял ISBP в качестве своей стандартной операционной процедуры.Поскольку все больше и больше банков принимают и принимают ISBP, этот двойной стандарт исчезнет.

Заявление и открытие аккредитива

Первый раздел ISBP касается заявки и выпуска аккредитива. В нем говорится о важности точного заполнения заявки. В первом разделе подчеркивается тот факт, что основная сделка и договор купли-продажи являются отдельной операцией от аккредитива и что аккредитив не должен включать договор купли-продажи.

Покупатель и продавец должны согласовать, какие документы потребуются при открытии аккредитива и кто должен их формировать, прежде чем заявление будет когда-либо подано в банк. Если заявка на аккредитив, представленная в банк для выдачи, нечеткая или двусмысленная, банк-эмитент имеет право скорректировать заявку, чтобы сделать аккредитив работоспособным.


Убедитесь, что вы понимаете роль всех экспортных форм


, необходимых для поддержки аккредитива.
Загрузите бесплатный информационный документ.

Хотя многие банки уже имеют положение в форме заявки или в соглашении об обеспечении, которое дает им это право, теперь согласно ISBP все банки имеют право вносить изменения в заявку.

Заявитель также должен полностью понимать UCP 500, чтобы избежать конфликта условий в аккредитиве.

Кроме того, банки не должны открывать аккредитив, который требует, чтобы документы были выпущены или подписаны заявителем аккредитива.Бенефициар должен иметь возможность прочитать аккредитив и почувствовать, что он может соблюдать условия, либо предоставив документы самостоятельно, либо попросив независимую третью сторону выдать документы.

Требование от заявителя выпустить или подписать документы в основном превращает процесс аккредитива в процесс инкассо, при котором оплата не производится до тех пор, пока покупатель не даст свое согласие. Если это приемлемо для продавца, ему следует просто использовать метод инкассо и платить комиссию банка инкассо вместо более дорогих комиссий по аккредитиву.

Наконец, в первом разделе ISBP указывается, что если каждый потратит больше времени на предварительную обработку основной транзакции, заявки на аккредитив и того, как он будет выпущен, стороны столкнутся с меньшим количеством проблем во время экспертиза, что приводит к меньшему количеству расхождений.

Хотите верьте, хотите нет, это то, чего с нетерпением ждут все, включая банки.

Общие принципы аккредитива

Сокращения

Как указано в ISBP, использование общепринятых сокращений не делает документ противоречивым.Несколько предлагаемых примеров — «LTD» вместо «Limited» или «Co» вместо «Company». Если в аккредитиве используется аббревиатура, а в документации используется полное слово, нет никаких расхождений.

Кроме того, если в аккредитиве используется полное слово, а в документации используется аббревиатура, опять же, никаких расхождений не должно быть. Я знаю, что ряд банков требует дословного и буквального согласования при сравнении документации с аккредитивом.Теперь допускается небольшая снисходительность, но будьте осторожны, чтобы это не привело к полностью расслабленному отношению при подготовке документов.

ISBP указывает, что косая черта («/») может иметь разное значение в разных частях мира, и их следует избегать. Вместо этого используйте слово или слова, которые предназначены.

Сертификаты и декларации

Допустим, что свидетельство или декларация содержится в другом документе, разрешенном аккредитивом, и документ подписан и датирован.Если сторона, которая делает свидетельство или декларацию, является той же стороной, которая выпустила документ, дальнейшая подпись или датировка не требуется.

Исправления и изменения

За тридцать лет работы в банковской сфере я видел множество документов, которые были изменены или исправлены. Некоторые из них были сделаны хорошо, другие — не очень хорошо. С введением ISBP были внедрены определенные стандарты.

Во-первых, если документ, выпущенный кем-либо, кроме получателя, исправлен или изменен, либо эмитент документа, либо сторона, назначенная эмитентом, должны подтвердить исправление или изменение.

Если легализованный или оформленный на визу документ был изменен или исправлен, сторона, легализовавшая или выдавшая визу, должна подтвердить изменение. Исправления или изменения, появляющиеся в документах, выпущенных бенефициаром, не требуют аутентификации, за исключением любых тратт, которые могут потребоваться для аккредитива.

Документы, в которых используется другой шрифт, или стиль шрифта, или даже почерк на документе, не должны автоматически считаться исправлением или изменением.Я могу представить, что этот стандарт время от времени будет вызывать небольшие обсуждения.

Даты

Что-то настолько простое, как дата или временные рамки вокруг даты, было прервано по-другому. ISBP устранил часть этой путаницы.

Даже если в аккредитиве прямо не указывается, что в тратте, транспортном документе или страховом документе должна быть указана дата, он должен быть датирован. Если в нем нет даты, можно назвать расхождение.Возможно, вы захотите датировать все документы, необходимые на всякий случай.

Документы, такие как сертификат предпогрузочной инспекции или сертификат анализа, могут быть датированы после даты отгрузки. Я понимаю, что в прошлом это можно было назвать несоответствием. Очевидно, что проверка или анализ должны проводиться до или в день отгрузки. Об этом должно быть указано в заголовке документа или в заявлении в документе.

Если слово «в пределах» используется в отношении даты, например «в течение 12 дней с даты коносамента», дата коносамента не включается в расчет.Например, если коносамент датирован 15 ноября, то временные рамки для всего, что должно произойти в 12 дней, — с 3 ноября по 27 ноября.

Наконец, чтобы избежать путаницы и упростить задачу, используйте название месяца при обозначении конкретной даты, а не число.

Документы, не подпадающие под действие транспортных статей UCP

Если вы эксперт по логистике, вы, вероятно, знаете, что не все документы, используемые при перемещении товаров, имеют основной договор перевозки.

Такие документы, как заказы на доставку, свидетельство о получении экспедитора и ответные расписки, являются примерами документов, которые не включают договор перевозки и, как следствие, не считаются транспортными документами в соответствии с определением UCP. Поскольку эти документы считаются дополнительными документами вместо транспортных документов, любая статья UCP, содержащая ссылку на транспортные документы, к ним не применяется.


Загрузите бесплатный технический документ —


Evaluating Export Markets:
How to Assessment Country and Customer Risk

Например, статья 43 UCP 500 гласит, что каждый аккредитив, требующий транспортного документа, должен указывать временные рамки с даты отгрузки для представления документов.Если сроки не указаны, период представления по умолчанию составляет 21 день после даты отгрузки или даты истечения срока, в зависимости от того, что наступит раньше.

Если вы имеете дело с аккредитивом, требующим свидетельства о получении экспедитора, и при этом не требуется транспортный документ, вы должны представить документ до истечения срока его действия.

Выражения, не определенные в UCP

Проработав много лет с аккредитивами, есть часто используемые фразы, которые многие из нас принимают как должное.Мы можем ошибочно полагать, что все определяют эти фразы одинаково. Теперь ISBP определяет некоторые из этих фраз:

  • «Отгрузочные документы» включают все документы, требуемые для аккредитива, а не только транспортные документы. Единственное исключение — черновик.
  • «Устаревшие документы приемлемы» означает, что документы, представленные по истечении 21 дня после даты отправки, являются приемлемыми при условии, что они представлены до истечения срока действия аккредитива.
  • «Допускаются сторонние документы» означает, что все документы, за исключением проекта, могут быть выданы другой стороной, кроме получателя кредита.
  • «Страна-экспортер» — это страна получателя и / или страна происхождения товаров, и / или страна, в которой перевозчик получил товар, и / или страна, из которой осуществляется отгрузка.
  • Такие фразы, как «хорошо известный», «незамедлительно», «немедленно», «как можно скорее» и аналогичные выражения не должны использоваться в аккредитивах. Если они используются, банки могут их игнорировать.

Несоответствие в документах

Документы не должны противоречить друг другу.Это не означает, что документы должны быть зеркальным отображением друг друга; они просто не могут быть непоследовательными.

Например, если в счете-фактуре товар описывается как «синие и желтые виджеты согласно заказу на поставку 2310», а в упаковочном листе товары показаны как «синие и желтые виджеты», это приемлемо, и никаких расхождений не должно быть. Однако, если в упаковочном листе товары показаны в виде «синих и зеленых виджетов», документы перестают быть согласованными, и возникает несоответствие.

Эмитент документов

Иногда в аккредитиве может быть указано, что конкретная сторона должна выпустить конкретный документ. Если это так, и документ указан на фирменном бланке этой стороны, или если документ, похоже, был выпущен и / или подписан этой стороной или от ее имени, документ является приемлемым, и никаких расхождений не будет.

Язык

Документы, выдаваемые получателем аккредитива, должны быть выпущены на языке аккредитива.Если аккредитив позволяет выдавать документы на двух или более языках, исполняющий банк имеет право при авизовании аккредитива ограничить количество приемлемых языков в качестве условия либо своего участия в аккредитиве, либо его подтверждения аккредитива. .

Математические вычисления

Когда представлены документы, иногда счет-фактура состоит из нескольких страниц и состоит из множества математических расширений. Например, количество единиц, умноженное на стоимость единицы, равняется взимаемой стоимости.

Если счет-фактура включает эти расчеты, банки будут обязаны только сверять общую стоимость с аккредитивом и другими необходимыми документами. Это устраняет трудоемкую задачу проверки каждого расширения; он также ограничивает количество вызываемых несоответствий.

орфографические ошибки или опечатки

Если слово было написано с очевидной ошибкой или буквы в слове были переставлены, расхождение не должно называться. Приведенные примеры включают «машина» вместо «машина» или «модель» вместо «модель».Однако, если в описании содержится номер детали или заказа на поставку, а числа переставлены или введены неправильно, будет выявлено несоответствие.

Рискну предположить, что если бы орфографическая ошибка могла быть истолкована как возможный товар другого типа, то это также было бы вызвано несоответствием. Примером этого может быть «счетные машины» против «адгезивных машин», два совершенно разных типа товаров, отличающихся только одной буквой.

Несколько страниц и вложения

Страницы, которые связаны вместе и расположены в порядке номеров, или страницы, содержащие перекрестные ссылки, должны рассматриваться как один документ.Если документ содержит более одной страницы, должен быть способ определить, сколько страниц составляет этот документ.

Если аккредитив требует подписи или одобрения многостраничного документа, подпись или одобрение могут быть на любой из страниц, если иное не требуется аккредитивом. Чаще всего подпись или подтверждение размещаются либо на первой, либо на последней странице.

Оригиналы и копии

Кажется, что чем больше определено слов «оригиналы» и «копии», тем больше возникает дискуссий.Если документ помечен как оригинал, дубликат или первый оригинал, его следует рассматривать как оригинальный документ. Каждый представленный документ должен включать как минимум один оригинал, если только аккредитив не требует, чтобы копии документа были представлены.

ISBP уточняет, где требуется кредит:

  • «Счет-фактура», «один счет-фактура» или «счет-фактура в одном экземпляре», что означает, что должен быть представлен один оригинальный счет-фактура.
  • «Счет в четырех экземплярах» будет означать один оригинал счета и оставшееся количество копий.

Лично меня это определение немного удивило. Я бы предположил, что если бы в аккредитиве требовался счет-фактура в одном экземпляре или счет-фактура в четырех экземплярах, то в аккредитиве явно запрашивались копии, а оригиналы не требовались. Очевидно, поскольку слово «счет-фактура» упоминается перед количеством требуемых копий, для этого также требуется оригинал.

«Одна копия счета-фактуры» удовлетворяется представлением одной копии счета-фактуры, но если представлен оригинал, это также приемлемо.Если по какой-либо причине оригинал документа неприемлем, в аккредитиве должно быть четко указано, что оригинальные документы запрещены.

Надеюсь, это окончательно разрешит дискуссию о том, что такое оригинал по сравнению с копией.

Отгрузочные марки

Отгрузочные знаки помогают определить местонахождение конкретной отгруженной коробки, ящика или упаковки. Если в аккредитиве указаны отгрузочные марки, которые будут использоваться, а представленные документы включают эти отгрузочные марки, но содержат дополнительную информацию, проблем не должно быть, если эта дополнительная информация не противоречит условиям кредита.

Также допускается, если отгрузочные знаки содержат детали, которые обычно не рассматриваются как отгрузочные знаки, такие как «хрупкий, обращаться с осторожностью», вес нетто или брутто или краткое описание товара. Если в некоторых документах указана избыточная информация в товарных знаках, а в других — нет, банкам не следует рассматривать эти документы как несоответствующие.

Иногда, когда товары помещены в контейнеры, в транспортном документе указывается только номер контейнера, в то время как в других документах приводится подробный перечень отгрузочных знаков.Когда это происходит, это не считается несоответствующим.

Подписи

Когда аккредитив открывается, и он требует проектов, сертификатов и / или деклараций, но не упоминает, что эти документы должны быть подписаны, они это делают. По их характеру подпись обязательна. Транспортные и страховые документы также должны быть подписаны в соответствии с UCP.

Тот факт, что в документе есть место или поле для подписи, не обязательно означает, что документ должен быть подписан.Однако, если в документе содержится заявление, например «Этот документ недействителен, если он не подписан» или подобные слова, тогда требуется подпись.

Подпись не обязательно должна быть собственноручной. Факсимильные подписи, перфорированные подписи, вырезки, символы или любые электронные средства аутентификации считаются приемлемыми. Если ксерокопия подписанного документа будет представлена ​​в качестве подписанного оригинала документа, банки сочтут несоответствие. Они также укажут несоответствие для любого подписанного документа, отправленного через факсимильный аппарат без оригинальной подписи.

Если подпись стоит на фирменном бланке компании, подпись будет принята как подпись этой компании, и название компании не обязательно указывать рядом с подписью.

Название документов и сводных документов

Согласно ISBP, заголовки документов могут точно совпадать с заголовками документов, описанных в аккредитиве, иметь похожий заголовок или вообще не включать заголовок.

Старая школа мысли заключалась в том, что каждый документ должен иметь название в точности так, как требуется в аккредитиве.Теперь, если кредит требует упаковочного листа, даже безымянный документ удовлетворяет этому требованию, если он включает данные упаковки.

Сейчас важнее содержание документа. Если содержание документа соответствует целям требуемого документа, теперь оно приемлемо. Я вижу, где это приведет к осуждению со стороны банка и может создать дополнительные проблемы.

Документы, необходимые для аккредитива, должны быть представлены отдельными документами.Пример, приведенный ISBP, — это упаковочный лист и весовой лист. Должны быть представлены два отдельных документа. Однако также допустимо представление двух оригинальных копий объединенного списка упаковки и веса при условии, что оба документа содержат информацию об упаковке и весе.

Банковские тратты

Срок исполнения проекта

Когда тратта представляется вместе с документами по аккредитиву, это формальное требование платежа. Стоимость векселя определяет сумму, которую получатель ожидает выплаты.Суть законопроекта оговаривает, когда должна быть произведена эта оплата. Во всех случаях владелец должен согласиться с условиями аккредитива.

Примеры приемлемых сроков: «по предъявлении», «через 30 дней после предъявления» и «через 30 дней после даты коносамента». Если срок погашения включает период финансирования, как в двух последних примерах, всегда должна быть возможность определить дату погашения, взглянув на сам проект.


Загрузите образец банковского тратта в формате PDF.


В случае 30 дней после предъявления, дата акцепта будет указана на тратте после того, как тратта была принята.

Если для аккредитива требуется, чтобы срок действия был 30 дней после даты коносамента, в тратте можно указать срок несколькими различными способами:

  • «30 дней после даты коносамента, 15 октября 2003 г.»
  • «30 дней после 15 октября 2003 г.»
  • «30 дней после даты коносамента» и где-нибудь в проекте должно быть указано «коносамент от 15 октября 2003 г.»
  • «30 дней», а дата в черновике — 15 октября 2003 г.
  • «15 ноября 2003 г.», то есть через 30 дней после даты коносамента.

Датой доставки коносамента всегда считается дата его доставки.Иногда срок указывается как X дней либо «с», либо «после» события, например даты коносамента. В любом случае при определении срока погашения указанная дата исключается из расчета. Например, через 30 дней после или после 1 января будет 31 января.

Если в коносаменте имеется более одной бортовой отметки, для расчета срока погашения используется самая ранняя бортовая запись. Однако, если к одному тратту предъявляется более одного комплекта коносаментов, для расчета срока погашения используется дата на борту последнего коносамента.

Срок погашения

Если в тратте указана дата в качестве срока, указанная дата должна быть рассчитана в соответствии с условиями кредита.

Когда срок тратты — «X количество дней до востребования» и документы соответствуют условиям кредита, или в случае несоответствия документов, от которых было отказано, при расчете срока погашения используется дата получения. Другими словами, если документы получены 1 сентября и считаются действующими 5 сентября, 1 сентября является датой, используемой для расчета срока погашения.

За все годы работы с аккредитивами я ни разу не слышал об использовании даты получения при расчете срока погашения. Это то, о чем покупатели должны знать в будущем, поскольку это сократит сроки для финансирования.

Если документы не соответствуют требованиям и банк-эмитент отклоняет платеж, но затем в конечном итоге утверждает платеж, срок погашения определяется с даты утверждения. Во всех случаях принимающий банк должен уведомить предъявителя о дате погашения.

Банковские дни, льготные дни, задержки в переводе

В дату погашения платеж должен быть произведен немедленно доступными средствами в том месте, где подлежит оплате вексель. Если срок погашения приходится на день закрытия банка, платеж будет произведен на следующий банковский день.

Не существует льготных дней или скидок на просрочку перевода средств. Оплата должна производиться в срок погашения.

Суммы

Если в черновике сумма указывается цифрами и прописью, эти суммы должны быть одинаковыми, и сумма должна согласовываться с коммерческим счетом-фактурой.

Как оформляется тратта

Тратта должна быть выписана бенефициаром на сторону, указанную в аккредитиве.

Черновики на заявителя

Как предусмотрено в UCP500, аккредитивы не должны открываться, требуя выставления тратт на заявителя.

Исправления и изменения

Все исправления или изменения, внесенные в черновик, должны выглядеть так, как будто они были заверены векселем, стороной, создавшей черновик.Если исправления или изменения к тратте неприемлемы, банк-эмитент должен сообщить об этом в аккредитиве.

Счета

Определение счета-фактуры

Если для аккредитива (LC) требуется всего лишь счет-фактура, вы можете быть удивлены типом счетов-фактур, которые могут быть представлены. Если для аккредитива требуется коммерческий счет-фактура, документ под названием счет-фактура будет соответствовать условиям аккредитива. Кроме того, допустимыми документами являются налоговые, таможенные и консульские счета.

Предварительные и предварительные счета-фактуры не принимаются, если иное не предусмотрено аккредитивом.

Имя и адрес

Старое практическое правило требовало, чтобы имя и адрес бенефициара и заявителя в счете-фактуре точно соответствовали аккредитиву. Никакие отклонения недопустимы.

Теперь счет должен быть выставлен бенефициаром, указанным в аккредитиве, и выписан на имя заявителя. Если номера телекса или факса указаны как часть адреса любой из сторон в аккредитиве, их не нужно указывать в счете.Фактически, эти цифры могут отличаться от LC.

Описание товаров и других вопросов общего характера

В прошлом большинство банков требовало, чтобы описание товара в счете-фактуре совпадало с описанием, указанным в аккредитиве; отклонения не допускались. Теперь правила смягчены.

Больше нет необходимости иметь зеркальное отображение описания в счете. Подробная информация о товарах может отображаться в нескольких частях счета-фактуры и, если их собрать вместе, соответствовать аккредитиву.

Если аккредитив разрешает частичные отгрузки, в счете-фактуре должно отображаться только то, что фактически отгружено. Также приемлемо, если в счете-фактуре указаны все товары на аккредитиве, но указано, что было отгружено.

В счете-фактуре должна быть четко указана стоимость товаров, а также валюта и цена за единицу, указанные в аккредитиве. Если этого требует аккредитив, любые скидки или вычеты также должны быть указаны в счете. Если в счете-фактуре указан вычет из авансового платежа, это считается приемлемым, даже если это не указано в аккредитиве.

Если аккредитив описывает товары и включает торговый термин и источник торгового термина, например «CIF Hong Kong Incoterms 2000», это полное описание должно быть указано в счете-фактуре. Затраты, связанные с этим сроком, должны быть включены в счет-фактуру и не выходить за рамки стоимости аккредитива. Затраты, превышающие стоимость аккредитива, недопустимы.

В большинстве случаев аккредитив требует подписанный коммерческий счет. Однако, если аккредитив требует только коммерческий счет-фактуру, счет-фактура не должен быть подписан или датирован.

Если счет-фактура показывает количество, вес и / или размеры товара, все представленные документы должны соответствовать счету-фактуре. Кроме того, счет не может охватывать товары, не указанные в аккредитиве, например образцы.

Банки всегда допускали допуск плюс-минус пять процентов для количества товаров. Однако допуск не применяется, если в аккредитиве указано, что количество не может быть превышено или уменьшено, или если в нем указано необходимое количество единиц.Ни при каких обстоятельствах стоимость аккредитива не может быть превышена.

В случае запрещенных частичных отгрузок стоимость счета может содержать допуск минус пять процентов при условии, что количество отгружено полностью. Если в аккредитиве не указано количество, счет будет считаться отгруженным.

Доставка в рассрочку должна осуществляться в соответствии с графиком, указанным в аккредитиве.

Документы для морских и мультимодальных перевозок

ISBP покрывает морские / морские, чартерные и мультимодальные транспортные документы отдельно.Из-за ряда схожести я собираюсь объединить охват этих трех транспортных документов, выделив различия, которые могут иметься у каждого из них.


Загрузите образец океанской коносамента в формате PDF.


Применение UCP: Статья 23 Ocean / Marine

Морские и / или морские коносаменты для перевозок из порта в порт подпадают под действие статьи 23 UCP 500. Слова океан или морской не обязательно должны появляться в транспортном документе, чтобы сделать его приемлемым, но они должны указывать, что осуществлена ​​отгрузка от порта к порту.

Статья 25 Чартер партии

Чартерные коносаменты для перевозок из порта в порт подпадают под действие статьи 25. Если в транспортном документе, таком как морской документ, указано, что он подлежит фрахтованию, он считается чартерным коносаментом.

Статья 26 Мультимодальные перевозки (комбинированный транспортный документ)

Когда используются по крайней мере два вида транспорта и если транспортный документ показывает, что он охватывает отгрузку от места погрузки до конечного пункта назначения, как указано в аккредитиве (аккредитив), это считается мультимодальным накладным. коносамент, даже если он не назван таковым.

Полный комплект оригиналов

Во всех транспортных документах должно быть указано количество выданных оригиналов коносаментов. Все документы с пометкой «первый оригинал», «дубликат» или «третий оригинал» считаются оригинальными документами. Чтобы быть приемлемыми, коносаменты не должны иметь оригинальной маркировки.

Подписание коносаментов

Все оригиналы коносаментов должны быть подписаны, а название перевозчика должно быть указано в морских / морских и мультимодальных транспортных документах.

Когда агент подписывает морской / морской или смешанный коносамент для перевозчика, он должен быть идентифицирован как агент. Затем необходимо указать перевозчика или оператора мультимодальных перевозок либо в строке для подписи, либо в другом месте на лицевой стороне коносамента.

Если капитан или капитан подписывает коносамент, подпись должна быть идентифицирована как капитан или капитан. Имя капитана или капитана помимо подписи не требуется. Однако, если агент подписывается от имени капитана или капитана, он должен быть идентифицирован как агент и имя капитана или капитана должно быть идентифицировано.

Если в аккредитиве указано «Коносамент экспедитора приемлем» или «Допускается мультимодальный транспортный документ экспедитора», этот документ может быть подписан экспедитором. Название перевозчика и оператора мультимодальных перевозок указывать не нужно.

Обозначение на плате

Если выдается предварительно распечатанный транспортный коносамент или чартер-коносамент, дата выдачи будет считаться датой отгрузки, если на борту не имеется дополнительной даты.В этом случае датированная бортовая запись будет считаться датой отгрузки, даже если эта дата предшествует дате выдачи.

То же самое будет применяться к мультимодальному транспортному документу, дата выдачи которого считается датой доставки на борт или датой отправки. Если есть отдельная датированная запись, это будет считаться датой отгрузки.

Когда используются такие фразы, как «чистый на борту», ​​«доставлен на борт» или «отправлен в исправном состоянии», считается, что они имеют то же значение, что и «доставлено на борт».”

Порт погрузки и разгрузки

Аккредитив определяет порт погрузки. Этот порт должен указываться в морском / морском коносаменте в поле, обозначенном для порта погрузки. Однако он также может отображаться в поле, обозначенном как место получения. Если это так, должны быть ясны две вещи:

  1. То, что товар перемещен с места приема на судно, а
  2. Что бортовая запись показывает, что товар был размещен на борту судна в месте получения.

В аккредитиве также будет указан порт разгрузки. Можно было бы ожидать найти эту информацию в морском / морском коносаменте в поле, обозначенном как порт разгрузки. Однако не исключено, что это может быть поле, определенное как место конечного назначения. Если это так, снова должны быть ясны две вещи:

  1. Товар будет доставлен судном до места конечного назначения, а
  2. Есть отметка о том, что порт разгрузки указан как место конечного назначения.

Если место получения на морском / морском коносаменте указано как контейнерная площадка или станция фрахта контейнеров, и это же место указано как порт погрузки, его следует рассматривать как то же самое. В результате порт погрузки и название судна не должны быть частью бортовой записи.

Нередко в аккредитиве указывается порт погрузки и / или разгрузки с использованием географического термина, например «Любой порт западного побережья США.«В этом случае морской / морской коносамент и документ смешанной перевозки должны указывать фактический порт погрузки и разгрузки и, конечно же, он должен находиться в пределах географической зоны.

Если используется чартерный коносамент, порт погрузки должен быть указан так же, как на морском / морском коносаменте. Однако порт разгрузки может отображаться как географическая зона.

Грузополучатель, сторона заказа, грузоотправитель и подтверждение, уведомляемая сторона

Если аккредитив требует наличия морского / морского коносамента, чартера или мультимодального коносамента и требует прямой отправки указанной стороне — например, «отправляется компании ABC», — в грузе не должны использоваться такие выражения, как «На заказ» или «на заказ».И наоборот, если по аккредитиву требуется партия товара «на заказ» или «на заказ», прямая отправка неприемлема.

Если морской / морской коносамент, чартер-партия или смешанный коносамент выдается «по заказу» или «по распоряжению грузоотправителя», грузоотправитель должен подтвердить документ. Допустимо, если в подтверждении указано, что оно сделано для или от имени грузоотправителя.

Если аккредитив не требует указания уведомляющей стороны в морском / морском, чартерном или смешанном коносаменте, это поле можно либо оставить пустым, либо заполнить в любом случае.

Перевалка и частичная отгрузка

Перевалка происходит, когда товары выгружаются с одного судна или вида транспорта и перегружаются на другое. Это будет происходить с момента погрузки товаров на борт судна (также известного как порт погрузки) до конечного пункта назначения (или порта разгрузки) в соответствии с требованиями аккредитива.

При морских перевозках, если это движение товаров не происходит между портом погрузки и разгрузки, это не считается перевалкой.При мультимодальных перевозках, если транспортный документ охватывает весь рейс и показывает, что перевалка произошла, это будет приемлемо, даже если аккредитив запрещает перевалку.

Когда частичные отгрузки запрещены и аккредитив позволяет отгрузку из более чем одного порта, допустимо представление нескольких комплектов оригинальных коносаментов или транспортных документов с указанием различных приемлемых портов погрузки. Это, конечно, если товары отправляются на одном судне и рейс заканчивается в том же пункте назначения.

Если представлено несколько комплектов коносаментов или транспортных документов и у них разные даты отгрузки, последняя дата отгрузки должна использоваться для любого срока представления и для определения того, соответствуют ли документы последней дате отгрузки, разрешенной в аккредитиве. .

Банк будет считать частичной отгрузкой, если для перемещения товаров используется более одного судна или других транспортных средств, даже если это делается в один и тот же день в один и тот же пункт назначения.

Чистые коносаменты

Чистый коносамент или документ смешанной перевозки — это документ, который не содержит отметки о том, что товар или упаковка имеют дефекты.Слово «чистый» на самом деле не обязательно должно появляться в коносаменте или транспортном документе, даже если аккредитив требует наличия документа «чистый на борту».

Кроме того, если в коносаменте или транспортном документе есть слово «чистый», но оно вычеркнуто или удалено, это все равно приемлемо при отсутствии других указаний на то, что товар или упаковка неисправны.

Описание товара

Описание товара в коносаменте или транспортном документе не обязательно должно быть точно таким, как указано в аккредитиве.Описание может быть более общим, если оно не противоречит аккредитиву.

Исправления и изменения

Любые и все изменения, внесенные в коносамент или транспортный документ, должны быть подтверждены перевозчиком или его агентом в отношении коносаментов; владелец, капитан, капитан или их агент по чартерным коносаментам; и перевозчик / капитан или их агенты по мультимодальным документам.

Оборотные копии этих документов, в которые внесены исправления или изменения, не нуждаются в заверении.

Транспортные и дополнительные расходы

Аккредитив должен требовать либо предоплаты, либо инкассации фрахта, и это должно быть отражено в коносаменте. Если в аккредитиве указано, что никакие сборы в дополнение к фрахту не разрешены, в коносаменте не могут быть указаны дополнительные расходы к фрахту, которые могут или могли быть понесены. Сюда входят расходы на погрузку или разгрузку товаров.

Сборы, которые могут взиматься в результате задержки выгрузки товаров или задержек после выгрузки товара, например, плата за поздний возврат контейнера, не считаются дополнительными расходами.

Товары, на которые распространяется более одного коносамента или документа мультимодальной перевозки

Если в коносаменте или документе смешанной перевозки указано, что товары в контейнере покрываются более чем одним коносаментом или транспортным документом, все коносаменты или транспортные документы, относящиеся к этому контейнеру, должны быть представлены для выпуска контейнера. грузополучателю. Это приемлемо только в том случае, если все коносаменты или транспортные документы представлены вместе по одному и тому же аккредитиву.

Документы для воздушного транспорта

Воздушные коносаменты подпадают под действие статьи 27 UCP 500. Термин «авиагрузовая накладная» или «авиагрузовая накладная» не обязательно указывается в транспортном документе, но в них должно быть указано, что отправление из аэропорта в аэропорт было осуществлено. .


Загрузите образец авианакладной в формате PDF.


Оригинальные авианакладные

Оригинальная авиагрузовая накладная — это та, на которой на лицевой стороне документа указано «оригинал для отправителя / грузоотправителя».Если для аккредитива (LC) требуется полный комплект оригиналов, это также удовлетворяет этому требованию.

Подписание авианакладных

Необходимо четко указать личность стороны, подписывающей авиагрузовую накладную, и наименование перевозчика. Если подписант авиагрузовой накладной является агентом, необходимо четко указать, что он является агентом, и указать имя перевозчика, от имени которого они подписываются.

Однако, если аккредитив допускает либо внутреннюю авиагрузовую накладную, либо авиагрузовую накладную экспедитора, то экспедитор может подписать документ и быть идентифицирован как экспедитор, а не перевозчик или агент перевозчика.

Товары, принятые к перевозке, дата отправки и требования к фактической дате отправки

В авиагрузовой накладной всегда должно быть указано, что товар принят к перевозке.

Если аккредитив требует, чтобы дата отправки была указана в авианакладной, эта информация должна быть где-то в документе. Дата отгрузки считается датой отгрузки. Любая информация, помеченная как «только для использования перевозчиком», не может использоваться для определения даты отправки.

Если аккредитив не требует указания даты отправки на авианакладной, дата выдачи будет считаться датой отправки. Если в авиагрузовой накладной указана дата или номер рейса, но это не требуется LC, эта информация не принимается во внимание.

Аэропорты отправления и назначения

Аэропорт отправления и назначения должны быть указаны в авианакладной в соответствии с требованиями LC. Если вместо полного названия аэропорта используется код IATA для аэропорта, это не является несоответствием.

Если аккредитив разрешает отправку в или из географического района или региона, в авианакладной должен быть указан фактический аэропорт, используемый в этом районе или регионе.

Грузополучатель, заказчик и уведомляемая сторона

Авиагрузовые накладные не являются правоустанавливающими документами. Следовательно, даже если LC требует наличия авиагрузовой накладной «на заказ», авиагрузовая накладная с пометкой «отправлено на» будет принята. Авиагрузовая накладная не должна оформляться «на заказ».

Если в аккредитиве не указана уведомляющая сторона, в авиагрузовой накладной не нужно указывать уведомляющую сторону, или, если это так, любая уведомляемая сторона будет приемлемой.

Перевалка и частичная отгрузка

UCP 500 определяет перевалку как разгрузку и перегрузку товаров с одного самолета на другой. Это может происходить во время перевозки из аэропорта отправления в аэропорт прибытия. Кроме того, если аккредитив запрещает перевалку, это разрешается, если весь рейс покрывается одной авианакладной.

Если аккредитив запрещает частичные перевозки и представлено несколько авиагрузовых накладных, охватывающих отгрузку из одного или нескольких аэропортов отправления, расхождения не должны называться, при условии, что они охватывают отгрузку одним и тем же самолетом и одним и тем же рейсом и прибывают в тот же аэропорт прибытия. .

Если представлено более одной авиагрузовой накладной, может появиться несколько дат отгрузки. В этом случае самая последняя дата отгрузки будет считаться фактической датой отгрузки и использоваться для расчета любого периода времени представления.

Если отгрузка осуществляется более чем одним самолетом — даже если самолеты отправляются в один и тот же день в один и тот же пункт назначения — это будет считаться частичной отгрузкой.

Документы для перевозки чистого воздуха

Если на авиагрузовой накладной есть отметка о том, что товар или упаковка имеют дефекты, банк назовет несоответствие.Если в обозначении не указан какой-либо дефект, то расхождение не будет считаться.

ISBP приводит следующий пример: допустима авиагрузовая накладная с указанием «упаковки может не хватить на для авиаперелета»; авиагрузовая накладная с заявлением «упаковка недостаточна для перевозки по воздуху » не принимается.

Даже несмотря на то, что LC может потребовать наличие чистой авианакладной, слово «чистый» не должно появляться в документе. Если слово «чистый» появилось, но затем было вычеркнуто или удалено каким-либо образом, авиагрузовая накладная все равно будет приемлема до тех пор, пока нет отметки, указывающей на то, что товар или упаковка неисправны.

Описание товара

Описание товара, указанное в авиагрузовой накладной, не обязательно должно быть точно таким, как указано в аккредитиве. Если товары описаны в более общих чертах, но не противоречат аккредитиву, это приемлемо.

Исправления и изменения

Если в авиагрузовой накладной появляется исправление или изменение, то перевозчик или его агент должны подтвердить их подлинность.

Если представлена ​​копия авиагрузовой накладной, она не должна быть подписана перевозчиком или его агентом, и любые исправления или изменения не требуют аутентификации.

Транспортные и дополнительные расходы

В аккредитиве обычно указывается, что воздушный фрахт должен быть получен или предварительно оплачен, и это должно быть отражено в авиагрузовой накладной.

Если в аккредитиве указано, что он не предусматривает никаких дополнительных затрат в дополнение к транспортным расходам, в авиагрузовой накладной не должно быть указано никаких дополнительных сборов. Это включает любые ссылки, которые будут указывать на стоимость погрузки или разгрузки товаров. Однако это приемлемо, если есть пункт о том, что может взиматься плата в случае задержки выгрузки товаров.

Если в авиагрузовой накладной есть место, где могут появиться предоплаченные или сборные транспортные расходы, то допустимо, если аккредитив требует, чтобы эти сборы были внесены в предоплаченный раздел авиагрузовой накладной. Если LC требует фрахта, будет приемлемо, чтобы эти сборы были указаны в разделе инкассо авианакладной.

Прочие транспортные документы

Статья 28 Автомобильные, железнодорожные или внутренние водные пути

Требования к автомобильным, железнодорожным или внутренним водным транспортным накладным очень похожи.Если для аккредитива требуется один из этих документов, представленный документ будет принят при соблюдении следующих условий:

  • Имя перевозчика или его агента указано в документе. Отображается их подпись или другие средства аутентификации, а также указание на то, что товары были получены перевозчиком или их агентом для отправки.
  • Дата отгрузки соответствует условиям аккредитива. Это определяется датой на штампе приема.При отсутствии штампа приема дата выдачи документа будет считаться датой отгрузки.
  • Наконец, место отгрузки и пункт назначения должны соответствовать условиям аккредитива, а также любым другим условиям, которые может быть указан в аккредитиве.

Для аккредитива может потребоваться полный комплект железнодорожных, автомобильных или внутренних водных транспортных документов. В этих случаях банки принимают транспортные документы в полном комплекте. Однако, если в транспортном документе указано, сколько документов было выдано, то этот номер необходимо указать, чтобы выполнить полное требование.

Опять же, UCP 500 определяет перевалку как разгрузку и перегрузку с одного средства перевозки на другое с использованием другого вида транспорта в ходе перевозки от места отгрузки до места назначения в соответствии с требованиями LC.

Представим себе аккредитив, по которому перевалка запрещена. Давайте продолжим представлять себе транспортный документ, такой как железнодорожный документ. В этом документе четко указывается, что перевалка произошла или может произойти, но в этом документе также четко указано, что она охватывает всю отправку с использованием одного и того же вида транспорта.Этот документ будет считаться приемлемым.

Статья 29 Курьерские и почтовые квитанции

Приемлемой почтовой квитанцией является квитанция с печатью и датой в месте отгрузки, требуемым аккредитивом. Эта дата считается датой отгрузки.

Приемлемой курьерской квитанцией будет та, на которой указано название и подпись курьерской службы. Если в аккредитиве указана конкретная курьерская служба, очевидно, что ее придется использовать.Курьерская квитанция также должна быть датирована, и эта дата считается датой отправки.

Оба эти документа должны также соответствовать любым другим условиям, указанным в аккредитиве, чтобы быть приемлемыми.

Статья 30: Транспортные документы, выданные экспедиторами

Прежде чем банк примет транспортный документ, выданный экспедитором, этот документ должен соответствовать определенным критериям.

Сначала в транспортном документе экспедитора должен быть указан либо как перевозчик, либо как оператор мультимодальных перевозок.Кроме того, экспедитор должен подписать или подтвердить документ в качестве перевозчика или оператора мультимодальных перевозок.

Если, однако, в документе указано действительное название перевозчика или оператора мультимодальных перевозок, экспедитор должен подписать или подтвердить документ от имени перевозчика или оператора как их названного агента.

Статья 31: На палубе, груз и количество грузоотправителя, наименование грузоотправителя

Начнем с отметок «на палубе» в коносаменте, когда товары отправляются морским транспортом.

Если в коносаменте указано, что товары загружены на палубу или будут загружены на палубу , документ неприемлем. Это связано с возможным повреждением соленой водой, которое может произойти, когда грузы загружаются на палубе, а не под палубой. Если вы знаете, что единственный способ отправить ваш продукт — это на палубе, убедитесь, что аккредитив позволяет это сделать.

Если в коносаменте есть пункт о том, что товары могут быть загружены на палубу, это будет приемлемо, если нет никаких указаний на то, что товары действительно находятся на палубе.

Фраза «загрузка и количество грузоотправителя» обычно используется для контейнерных грузов, которые сегодня составляют большую часть грузов. Поскольку у перевозчика нет возможности проверить содержимое опломбированного контейнера, он делает отметку в коносаменте, что это «груз и счет грузоотправителя», а не их.

Лет назад это всегда считалось несоответствием, но сегодня с UCP 500 это считается приемлемым.

Кто может быть указан как отправитель товара? Согласно UCP 500, получатель не должен указываться как грузоотправитель.Допускается сторонний грузоотправитель. Это особенно полезно в случае переводных аккредитивов, о которых я расскажу в следующей статье.

Статья 32: Документы для чистой транспортировки

Меня спросили, является ли чистый транспортный документ тем, на котором нет пятен или грязи. Собственно чистый транспортный документ не имеет ничего общего ни с пятнами, ни с грязью. Это связано с отметкой, которая может появиться в транспортном документе, свидетельствующей о том, что товар или упаковка могли быть скомпрометированы.

Когда перевозчик получает товар, он делает отметку об этом в транспортном документе, если заметит, что товар мог быть поврежден. Если этот тип оговорки появляется в транспортном документе, это считается нечистым документом и является несоответствующим.

Страховые документы

Органы, выдающие страховые документы

Если для аккредитива требуется страховой документ, банки ожидают получить документ, выданный страховой компанией или их агентом.При чтении аккредитива и страхового документа может потребоваться, чтобы все оригиналы были подписаны.

Страховой брокер может оформить страховой документ, используя свои канцелярские принадлежности. Однако страховой документ должен быть подписан страховой компанией или ее агентом. Во многих случаях страховой брокер выступает в качестве агента страховой компании.

Страховые риски

Все риски, упомянутые в аккредитиве, должны быть покрыты в страховом документе.В большинстве аккредитивов четко указаны типы рисков, которые необходимо покрыть, и исключений быть не может.

Я думаю, что одна область, которая вызвала некоторую путаницу, — это оговорка «обо всех рисках». По самой своей природе можно было бы подумать, что все риски покрывают все риски, но на самом деле это не так. Например, статья о всех рисках не распространяется на забастовки, беспорядки и гражданские волнения.

Если аккредитив предусматривает покрытие всех рисков, будут приняты любые отметки в страховом документе, в которых указывается покрытие всех рисков.Кроме того, если в страховом документе есть отметка о том, что он покрывает положения Института грузовых перевозок (А), условие для покрытия всех рисков было выполнено.

По моему опыту, обычно предоставляется только один страховой документ, охватывающий всю стоимость груза или стоимость, указанную в аккредитиве. Однако не исключено, что для одной отправки может быть представлено несколько страховых документов. Это может быть сделано при условии, что в каждом документе четко указывается, какова на самом деле индивидуальная стоимость страхового покрытия, и что страховое покрытие является независимым и не связано с каким-либо другим страховым документом.

Кроме того, солидарная ответственность должна быть указана во всех документах по множественному страхованию, или страховщик, покрывающий наибольшую стоимость, должен заявить, что он будет нести 100% риска.

В страховом документе должно быть указано как минимум покрытие от порта отгрузки до порта доставки, как указано в аккредитиве.

Даты

При чтении аккредитива, скорее всего, он не будет упоминать ничего, относящегося к дате страхового документа.Однако, если вы знакомы с UCP 500, вы уже знаете, что страховой документ должен быть датирован бортовой отметкой или датой отправки или раньше. Единственным исключением из этого правила является то, что в страховом документе указано, что страховое покрытие началось не позднее даты прибытия на борт или даты отправки.

Если дата истечения срока действия указана в страховом документе, в нем должно быть четко указано, что он относится к последней дате, когда товары могут быть загружены на борт, или последней дате, когда товары могут быть приняты, и что это не имеет никакого отношения к срок предъявления претензии по страхованию в случае необходимости.

Страхование — валюта и сумма

Страховой документ должен быть в той же валюте, что и аккредитив. Стоимость страхового покрытия, как минимум, должна быть такой, как указано в аккредитиве. Если в кредите не упоминается минимальное покрытие, автоматически предполагается, что оно составляет 110 процентов от стоимости счета-фактуры CIF или CIP. UCP 500 не указывает максимальную стоимость страхового покрытия.

Если в аккредитиве указано, что страхование должно быть «независимо от процента», то в страховом документе не может быть никаких указаний на то, что оно подлежит франшизе или франшизе.

Иногда аккредитив может быть открыт только на часть стоимости товара. Это может произойти при использовании второго способа оплаты. Например, 20 процентов стоимости груза обрабатывается на открытом счете, а остаток в 80 процентов покрывается аккредитивом.

Иногда в счете может быть указана скидка или вычет по предоплате. Во всех случаях страховое покрытие должно основываться на полной стоимости товаров, а не на стоимости аккредитива.

Сертификат происхождения

Иногда, имея дело с аккредитивом, лучшее практическое правило, которое вы можете использовать, — это представлять в банк документы, как это предусмотрено в аккредитиве. Классический пример этого — сертификат происхождения. Если для аккредитива требуется сертификат происхождения, это требование считается выполненным, если представлен документ, удостоверяющий происхождение товара, подписанный и датированный.


Скачать образец сертификата происхождения в формате PDF.


Чтобы сделать еще один шаг вперед, если аккредитив предусматривает, что документ должен быть выпущен определенной стороной, тогда эта сторона должна выдать документ. Это, безусловно, относится к сертификату происхождения.

Однако, и здесь это может немного усложниться, если для аккредитива требуется, чтобы бенефициар выдал сертификат происхождения, но документ фактически выдан торговой палатой, он все равно может быть приемлемым. Если документ идентифицирует получателя, то это приемлемый документ.

До сих пор мы указали, что документ, удостоверяющий происхождение товара, подписанный, датированный и выданный стороной в соответствии с требованиями аккредитива, является приемлемым. Есть ли что-нибудь еще? Должно быть краткое описание товара. Описание может быть общим, если оно не противоречит аккредитиву.

Наконец, при подготовке документов для представления в банк по аккредитиву включайте только информацию об этих документах, как того требует аккредитив или UCP 500.Если вы сделаете свои документы простыми, вы сможете исключить возможность расхождений.

Заключительные слова

На этом моя интерпретация ISBP завершается. Я настоятельно рекомендую вам получить копию Международной стандартной банковской практики (ISBP) для проверки документов по аккредитивам , выпущенной Международной торговой палатой (ICC), для справки и для ваших собственных выводов.

Порядок обработки входящей корреспонденции для целей хранения и архивирования

Типы корреспонденции

Персонал отдела документации

должен быстро и точно обрабатывать различные типы корреспонденции.Входящая корреспонденция будет поступать в архив несколькими способами. Некоторые из них будут доставлены по обычной почте, некоторые вручную, а некоторые по телексу, факсу или электронной почте. Также будут различия в способах адресации пунктов. Некоторые из них будут адресованы министерству, ведомству или агентству, а некоторые — частным лицам по имени или по должности. Другие вопросы могут быть адресованы неадекватно или неразборчиво. Меньшее количество элементов будет иметь маркировку безопасности или конфиденциальности, например «конфиденциально» или «личное».Некоторые письма могут содержать чеки, деньги или другие ценные вещи, которые необходимо будет тщательно зарегистрировать и отчитаться в Отделе документации.

Открытие почты

Почта то есть:

  • Помечено как личное или конфиденциальное или адресованное должностному лицу министерства / департамента по личному имени, а не по званию или должности, следует оставить закрытыми и немедленно передать адресату.

Почта то есть:

  • Очевидный счет, квитанция, выписка или счет-фактура
  • Возврат отправителю с пометкой в ​​случаях, когда имя отправителя четко идентифицируется
  • Предназначен для неадминистративного отдела

остается неоткрытым и помещается в соответствующий поддон / поддон для дальнейшей сортировки и доставки.Во всех офисах должен быть по крайней мере один ящик / лоток, предназначенный для входящей почты, в которую помещается неоткрытая обычная внешняя почта.

Правила обращения с «конфиденциальными» и «личными» письмами и секретными документами должны соблюдаться всегда. (См. Также: Работа с секретными документами и файлами). Все остальные письма должны открываться и проставляться с датой, как только они будут получены в Офисе документации. Во время этого процесса письма должны храниться в ящике или другом подходящем контейнере.

Разрежьте открытые конверты сверху. Необходимо следить за тем, чтобы содержимое писем не было повреждено при разрезании конвертов. Многие приложения поступают отдельно или отдельно от сопроводительных документов. Прикрепите такие приложения к соответствующим документам, стараясь не повредить чеки, сертификаты или аналогичные предметы. Все приложения должны быть указаны в сопроводительных документах. Это особенно важно, когда вложения представляют собой ценные бумаги или личные документы.

Сертификаты, акты и другие юридические документы требуют особого внимания. Поместите такие документы в отдельные конверты, указав на внешней стороне содержание и ссылочный номер файла. Запишите их в регистр или Книгу ценностей и храните в надежном месте. Перекрестная ссылка на файл.

Заказная почта

  • Входящая заказная почта забирается из почтового отделения курьером в заданное время.Мессенджер должен подписаться на заказное письмо.
  • После этого заказная почта доставляется вместе с обычной входящей почтой в почтовую стойку в офисе документации. Процедура отправки заказной почты аналогична описанной выше обычной почте.
  • После того, как заказное письмо или незарегистрированное письмо с наличными деньгами было обработано, оно доставляется адресату вручную служащим почтового отделения, который следит за тем, чтобы адресат поставил свою подпись в Журнале ценностей в качестве доказательства того, что письмо было получено.
  • После получения всех подписей Журнал ценностей возвращается кассиру Казначейства, который сверяет подписи с полученными деньгами.

Регистр внутренней корреспонденции и почтовая папка

После вскрытия почты и учета всех вложений каждое письмо или меморандум должно быть зарегистрировано назначенным должностным лицом в Регистре входящей корреспонденции. Все графы Регистра должны быть заполнены.Первоначально необходимо ввести следующие данные:

  1. Серийный номер (следующий номер по порядку)
  2. Дата письма
  3. Дата получения письма
  4. От кого пришло письмо
  5. Справка автора письма
  6. Тема письма

Начальник отдела документации или назначенное должностное лицо решает, как обращаться с предметами. Например: —

  1. Отметьте обычные документы инструкциями по подаче и передайте их офицеру, ответственному за подачу.
  2. Поместите письма, которые не являются обычным делом, в почтовые папки для распространения. Список будет варьироваться от агентства к агентству, но важно, чтобы он был как можно короче, чтобы почтовая папка была быстро возвращена в архив.

Должностные лица, внесенные в список рассылки, должны незамедлительно обратиться к документам в почтовой папке. Они должны отметить те письма, с которыми они хотели бы иметь дело лично или которые они хотели бы направить своим сотрудникам, указав, кому они должны быть отправлены.Все такие указания должны быть подписаны и датированы должностным лицом, делающим их. Письма нельзя удалять из почтовой папки. Все должны быть возвращены в архив для хранения.

Если каждый день отправляется более одного тиража почты, корреспонденция, доставленная после отправки тиража, должна быть отложена и включена в последующую партию, за исключением тех, которые имеют пометку «срочно», которая должна быть доставлена ​​немедленно. Офисы документации, получающие почту только раз в день, могут счесть необходимым иметь второй тираж для работы с почтой, доставленной вручную.

Когда почтовая папка возвращается в архив, документы должны быть немедленно помещены в соответствующие файлы. Перед тем, как файлы будут переданы назначенным ответственным за действия, сотрудники отдела документации должны отметить в соответствующем листе передачи файлов имя или должность ответственного за действия и дату передачи (см. — Раздел 7). В Реестре внутренней корреспонденции должна быть занесена следующая информация:

  1. Имя или должность ответственного за действия, которому было передано дело, и дата подачи письма
  2. Номер файла, на котором было размещено письмо

Дело должно быть незамедлительно доставлено соответствующим должностным лицам.

Почта с ценностями

Почтовые отправления, содержащие чеки, банковские тратты, денежные переводы или другие ценные предметы или которые могут их содержать, должны тщательно охраняться с момента их получения.

Должен быть подготовлен письменный отчет обо всех почтовых переводах, полученных каждый день (в дополнение к Регистру входящей корреспонденции), который должен быть подписан лицом, открывающим почту. Для этого используется книга ценных бумаг или реестр денежных переводов.Сотрудники отдела учета должны внести следующую информацию в регистр денежных переводов:

  1. Серийный номер
  2. Дата получения
  3. Имя отправителя перевода
  4. Количество
  5. Реквизиты перевода
  6. Номер чека / Код сортировки банка (только чеки)
  7. Имя и подпись должностного лица при открытии перевода

Каждый лист реестра должен быть пронумерован. Полученные денежные средства должны быть подсчитаны и отмечены в реестре, а также в сопроводительном документе пост-открывателем.В реестре нельзя делать стирания и карандашные записи. Неправильная запись может быть отменена только путем исключения и исправления новой записи, при которой исходная запись остается разборчивой. Все такие изменения должны быть подписаны совместно ответственным за вскрытие документов и надзорным должностным лицом.

Проверьте все подлежащие оплате инструменты (чеки, денежные переводы, почтовые переводы, банковские переводы и т. Д.), Чтобы убедиться, что: —

  • Сумма соответствует сумме, указанной в квитанции о переводе или другом сопроводительном документе
  • суммы прописью и цифрами согласны
  • дата и данные получателя заполнены правильно
  • переводы подписаны (за исключением почтовых и платежных поручений)

Если цель, с которой был отправлен денежный перевод, не может быть определена, включите его в ежедневный банковский перевод и примите меры для получения необходимой информации как можно быстрее.

В случаях, когда деньги явно пропущены или отличаются по сумме от суммы, указанной в документах, полученных по почте, на документе должна быть сделана отметка совместно с лицом, открывающим почту, и надзорным сотрудником. Лицо, отправившее перевод, сразу же извещается об ошибке. Тем временем чек можно сдать в банк.

Телеграммы и факсы

  • Поместите телеграмму в папки с пометкой «СРОЧНО» сразу после их регистрации.Затем эти папки необходимо незамедлительно передать старшему офицеру для получения указаний о том, как с ними обращаться.
  • По факсу поступает все больше писем. Поскольку по факсу иногда отправляется «нежелательная» почта, убедитесь, что полученные факсы касаются подлинного офисного бизнеса. Следует избегать ненужного использования факса, и следует внимательно подходить к решению, следует ли рассматривать факсы как срочно. Обычная несрочная корреспонденция не должна отправляться по факсу. В случае сомнений начальник отдела документации должен проконсультироваться с соответствующим ответственным за действия.
  • Отправленные по факсу материалы имеют тенденцию выцветать при печати на термобумаге. После того, как будет установлено, что факс относится к служебным делам, необходимо сделать копию факсимильного сообщения и поместить копию в почтовую папку или в соответствующий файл, если это необходимо. Полученный факс следует поместить в файл для исходных факсов.
  • Все входящие факсы в файле факса должны быть уничтожены через шесть месяцев в обычном порядке. Если оригинал документа, отправленного по факсу, будет получен позднее в Офисе документации, он также должен быть помещен в соответствующий файл.И фотокопия факса, и оригинал документа должны быть сохранены в файле, поскольку к фотокопии могли быть добавлены комментарии, написанные оперативными сотрудниками.

Электронная почта

  • Все больше сообщений поступает по электронной почте на настольные компьютеры оперативников. Однако многие сообщения электронной почты являются обычными или не связаны с официальными делами, и их не нужно будет сохранять после прочтения.
  • Должностные лица, отправляющие или получающие электронную почту, должны решить, касается ли каждая полученная или отправленная электронная почта служебным делом и должна ли быть распечатана, чтобы копия помещалась в файл.
  • Во всех случаях, когда входящая электронная почта распечатывается для хранения, любой исходящий ответ также должен быть распечатан и приложен к входящему сообщению, где это возможно.
  • Электронные сообщения должны относиться к одной теме только для облегчения хранения. Если электронное письмо касается нескольких тем, необходимо будет сделать копии и поместить их в соответствующие файлы.((Правила хранения и хранения электронной почты в электронном виде постоянно пересматриваются и дорабатываются)

Секретные документы и файлы

Распространение «секретных» документов должно быть строго ограничено теми офицерами, которым они нужны для эффективного выполнения своих обязанностей. У них должны быть соответствующие зазоры.

.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *