НДФЛ при компенсации за использование авто сотрудника
- Главная
- >
- Новости
- >
- НДФЛ при компенсации за использование авто сотрудника
НДФЛ при компенсации за использование авто сотрудника Компенсация за использование авто сотрудника не облагается НДФЛ и взносами при наличии необходимых документов
В соответствии со статьей 188 ТК при использовании работником с согласия или ведома работодателя и в его интересах личного имущества работнику выплачивается компенсация за использование, износ (амортизацию) инструмента, личного транспорта, оборудования и других технических средств и материалов, принадлежащих работнику, а также возмещаются расходы, связанные с их использованием. Размер возмещения расходов определяется письменным соглашением сторон трудового договора.
Компенсация за использование личного автомобиля работника, используемого в интересах работодателя, освобождаются от обложения НДФЛ в соответствии с пунктом 3 статьи 217 НК.
При этом в целях освобождения от НДФЛ должны иметься копии документов, подтверждающих право собственности работника на используемое имущество, а также расчеты компенсаций и документы, подтверждающие фактическое использование имущества в интересах работодателя, осуществление расходов на эти цели и суммы произведенных в этой связи расходов.
Кроме того, оплата организацией расходов работников, связанных с использованием личного имущества, не подлежит обложению страховыми взносами, если использование данного имущества связано с исполнением трудовых обязанностей (в служебных целях), в размере, определяемом соглашением между организацией и таким сотрудником.
При этом размер возмещения указанных расходов должен соответствовать экономически обоснованным затратам, связанным с фактическим использованием работником личного имущества для целей трудовой деятельности. То есть организация должна располагать копиями документов, как подтверждающих право собственности работника на используемое имущество, так и подтверждающих расходы, понесенные им при использовании данного имущества в служебных целях.
Такие разъяснения дает Минфин в письме № 03-04-06/65168 от 12.09.2018.
Министерство финансов Российской Федерации: Письмо № 03-04-06/65168 от 12.09.2018
Ответ: Департамент налоговой и таможенной политики рассмотрел письмо от 06.07.2018 по вопросам обложения налогом на доходы физических лиц и страховыми взносами компенсационных выплат работнику организации за использование автомобиля в служебных целях и в соответствии со статьей 34.2 Налогового кодекса Российской Федерации (далее — Кодекс) разъясняет следующее.
В соответствии со статьей 188 Трудового кодекса Российской Федерации при использовании работником с согласия или ведома работодателя и в его интересах личного имущества работнику выплачивается компенсация за использование, износ (амортизацию) инструмента, личного транспорта, оборудования и других технических средств и материалов, принадлежащих работнику, а также возмещаются расходы, связанные с их использованием.
1. Налог на доходы физических лиц
В соответствии с пунктом 3 статьи 217 Кодекса не подлежат обложению налогом на доходы физических лиц все виды установленных законодательством Российской Федерации, законодательными актами субъектов Российской Федерации, решениями представительных органов местного самоуправления компенсационных выплат (в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством Российской Федерации), связанных, в частности, с исполнением налогоплательщиком трудовых обязанностей.
С учетом изложенного компенсационные выплаты, производимые в соответствии со статьей 188 Трудового кодекса организацией за использование личного автомобиля работника, используемого в интересах работодателя, освобождаются от обложения налогом на доходы физических лиц в соответствии с пунктом 3 статьи 217 Кодекса в размере, определенном соглашением сторон трудового договора.
При этом в целях освобождения от обложения налогом на доходы физических лиц полученных доходов в организации должны иметься копии документов, подтверждающих право собственности работника на используемое имущество, а также расчеты компенсаций и документы, подтверждающие фактическое использование имущества в интересах работодателя, осуществление расходов на эти цели и суммы произведенных в этой связи расходов.
2. Страховые взносы
Пунктом 1 статьи 420 Кодекса определено, что объектом обложения страховыми взносами для плательщиков страховых взносов — организаций признаются выплаты и иные вознаграждения, начисляемые ими в пользу физических лиц, в частности, в рамках трудовых отношений.
Согласно пункту 1 статьи 421 Кодекса база для начисления страховых взносов для плательщиков страховых взносов — организаций определяется как сумма выплат и иных вознаграждений, предусмотренных пунктом 1 статьи 420 Кодекса, начисленных плательщиками страховых взносов за расчетный период в пользу физических лиц, за исключением сумм, указанных в статье 422 Кодекса.
На основании абзаца десятого подпункта 2 пункта 1 статьи 422 Кодекса не подлежат обложению страховыми взносами все виды установленных законодательством Российской Федерации, законодательными актами субъектов Российской Федерации, решениями представительных органов местного самоуправления компенсационных выплат (в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством Российской Федерации), связанных, в частности, с выполнением физическим лицом трудовых обязанностей.
Следовательно, оплата организацией расходов работников, связанных с использованием личного имущества, не подлежит обложению страховыми взносами, если использование данного имущества связано с исполнением трудовых обязанностей (в служебных целях), в размере, определяемом соглашением между организацией и таким сотрудником.
При этом размер возмещения указанных расходов должен соответствовать экономически обоснованным затратам, связанным с фактическим использованием работником личного имущества для целей трудовой деятельности.
Учитывая вышеизложенное, оплата организацией расходов работника по использованию личного имущества в служебных целях не подлежит обложению страховыми взносами в размере, определяемом соглашением между организацией и таким сотрудником, только при документальном подтверждении указанных расходов.
Одновременно сообщается, что настоящее письмо Департамента не содержит правовых норм, не конкретизирует нормативные предписания и не является нормативным правовым актом. Письменные разъяснения Минфина России по вопросам применения законодательства Российской Федерации о налогах и сборах, направленные налогоплательщикам и (или) налоговым агентам, имеют информационно-разъяснительный характер и не препятствуют налогоплательщикам, налоговым органам и налоговым агентам руководствоваться нормами законодательства Российской Федерации о налогах и сборах в понимании, отличающемся от трактовки, изложенной в настоящем письме.
Заместитель директора Департамента
В.А.ПРОКАЕВ
Смотреть все новости
Использование автомобиля в деловых целях. Как уберечь работников от поездок на метро.
- Главная
- Исследования
- Юридический и налоговый консалтинг
- Использование автомобиля в деловых целях. Как уберечь работников от поездок на метро.
Можно ли компенсировать использование личной машины в служебных целях, если работник — не собственник? Надо ли облагать компенсацию за использование личного автомобиля в служебных целях НДФЛ? Что прописать в ЛНА, регулирующем использование работниками услуги каршеринга?
В период распространения коронавируса многие работодатели не хотят, чтобы их сотрудники ездили по рабочим вопросам на общественном транспорте.
Однако служебные автомобили есть не у всех компаний. К тому же предоставлять корпоративный транспорт большому количеству сотрудников дорого. В этой связи работникам предлагают передвигаться на своем или арендованном ими автомобиле. Как оформить использование сотрудником личного транспорта или услуги каршеринга для служебных поездок, рассказали в статье.
Использование работником личного транспортного средства
Если у сотрудника есть личный автомобиль, предложите использовать его для служебных целей. В этом случае платите работнику компенсацию за эксплуатацию и амортизацию транспортного средства, а также возмещайте расходы, связанные с рабочими поездками, например затраты на ГСМ (ст. 188 ТК). Порядок, условия и период использования личного автомобиля в служебных целях пропишите в допсоглашении к трудовому договору. Это нужно, если такие же условия не указаны в самом договоре. Пропишите, какое именно транспортное средство будет эксплуатировать работник и какие документы подтверждают право пользования автомобилем.
- марку автомобиля и его государственный регистрационный номер;
- VIN-код;
- реквизиты ПТС;
- реквизиты документа, на основании которого работник вправе использовать автомобиль.
Учтите, в ст. 188 ТК не установлено, что считать личным имуществом работника. Суды относят к такому имуществу не только то, которое находится в собственности у сотрудника, но также, например, используемое по доверенности (постановление АС Уральского округа от 06.04.2015 № Ф09-10118/14). В допсоглашении к трудовому договору пропишите размер компенсации работнику за использование личного автомобиля в служебных целях. Компания вправе самостоятельно разработать порядок расчета соответствующей выплаты и закрепить его в ЛНА. Например, можете указать, что размер возмещения фиксированный или же зависит от количества поездок в месяц. Обратите внимание, что есть нормы расходов на выплату компенсации за использование для служебных поездок личных автомобилей и мотоциклов (постановление Правительства от 08.
Их можете исчислять отдельно, либо включить в размер фиксированной компенсации. В последнем случае укажите в допсоглашении к трудовому договору, что в сумму выплаты работнику за использование личного транспорта уже включены расходы на оплату ГСМ, парковки и иные расходы, связанные с рабочими поездками. Помните, что для целей налогообложения нужны документы, которые подтвердят обоснованность расходов работника. Поэтому закрепите в допсоглашении к трудовому договору обязанность сотрудника заполнять путевые листы, брать чеки при покупке бензина и предоставлять эти документы работодателю.Из решения суда:
«…отсутствует информация о размере компенсации; документы, подтверждающие фактическое использование личного транспорта в служебных целях и величину расходов, понесенных в процессе использования, а именно путевые листы или информация о маршруте следования с указанием пунктов назначения и километража; ведомость разъездов сотрудника в служебных целях, т. е. маршрут следования должен однозначно свидетельствовать о служебном характере поездок.
С учетом изложенного суды обоснованно признали завышенной сумму косвенных расходов» (постановление АС Поволжского округа от 28.05.2019 № Ф06-47057/2019).
Компенсацию работнику за использование личного автомобиля в служебных целях облагать страховыми взносами и НДФЛ не нужно (письмо Минфина от 06.12.2019 № 03- 04-06/94977, определение ВС от 31.01.2019 № 309-КГ18-24490).
Вывод: Если работник будет использовать личный автомобиль для служебных поездок, заключите допсоглашение к трудовому договору. Там укажите порядок, условия и период использования личного транспорта, а также реквизиты документов на автомобиль. Про
пишите размер компенсации работнику за использование личной машины и порядок возмещения расходов, связанных с рабочими поездками. Закрепите обязанность работника оформлять путевые листы, предоставлять работодателю чеки на оплату бензина и прочих расходов. Иначе учесть эти выплаты для целей налогообложения не сможете.
Использование услуги каршеринга
Для служебных поездок работников возможно использовать услугу каршеринга.
Под ней понимают предоставление физлицам транспорта в краткосрочную аренду на основе поминутной тарификации. При этом цель поездки не должна быть связана с предпринимательской деятельностью (приложение к приказу Департамента транспорта и развития дорожнотранспортной инфраструктуры г. Москвы от 02.09.2015 № 61-02-283/5). Чтобы работники могли использовать каршеринг для служебных поездок, а компания — компенсировать сотрудникам затраты, примите специальный ЛНА. В нем, в частности, пропишите:
- должности работников, которые вправе использовать каршеринг за счет компании;
- период времени и случаи, когда работники вправе пользоваться каршерингом за счет работодателя;
- наименование каршерингового провайдера, услугами которого обязаны пользоваться работники;
- затраты, которые компенсирует работодатель, и расходы работников, не подлежащие возмещению;
- документы, которые работники должны предоставлять работодателю для компенсации услуги каршеринга.
Чтобы избежать дополнительных затрат и споров с сотрудниками, укажите в ЛНА, что компания компенсирует только расходы на услугу каршеринга.
Пример: В ЛНА можете закрепить следующую формулировку: «Работникам, которые используют услугу краткосрочной аренды автомобилей на основе поминутной тарификации (каршеринг), работодатель компенсирует только стоимость аренды транспортного средства в пределах лимитов, установленных настоящим Положением. Иные расходы, связанные с использованием услуги каршеринга, в том числе штрафы за нарушение правил дорожного движения, нарушение требований каршеринговой компании, утрату документов, работодатель работнику не возмещает. Если в результате ДТП или иных инцидентов, произошедших по вине работника, он произвел выплаты в пользу третьих лиц, такие расходы возмещению со стороны работодателя не подлежат».
К слову сказать: работодатель вправе заключить с юрлицом договор аренды транспортного средства с экипажем.
В этом случае дополнять трудовые договоры не обязательно. Достаточно предусмотреть в ЛНА случаи, когда работники будут использовать арендованный автомобиль. С ЛНА ознакомьте работников под роспись. Подробнее о договоре аренды транспортного средства с экипажем читайте в июльском номере «ТС» (с. 78).
С ЛНА, который определяет порядок использования услуги каршеринга, ознакомьте работников под роспись. При необходимости заключите допсоглашение к трудовому договору. В нем можете прописать особенности использования каршеринга конкретным работником. Например, расширить перечень случаев, когда сотрудник вправе воспользоваться услугой. Обратите внимание, что условия трудового договора не должны ухудшать положение работника по сравнению с ЛНА, иначе возможны обвинения в дискриминации и претензии ГИТ. Для правильного расчета налогов работники должны предоставить работодателю документы, подтверждающие расходы на каршеринг: договор аренды, отчеты о поездках, платежные документы. Заключение договора между пользователем и каршеринговой компанией происходит, как правило, путем регистрации в специальном мобильном приложении.
Сам договор не персонифицированный, найти его работник может в личном кабинете того же приложения. Там же есть доступ к истории поездок и онлайн-чекам. Все эти документы работники должны предоставлять в бухгалтерию для компенсации расходов на каршеринг.
Вывод: Если планируете компенсировать работникам услугу каршеринга, разработайте специальный ЛНА. Там пропишите категории работников и случаи, когда сотрудники могут ездить на арендованном ими автомобиле за счет средств компании. Также предусмотрите обязанность работников предоставлять в бухгалтерию договор каршеринга, отчеты о поездках и онлайн-чеки.
О компании
С 2003 года SCHNEIDER GROUP поддерживает международные компании при выходе на рынки Австрии, Азербайджана, Армении, Беларуси, Германии, Казахстана, Польши, России, Республики Киргизии и Узбекистана, а также помогает им эффективно строить работу в новых юрисдикциях.
В портфолио SCHNEIDER GROUP полный набор услуг, начиная от анализа рынка и поиска партнеров, до комплексного бухгалтерского сопровождения, юридического и налогового консалтинга, анализа эффективности бизнес-процессов и их оптимизации на основе лучших цифровых решений.
Мы берем на себя решение всех непрофильных задач, чтобы наши клиенты могли сфокусироваться на развитии бизнеса.
Свяжитесь с нашими региональными экспертами, чтобы получить подробную информацию об оказании интересующих вас услуг в конкретной стране.
Готовы к сотрудничеству? Напишите нам!
Пожалуйста, заполните форму ниже. Наши сотрудники свяжутся с вами в ближайшее время.
Имя (обязательно)
Фамилия (обязательно)
Email (обязательно)
Телефон (обязательно)
Страна (обязательно)РоссияГерманияБеларусьАзербайджанГрузия Кыргызстан ЛитваПольшаКазахстанУзбекистанАрменияАвстрияДругая
Компания (обязательно)
Сообщение (обязательно)
Нажимая кнопку «Отправить», я даю SCHNEIDER GROUP согласие на обработку моих персональных данных в соответствии с политикой конфиденциальности.
Нажимая кнопку «Отправить», я подтверждаю свое согласие на получение рекламно-информационных материалов SCHNEIDER GROUP: специальных предложений, приглашений на мероприятия, новостных рассылок.
Идёт отправка…
Закон об использовании личного транспортного средства для работы: все, что нужно знать
Закон об использовании личного транспортного средства для работы предполагает использование вашего автомобиля в деловых целях, например, для получения расходных материалов, оборудования или совершения звонков по продажам. 8 минут чтения
Обновлено 19 августа, 2020:
Закон об использовании личного транспортного средства для работы
Закон об использовании личного транспортного средства для работы предполагает использование вашего автомобиля в деловых целях, например, для получения расходных материалов, оборудования или потенциальных продаж. В случае, если это происходит достаточно регулярно, ваш менеджер может решить возместить ваши расходы на транспортные средства или предоставить служебный автомобиль или грузовик для их использования.
Ваш сотрудник водит собственный автомобиль, работая на вас?
В случае, если ваши представители постоянно ездят на собственных транспортных средствах по делам компании, внимательно изучите дело Моради против Marsh USA, Inc.
Компания Marsh USA, Inc. (дилер по охране) нуждалась в работнике ( представитель по продажам защиты), чтобы использовать свой собственный автомобиль в течение всего рабочего дня, чтобы посещать клиентов, проводить обучающие курсы, следить за потенциальными клиентами и перевозить организационные материалы и сопредставителей для целей, связанных с бизнесом.
Когда представитель повернула налево в торговый центр, чтобы пойти на йогу и взять себе йогурт, она врезалась в мотоциклиста. Мотоциклист сильно пострадал и подал в суд на представителя и организацию, утверждая, что организация обязана по закону.
Калифорнийский апелляционный суд постановил, что в такой ситуации к бизнесу может быть применено административное взыскание, «на том основании, что бизнес требовал от работника использования собственного автомобиля для поездок на работу и обратно и совершения других деловых поездок в днем представитель действовала в рамках своих служебных обязанностей, когда ехала на работу и с работы9.
0005
Организованные остановки для затвердевшего йогурта и занятия йогой по дороге домой не изменили случайное преимущество для бизнеса, заключающееся в том, что работник использует свой собственный автомобиль для поездок на работу и обратно и для других целей.
В соответствии с исключением «необходимого транспортного средства» для «отъезда и приезда» работник действовал в рамках своей работы в сезон несчастного случая, и применяется принцип непревзойденного ответчика».
Как практический вопрос , было бы практически трудно удержать представителей от использования их транспортных средств для рабочих целей, когда бы то ни было — по крайней мере, большинство работников используют личный автомобиль для поездки на работу и с работы9.0005
К счастью, незначительное вождение или даже странное, прерывистое требование, чтобы ваши представители использовали отдельный автомобиль для выполнения поручений по вашему делу, по всей вероятности, были бы недостаточны для возложения субститутивных обязательств по делу Моради.
Чтобы ограничить представление обязательств, калифорнийским предприятиям уместно потребовать, чтобы их представители каждый год предоставляли организации страницу раскрытия их собственной защиты от столкновений, чтобы подтвердить достаточный объем.
Чтобы ограничить представление рисков, для менеджеров из Калифорнии целесообразно прямо заявить, что организация не несет ответственности за какой-либо ущерб, штрафы за остановку, ссылки на нарушение правил или нарушение правил движения, которые происходят, когда представитель работает на отдельном транспортном средстве в отношении организации. бизнес.
Чтобы ограничить представление рисков, боссам Калифорнии следует применять подход «Индивидуальное использование транспортных средств», описывающий, что разрешает ваша организация, и сохраняющий способность организации отказывать любому представителю в праве управлять личным транспортным средством по делам организации. В любом случае, если вы требуете, чтобы у ваших сотрудников был отдельный автомобиль, доступный для выполнения их назначенных заданий, вы можете сделать «особый случай обязательного автомобиля».
Чтобы ограничить представление рисков, это разумно для калифорнийских предприятий; не перечисляйте «вождение личного транспортного средства по работе» в качестве основной работы по найму с ожидаемым набором обязанностей или приложением. Чтобы ограничить представление рисков, менеджерам из Калифорнии целесообразно ограничить количество работников, которые должны иметь отдельный автомобиль, доступный для использования в бизнес-процессах организации.
Чтобы ограничить введение обязательств, боссам Калифорнии разумно ожидать, что работники получат от организации составленное разрешение, прежде чем они будут управлять личным транспортным средством по делам организации.
Менеджер Широта
Представители приобретаются бесплатно, что означает, что компания может навязывать предварительные условия, например, заставляя работника использовать собственный автомобиль на работе. Боссы не обязаны платить вам за пробег во многих штатах. Если у компании есть четко выраженный подход к возврату миль или если погашение является частью профсоюзного или другого делового контракта, вам, как правило, должны платить за пробег, связанный с бизнесом.
Возврат
Большинство частных и государственных предприятий, которые выплачивают возмещение, когда они ожидают, что вы будете водить свой собственный автомобиль на работе, зависят от стандартных ставок налоговой службы. Стандартная ставка за милю — это мера наличных денег за каждую милю, за которую не взимается плата. В 2011 году стандартная ставка составляла 51 пенни за каждую милю по сравнению с 50 пенсами в предыдущем году. В случае, если бизнес платит меньше, чем стандартная ставка, вы можете в настоящее время вычесть невозмещенный сегмент стандартной ставки в своей форме расходов.
Квалифицированный пробег
Чаще всего, когда ваш менеджер ожидает, что вы будете использовать свой автомобиль на работе, пройденные мили расцениваются как служебное использование. Вождение между домом и вашей общей рабочей площадкой не облагается франшизой. Связанное с бизнесом и индивидуальное использование автомобиля нельзя смешивать. Отправляясь на официальную работу, в этот момент вы останавливаетесь, чтобы выполнить какое-то личное поручение; пробег по выезду из точки не является эксплуатационным расходом.
В случае, если ваш менеджер вернет вам деньги за пробег, вы должны сохранить письменные документы о вашем вождении. Если нет, несмотря ни на что, вы должны вести журнал пробега в качестве доказательства, чтобы вычесть компенсацию за пробег по стандартной ставке на ваши расходы. Каждый раз, когда ваш начальник заставляет вас использовать свой автомобиль на работе, записывайте показания одометра в начале и конце вместе с датой. Запишите показания одометра в первый и последний день каждого года, когда вы используете свой автомобиль для деловых поездок.
Когда работодатели должны возмещать сотрудникам расходы на пробег и расходы
Вопрос о том, должны ли предприятия возмещать своим представителям расходы, связанные с бизнесом, поднимается очень часто. FLSA не требует, чтобы менеджеры оплачивали пробег или другие расходы, однако в некоторых штатах, например в Калифорнии, это происходит. Заработная плата должна быть выплачена без беспокойства в мире недопустимых находок — например, расходов на обслуживание автомобиля или выезда на улицу — которые меньше всего уменьшили бы заработную плату при правительстве.
Работник должен получать самую низкую заработную плату, разрешенную законом, после того, как представитель оплатит любые расходы, связанные с работой. Если работник работает весь день, зарабатывая 7,25 доллара в час, за исключением того, что тратит 20 долларов каждую неделю на бензин для компании, тогда его реальная заработная плата составляет 6,75 доллара. Чтобы получить новую заработную плату представителя, который тратит свои собственные деньги на организацию, увеличьте 7,25 доллара на 40 часов, вычтите 20 долларов и после этого изолируйте ее на 40, чтобы получить мою новую заработную плату.
Откат
Когда представитель тратит собственные деньги на расходы, связанные с бизнесом, это называется откатом. По сути, представитель отбрасывает деньги из своего кармана своему менеджеру. Когда вы рассматриваете откаты, кажется немного нелепым, что представитель, по сути, платит своему работодателю. Должно быть по-другому. Во всяком случае, во всяком случае никто не борется с откатами как таковыми, именно тогда, когда эти откаты снижают общую заработную плату рабочего ниже государственной или хотя бы государственной.
«Заработная плата не является по-настоящему «полученной», если она не выплачивается «без забот в мире», и, таким образом, работник не может «откатиться», конкретно или окольными путями к бизнесу или к кто-то другой для выгоды бизнеса, любая часть заработной платы передается представителю.
Вещи, приобретенные работником в интересах предприятия и не возвращенные представителю: масло, шины или ремонт принадлежащего предприятию автомобиля или грузовика; Газ или дорожные сборы во время вождения в рабочих целях; Стоимость питания или каюты во время поездки на работу; Необходимые для занятия инструменты, например, гвозди или штампы; и пробег.
Mileage Kickback
Так как процентная ставка, которую боссы выплачивают своим представителям, не контролируется FLSA – ставка IRS является лишь ориентиром – многие предприятия выплачивают не так много, как ставка IRS. Представители не могут отказаться от своего права на самую низкую заработную плату, разрешенную законом.
Рабочие могут договориться со своим руководителем относительно компенсации пробега и затрат, однако самая низкая заработная плата, разрешенная законом, является привилегией. Мотивация, по которой устанавливается откат, заключается в том, чтобы гарантировать, что представители получают самую низкую заработную плату, разрешенную законом, даже после того, как они в какой-то момент откачивают торговлю своим боссам.
Страхование сотрудников
Большинство индивидуальных стратегий страхования от несчастных случаев предусматривают страхование транспортных средств, принадлежащих людям и используемых в деловых целях. Основным частным случаем стратегии индивидуального покрытия несчастных случаев является «одежда» — перевозка товаров или людей за плату. Использование автомобиля для одежды лишит вас возможности при многих индивидуальных подходах к автомобилю. Предложение расходов на поездку и погашение пробега не ставит под угрозу масштабы.
Управление перевозками, включая управление перевозкой пакетов, перевозку пиццы и перевозку цветов, рассматривается как одежда – область применения запрещена.
Общее деловое использование транспортного средства (получение поставок, поездки к клиентам, поездки на встречи) не является проблемой масштаба в общих стратегиях. Защита, приобретаемая на конкретном транспортном средстве, постоянно «необходима». Подход, охватывающий транспортное средство, окупается раньше, чем какой-либо другой договор.
В случае, если несчастный случай происходит, когда работник работает на своем автомобиле по поручению компании, охрана дома представителя является важным фактором, и на нее следует обратить внимание, чтобы обеспечить безопасность. Рабочие должны свериться со своими транспортными средствами защиты, чтобы убедиться в их объеме. Полное раскрытие бизнес-использования будет противодействовать проблемам с объемом, как только произойдет претензия. Большинство страховых агентств не будут увеличивать страховые взносы за прерывистое деловое использование. Торговые представители, использующие свои автомобили в основном для бизнеса, могут обнаружить, что их надбавки выросли.
Обязательный сегмент политики Business Auto обеспечивает защиту от существенного ущерба и имущественного ущерба, которым подвергается охраняемая организация. Согласно прецедентному праву, начальники руководят деятельностью своих представителей. Менеджеры должны следить за тем, чтобы их подходы давали простор «невостребованным» и «законтрактованным» автомобилям.
На случай, если компания не владеет транспортными средствами, требуется защита «контрактных и невостребованных» автомобилей. Стандартный бизнес-автоподход не дает возможности представителям, которым предъявляют иск, независимо от возможности того, что несчастный случай произошел во время организации. Большинство поручителей будут включать «представителей в качестве дополнительной защиты» за небольшую дополнительную премию. Имейте в виду, защита на конкретном транспортном средстве постоянно необходима.
Любой несчастный случай, причиненный представителем во время вождения собственного автомобиля, оплачивается в первую очередь гарантом этого транспортного средства.
На случай, если в стратегии работника недостаточно возможностей, тогда бизнес-автоматизация рискнет выплатить избыточную сумму, если бизнес-план был поддержан, чтобы включить «представителей в качестве дополнительной защиты». Большинство бизнес-автостратегий не предусматривают причинения вреда автомобилю работника.
Прицел можно приобрести. Дополнительные возможности по большей части не стоят дополнительных затрат. Дополнительная область действия не меняет того, как область действия работника по-прежнему важна. Ведь даже после покупки дополнительного объема бизнес-автоподход просто окупится, если на транспортном средстве представителя нет защиты.
Схема
Реакция области на то, что представитель использует свой собственный автомобиль, — это то, как работает мир защиты, правильно или неправильно, похоже на это или нет. В этих подходах менеджерам разрешается реагировать на любые проблемы защиты от столкновений: давать организации возможность выполнять поручения организации; предложить оплатить франшизу за любой несчастный случай, который выскакивает на отдельном транспортном средстве; и платить большие ставки пробега, чтобы компенсировать опасность.
Выплата франшизы может привести к разногласиям по вопросам, например, было ли несчастье связано с бизнесом? Оплата разумного пробега и консультирование представителей по вопросам — по большей части лучший выбор. Главное, либо обратитесь к своему менеджеру, в отдел кадров и т. д., либо уточните свою позицию, либо заплатите, если вам придется остаться.
Если вам нужна помощь с трудовым законодательством, вы можете опубликовать свою юридическую потребность на торговой площадке UpCounsel. UpCounsel принимает на свой сайт только 5% лучших юристов. Юристы на UpCounsel приходят из юридических школ, таких как Гарвардский юридический и Йельский юридический, и в среднем имеют 14-летний юридический опыт, включая работу с такими компаниями, как Google, Menlo Ventures и Airbnb, или от их имени.
Использование служебного автомобиля в личных целях Методы отчетности
Принадлежащий компании автомобиль, используемый в служебных целях (если это подтверждено документально), не считается налогооблагаемым доходом.
Однако, когда ваш сотрудник использует служебный автомобиль в личных целях, он облагается налогом и должен быть указан в форме W-2.
Что означает «использование служебного автомобиля в личных целях»?
Использование служебного автомобиля в личных целях для целей, не связанных с работой, является облагаемой налогом привилегией, известной как дополнительная льгота de minimis. Примеры использования служебного автомобиля в личных целях включают:
- Поездка вашего сотрудника между домом и работой, если она осуществляется на регулярной основе.
- Поездки, не связанные с целью вашей организации, работой, торговлей и т. д.
- Используйте в отпуске или на выходных.
- Использование кем-либо, кроме сотрудника вашей компании.
Нечастое использование в личных целях автомобиля, предоставленного работодателем, обычно вычитается из заработной платы работника.
Как учитывать личное использование служебного автомобиля?
Стоимость использования служебного автомобиля в личных целях должна указываться как доход не реже одного раза в год.
Существует четыре метода отчетности об использовании служебного автомобиля:
Общий метод оценки
Общий метод оценки определяется затратами, которые понесет физическое лицо при аренде того же автомобиля на тех же условиях в том же географическом районе.
Метод годовой стоимости аренды
Чтобы использовать правило стоимости аренды, умножьте годовую стоимость аренды автомобиля (согласно таблице годовой стоимости аренды IRS) на процент личного пробега. Это даст вам Справедливую рыночную стоимость (FMV) личного использования сотрудником автомобиля, предоставленного компанией.
Обратите внимание: сумма, определенная в таблице, включает стоимость технического обслуживания и страхования транспортного средства, но не стоимость топлива, предоставленного работодателем. Федеральное налоговое законодательство предусматривает, что топливо, предоставленное работодателем, должно оцениваться отдельно.
Метод центов за милю
При использовании этого метода FMV определяется путем умножения стандартного коммерческого пробега Налогового управления США на количество пройденных личных миль.
Для использования этого метода должны быть выполнены два условия:
- Автомобиль должен проезжать не менее 10 000 миль в год.
- Максимальный FMV автомобиля для использования с этим методом составляет 56 100 долларов США.
Ставка возмещения расходов на деловые мили IRS составляет 62,5 цента за милю по состоянию на 1 июля 2022 года.
Цены на 2023 год будут опубликованы в декабре.
Метод стоимости поездок на работу и обратно
При использовании правила оценки стоимости поездок на работу и обратно стоимость рассчитывается путем умножения количества поездок либо на 1,50 доллара США (в одну сторону), либо на 3 доллара США (туда и обратно). Однако для использования этого метода необходимо выполнить несколько условий:
- Транспортное средство принадлежит вам или арендовано вами и предоставлено вашему сотруднику для использования в связи с вашим бизнесом.
- Вам нужно, чтобы ваш сотрудник ехал на работу и/или с работы.
- У вас есть письменные правила, запрещающие вашему сотруднику (и членам его семьи) управлять транспортным средством в личных целях, кроме поездок на работу и с работы. Кроме того, вы применяете эту политику.
- Является корпоративным должностным лицом, зарабатывающим не менее 120 000 долларов США или более
- Директор
- Заработок не менее 245 000 долларов США или более
- Владеет 1% или более акций, капитала или доли прибыли в бизнесе
- Выборное должностное лицо
Как рассчитать использование служебного автомобиля в личных целях?
Вот еще несколько полезных советов, когда вы решаете, какой метод использовать для расчета использования личного автомобиля в соответствии с правилами налогообложения автомобилей компании:
- Если вы используете метод оценки центов за милю или годовой аренды, вы должны использовать его в течение всех последующих лет, когда вы предоставляете транспортное средство сотруднику.
