Отдел документационного обеспечения: задачи и функции отдела документационного обеспечения организационного управления

Отдел документационного обеспечения управления — БУ «РКБ» Минздрава Чувашии

ОСНОВНЫЕ ЦЕЛИ И ЗАДАЧИ ОТДЕЛА

1. Основными целями отдела являются организация, руководство, координация, контроль и реализация работ по документационному обеспечению управления.
2. Отдел решает следующие задачи:
2.1. Совершенствование форм и методов работы с документами.
2.2. Обеспечение единого порядка документирования; организации работы с документами; построения информационно-поисковых систем, контроля исполнения и подготовки документов к передаче в архив в соответствии с действующими нормативами.
2.3. Сокращение документооборота.
2.4. Унификация форм документов.
2.5. Разработка и внедрение нормативных и методических документов по совершенствованию документационного обеспечения управления в Бюджетном учреждении, его структурных подразделениях.

ОСНОВНЫЕ ФУНКЦИИ ОТДЕЛА

1. Основными функциями отдела являются формирование и совершенствование системы делопроизводства в Бюджетном учреждении.
2. Соблюдение установленного действующими нормативно-правовыми актами правил оформления документов и порядка документооборота.
К основным функциям отдела относятся:
3. Технологические функции:
3.1. Осуществление первоначальной (экспедиционной) обработки входящих документов.
3.2. Регистрация входящих, исходящих и внутренних документов.
3.3. Ведение информационно-справочной работы по документам Бюджетного учреждения.

Отдел документационного обеспечения

Отдел документационного обеспечения

Отдел документационного обеспечения является структурным подразделением  автономной некоммерческой образовательной организации высшего образования Центросоюза Российской Федерации Краснодарского кооперативного института (филиала)  Российского университета  кооперации. Отдел создаётся и ликвидируется приказом ректора института и ему непосредственно подчиняется.

Цели:

Основными целями отдела являются организация, руководство, координация, контроль и реализация работ по документационному обеспечению.

Задачи:

• Обеспечение документооборота и организация работы с документами.

• Совершенствование форм и методов работы с документами, в том числе с применением современных компьютерных технологий.

• Методическое руководство организацией делопроизводства в структурных подразделениях.

Сотрудники отдела документационного обеспечения:

Отдел документационного обеспечения

Канцелярия (отдел документационного обеспечения) — МГУТУ им. К.Г. Разумовского (ПКУ)

Канцелярия (отдел документационного обеспечения)

Канцелярия является самостоятельным структурным подразделением университета. Сотрудники канцелярии обеспечивают своевременную обработку поступающей и отправляемой корреспонденции, осуществляют работу по регистрации, учету, хранению и передаче в соответствующие подразделения документов, в том числе приказов и распоряжений руководства.

Краткая аннотация о выполняемой подразделением работе

• Документационное обеспечение университета.
• Своевременная обработка поступающей и отправляемой корреспонденции, доставка ее по назначению.
• Контроль за сроками исполнения документов и их правильным оформлением.
• Регистрация, учет, хранение и передача в соответствующие структурные подразделения документов текущего производства, в том числе приказов и распоряжений руководства, формирование дел и сдача их на хранение в архив университета.
• Разработка и исполнение инструкций и других нормативно-правовых документов по ведению делопроизводства в университете.
• Печать и размножение служебных документов.
• Постановка печатей на документы.

Образцы документов

Сотрудники подразделения

Канцелярия (отдел документационного обеспечения)

Контакты

График работы: пн. – пт. 09:00 – 18:00 (13:00 – 14:00 перерыв)

Положение об отделе документационного и информационного обеспечения

Положения

I. Общие положения

1. Отдел документационного и информационного обеспечения является самостоятельным структурным подразделением предприятия.
2. Отдел создается и ликвидируется приказом директора предприятия.
3. Отдел подчиняется непосредственно директору предприятия.
4. Отдел документационного и информационного обеспечения возглавляет начальник, назначаемый на должность приказом директора предприятия.
5. Начальник отдела документационного и информационного обеспечения имеет _______ заместителя(ей).

начальником отдела документационного и информационного обеспечения.
7. Заместитель(и) и начальники структурных подразделений (бюро, секторов, пр.) в составе отдела, другие работники назначаются на должности и освобождаются от должностей приказом директора предприятия по представлению начальника отдела документационного и информационного обеспечения.
8. В своей деятельности отдел документационного и информационного обеспечения руководствуется:
8.1. Уставом предприятия.
8.2. Настоящим положением.
8.3. …
9. …

II. Структура

1. Структуру и штатную численность отдела утверждает директор предприятия исходя из условий и особенностей деятельности предприятия по представлению начальника отдела документационного и информационного обеспечения и по согласованию с ____________________ (отделом кадров; отделом организации и оплаты труда)
2. Отдел документационного и информационного обеспечения имеет в своем составе структурные подразделения (службы, группы, секторы, бюро, пр.) согласно нижеприведенной схеме.

3. Положения о подразделениях отдела документационного и информационного обеспечения (бюро, секторах, группах, пр.) утверждаются начальником отдела, а распределение обязанностей между сотрудниками подразделений производится

4. …

III. Задачи

1. Организация и сопровождение документационного обеспечения деятельности предприятия.
2. Информатизация подразделений предприятия.
3. Обеспечение единства информационных и документационных технологий в подразделениях предприятия.
4. Совершенствование информационного и документационного обеспечения на предприятии на основании единой технической политики и применения современных программно-технических комплексов подготовки и обработки документов.
5. Организация и обеспечение специальной документальной связи с подразделениями предприятия, другими предприятиями, организациями и учреждениями, а также контроль за состоянием связи.
6. Комплектование, обеспечение сохранности, учет и использование архивного фонда документов, образованных в деятельности предприятия.
7. …

IV. Функции

1. Разработка и реализация концепции информатизации (за исключением правовой) подразделений предприятия.
2. Реализация и сопровождение офисных информационных технологий в подразделениях предприятия.
3. Создание и сопровождение справочно-информационного фонда предприятия.
4. Ведение делопроизводства.
5. Внедрение и совершенствование автоматизированной системы «Делопроизводство», сопровождение ее программного и информационного обеспечения, а также внедрение технологической базы данных.
6. Формирование сводной номенклатуры дел предприятия.
7. Оформление, выпуск, учет приказов и распоряжений руководства предприятия.
8. Внедрение автоматизированной системы подготовки текстов документов.
9. Разработка унифицированных шаблонов, форм, проектов бланков документов.
10. Изготовление и учет печатно-бланочной продукции, печатей, штампов, внедрение электронных методов хранения и подготовки бланочной продукции.
11. Обеспечение подразделений предприятия печатями и штампами.
12. Машинописное изготовление документов.
13. Выполнение копировально-множительных, диктофонных, стенографических и звукотехнических работ.
14. Внедрение, развитие и эксплуатация репрографических технологий и копировально-множительной техники.
15. Обеспечение технической и информационно-технологической поддержки всех видов работы с документами и поручениями.
16. Экспедиционная обработка, прием, регистрация, учет, хранение, доставка и рассылка корреспонденции (входящей, исходящей, внутренней), в том числе переданной по специальным средствам связи.
17. Обеспечение оперативного прохождения на предприятии документов и служебной корреспонденции.
18. Организация эксплуатации, программно-технического сопровождения и администрирование локальной вычислительной сети предприятия, а также обеспечение и координация работ по ее модернизации и развитию.
19. Разработка и реализация технологии внутреннего безбумажного документооборота.
20. Выполнение оперативных работ и поручений, связанных с изготовлением специальной полиграфической продукции на основе автоматизированных принтофисных технологий.
21. Ведение и развитие программно-информационного фонда предприятия, в том числе лицензий и программ, приобретенных предприятием, отделом.
22. Создание, сопровождение и развитие экспериментально-моделирующих стендов для отработки перспективных информационных и документационных технологий и специализированных программно-технических комплексов.
23. Организационно-методическое руководство службами делопроизводства на предприятии (в структурных подразделениях).
24. Документационное обеспечение совещаний и иных мероприятий, проводимых на предприятии и организуемых вне предприятия.
25. Участие в постановке задач, проектировании, эксплуатации автоматизированных информационных систем, а также новейших информационных технологий.
26. Обеспечение соответствующего режима доступа к документам и использования информации, содержащейся в них.
27. Создание кабинетных библиотек предприятия.
28. Организация обучения компьютерным и репрографическим технологиям сотрудников подразделений.
29. Анализ печатных и электронных средств массовой информации.
30. Создание информационного банка данных, видео- и фонотеки по материалам СМИ.
31. Перевод с иностранных языков и на иностранные языки научной, технической, экономической и другой специальной литературы, патентных описаний, нормативно-технической и товаросопроводительной документации, переписки с зарубежными организациями, материалов конференций, совещаний.
32. …

V. Права

Отдел документационного и информационного обеспечения имеет право:
1. Осуществлять проверку организации делопроизводства в структурных подразделений предприятия и докладывать руководству о результатах проверок.
2. Запрашивать в структурных подразделениях документы и информацию, необходимую для выполнения контрольных функций отдела.
3. Возвращать на доработку документы, оформленные в подразделениях предприятия с нарушением инструкции по делопроизводству.
4. Привлекать специалистов структурных подразделений предприятия к подготовке проектов нормативно-методических документов по вопросам документационного обеспечения, делопроизводства и ведения архива.
5. Участвовать в формировании заказов, проработке контрактов на закупки программных, технических средств и расходных материалов.
6. …

VI. Взаимоотношения (служебные связи)

Для выполнения функций и реализации прав, предусмотренных настоящим положением отдел документационного и информационного обеспечения взаимодействует:
1. Со всеми подразделениями предприятия — по вопросам:
— ведения делопроизводства;
— организации контроля и проверки исполнения документов, поручений и решений;
— подготовки и представления документов;
— передачи входящей корреспонденции и приема исходящей, движения внутренней документации;
— получения и выдачи документов, подлежащих печатанию, копированию, размножению;
— информационного обеспечения деятельности предприятия;
— …

— по вопросам:
— обеспечения оргтехникой, оборудованием, канцелярскими принадлежностями;
— обеспечения ремонта оргтехники, копировально-множительного оборудования, пр.;
— …
3. Со службами АСУ по вопросам разработки и внедрения информационных технологий и применения средств вычислительной техники.
4. С юридическим отделом по правовым вопросам, связанным с подготовкой документов.

— по вопросам: _______________________________________________________
получения ___________________________________________________________
предоставления ______________________________________________________

VII. Ответственность

1. Ответственность за надлежащее и своевременное выполнение функций, предусмотренных настоящим положением, несет начальник отдела документационного и информационного обеспечения.
2. На начальника отдела документационного и информационного обеспечения возлагается персональная ответственность за:
2.1. Организацию деятельности отдела по выполнению возложенных на него задач и функций.
2.2. Организацию оперативной и качественной подготовки и исполнения документов, ведение делопроизводства в соответствии с действующими правилами и инструкциями.
2.3. Сохранность принятых в работу документов.
2.4. Соблюдение сотрудниками отдела трудовой и производственной дисциплины.
2.5. Обеспечение сохранности имущества, находящегося в отделе, и соблюдение правил пожарной безопасности.
2.6. Подбор, расстановку и деятельность сотрудников отдела.
2.7. Соблюдение режима доступа к информации, являющейся государственной, коммерческой и служебной тайной, а также использование этой информации сотрудниками отдела в служебных целях.
2.8. …
3. Ответственность сотрудников отдела документационного и информационного обеспечения устанавливается их должностными инструкциями.

Причины рассмотреть возможность создания отдела документации

Документация — это одна из тех вещей, которые все считают важными, но никто не хочет этого делать и не имеет времени на то, чтобы делать это должным образом. В этой статье Пол Болдуин обсуждает, как создание отдела документации может решить любые проблемы с документацией.

Аргумент, является ли ваш бизнесу следует рассмотреть возможность документирования ваших процессов, политик и процедур давно решено — если не здравым смыслом, то в стремлении соблюдать исполнительные указы или законодательные директивы, такие как Сарбейнс-Оксли.И, как пытаясь перезвонить, как только усилия по документированию политик и процедур начинается всерьез, и как только ваши сотрудники начнут полагаться на документацию, Помогите выполнить свою работу, она станет неотъемлемой частью вашей организации.

Следующее решение включает определение того, кто должен выполнять важную задачу по написанию и поддержке политики и процедуры. Когда бизнес небольшой, имеет смысл попросите рядовых сотрудников добавить документацию в свой список задач.Но, как бизнес растет, так же как и количество документации, которая будет у этих работников создавать и обновлять.

Возможно, одним из решений может быть добавление сотрудников в каждый отдел, единственной задачей которого является документирование. Другой, более амбициозной инициативой могло бы стать создание отдела, занимающегося документация для всех подразделений, бизнес-единиц и отделов.

Безусловно, ваш ИТ-персонал много повседневной работы; добавление документации может иметь потенциал отвлекает их от того, для чего они были наняты.Но есть еще существенные причины, по которым создание отдела документации может иметь смысл для ваша организация. Вот несколько причин, почему.

Специальность

Если бы вы посетили любой колледж и спросить дорогу, скажем, к студенческому центру на другой стороне кампуса от 10 студентов вы, вероятно, получите различные маршруты, разговорные термины для определенных зданий, которые вы можете использовать в качестве ориентиров, и способов доставки. Некоторые студенты могут быть болтливыми, другие резкими, а некоторые могут просто заканчивать.

Лучший вариант для посетителя будут искать кого-то, чья работа — следить за тем, чтобы гости могли найти то, что они потребность в кампусе. Таким же образом, нанимая кого-то, чья основная ответственность написание документации, вероятно, будет более успешным в управлении потенциальными читатель, чем тот, у кого есть дюжина задач, которые нужно выполнить, прежде чем они дойдут до составление процессуального документа.

В этом примере оба работник документации, который связан только с одним бизнес-подразделением или отдел и тот, кто работает исключительно с отделом, который занимается только документация примерно ровная.В идеале у обоих есть опыт написания документации, и оба умеют хорошо общаться.

Стандартизация и надзор

Пока бизнес относительно небольшой, со специалистами по документации в каждом отделе и специальный блок документации не дает большого преимущества перед другими. В различия начинают проявляться по мере роста бизнеса, когда отдельные подразделения и отделы меньше контактируют и общаются друг с другом.

Как это происходит, индивидуальный начинают происходить подходы к документации.Вместо того, чтобы писать, например, с целью гарантировать, что вновь нанятый сотрудник сможет справиться с задача или приложение, использующее только документацию, авторы начинают писать для тот, у кого есть опыт. В одном отделе автор документации решает что цветовая схема для шаблона PowerPoint другого отдела должна быть темнее, и учебная документация должна иметь юмористический тон. В в другом случае кто-то решает, что снимки экрана больше не нужны потому что предполагается, что каждый, кто будет использовать приложение отдела, «практически эксперт.«

Централизованная документация отдел, с другой стороны, может гарантировать, что цели, формат и подход к документации остаются неизменными. Для этого нет ничего необычного в методах — персонал встречи, чтобы подчеркнуть ведомственные цели; экспертная оценка документации; директивы руководителя или руководителя. Но упущение в том, что такие подходы могут предоставить может означать разницу между документацией, которая остается согласованной независимо от подразделения, использующего его, и документации, которая может быть полезна в одни бизнес-единицы и маргинальны или, что еще хуже, непригодны для использования в других.

Еще одно преимущество наличия документалисты, которые работают вне определенного отдела, заключается в том, что они вряд ли хорошо знакомы с темой, о которой они пишу. Хотя это может показаться недостатком, это может сработать в пользу писатель документации, который, например, знаком с зарплатной частью приложение для управления персоналом корпоративного уровня, но кто с ним не работает ежедневно.

Писатель, который может быть только знакомы с таким приложением, скорее всего, зададут больше вопросов по теме эксперты по вопросам и другие лица, которые будут использоваться в качестве источников для Информация.Человек, «близкий» к приложению, может бессознательно предполагать, что потенциальные пользователи знают больше, чем, скажем, пользователь, приходящий из другого отдела, которому требуется более четкое описание.

Получение максимальной отдачи от ваших работников документации

Каждый менеджер хочет, чтобы этот работник, находящийся под их опекой, максимально продуктивен. Но как можно вы гарантируете продуктивность, если не можете гарантировать, что найдется работа для работник? Специалисты по документации, входящие в отдельные отделы могут не хватать работы между проектами или обновлениями.Если их единственная задача — предоставить документацию, относящуюся к одному отделу, вы может оказаться, что они используются недостаточно.

Наличие специалистов по документации кто не привязан к одному отделу, почти гарантирует, что они смогут переходите от проекта к проекту, сохраняя вовлеченность и продуктивность. Это также гарантирует, что их взносы не ограничиваются планами только одного часть организации.

Помимо производительности, имея специалист по документации, который может работать в различных проектах и ​​отделах не дает им скучать и расширяет их знания о организация.

Как продать отдел документации

Заметки редактора
Технические писатели действительно не ожидают, что им понадобится продавать свой отдел документации , когда они только начинают свою карьеру. Однако по мере того, как они достигают зрелости в своей карьере, техническим писателям может потребоваться именно это, чтобы подчеркнуть ценность, которую группа документации приносит организации. В этой статье рассматривается, как продвигать отдел документации, и она может оказаться очень полезной, если вам когда-нибудь понадобится это сделать.

Когда вы впервые попали в ряды технических писателей, маркетинг отдела, вероятно, был для вас самым далеким. У вас уже была работа, поэтому маркетинг был чужой работой.

Но теперь, когда вы читаете информационные бюллетени, такие как TechCom Manager , у вас, вероятно, есть некоторая озабоченность по поводу маркетинга. Возможно, вам даже понадобится быть техническим специалистом по маркетингу, чтобы обеспечить выживание вашего отдела документации. Наличие внутренних и внешних клиентов, запрашивающих ваши услуги, не всегда является данностью, даже в пределах одной и той же корпорации.В компании, где я являюсь менеджером технической коммуникации, у нас явно рыночная экономика, где бизнес-подразделения могут либо использовать наши услуги для предоставления руководств своим конечным клиентам, либо нет. Следовательно, маркетинг нашего отдела фактически входит в мою должность. В центре внимания этой статьи — то, как мы продаем наши услуги нашим внутренним и внешним клиентам.

Здесь мы обсудим маркетинг по:

• Качество ваших товаров и услуг
• Выход из коробки для ваших клиентов
• Сказать «да» вашим клиентам
• Связь с вашими клиентами
• Расскажите о себе
• Демонстрация добавленной стоимости
• Ваша команда полной документации

Рынок по качеству ваших товаров и услуг

Предполагая, что вам уже доверили работу с документацией, задача номер один — сделайте эту работу хорошо … настолько хорошо, что ваши клиенты даже не думают идти куда-нибудь еще.В одном из последних крупных проектов нашего крупнейшего внешнего заказчика они были настолько довольны работой нашего ведущего сценариста, что для заключения нового контракта потребовали, чтобы мы назначили того же автора координатором технической документации по проекту. Фактически, благодаря превосходным способностям этого писателя и профессиональным отношениям с заказчиком, он не только создавал и доставлял руководства, но и продвигал услуги нашего отдела лучше, чем когда-либо мог бы сделать любой рекламный звонок или глянцевая брошюра.

Рынок, выходя из коробки для ваших клиентов

У одного из наших основных внутренних клиентов появилась неприятная привычка: они начали разрабатывать нелегальные продукты для быстрого удовлетворения конкретных потребностей клиентов, вместо того, чтобы следовать медленным и трудоемким продуктам компании. -процесс развития. Какое-то время наша техническая группа строго следовала процедурам, говоря этому отделу, что мы не можем выпускать руководство, пока они не выполнят необходимые функции по разработке продукта.Затем однажды меня осенило, что наш строгий подход — не лучший способ продавать наши услуги документации. Итак, для этих «неофициальных» продуктов мы начали выпускать полустандартные руководства. В результате наши внутренние и внешние клиенты с энтузиазмом приняли эти продукты. Наша писательница по последнему контрабандному проекту сказала, что никогда не сталкивалась с таким сотрудничеством со стороны запрашивающих инженеров. Они фактически предоставили свои технические обзоры вовремя (или раньше), сказали удивительные вещи, такие как «Ваше желание — моя команда», и даже незамедлительно ответили на телефонные звонки.Итог: им был нужен этот материал для своих конечных клиентов, и они действительно оценили нестандартные усилия нашего автора по обеспечению быстрой доставки.

Маркет, говоря «да» своим клиентам

Конечно, нельзя всему сказать «да». Если задание требует много неоплачиваемой работы или выходит за рамки контракта, это может привести к перерасходу средств, чего следует избегать. Но когда сегодня так много мелких запросов клиентов удовлетворяются с перебоями или, что еще хуже, если запрос может быть легко удовлетворен, доброжелательность может быть бесценной.Например, один из наших сотрудников получил эту записку в ответ на относительно небольшую задачу: « Tech Comm был единственным отделом в компании, на который мы всегда можем рассчитывать, чтобы помочь нам — а не просто сказать нам« нет ». «Очевидно, это был не последний раз, когда мы получали известия от этого внутреннего клиента.

Утвердительно реагируйте на случайные необоснованные чрезвычайные ситуации . Вы имеете полное право сказать своему клиенту, чтобы он забыл об этом, если ему вдруг понадобится работа на следующей неделе, а не в следующем месяце, как было запланировано.Но если вы хотите превратить кризис в маркетинговую возможность, как-нибудь постарайтесь выполнить работу пораньше и выручить клиента. Обычно клиенты не забывают такую ​​услугу и возвращаются для повторного заказа. Если вы не хотите разбираться в таких ситуациях, клиенты, скорее всего, найдут кого-то другого, кто удовлетворит их агрессивные запросы.

Market, связываясь с вашими клиентами

Говорите на языке вашего клиента. Если вы работаете с клиентом, у которого миллион сокращений, по крайней мере, постарайтесь выучить и использовать ключевые из них.Потеряйте свои собственные внутренние условия и используйте клиентские. Если клиент ссылается на DHC и PTS, которые должны платить 16 WACA в соответствии с SOW и TLM, сделайте домашнее задание, чтобы знать, о чем они говорят.

Познакомьтесь со своими клиентами. У некоторых технических писателей есть замечательная сеть внутренних и внешних контактов с клиентами, которым нравится работать с ними. Писатели не только предоставляют им хорошую работу, но и налаживают отношения, которые нравятся клиентам и которые хотят развивать, продолжая вести дела. Итак, узнайте имя своего клиента и запомните его.Кроме того, используйте неформальные и формальные опросы, чтобы узнать, чего хотят ваши клиенты. Затем сделайте все возможное, чтобы дать им именно это.

Идите туда, где есть ваши клиенты. Чтобы продавать наши услуги по документации, другие технические сотрудники и я ездили не только на местные предприятия в этом районе, но и в Калифорнию, Техас, Алабаму, Торонто, Детройт и Чикаго. Поступая таким образом, мы воспользовались преимуществами двух явлений, в том числе:

• Восприятие того, что эксперт находится издалека.
• Когда вы путешествуете далеко, люди разного уровня с большей готовностью и способностью выделяют для вас время.

Рынок, рассказывая о себе

Расскажите о возможностях вашего отдела официально и неформально.

• Разработайте удобную для пользователя страницу в интрасети или Интернете с подробным описанием ваших услуг и упростите отправку вам запросов по электронной почте с помощью интерактивных форм.
• Будьте активны с потенциальными клиентами, которым могут быть полезны ваши услуги. Предложите поговорить с ними о том, насколько ваши возможности соответствуют их потребностям, и подайте предложение о том, как вы можете им помочь.
• Сделайте себя видимым. Сеть среди ваших потенциальных клиентов. Просто увидев, что вы можете напомнить некоторым клиентам о проекте документации, который они должны были выполнить, но никогда не дойдут до него. Личное присутствие может предложить свое маркетинговое вознаграждение — не пренебрегайте им, даже если это неестественно для вас.
• Выделите ключевые возможности конкретного персонала. Например, мы нашли дипломированного инженера-механика, который хотел стать техническим писателем. После того, как он развил свои письменные навыки, я убедился, что наши внутренние группы машиностроения, для которых мы предоставляли инженерные руководства, знали, что у нас есть «один из них», который пишет.

Рынок, демонстрируя добавленную стоимость

Продемонстрируйте добавленную стоимость для своих услуг, даже если это означает иногда проглатывать свою чистосердечную техническую гордость. Все мы сталкивались с людьми, которые думали, что все, что мы делаем, — это «придаем документам красивый вид». Итак, чтобы лучше продавать свои услуги, помогите им понять, что вы можете сделать гораздо больше — например, создать оригинальную документацию на основе необработанных инженерных данных для доставки на различных носителях. Лучший способ убедить их в этой добавленной стоимости — это сделать это.Если у вас есть этот первый шанс, удивите их глубиной вашего результата.

Но некоторые просто захотят, чтобы вы сделали это красиво, и пока они платят за это, что мешает смирить себя и дать им то, что они хотят? Один из наших внутренних клиентов написал: «Хотя я не возражаю против написания документа, я обнаружил, что мое форматирование имеет тенденцию быть немного плоским. Я надеюсь, что ваша особая магия появится в паре документов, которые я подготовлю в ближайшие недели.Я был чрезвычайно впечатлен вашими сотрудниками в последнем проекте ». Хотя это было вроде того, что мы сделали его красивым, он вернулся, открыв дверь для более существенной работы.

Маркет как команда полной документации

Какое отношение к маркетингу имеет тихий мастер слов, работающий в дальнем углу вашей фермы? Сотрудники отделов технической коммуникации знают людей, которых не знает менеджер. Поощряйте своих сотрудников рассказывать о возможностях своего отдела, избегая соблазна передать весь маркетинг менеджеру.В моей группе есть люди, которые лучше меня маркетологи. Один из моих удаленных сотрудников настолько уверен в своей способности продвигать свои услуги на рынке, что говорит, что если его текущая рабочая нагрузка будет уменьшена, у него не будет проблем с тем, чтобы добиться большего. Вам не нужно посылать своего самого тихого, самого замкнутого писателя на маркетинговые звонки, но ожидайте, что он или она будет заниматься неформальным маркетингом в рамках своей повседневной работы.

Заключение

Быть техническим специалистом по маркетингу может быть волнующим или разочаровывающим, успешным или пагубным, и часто он будет угрожать, прежде чем будет вознагражден.Если вы не будете заниматься маркетингом, скорее всего, это не будет сделано. Даже если маркетинг вашего отдела документации не указан в описании вашей должности, почему бы не попробовать? Благодаря настойчивости вы будете вознаграждены новыми возможностями для вас и вашего отдела.

Другие статьи по менеджменту и лидерству

3 причины важности документации

Поддержание системы организованной, точной и последовательной документации на рабочем месте необходимо и полезно.Делая документацию приоритетом, особенно когда речь идет о отделе кадров (HR) компании, это может помочь смягчить споры, предложить ресурсы, когда они необходимы, и ответить на важные вопросы о компании. В этой статье мы обсудим, почему важна документация, и способы улучшения процесса документирования.

Что такое документация?

Документация — это набор записей, которые профессионалы или компании ведут для предоставления доказательств или информации, которые могут использоваться для обоснования решений.На рабочем месте хранится документация о занятости и действиях и событиях компании в соответствии с требованиями законодательства и политикой компании.

Лучшие методы работы с персоналом включают ведение как официальных, так и неофициальных записей о трудовых событиях. Сюда могут входить такие элементы, как:

• Действия
• Взносы
• Дисциплинарные меры
• Споры
• Расследования
• Оценка эффективности
• Нарушения политики

Ведение обширных записей позволяет отделу кадров сохранять письменную историю событий.Документация может помочь руководству в продвижении по службе, дисциплинарных мерах, повышении заработной платы и увольнении. Документация всегда должна быть основанной на фактах, подтверждающей идеи, не полагаясь на мнение других.

Связано: Как документировать процессы на рабочем месте (с помощью шаблона)

Почему важна документация?

Хотя существует множество причин, по которым поддержание согласованной, организованной системы документации может помочь вам и вашей организации в достижении успеха, вот три основные категории, которые следует учитывать:

1.Она демонстрирует профессионализм.

Документация показывает как сотрудникам, так и клиентам, что вы привержены защите важной информации и стремитесь предоставлять заинтересованным сторонам фактическую информацию по мере необходимости. Сама по себе практика ведения точной документации обеспечивает доступную и управляемую структуру для решения проблем, приносящих пользу каждому.

2. Он предоставляет полезные рекомендации по производительности.

Документирование ваших процессов обеспечивает согласованность, эффективность и стандартизацию.Это позволяет всем, кто следит за ними, работать с максимальной отдачей и четко понимать ваши ожидания. Потратив время на документирование каждой из ваших процедур в пошаговом формате, вы сэкономите время и деньги в долгосрочной перспективе. Эта документация также должна включать миссию и видение компании, роли и обязанности на каждой должности, а также любые другие ожидания людей, которые присоединятся к вашей компании.

После того, как вы обозначите, что важно для бизнеса и как достичь целей, ваши общие групповые усилия станут более прямыми и целенаправленными.В результате ваши сотрудники могут быстрее и легче достигать целей.

3. Бизнес может быть более прибыльным

Документирование информации и процессов экономит время сотрудников, предлагая ответы на вопросы в доступной форме. Сотрудники могут тратить больше времени на работу, чем на решение проблем для себя или своих коллег. Когда предприятия документируют процедуры, они могут работать более эффективно.

Связано: что такое проектная документация? (С наконечниками)

Формальное vs.неофициальная документация

Хотя записи о занятости должны быть формальными, уместно, чтобы другие документы были неформальными. Например, менеджер может вести случайный учет обсуждений, которые он вел с сотрудниками в течение года, чтобы обсудить с ними их цели, проекты или уровень морального духа во время индивидуальных проверок.

Неофициальная документация может даже состоять из заметок или писем, сохраненных в личном деле сотрудника. Если сотрудник записывает предложение и передает его руководству, они могут сохранить его для дальнейшего использования.Электронная почта и межофисная онлайн-коммуникация также могут служить неформальной документацией, когда возникает необходимость.

Напротив, официальная документация соответствует определенным стандартам и соглашениям, установленным компанией и официальными процедурами управления персоналом. Различия, присущие этим двум типам, помогают проиллюстрировать, почему полная документация так важна.

Как правильно вести документацию сотрудников

Ведение кадровых файлов сотрудников — одна из важнейших обязанностей отдела кадров.Несмотря на то, что требования вашей компании могут различаться, надежный кадровый файл сотрудника должен включать, помимо прочего, данные сотрудника:

Если сотрудник уволен или увольняется из компании по другой причине, HR должен продолжить документирование с помощью сотрудника:

Связано: 8 функциональных областей управления персоналом

Примеры документации помимо HR

Документация предназначена не только для учета сотрудников и методов управления. Он также может включать такие элементы, как технические спецификации, требования, бизнес-логику и руководства компании.Вот несколько примеров отраслевой документации:

1. Разработка программного обеспечения

Разработка программного обеспечения — это отрасль, в которой документация важна. Независимо от того, говорите ли вы о небольшой команде или о большой корпорации, многие люди часто участвуют в проектах по разработке программного обеспечения. Таким образом, надлежащая техническая документация гарантирует качественное выполнение задач.

Проектная документация при разработке программного обеспечения может:

• Определить проект
• Описать, как должен выглядеть продукт
• Установить стандарты кодирования
• Руководства по стилю и шаблоны проектирования
• Сформулировать стандарты тестирования
• Определить предмет тестирования
• Документируйте результаты тестирования
• Предоставьте инструкции по установке, использованию и обслуживанию продукта

В такой отрасли, как разработка программного обеспечения, документация должна быть исчерпывающей, поскольку любые ошибки создают пробелы между теми, кто имеет доступ к информации.Например, если заинтересованные стороны не полностью осознают продукт, у них могут быть другие ожидания от него, чем то, что инженеры пытаются реализовать. В документации не только четко представлена ​​важная информация, но и предотвращаются неудачи и недопонимание.

2. Управление компьютерной системой

Системная документация относится к решению, которое служит справочным материалом для будущих обновлений программного и аппаратного обеспечения или работ по обслуживанию. Другими словами, он описывает возможности и требования программного обеспечения и информирует читателей о его функциональных возможностях.Системная документация является более технической, чем другие формы документации, потому что она включает в себя такие аспекты, как:

• Документация по тестированию
• Документация по исходному коду
• Документация по API
• Документация по архитектуре программного обеспечения
• Инструкции по решению для продвинутых пользователей

Пользовательская документация в данной области системной документации относится к информации, которую пользователь, не являющийся ИТ-специалистом, может легче усвоить. Типы пользовательской документации включают руководства пользователя, учебные руководства, руководства по установке и примечания к выпуску.

3. Исследование

Проведение исследования и запись результатов требует от вас создания и поддержки аргументации. Документирование вашей учебы и признание тех, чьи идеи вы основываете, имеют решающее значение. Причины для документирования вашего исследования могут включать:

• Предоставление кредита или ссылки на оригинального создателя или автора
• Обеспечение доступа к источникам, которые вы использовали в своем исследовании
• Предоставление вашим читателям возможности следить за исследованием
• Предоставление другим возможности проверить полнота и точность вашего исследования
• Прозрачность, честность и доверие во избежание плагиата

Частью профессионального исследователя является ведение письменной, аудио- и визуальной документации о вашем исследовании.Это включает в себя запись их гипотез, выводов, вопросов и выводов. Ученые также должны собирать данные для их анализа — форму документации. Кроме того, ученые могут захотеть повторить эксперимент, чтобы увидеть, изменяются ли результаты теста в зависимости от определенной переменной. Чтобы повторить эксперимент точно так же, как и раньше, им нужна документация предыдущего эксперимента или оригинального ученого.

Тем, кто выполняет научные исследования, необходим точный набор инструкций для проверки гипотез, повторения экспериментов, получения результатов и публикации своих выводов.Без надлежащей документации по исследованиям у нас не было бы передовых технологий, лекарств и сельскохозяйственных методов, которыми мы пользуемся сегодня.

Связано: 7 методов ведения систематизированных заметок

Последствия ненадлежащей документации

Многие отрасли требуют тщательной документации, выполняемой определенным образом. Если организациям не удается вести систематизированный учет, некоторые из последствий могут включать:

• Текущие проверки
• Неверное выставление счетов
• Неэффективность для роста сотрудников
• Потерянный доход
• Нарушение безопасности

Во всех организациях используется документация для регистрации разнообразная информация.Независимо от вашего карьерного пути, важно понимать, какую роль документация играет в рабочей силе и какую пользу вы можете извлечь из ведения систематизированного учета для вашей собственной карьеры.

По теме: Вопросы и ответы: Почему так важно управление файлами? Plus Benefits

Отдел информации и документации | Парламент Хорватии

Департамент информации и документации входит в состав Службы персонала и отвечает за индексацию и архивирование всех актов парламента.

Департамент также предоставляет полный спектр справочных услуг, который включает ответы на запросы статей и информации по сложным вопросам, представляющим интерес для депутатов, и использование различных источников, таких как статьи и электронная документация.

Департамент отвечает на запросы о предоставлении информации от депутатов и сотрудников парламента о незавершенных законопроектах и ​​стенограммах пленарных заседаний, а также отслеживает законодательную деятельность парламента (принятые законы, аннулированные или отозванные законопроекты, заявления о дебатах, сделанные депутатами во время пленарных заседаний, и всевозможные статистические данные по вопросам, касающимся работы и функционирования парламента).

Документы индексируются согласно:

e-Doc — это база данных, разработанная и поддерживаемая Департаментом информации и документации. Выполняя некоторые из своих основных задач, Департамент обрабатывает, как формально, так и с точки зрения содержания, все акты Парламента, стенограммы, вопросы, заданные Правительству депутатами, а также поправки и сохраняет их полные версии в электронной документации.

Система e-Doc позволяет осуществлять поиск в большом количестве общедоступных парламентских материалов (законопроекты, отчеты рабочих органов, поправки, вопросы и ответы депутатов), а также статистических показателей законодательной и парламентской деятельности, в том числе например, общее количество раз, когда отдельный депутат или член политической группы просили слова, обзор наложенных дисциплинарных мер и внесенных поправок вместе с их статусом.

Результаты поиска обычно включают ссылку на полные тексты документов, если они доступны в электронном формате.

Наша миссия:

• для поддержки законодательных, надзорных и представительских функций парламента путем предоставления высококачественных информационных услуг.
• для поддержки процессов принятия решений
• для повышения стандартов обсуждения
• для повышения качества законодательства

Наша цель:

• для предоставления беспристрастной, точной и своевременной информации всем пользователям
• для предоставления информационных услуг, которые помогают депутатам, комитетам и другим парламентским органам в выполнении их обязанностей
• Предоставление информации и услуг другим сотрудникам парламента по мере необходимости для облегчения работы парламента
• , чтобы депутаты и сотрудники парламента имели легкий доступ к необходимой информации, когда она им нужна.
• для предоставления соответствующего уровня информационных и документальных услуг депутатам и сотрудникам парламента
• для предоставления отчетов о деятельности парламента
  

Хотя исследовательские функции предусмотрены, в настоящее время Департамент исследовательской деятельностью не занимается.

Время работы и пользователи

Признанными «клиентами» услуг Департамента являются: депутаты, помощники и сотрудники парламента и других правительственных учреждений. Кроме того, любое лицо может быть принято в качестве клиента с письменного разрешения генерального секретаря хорватского парламента.

Департамент оказывает услуги депутатам и сотрудникам в дни сессий с 8:30 до закрытия сессии и с понедельника по пятницу во время перерывов с 8:30.м. до 16:30

Контактная информация

Руководитель: Даниэла Срага, доктор философии
Телефон: + 385 1 4569 660
Факс: + 385 1 6303797
электронная почта: [email protected]

Министерство финансов США призывает правительства штата и местные органы власти ослабить требования к документации в рамках Программы экстренной помощи при аренде

Призвав правительства штатов и местные органы власти упростить требования к документации в рамках федеральной программы экстренной помощи в аренде (ERA), Министерство финансов США недавно выпустило примеры упрощенных форм самоаттестации для использования грантополучателями программы. Казначейство выпустило образцы форм, чтобы помочь ускорить оказание помощи в аренде в рамках программы и обеспечить максимальную эффективность программ ERA на местном уровне.Помимо форм, Казначейство также проводит информационные сессии и оказывает техническую поддержку, чтобы помочь государственным и местным получателям грантов, включая округа, определить методы повышения эффективности их программ ERA.

призвало получателей грантов использовать гибкие возможности документации, изложенные в руководстве ERA, выпущенном министерством. Казначейство рекомендует получателям грантов разрешить арендаторам использовать самооценку, чтобы доказать, что они соответствуют требованиям ERA, включая трудности, связанные с COVID, доход, стабильность жилья и размер задолженности по аренде.Грантополучателям также разрешается подтверждать право на получение дохода, используя основанные на фактах данные, такие как проживание в районе с низким доходом.

Помимо упрощенных форм самоаттестации, Казначейство выпустило ряд других ресурсов, которые округа могут использовать для усиления своих программ ERA и более быстрого оказания помощи тем, кто в ней нуждается. К ним относятся:

NACo продолжит работу с Казначейством, чтобы отстаивать приоритеты округа, поскольку Департамент оказывает помощь как арендаторам, так и домовладельцам.NACo также создало ресурсный центр федеральной программы экстренной помощи в аренде, Информационный центр по восстановлению COVID-19 и разбивку финансирования, предусмотренную в Законе о американском плане спасения , который округа могут использовать для управления финансированием и помощью, доступными им во время работы. реагировать на пандемию COVID-19 на местном уровне.