Непринятие мер по урегулированию конфликта интересов: Противодействие коррупции — Урегулирование конфликта интересов на муниципальной службе

УСОГЭ | Ресурсы для должностных лиц по вопросам этики

Анализ и разрешение конфликта интересов являются ключевыми факторами для агентств и сотрудников, управляющими и сводящими к минимуму риск нарушения этических норм. Тщательный анализ — это первый шаг к тому, чтобы агентства и сотрудники предприняли соответствующие шаги для устранения потенциального конфликта интересов. Разрешая потенциальные конфликты до того, как они произойдут, должностные лица по вопросам этики помогают гарантировать, что решения их агентств принимаются в интересах общества и на них не оказывают несправедливого влияния личные финансовые интересы.

Обязанности уполномоченного представителя агентства по вопросам этики (DAEO)

Анализируя и разрешая потенциальные или фактические конфликты интересов, должностные лица по вопросам этики помогают сотрудникам выполнять свои обязанности и всегда стремиться действовать в интересах общества, не допуская утраты беспристрастности или создания видимости утраты беспристрастности при выполнении своих служебных обязанностей.

DAEO, действуя непосредственно или через других должностных лиц, принимает надлежащие меры, чтобы понять и разрешить конфликт интересов сотрудника и видимость конфликта интересов посредством направленных отводов, отчуждения, повторного назначения, отказов, разрешений и других соответствующих средств. Выбор наилучшего средства правовой защиты зависит от правильного анализа потенциального конфликта интересов.

Способность проводить тщательный и точный анализ конфликтов требуется для всех аспектов программы этики, включая проверку раскрытия финансовой информации, консультирование и обучение сотрудников, помощь соответствующим должностным лицам агентства в правоприменительных действиях и консультирование руководства в отношении этических рисков.

Основные юридические органы

• 5 С.Ф.Р. § 2638.104(c)(4), (6) — (8) – Обязанности правительства по этике DAEO
• 5 С.Ф.Р. § 2635.107 – Консультации по этике для сотрудников
• 5 С. Ф.Р. § 2634.605(b)(5) — (6) – Средства правовой защиты от потенциальных конфликтов интересов, указанных в отчете о раскрытии финансовой информации

Ключевые рекомендации

Соответствующие рекомендации можно найти в сборнике юридических исследований

Ресурсы

Анализ потенциальных конфликтов интересов

В этой серии руководящих документов представлен анализ конфликтов для различных типов трудовых интересов, инвестиционных интересов и обязательств.

Сборник юридических исследований

Коллекция юридических исследований содержит ссылки на ресурсы, которые могут помочь в проведении анализа конфликтов, такие как все юридические консультации НГЕ, преамбулы нормотворчества, истории законодательства, юридические заключения Министерства юстиции и судебные заключения.

Руководство по соглашению о соблюдении этических норм PAS (Word)

Этот документ содержит руководство для рецензентов агентств, которые составляют соглашения по этике для кандидатов на должности, требующие утверждения Сенатом («номинанты PAS»). В определенных случаях должностные лица по вопросам этики могут применять анализ конфликтов в рамках данного руководства и к другим сотрудникам.

Список средств правовой защиты от конфликта интересов и исключений (PDF)

В этом справочном руководстве перечислены средства правовой защиты и исключения с соответствующими нормативными ссылками.

Законы об этике, применимые к специальным государственным служащим

В этом инструменте обобщаются положения об этике, применимые к SGE, в сравнении с положениями, применимыми к другим сотрудникам исполнительной власти (не SGE).

Квалифицированные слепые и диверсифицированные трастовые документы

На этой странице представлены ссылки на образцы документов для квалифицированных и диверсифицированных трастов, а также информация о программе квалифицированных трастов.

Агентская практика

Являясь надзорным органом по этике, OGE имеет представление о методах, процедурах и практиках более 130 программ этики агентств и стремится выделить эти практики в качестве ресурса для улучшения программ этики в исполнительной власти. Следующие практики собраны из обзоров программы OGE, ответов агентств на ежегодные анкеты программы этики агентства и звонков по данным, а также саммитов и конференций OGE. Хотя ни один из подходов не является универсальным, должностные лица по вопросам этики могут счесть практику других агентств полезной для эффективного и действенного администрирования их собственной программы по этике.

• Работайте с руководителями высшего звена и/или их командой планирования, чтобы просмотреть пункты календаря, чтобы выявить потенциальные проблемы этики и предоставить рекомендации по этике, если это необходимо.
• Разработка и адаптация шаблонов рекомендаций по повторяющимся темам, таким как руководство после увольнения, поиск работы и т. д.
• Внештатные сотрудники с инструктажными собраниями по окончании трудовой деятельности и напоминаниям лицам, подающим документы, о необходимости подать отчет об увольнении.
• Увековечивайте советы и рекомендации в базе данных агентства или на общем диске. Репозиторий обеспечивает согласованность рекомендаций и повышает эффективность исследования новых вопросов. Он также используется для выявления частых вопросов, которые могут потребовать дополнительной подготовки, и для отслеживания общего объема запросов. Репозиторий можно использовать для назначения и управления рабочим процессом.
• Создайте почтовый ящик этики@agency.gov, который будет служить центральным адресом, куда сотрудники могут отправлять вопросы по вопросам этики.
• Автоматизируйте рабочий процесс запросов на работу по совместительству с помощью заполняемых электронных форм, если в вашем агентстве есть дополнительные правила для работы по совместительству. Автоматизация может включать в себя автоматизированный рабочий процесс, при котором утверждение одним офисом автоматически генерирует запрос на рассмотрение в следующем офисе.

Как справиться с конфликтом интересов вашего сотрудника

Урегулирование конфликта интересов сотрудников (COI) может быть сложным. Следуйте этим шагам, чтобы этично и эффективно разрешать COI на рабочем месте.

Представитель Соединенных Штатов Марк Грин из Теннесси недавно попал в заголовки заголовков за нарушение Закона о АКЦИЯХ, который требует от конгрессменов раскрывать информацию о личных сделках с акциями не позднее, чем через 45 дней после их совершения. Грин ждал почти два месяца, чтобы раскрыть информацию о покупке акций NGL Energy Partners на сумму до 250 000 долларов.

Хотя комитет по этике Палаты представителей еще не принял никаких мер, Грин может рассчитывать на штраф в размере 200 долларов . Это наказание является стандартом для других членов конгресса, нарушивших Закон STOCK, 67 нарушений которого произошли только с 2021 года.

Закон STOCK служит своеобразной политикой в ​​отношении конфликта интересов, которую должна иметь каждая организация. Как и акт, ваша политика должна содержать четкие правила и последствия.

Если вы подозреваете у сотрудников конфликт интересов (или они сообщают вам об этом), может быть трудно понять, что делать дальше. Своевременный, хорошо задокументированный анализ ситуации гарантирует, что ваша организация попадет в новости только по правильным причинам.

Содержание

• Примеры конфликта интересов
• Получение информации о конфликте интересов
• Рассмотрение декларации о конфликте интересов

• Как разрешить конфликт интересов сотрудников
• Предотвращение конфликта интересов сотрудников
• Как i-Sight может помочь

Каковы примеры конфликта интересов?

Конфликты интересов не всегда очевидны. Они могут быть реальными, предполагаемыми или просто возможными в зависимости от личных решений и поведения сотрудника.

Если у работника явно есть соответствующие частные интересы, противоречащие интересам компании, у сотрудника может возникнуть фактический конфликт интересов .

Например, Майк работает продавцом полный рабочий день. У него также есть «подработка» в качестве внештатного консультанта по продажам, где один из прямых конкурентов его организации является клиентом. У Майка есть ИСП, потому что он зарабатывает деньги, помогая своему работодателю конкурировать.

Если вы не можете быть уверены в личных интересах сотрудника, но они кажутся конфликтующими, у него может быть предполагаемый конфликт интересов .

Например, предположим, что Мишель нанимает нового аналитика в свою команду. Она проходит через весь процесс и решает нанять свою племянницу. Мишель выбрала наиболее квалифицированного кандидата с лучшими ответами на собеседовании. Однако ее коллеги или другие кандидаты могут подумать, что она сделала выбор, основываясь на отношениях, а не на том, что лучше для компании, что является ИСП.

Наконец, если сотрудник не показывает COI в настоящее время, но разумно предвидеть, что его личные интересы могут стать актуальными в будущем, у него может возникнуть потенциальный конфликт интересов .

Например, Мэри, глава отдела кадров, отвечает за поиск новых поставщиков. Ее муж владеет клининговым бизнесом; если бы она наняла его компанию, у нее возник бы конфликт интересов, поскольку ее семья заработала бы на этом решении деньги. Хотя компания А не нанимает новых уборщиков прямо сейчас, у Мэри может быть потенциальный COI, если/когда они это сделают.

СВЯЗАННЫЕ: Полное руководство по расследованию конфликтов интересов

Помните, COI распространяются не только на сотрудников . Члены правления и даже другие основные заинтересованные стороны, такие как партнеры и ключевые поставщики, также должны соблюдать вашу политику в отношении конфликта интересов. Хотя они не работают на вашу организацию, они влияют на ее деятельность, поэтому ставить свои личные интересы выше интересов компании все же может иметь негативные последствия.

Поощряйте этичное поведение сотрудников с помощью строгой политики конфликта интересов.

В каждой организации должна быть политика в отношении конфликтов интересов, в которой определяются COI, предлагаются примеры, излагаются обязанности сотрудников и описываются дисциплинарные меры. Загрузите наш бесплатный шаблон, чтобы начать.

Скачать шаблон

Получение сообщений о конфликте интересов

Первый шаг в урегулировании конфликта интересов сотрудников — знать, что он существует. Поощряйте сотрудников говорить со своим руководителем, если они думают, что у них есть фактическая, предполагаемая или потенциальная COI.

Вы также можете настроить горячую линию или другой инструмент для получения советов. Сотрудники, которые подозревают коллегу в COI, могут не решиться сообщить об этом, поэтому предлагайте несколько способов сообщения (например, веб-форму, номер телефона, указанный адрес электронной почты) с возможностью сохранения анонимности.

В течение 30 дней после обнаружения потенциальной COI сотрудник должен сообщить об этом своему руководителю. Если проблема проста, менеджер может проанализировать ситуацию и указать сотруднику, как разрешить или смягчить ситуацию .

В более сложных сценариях, например, когда неясно, присутствует ли COI, сотрудник должен заполнить форму о раскрытии конфликта интересов для рассмотрения вашим отделом кадров или этики.

Как только вы узнаете о конфликте интересов, примите меры как можно скорее. Даже если это окажется ничем, вы можете спасти свою организацию от скандала, схемы мошенничества или тысяч потерянных средств.

Проверка декларации о конфликте интересов

Иногда выявить конфликт интересов бывает нелегко даже вовлеченному сотруднику.

В этом случае руководство, отдел кадров и/или отдел этики должны рассмотреть ситуацию. Своевременно оценивайте позицию сотрудника и заявление о раскрытии информации  , хорошо документируя процесс и придерживаясь политики вашей компании.

Во-первых, определите должностные обязанности и ответственность сотрудника. Затем проанализируйте ситуацию, с которой сталкивается ваша организация. Спросить:

• Имеет ли этот сотрудник соответствующие личные интересы?
• Если да, то мешают ли они выполнению обязанностей работника? Не нарушают ли они интересы компании?
• Какова тяжесть вреда, который это может нанести организации?

Убедитесь, что у вас есть набор (желательно письменных) процедур для работы с COI. Например:

• Кто получает раскрытие информации?
• Кто их анализирует?
• Сколько времени занимает процесс анализа?
• Что работник должен делать в это время?
• Каковы последствия нераскрытия COI?
• Как часто вы будете обновлять свою политику в отношении конфликта интересов?
• Как часто сотрудники должны подтверждать, что они прочитали и поняли политику?

Заранее предоставив эту информацию, вы сможете работать более эффективно и продуктивно, поскольку каждый знает свои обязанности и сроки. Сотрудники также будут знать, чего ожидать, если у них будет COI, что также сделает процесс менее напряженным для них.

Наличие формы на руках гарантирует, что ваши записи будут согласованными, и вы сможете сразу же ответить на COI.

Загрузите этот бесплатный шаблон формы раскрытия информации о конфликте интересов, чтобы сделать управление COI на вашем рабочем месте проще, быстрее и безопаснее.

Скачать шаблон

Как разрешить конфликт интересов сотрудников

Если вы обнаружите, что у сотрудника есть конфликт интересов, вам необходимо предпринять шаги для разрешения или смягчения ситуации.

Всегда начинайте с ознакомления с политикой конфликта интересов . В этом документе должно быть описано, как обращаться с COI различных типов и уровней серьезности. Обеспечение последовательного следования вашей политике также снижает риск того, что сотрудник потребует неправомерного дисциплинарного взыскания или увольнения.

В зависимости от деталей COI сотрудника, вам может потребоваться :

• предупредить их
• попросить их отказаться от своих противоречивых личных интересов (например, Майк отказался от своей подработки)
• разрешить ограниченное участие в конфликтующем проекте или задаче (например, Мишель не имеет решающего слова при выборе нового сотрудника)
• удалить сотрудника из проекта или задачи (например, выбрать кого-то другого, кроме Марии, для выбора нового поставщика услуг по уборке)
• уволить сотрудника
• поговорить с юристом о юридических последствиях конфликта интересов

Зафиксируйте свое решение в личном деле сотрудника с указанием причин вывода и предпринятых действий. Затем сообщите о решении сотруднику в письменной форме. Тщательно задокументированный процесс принятия решений должен свести к минимуму сопротивление сотрудников (или судебные иски).

В разумных, уместных и необходимых случаях сообщайте подробности COI и то, как он был адресован, всей организации для обеспечения прозрачности. Например, если Мартина уволили за то, что он принял слишком много подарков от клиента, вы можете поделиться этой информацией со всеми сотрудниками в качестве напоминания о вашей политике в отношении подарков.

Предотвращение конфликтов интересов среди сотрудников

Согласно отчету Ассоциации сертифицированных специалистов по расследованию мошенничества за 2022 г., подготовленному для Организации Объединенных Наций , коррупция (включая конфликты интересов) продолжается в среднем 12 месяцев до того, как она будет расследована.

За это время конфликтующий сотрудник может стоить вашей компании тысячи долларов украденного времени и привилегий. Ваша организация также может быть оштрафована, если вы не сообщите о конфликте интересов сотрудника. Чтобы избежать этих негативных последствий, постарайтесь максимально предотвратить COI.

Первый шаг? Создайте культуру этики на своем рабочем месте, чтобы сэкономить время, деньги и нервы.

Для начала внедрите четкий этический кодекс, кодекс поведения и политику в отношении конфликта интересов. Каждая из этих политик содержит уникальную информацию о том, как должны вести себя сотрудники, но все они должны работать вместе, чтобы создать полную картину ожидаемого поведения.

В своем этическом кодексе объясните этические стандарты вашей компании и причины, лежащие в их основе. В своем кодексе поведения укажите определенные модели поведения, которые будут и не будут допускаться на рабочем месте, от дресс-кода до межличностного взаимодействия.

Наконец, ваша политика конфликта интересов должна включать:

• Определения типов COI
• Примеры COI
• Как, где и когда раскрывать COI
• Процедуры работодателя по обращению с COI
• Дисциплинарные меры в случае неразглашения ИСП

Обучите как новых, так и действующих сотрудников этим политикам и попросите их подписать формы подтверждения, подтверждающие их понимание. Обязательно применяйте политики, особенно те, которые касаются практики найма и принятия подарков, к сотрудникам на всех уровнях.

Вы также можете остановить COI до их начала, потребовав от сотрудников подписать соглашение о неконкуренции . Это соглашения о конфиденциальности, которые запрещают сотрудникам работать на конкурентов или с ними, пока они работают в вашей организации. Они часто выходят за рамки срока пребывания сотрудника в компании, чтобы снизить риск того, что он уволится и сразу же побежит к конкуренту с вашими идеями.

Подписание сотрудниками соглашения о неконкуренции напоминает им об определенном типе COI, которого им следует избегать, а также предоставляет документацию о том, что они согласились следовать вашим этическим стандартам.

Урегулирование конфликта интересов сотрудников может быть сложным и даже неудобным. Четко определенные политики и процедуры облегчают принятие решения о том, что делать в подобных ситуациях.

Хотите повысить качество расследований в области этики и соблюдения требований?

Узнайте, как программное обеспечение для управления делами может помочь вам отслеживать, управлять и предотвращать инциденты E&C, из нашей бесплатной электронной книги.

Получить электронную книгу

Чем может помочь i-Sight

Если вы управляете COI сотрудников с помощью бумажных файлов или электронных таблиц, важная информация может ускользать.

Вы можете пропустить какую-то деталь или всю информацию, что даст сотруднику время извлечь выгоду из своего COI. Или, если вы слишком долго не отвечаете, вы можете не только потерять деньги или конфиденциальную информацию, но и столкнуться с нормативными штрафами и/или публичным скандалом.

Программное обеспечение для управления делами гарантирует своевременность и документирование ваших расследований. Поскольку вся важная информация и доказательства находятся прямо в материалах дела, вам не придется тратить время на поиск этой формы раскрытия информации или других документов. Встроенный инструмент отчетности также сокращает время, затрачиваемое на написание отчета о расследовании, помогая вам управлять рисками как для сотрудника, так и для вашей организации.