Об участии в совещании как правильно писать: Страница не найдена — Прав-Защитник

Разное

Содержание

Как выразить отказ от участия в мероприятии в деловом письме

Чем больше известна фирма, тем чаще на контактный адрес поступают различные предложения, причем как от партнеров, так и от компаний, не имеющих с вами деловых связей. Невозможно посещать все деловые встречи и бизнес-семинары, на которые приходят приглашения. Это понимает не только приглашенный, но и приглашающая сторона, ведь зачастую предложение поучаствовать в мероприятии приходит с массовой рассылкой. Но не стоит игнорировать подобные письма только потому, что они вам не интересны.

Молчание в ответ на приглашение может быть расценено как оскорбление. Поэтому обязательно нужно выслать корреспонденту то, что утвердит ваш отказ от участия в мероприятии – деловое письмо с извинениями и искренними сожалениями. Грамотно сформулированный отказ позволит сохранить лояльные отношения с адресатом, несмотря на решение пропустить организуемое им мероприятие.

Сложности при написании писем-отказов

Проще всего сформулировать вежливый отказ, если вы не заинтересованы в сохранении деловых связей с адресатом. В этом случае достаточно придерживаться делового тона и опираться на базовые правила по написанию писем-отказов. Если вам пришлось «переписываться» с массовой рассылкой, то задача упрощается еще больше: скорее всего, ваше ответное письмо даже не прочитают.

Но в некоторых случаях написание делового письма превращается в тщательный подбор слов, позволяющих выразить максимум сожаления в рамках деловой лексики. К ним относятся следующие ситуации:

  • Вы переписываетесь с потенциальным партнером, но вынуждены отказать по объективной причине. Вам нужно выразить отказ, передав в то же время заинтересованность в скорейшем начале сотрудничества. Поскольку со стороны эти посылы могут показаться взаимоисключающими, сложно подобрать правильную формулировку.
  • Вы переписываетесь с постоянным партнером и не хотите производить неблагоприятное впечатление. Вы планируете продолжать сотрудничество, но знаете, что ваше участие в мероприятии было бы важным для партнера. Вам нужно сформулировать отказ так, чтобы передать это понимание, обозначив тем самым заинтересованность в деловом успехе партнера. В то же время, ваши причины должны звучать достаточно убедительно.
  • Вы переписываетесь с «живым» адресатом и знаете, что ваше письмо будет внимательно прочитано. У вас нет объективных причин для отказа от участия, но нет и причин соглашаться. В то же время, вы хотите сохранить расположение вашего корреспондента.
  • Вы переписываетесь с влиятельным игроком вашей бизнес-ниши или представителем популярного издания. Вы вынуждены отказать, но не хотите портить себе репутацию.

Каждая из этих ситуаций потенциально опасна для вашего успеха. Но аккуратно составленное деловое письмо об отказе от участия в мероприятии поможет честно предупредить о своей позиции, не усугубляя текущего положения. Возможно, вы не укрепите отношения с партнером таким образом – но вы их и не испортите. Отказы – нормальная практика в деловом мире. Чем раньше вы научитесь корректно их преподносить, тем лучше.

Как оформить письмо-отказ?

Реквизиты любого делового письма с официальным отказом соответствуют обычным реквизитам для делового письма фирмы. Если вы отсылаете письмо по почте или с помощью факса, обязательно придерживайтесь следующих правил:

  • Пишите ответ только на фирменном бланке организации.
  • Убедитесь, что отказ заверен либо генеральным директором, либо лицом, имеющим соответствующие полномочия.
  • Обязательно зарегистрируйте отказ, чтобы он имел официальную силу.

Если вы отправляете отказ по электронной почте, то большое значение имеет заголовок. Он позволяет составить первое впечатление о письме, и во многом задает настроение от прочтения. Если вы уверены, что ваш ответ будет прочитан, и планируете дальнейшие деловые отношения с адресатом, то постарайтесь избегать негативных формулировок в заголовке. Вполне вероятно, что у вашего корреспондента не появится желания открывать письмо с заголовком вида «Отказ от участия в мероприятии», поэтому лучше использовать более нейтральный вариант. Например: «О мероприятии», «Об участии в семинаре» и так далее.

Содержание письма с отказом

Чтобы вежливо выразить отказ от участия в мероприятии в деловом письме, необходимо соблюдать все нормы делового этикета. Обязательно начните с обращения, при этом ориентируйтесь на данные, указанные в приглашении. Если вы знаете имя и отчество корреспондента, то можно воспользоваться приветствием вида:

Уважаемый Николай Николаевич!

Бывает и так, что известны только фамилия и инициалы отправителя. В этом случае стоит ограничиться фамилией и принятым в России деловым обращением (господин, госпожа):

Уважаемый г-н Николаев!

Использовать инициалы не следует: это не только неряшливо смотрится, но и невежливо. Если послание было отправлено от имени фирмы и об адресате неизвестно ничего, то используется универсальное «общее» обращение «Уважаемые господа!» Этого достаточно, чтобы выразить уважение при отсутствии других данных.

Даже если вы отвечаете на письмо по электронной почте, позаботьтесь о том, чтобы уведомить отправителя, на какое именно обращение направлен заказ. Вы можете оформить эти данные двумя способами: либо вынести ссылку на запрос в отдельном реквизите под номером и датой письма (обычно такие реквизиты присутствуют в общих официальных бланках), либо сообщить эти данные в начале обращения. Если вы выбрали второй способ, то письмо должно начинаться со следующих строк:

В ответ на ваше письмо от 01.02.2017 №341 сообщаем, что…

Желательно не сообщать об отказе «в лоб», особенно если данные о письме вы прописали в реквизитах. Первые строки обязательно должны иметь позитивное содержание. Вы можете выразить благодарность за присланное приглашение и отметить уникальные возможности, которые были предоставлены вам адресатом. Также можно начать письмо с вежливого сожаления о том, что приглашение, несмотря на то, что оно было желанным, по объективным причинам придется отклонить. Чтобы облегчить себе задачу, можно составить список «универсальных» фраз, которые в дальнейшем можно будет корректировать под особенности ситуации:

Благодарим за крайне интересное предложение, но к сожалению…

Мы очень ценим ваше приглашение и надеемся на дальнейшее сотрудничество…

Спасибо за предоставленную возможность принять участие в…

К сожалению, у нас нет возможности принять участие в мероприятии в связи с…

Указание заинтересованности в партнерстве – обязательный момент. Даже если вы не планируете иметь каких-либо деловых связей с корреспондентом, выразите желание укрепить деловые связи. Это базовое правило делового этикета: вашего внимания достоин каждый, кто прислал вам письмо с приглашением. Отказ – явление повседневное, и за оскорбление не засчитывается. Но несоблюдение элементарных норм вежливости может существенно подпортить вам репутацию, особенно если вы будете отвечать таким образом всем деловым корреспондентам.

Проявляйте заинтересованность на каждом этапе. Если к приглашению прилагались дополнительные файлы, отметьте, что ознакомились с ними:

Мы подробно рассмотрели представленное вами предложение…

Мы внимательно изучили представленные документы…

Только после того, как все позитивные посылы, включая благодарность за проявленный интерес, будут выражены, можно перейти к причине отказа. Указать ее необходимо непременно: это показывает вашу заинтересованность в мероприятии, от которого вы отказываетесь, и позволяет лишний раз проявить уважение к корреспонденту.

После соблюдения всех формальностей необходимо закончить на очередном позитивном посыле. Упомяните, что будете с нетерпением ждать дальнейшего сотрудничества (новых мероприятий, возможностей и т.д.). Так вы очередной раз «подсластите» пилюлю отказа и передадите желание сохранить деловые отношения.


Письмо-просьба или как просить в деловом письме

Обмен информацией, документами, товарами и услугами — постоянная часть жизни людей и организаций. В обычной жизни мы можем озвучить свою просьбу лично, по телефону или электронной почте.

Рабочие отношения требуют более официального обращения. Для этого организации и физические лица пишут письмо-просьбу.

Не будем долго рассказывать о составляющих письма-просьбы, лучше покажем наглядно в таблице. Тогда составить письмо-просьбу, выбирая нужные фразы, будет несложно.

Образец письма-просьбы на бланке>>

Итак, конструктор письма-просьбы:

ОбращениеЧто произошлоПросьбаЗаключение
Уважаемый Олег Иванович! На основании нашей договоренности Прошу Вас С надеждой на дальнейшее сотрудничество
Уважаемая Елена Викторовна! Сообщаем Вам о повышении арендной платы с 01.01.2019 Просим Вас подтвердить намерение пользоваться нашим помещением в 2019 году Ждем подтверждения до
Уважаемые коллеги! В связи с проверкой нашей организации Прошу предоставить отчеты по направлениям вашей работы до
Уважаемый Сергей Геннадьевич!В соответствии с решением собрания от №  Прошу Вас направить один экземпляр протокола собрания в наш адрес Благодарим за оказанное содействие!
Уважаемый господин Толмачев! В связи с проведением совещания Просим направить вашего представителя
Уважаемая Анна Петровна! В связи с временными финансовыми трудностями Просим Вас об отсрочке платежа до Будем признательны за понимание

Конструктор делового письма>>

Пример письма-просьбы

О проведении совещания

Уважаемый Александр Григорьевич!

Компания «Гарант» сообщает Вам о проведении совещания по вопросам повестки дня 12.12.2018 по адресу: г. Воронеж, ул. Лобачева, 128. Просим Вас направить вашего представителя для участия в совещании. Подтверждение об участии в совещании просим направить в наш адрес до 05.12.2018

С надеждой на плодотворное сотрудничество!

Приложение: Повестка дня на 1л. в 1 экз.

С уважением,
Генеральный директор ООО «Гарант»Климов С. П. Климов

Пример 2

О замене оборудования

Уважаемая Валентина Александровна!

В связи с задержкой поставки оборудования на неопределенный срок, просим Вас оказать содействие в решении вопроса о замене оборудования или приостановке действия договора от 03.09.2018 № 11.

Будем признательны за понимание.

С уважением,
Генеральный директор ООО «Плюс»Семенов Г. Т. Семенов

Составление и оформление протокола совещания / КонсультантПлюс

Составление и оформление протокола совещания

3.48. Решения, которые принимаются на совещаниях, проводимых президентом (вице-президентом), а также руководителями подразделений общества, оформляются протоколами на бланках установленной формы.

Пример составления и оформления протокола совещания у президента приведен в приложении N 9.

Материалы к совещаниям, проводимым президентом (вице-президентом), подготавливает ответственный исполнитель с участием причастных подразделений.

3.49. Проект протокола совещания (в случае оперативного рассмотрения вопросов — предложения для включения в проект протокола), проводимого президентом (вице-президентом), завизированный исполнителем документа и ответственным исполнителем, направляется вместе с другими материалами к совещанию в Департамент управления делами (в соответствующий секретариат) не позднее чем за 2 дня до даты совещания.

3.50. Проект протокола совещания, проведенного президентом, составляется и оформляется исполнителем документа совместно с помощником президента, а проведенного вице-президентом — исполнителем документа совместно с советником вице-президента.

Протокол должен быть оформлен не позднее 3 дней с даты проведения совещания.

3.51. Проект протокола совещания, проведенного президентом (вице-президентом), подготавливается с учетом состоявшегося на совещании обсуждения рассматриваемых вопросов и решений, принятых президентом (вице-президентом), и согласовывается в установленном порядке, как правило, с должностными лицами, имеющими непосредственное отношение к вопросам, рассмотренным на совещании.

Согласованный проект протокола до представления на подпись визируется исполнителем документа, ответственным исполнителем и помощником президента (советником вице-президента).

3.52. Отметки о согласовании и визы ставятся на оборотной стороне последнего листа проекта протокола.

Отметка об исполнителе документа располагается в левом нижнем углу лицевой стороны последнего листа проекта протокола и печатается шрифтом размером 10 пт.

3.53. В протоколе сначала указываются должностные лица, присутствовавшие на совещании. Слово «Присутствовали» печатается от границы левого поля, подчеркивается, после слова ставится двоеточие. Ниже через межстрочный интервал 12 — 24 пт печатаются наименования должностей присутствовавших, а справа от наименования должностей — их фамилии и инициалы через межстрочный интервал 12 пт. Наименования должностей могут быть указаны обобщенно, при этом фамилии печатаются в алфавитном порядке независимо от должности.

Если количество участников совещания превышает 15 человек, список присутствующих на совещании может быть оформлен в виде приложения.

Дата, оформляемая словесно-цифровым способом, и номер протокола печатаются справа.

Если совещание проводилось не в г. Москве, после реквизита «Вид совещания» через межстрочный интервал 24 пт указывается по центру листа место проведения совещания (например, г. Новосибирск).

3.54. Протокол включает в себя вопросы, рассмотренные на совещании, и принятые по ним решения и печатается шрифтом размером 14 пт через межстрочный интервал 18 пт.

Каждый вопрос нумеруется римской цифрой. Название вопроса печатается центрованным способом, начинается, как правило, с предлога «О» («Об») и отвечает на вопрос «о чем».

Под названием вопроса проводится сплошная черта, под чертой в скобках через межстрочный интервал 12 пт печатаются фамилии должностных лиц, выступавших на совещании по этому вопросу.

3.55. Решения, принятые по каждому рассмотренному на совещании вопросу, излагаются в протоколе в виде отдельных пунктов, нумеруемых арабскими цифрами, и адресуются соответствующим должностным лицам общества (вице-президентам, руководителям подразделений общества).

3.56. Пункты подразделяются при необходимости на подпункты, которые могут обозначаться строчными буквами или арабскими цифрами с круглой скобкой, либо на абзацы (без буквенного и цифрового обозначения). Подпункты печатаются с красной строки со строчной буквы и заканчиваются точкой с запятой.

3.57. Задания, показатели работы, графики, образцы документов и бланков помещаются, как правило, в приложениях к протоколу, которые являются его неотъемлемой частью и должны иметь названия. В тексте протокола делаются ссылки на эти приложения, которые нумеруются в порядке упоминания их в протоколе.

Если к протоколу прилагаются справочно-аналитические и информационные материалы, докладные записки и др., то в протоколе делается об этом соответствующая запись.

3.58. Принятые на совещании решения, требующие срочного исполнения, должны быть незамедлительно, до оформления и рассылки протокола, доведены до соответствующих должностных лиц — исполнителей, которые не принимали участия в совещании, для организации выполнения принятых решений в установленные сроки. В этом случае решения доводятся до этих должностных лиц подразделением общества, которое подготавливает проект протокола совещания.

3.59. Подписанный президентом протокол совещания отдел документационного обеспечения направляет адресатам по ЕАСД, а при необходимости рассылки его на бумажном носителе — изготавливает и рассылает адресатам его копии.

3.60. Подписанный вице-президентом протокол совещания его секретариат направляет адресатам по ЕАСД, а при необходимости рассылки его на бумажном носителе — изготавливает и рассылает адресатам копии исполнитель документа.

3.61. Если на совещании, проведенном президентом (вице-президентом), рассматривалось несколько вопросов, то адресатам могут быть посланы соответствующие выписки из протокола.

3.62. Протокол совещания, проведенного руководителем подразделения общества, составляется и оформляется аналогично протоколу совещания у президента (вице-президента).

3.63. В отдельных случаях подписанные должностным лицом и зарегистрированные в установленном порядке протоколы (протоколы совещаний, заседаний технических, научно-технических, экспертных советов, комиссий, протоколы испытаний и др.) утверждаются вышестоящим должностным лицом, если для реализации принятых решений недостаточно полномочий должностного лица, подписавшего протокол. В этих случаях в правом верхнем углу первого листа протокола ставится гриф утверждения, состоящий из слова УТВЕРЖДАЮ, наименования должности лица, утвердившего протокол, личной подписи, ее расшифровки (инициалы и фамилия) и даты утверждения.

3.64. Подготовка и оформление протоколов заседаний совета директоров, правления и ревизионной комиссии общества осуществляется в соответствии с положениями об этих органах и их регламентами.

3.65. Протоколами оформляются решения, принимаемые на совместных заседаниях правления, комиссий, советов общества и соответствующих органов других организаций, на рабочих встречах руководителей общества с руководителями субъектов Российской Федерации, организаций, акционерных обществ и др. Протоколы таких совместных заседаний и рабочих встреч оформляются на стандартных листах бумаги формата A4.

орфография — Об участниках «Совещания по вопросу об упрощении русского правописания»

КАК ЭТО БЫЛО НА САМОМ ДЕЛЕ

1904-1912

В 1904 году при Отделении русского языка и словесности Академии наук была создана Орфографическая комиссия, перед которой и была поставлена задача упрощения русского письма (прежде всего – в интересах школы). Возглавил комиссию выдающийся русский языковед Ф.Ф. Фортунатов, а в ее состав входили крупнейшие ученые того времени – А. А. Шахматов , И. А. Бодуэн де Куртенэ и другие.

Комиссия рассматривала несколько предложений, в том числе и достаточно радикальных. Вначале предлагалось отказаться от буквы Ъ вообще, а в качестве разделительного знака использовать Ь, при этом отменить написание мягкого знака на конце слов после шипящих и писать мыш, ноч, любиш. Проект нового правописания был представлен учеными в 1912 году, но утвержден не был, хотя продолжал широко обсуждаться.

1912- 1917

Вскоре после февральской революции при Академии наук была создана специальная комиссия по упорядочению правописания. Непосредственное участие в ее работе приняли академики Е.Ф. Карский, Н.К. Никольский, С.Ф. Ольденбург, В.Н. Перетц, А.А. Шахматов, А.И. Соболевский. 11 мая (24 мая по новому стилю) 1917 года состоялось совещание с участием членов Орфографической комиссии Академии наук, языковедов, учителей школ, на котором было решено смягчить некоторые положения проекта 1912 года (так, члены комиссии согласились с предложением А. А. Шахматова сохранить мягкий знак на конце слов после шипящих).

Июнь 2014 года

А какой вывод из этого надо сделать? Наверное, что-то похожее на речь Л. Успенского по поводу твердого знака:

«…Спасибо полезной букве, твердому знаку! Но это только сейчас он стал таким тихим, скромным и добродетельным.Недалеко ушло время, когда не только школьники, учившиеся грамоте, – весь народ наш буквально бедствовал под игом этой буквы-разбойника, буквы-бездельника и лодыря, буквы-паразита. Тогда о твердом знаке с гневом и негодованием писали лучшие ученые-языковеды. Тогда ему посвящали страстные защитительные речи все, кто желал народу темноты, невежества и угнетения. <…> Уже в 1918 году буква-паразит испытала то, что испытали и ее хозяева-паразиты, бездельники и грабители всех мастей: ей была объявлена решительная война. Не думайте, что война эта была простой и легкой. Люди старого мира ухватились за ничего не означающую закорючку «ъ» как за свое знамя. <…> …Повсюду, где еще держалась белая армия, где цеплялись за власть генералы, фабриканты, банкиры и помещики, старый «ер» выступал как их верный союзник. Он наступал с Колчаком, отступал с Юденичем, бежал с Деникиным и, наконец, уже вместе с бароном Врангелем, убыл навсегда в невозвратное прошлое. Так несколько долгих лет буква эта играла роль «разделителя» не только внутри слова, но и на гигантских пространствах нашей страны она «разделяла» жизнь и смерть, свет и тьму, прошедшее и будущее…».

Что тут скажешь? Похоже, что кто-то и сейчас, сохраняя «ерь» после шипящих, желает народу «темноты, невежества и угнетения».

Правила проведения совещаний — подготовка и основные этапы совещания

Один час личного общения с подчиненными может заменить недельную переписку. Да, технически можно вообще не встречаться. Но куда лучше собрать сотрудников в офисе и, глядя в глаза, рассказать о задачах бизнеса, а заодно и получить обратную связь. В этой статье мы расскажем, как эффективно проводить рабочие совещания, правильно их организовывать и оформлять.

Проведение совещаний нужно сделать системой

Если для сотрудников каждая оперативка — словно снег на голову, толку от таких совещаний будет мало. Работники просто не успеют подготовиться и будут слабо вовлечены в движуху. Поэтому проведение собраний нужно максимально систематизировать.

В идеале такие вещи проводятся по графику, разработанному заранее. Если планерок и оперативок много и все они разные, то и график нужен подробный. Например: каждую среду — совещание у директора, 25 числа каждого месяца — у начальника отдела продаж и так далее. Это в идеале и когда штат большой. Для маленького бизнеса можно собираться с удобной периодичностью. Главное — участники совещания должны знать: каждую неделю их вызывают на оперативку.

Зачем проводить совещания

Согласитесь: рабочие вопросы лучше решать лично, глядя друг другу в глаза. Да, связаться миллионом способов вроде скайпа или по переписке в соцсетях — не проблема. Но это все не то. Руководитель, размахивающий руками и с огнем в глазах всегда более убедителен, чем обезличенный голос по телефону, не говоря уже о сухих строках сообщения.

На собраниях можно угадать и настрой сотрудников. Сидят и радостно кивают головами — значит, все в порядке и атмосфера в коллективе нормальная. Даже по глазам опытный босс сразу поймет, доходят его послания до подчиненных или нет.

Еще совещания дисциплинируют работников. Если сотрудник точно знает, что раз в неделю с него спросят за все поставленные задачи, он куда ответственнее относится к их выполнению. И получать нагоняй при всех, на ковре у начальника гораздо обиднее, чем по телефону. Стоишь, солидный и в костюме от “Бриони”, а тебя отчитывают, как первоклассника. Нет уж, лучше подобрать перед совещанием все хвосты и гордо рапортовать о выполненных поручениях.

Еще одна важная цель собраний — сплотить коллектив. Когда каждый варится в собственном соку и не имеет площадки для высказываний — это плохо.

Виды совещаний

Совещания бывают плановыми и внеплановые:

  • на плановых совещаниях обсуждаются текущие вопросы работы. Как раз они проводятся по графику, спланированному заранее — отсюда и название. Это могут быть ежедневные пятиминутки для планирования дня, еженедельные и ежемесячные собрания;
  • внеплановые совещания собираются для оперативного решения конкретной задачи, возникшей здесь и сейчас. Могут состояться в любое время.

Готовимся к совещанию правильно

Оперативки не должны стать формальностью вроде “Ну сегодня у нас понедельник, надо бы собраться и пообщаться”. Для того, чтобы встреча прошла с пользой, нужно готовиться. Вот алгоритм подготовки:

  • составьте план совещания. Так вы ничего не забудете и избежите сумбура при изложении задач. Нет плана — нет четкой структуры. Будете плавать, перескакивать с одного на другое. Запутаетесь сами и собьете с толку коллектив;
  • составьте список сотрудников, которых надо пригласить. Здесь все зависит от тематики и поставленных задач. Если собираетесь пообщаться с начальниками отделов касательно повышения продаж, бухгалтера звать не нужно;
  • определите тайминг. Оптимальное время совещания — от 30 минут до часа. Если общаться меньше — вряд ли получится охватить все рабочие вопросы и дать всем высказаться. А провозитесь больше часа — сотрудники начнут сладко зевать и терять нить разговора. Не можете уложиться в час — разбейте совещание на 2 части с небольшим перерывом — 5-7 минут;
  • вспомните прошлое совещание. Рекомендуем начинать общение с того, чтобы пробежаться по задачам, поставленным на прошлой оперативке. Пускай ответственные за их выполнение доложат, как идут дела;
  • прикиньте структуру собрания. Важные и приоритетные задачи ставьте на первый план, а всякие корпоративы и поездки на природу обсуждайте под конец;
  • заранее предупредите сотрудников, которых хотите позвать. Лучше лично или по телефону. Сделаете рассылку — скажут, что не успели прочитать письмо;
  • подготовьте документы. Если нужны какие-то материалы — распечатайте их заранее, чтобы не беситься в последний момент или, хуже того, прерывать для этого совещание. Сделайте копии для всех работников, которым это может понадобится;
  • попросите сотрудников захватить блокноты и ручки. 90 % из того, что прозвучит на собрании, будет тут же забыто. А что написано пером — не вырубишь топором. Пусть сидят и делают свои пометки — самим же потом будет удобнее вспоминать сказанное.

Правила проведения рабочего совещания

Никаких секретных рецептов здесь не существует. Есть набор базовых правил, которые помогут провести совещание с наибольшим эффектом.

Не делайте встречу однобокой

Если совещание, вместо обсуждения рабочих вопросов и полезностей превращается, например, в публичную порку провинившихся или монолог руководителя, толку будет мало. Нужно построить собрание таким образом, чтобы отработать как можно больше разных вопросов. Разбейте встречу на части:

  1. Оглашение плана собрания. Сначала перечислите список вопросов повестки. Совсем кратко — подробности начнутся во время обсуждения самих вопросов.
  2. Пробегитесь по прошлому собранию. Какие задачи ставились, как идет их выполнения, какие возникают трудности.
  3. Начните обсуждение с важных и срочных задач, постепенно переходя к менее значимым.
  4. Если нужно, проведите мозговой штурм.
  5. Попросите собравшихся задать интересующие вопросы. Иногда для них это единственный шанс сделать это. Возможно, не все собравшиеся видят друг друга вне вашего кабинета, а тут, пока все собрались, нужно пользоваться случаем.
  6. Завершите собрание. В конце, как мы уже говорили, можно обсудить вопросы, не касающиеся бизнеса напрямую: жизнь вне офиса, дни рождения сотрудников и так далее.

Не превращайте оперативку в набор формальностей

Проводите встречу как можно проще. Избегайте протокольности и чрезмерной официальщины. Если полчаса выбирать секретаря, оглашать повестку и голосовать за нее, вести подробный протокол и все такое — то к середине оперативки услышите дружный храп. Не теряйте время и сразу начинайте. Оставьте формальности собраниям городской думы и съездам профкома.

Ведите себя немного строже, чем обычно. Ставьте небольшой барьер между собой и подчиненными. Если в текущей обстановке про субординацию часто забывают, то на совещании этого делать нельзя. Но не перегибайте палку. Когда начальник общается с подчиненными на “ты”, а на оперативках переходит на “вы” — это, как минимум, смешно.

Хвалите подчиненных

Во время совещания не забывайте отмечать тех, кто хорошо поработал. Это мотивирует людей работать лучше — это раз. Человек видит, что его заслуги не остались незамеченными — это два. Да и для других хороший пример.

Знаете, какая претензия больше всего распространена среди подчиненных? Никому не нравится, когда босс замечает только недостатки. Один раз в жизни не сдал проект вовремя — заметят сразу. А пашешь от зари до зари — этого никто не замечает и воспринимают как должное.

Не идите по такому пути. Будьте справедливыми — что может быть проще. Сделали хорошо и вовремя — похвалите, ошиблись — поругайте. Только не делайте исключений. Наказывать — так всех, никаких любимчиков и предвзятого отношения. Если за одну и ту же провинность одного лишают премии, а у другого даже не замечают — значит, что-то тут не так. Сотрудники очень тонко чувствуют дискриминацию и предвзятое отношение — так и до конфликта недалеко.

Давайте всем право голоса

Собрание не должно быть монологом руководителя, каким бы хорошим оратором он не был. Поэтому всегда давайте высказаться всем собравшимся. Сделать это проще простого: после каждого пункта собрания спросите присутствующих, нет ли у них вопросов или замечаний. Вообще как можно больше вовлекайте людей в процесс. Приучите их к тому, что вопросы можно и нужно задавать.

Если на собрании есть новички — уделите им чуть больше внимания, чем остальным. Новые работники могут элементарно стесняться высказывать свое мнение. А оно бывает весьма ценным — такие сотрудники имеют свежий взгляд на вещи, недоступный тем, кто много лет в деле. Обращайтесь к ним напрямую, мол, а ты, Иван Иваныч, что об этом думаешь?

Делайте лирические отступления

Если собрание длится более получаса, есть смысл пару раз отвлечься по ходу дела. Вспомните лекции в университете или уроки в школе. Если преподаватель без остановки 45 минут пишет на доске интегралы, такой урок становится скучным и неинтересным. Но стоит ему рассказать историю из жизни или элементарно отпустить пару шуток, и лекция получается увлекательной и захватывающей. На такие занятия ходят охотнее, а даже самый сложный материал усваивается лучше.

С оперативными совещаниями тоже самое. Не бойтесь немного отвлечься и поведать собравшимся что-то на отвлеченные темы. Одна-две минуты времени погоды не сделают, а градус официальности и напряженности снимут на ура.

Протокол совещания

Поздравляем, совещание вы провели. Пообщались, вопросы порешали, головами покивали. Все классно, все супер. На самом деле не классно и не супер. Теперь самое главное — закрепить результаты. Если все останется на словах — будьте уверены: половину поручений работники попросту забудут. Или сделают вид, что забыли. А потом будут бегать один за другим, чтобы уточнить какие-то вопросы. И что толку от такого совещания?

Итогом собрания должен стать протокол оперативного совещания. Это мегаважный документ, в котором записаны все ходы. Вот что нужно отразить в протоколе:

  1. Дату собрания. Глянув на документ, сотрудники должны понимать, когда было совещание и могут сориентироваться в сроках. А лучше пускай заведут папочки и хранят в них все протоколы. Можно в электронном виде.
  2. Перечень задач. Самый главный пункт. Все поручения должны быть сформулированы внятно и, самое главное, однозначно. Не забывайте: приказ, который может быть понят неправильно, будет понят неправильно.
  3. Список ответственных лиц. Лучше составить протокол в виде таблички, где напротив каждого задания будет указана фамилия или фамилии сотрудников, ответственных за их выполнение.
  4. Срок выполнения задания. В этой же таблице напротив фамилии работника укажите дату, когда поручение должно быть выполнено. Никогда не ставьте крайний срок. Если на выполнение работы дается месяц — укажите в протоколе 3 недели. Так вы дисциплинируете работника и оставите себе и ему время для маневра.
  5. Подписи участников совещания. Подпись — гарантия того, что человек ознакомлен с документом. Обязательно соберите автографы всех, кто присутствовал и кому были поручены задания.

Чтобы не отвлекаться, для ведения протокола пригласите помощника — пусть выполняет обязанности секретаря. Записывает задачи, указывает ответственных и фиксирует все сказанное участниками движухи. Это если совещание объемное и задач много. Если пришли 3-5 человек на 10 минут — справитесь сами и помощник не нужен. Возьмите лист бумаги или блокнот и делайте пометки. Потом оформите все, как положено. Можно открыть ноутбук и делать все в экселевской табличке — кому как удобно.

Копии протоколов раздайте всем подчиненным, лучше в бумажном виде. Пусть повесят у себя в офисе и вдохновляются. Не пускайте выполнение поручений на самотек. Иногда зайдите да проверьте, как выполняются ваши поручения и нет ли каких-то трудностей. Бывает, что работы, по каким-то причинам, буксуют, но сотрудники об этом не сообщают.

Подытожим

Рабочее совещание — очень эффективный инструмент общения, если им правильно пользоваться. Сделайте это системой и очень скоро вы почувствуете результат. А заодно и научитесь ораторскому искусству. Желаем успехов!

Рамазан Абдулатипов принял участие в селекторном совещании под руководством Председателя Правительства России

В пятницу, 13 февраля, Глава Дагестана Рамазан Абдулатипов принял участие в прошедшем под руководством Председателя Правительства России Дмитрия Медведева селекторном совещании по вопросам готовности субъектов РФ к проведению Единого государственного экзамена.

В совещании также участвовали министр образования и науки РФ Дмитрий Ливанов, руководитель Федеральной службы по надзору в сфере образования и науки Сергей Кравцов, главы российских регионов.

Дмитрий Медведев, отметив важность обсуждения вопросов, посвященных проведению ЕГЭ, в частности, сказал: «Уже завтра экзамен начнут сдавать те, кто решил досрочно выдержать испытания; основная же волна экзаменов начнется в конце мая. Обязательные предметы остались прежними – это русский язык и математика, и на выбор еще 12 дисциплин. Всего проверку пройдут 715 тыс. человек – это выпускники текущего года.

Когда мы вводили Единый госэкзамен, в учительских, экспертных кругах шли активные и эмоциональные дискуссии по поводу этого шага. Эти дискуссии в целом продолжаются, хотя и не в такой острой фазе. Все-таки большинству экспертов, надеюсь, как и учителей, ясно, что введение ЕГЭ в целом сделало процедуру поступления в университеты более открытой и более честной, раздвинуло возможности. Школьники из самых отдаленных уголков страны, которые успешно окончили школу, получили возможность продолжить образование в лучших региональных и федеральных вузах, то есть это очевидный положительный результат», – констатировал глава Правительства РФ.

Дмитрий Медведев напомнил, что эксперимент по введению Единого госэкзамена проводился по 2008 год. «Надо, чтобы эта система работала максимально эффективно, поэтому она должна совершенствоваться. Мы этим занимаемся с учетом полученного опыта. Практически каждый год появляются какие-то новеллы; какие-то, может быть, не вполне адекватные моменты проведения экзамена отметаются, меняются. В прошлом году были значительно усовершенствованы процедура сдачи экзамена, механизмы контроля. Школьники в разных часовых поясах стали получать разные задания, что, естественно, повысило объективность. Пункты проведения ЕГЭ были оборудованы аппаратурой для выявления всякого рода махинаций, то есть использования мобильных телефонов, других мобильных устройств, компьютеров. Было установлено видеонаблюдение, и за ходом проведения экзамена можно было следить в режиме прямой видеотрансляции. Также в открытом доступе появился банк заданий Единого госэкзамена», – сообщил Председатель Правительства России, выразив уверенность, что эти меры позволили в значительной степени снизить уровень нарушений во время экзамена.

«Организаторы стали ответственнее относиться к своим обязанностям. В общем, было достигнуто довольно много положительных моментов, но это не значит, что ситуация стерильная, она такой не была, да, наверное, и быть не может. Потому что, в конечном счете, это зависит от того, насколько сам выпускник, сам школьник хочет сдать экзамен, в конечном счете, это нужно для него самого, а не для папы, мамы или университета», – подчеркнул Дмитрий Медведев.

Он также сообщил, что во время подготовки к нынешней экзаменационной кампании большее внимание уделялось совершенствованию методики проведения экзамена, а не просто организационным вопросам: «Теперь, чтобы получить допуск к Единому госэкзамену, нужно написать итоговое сочинение или изложение. Кстати говоря, его результаты могут учитываться и при поступлении в некоторые вузы. Это сочинение или изложение уже было проведено по всей стране. Отрадно то, что большинство школьников с этим испытанием справились. Еще одно изменение касается ЕГЭ по иностранным языкам. Теперь на таких экзаменах будут проверяться не только навыки письма, но и умение излагать мысли на иностранном языке в разговорной форме. И, наверное, это правильно, потому что человек должен не только читать и писать на иностранном языке, но и говорить».

По мнению Председателя Правительства, более рациональной стала структура контрольно-измерительных материалов: по большинству предметов сокращено число заданий с выбором ответа. «В общем, это опять же не застывшая схема, посмотрим на подготовленность, на ваши предложения и на результаты, которые будут достигнуты в этом году. В случае необходимости будем проводить корректировки и дальше», – резюмировал Дмитрий Медведев.

В свою очередь, министр образования и науки России Дмитрий Ливанов отметил, что введение ЕГЭ дает возможность талантливым ученикам поступить в ведущие вузы страны и успешно продолжить свое образование.

Руководитель Федеральной службы по надзору в сфере образования и науки Сергей Кравцов с уверенностью заявил о готовности к проведению экзаменов: «Разработана вся необходимая нормативная база, проведены совещания и встречи с каждым региональным министром. Всеми субъектами Российской Федерации согласованы с Рособрнадзором и утверждены планы по подготовке и проведению ЕГЭ». Сергей Кравцов сообщил, что будут усилены те эффективные меры, которые были реализованы в прошлом году, – это онлайн-наблюдение как гарант объективности экзамена.

Со своей стороны, Глава Дагестана Рамазан Абдулатипов проинформировал о том, что в 2014 году в республике совместно с министерством образования и науки РФ, Рособрнадзором и другими организациями были приняты чрезвычайные меры для наведения порядка в сфере ЕГЭ: «Мы на 100 % заменили председателей экзаменационных комиссий, на 80% – председателей предметных комиссий. Обеспечили видеонаблюдением помещения, где проходят экзамены. В результате мы получили хорошие показатели, хотя уровень требований снизился. Мы на это шли сознательно, потому что это сигнал и родителям, и учителям, и детям: что дальше уже нельзя будет купить ЕГЭ, надо самим сдавать и, прежде всего, рассчитывать на свои знания. Совместно с Рособрнадзором в республике проведено тестирование для учителей. Результаты оказались примерно такими же, как у учеников. Это еще раз говорит о том, что уровень подготовки учителей является одним из главных вопросов успешного проведения в целом образовательной реформы». Рамазан Абдулатипов также сообщил, что более 10 тысяч учителей в три этапа прошли курсы повышения квалификации.

«В Дагестане действует специальная комиссия под руководством Первого заместителя Председателя Правительства, особое внимание уделяется работе руководителей комиссий муниципальных образований. В работе по проведению ЕГЭ большую помощь оказывает Прокуратура республики, МВД по РД», – отметил Глава Дагестана.

Напомним, что в прошлом году в адрес Рамазана Абдулатипова поступило благодарственное письмо от имени вице-премьера Правительства России Ольги Голодец за качественное проведение ЕГЭ на территории Дагестана.

Говоря о значимости усилий, прилагаемых совместно с федеральными структурами, руководитель республики подчеркнул: «Этот подход к работе нам позволил выйти на качественно новый уровень проведения Единого государственного экзамена». В заключение Глава Дагестана выразил слова признательности в адрес руководства страны за поддержку и понимание, заверив в том, что республика готова закрепить успехи, достигнутые в 2014 году.

Комментируя выступление Рамазана Абдулатипова, Председатель Правительства России Дмитрий Медведев поручил руководству Дагестана продолжить успешно начатую работу.

Письмо о встрече для переговоров. Образец 2021

Сложно представить, какую роль в ведении бизнеса играют контакты. Посредником между контрагентами может стать письмо о встрече для переговоров. Этот документ информирует партнера о том, что имеется готовность к переговорам. Унифицированного образца для бумаги не существует. Однако, исходя из общепринятых норм составления деловых писем, можно ориентироваться на приведенный образец и готовый бланк для заполнения.

ФАЙЛЫ
Скачать пустой бланк письма о встрече для переговоров .docСкачать образец письма о встрече для переговоров .doc

Требования

Есть каноны деловой переписки, от которых не следует отступать во избежание неверного истолкования. Если в письме будут явные нарушения одного из пунктов, то послание может быть воспринято как оскорбление. Чем лучше составлено письмо о встрече для переговоров, тем больше шансов есть для того, чтобы эта встреча состоялась.
Итак, письмо должно:

  • Быть составлено правильным языком, без грамматических и синтаксических ошибок.
  • Иметь официально-деловой стиль изложения. Тон – исключительно доброжелательный, вне зависимости от фактически испытываемых эмоций к адресату. Также должно чувствоваться уважение и стремление к соблюдению интересов общего дела, к взаимной выгоде, сотрудничеству.
  • Составляться с учетом этических норм, принятых в деловых кругах.
  • Иметь оптимизированную структуру, содержать короткие фразы, четко выражающие определенную мысль. Логика изложения поддерживается четким внешним делением документа на составные части.
  • Использовать только те языковые конструкции и средства, которые понятны адресату. В письме не должно быть завуалированных фраз.

Несмотря на то, что в настоящее время большая часть переговоров проходит в электронном виде, соблюдение описанных выше рекомендаций актуальна и для них. Но деловые письма, оформленные «по старинке», на бумаге, тоже имеют свои преимущества. Их несколько.

  • При их использовании легче представить документальные доказательства в судебной инстанции. Взять сохраненную бумагу проще, чем копировать электронное письмо, распечатывать его, а потом – доказывать его подлинность.
  • Документацию нужно регистрировать в журналах учета. Это позволяет их легче находить.
  • Контролирующим организациям проще вести свою работу.

Схема составления

Зная основной формат составления любого делового письма, можно, ориентируясь на образцы, самостоятельно написать совершенно любое из них. Главное – знать цель послания.

Итак, выложенный образец письма о встрече для переговоров содержит следующие сведения:

  • Данные организации.
  • Номер и дату документа.
  • Наименование адресата.
  • Обращение.
  • Представление.
  • Аргументацию обращения.
  • Назначение встречи.
  • Цель.
  • Подпись.

Реквизиты

Данные организации могут содержаться как в шапке письма, так и отдельно (могут печататься в самой верхней части листа). Но дать адресату знать, каким образом можно связаться с отправителем, надо обязательно. Если письмо составляется в электронном виде, то это могут быть просто телефоны в конце письма.

Номер и дата

Нумерация входящей и исходящей корреспонденции чрезвычайно важна, так как именно она впоследствии отображается в журналах регистрации. Именно подобного типа записи являются прямым доказательством самого факта существования переписки организаций.

Дата в верхней либо нижней части письма – это дата его подписания. Без подписи листок с текстом не имеет юридической силы.

Данные адресата

Наименование адресата должно быть в правом верхнем углу. В практике деловых взаимоотношений встречались ситуации, когда письма были отосланы по ошибке другому адресату. Для страховки от подобных случаев тот, кто пишет письмо, должен указывать в деловой переписке всю информацию, которая ему известна о адресате, даже если это только ФИО, телефон, адрес сайта и электронной почты. В идеале должны стоять адресные и прочие данные.

Обращение

Уважительный тон письма должен чувствоваться уже в самом обращении. Может присутствовать слово «уважаемый» и имя и отчество того человека, которому предназначается письмо. Если это должностное лицо (и письмо направляется в ту компанию, где специалист работает), то желательно указать его или ее должность, специальность.

Представление

Этикет требует, чтобы тот, кто обращается к кому-либо, представился сам. Это может выглядеть так: «Меня зовут Иванов Иван Иванович, я менеджер компании «Юность»». Если завяжется переписка либо будет принято решение о встрече, адресат должен точно знать, как именно обращаться к тому, с кем он хочет связаться.

Но это правило действует только в том случае, если раньше переписка между этими работниками организаций (или частным лицом и организацией) не велась.

Причина

У любого письменного обращения должна быть цель. В письме о встрече для переговоров должны быть четко описаны причины, которые побудили одну из сторон пойти на контакт.

Назначение встречи

Для того чтобы письмо было направлено на конкретное действие, автор должен указать место и время встречи. Назначение даты – это щекотливый момент. Автор письма о встрече для переговоров может поступить одним из трех способов:

  • Назначить конкретную дату.
  • Назначить дату, но с оговоркой, что ее можно скорректировать по совместной договоренности либо по желанию адресата.
  • Поставить временные рамки, в которые удобно было бы встретиться. Например, со 12.00 вторника до 18. 00 четверга. Даты при этом все же необходимо указывать.
  • Оставить дату и время встречи на усмотрение второй стороны.

Последний вариант является самым вежливым, но менее надежным. Ведь деловая переписка подразумевает и мотивирующий на совершение действия партнером момент. А в последнем пункте вся инициатива в вопросе назначения даты перекладывается на адресата. Если есть уверенность в том, что встреча состоится, то можно так поступить.

Дополнительные части

В качестве необязательных (но применимых в частных случаях) элементов письма можно отметить:

  • Благодарность за возможность пригласить на встречу.
  • Кто еще приглашен принять участие во встрече.
  • Как действовать, если у адресата нет возможности явиться для переговоров в указанное время. Например, послать письмо, внести предложения и пр.
  • Контактное лицо (если этой информации не было в начале).

В принципе, письмо о встрече для переговоров составляется в свободной форме. Главное, чтобы все требования, которые предъявляются к нему, были соблюдены.

Как составить повестку дня встречи: советы, шаблон и образец

При проведении деловой встречи вы можете отвечать за управление большим количеством людей и задач. Эффективная повестка дня встречи может помочь вам убедиться, что вы обсуждаете все необходимые материалы, придерживаетесь темы встречи и гарантирует, что ваша группа эффективно использует время. В этой статье мы расскажем, как составить повестку дня встречи, которая поможет вам эффективно провести любую встречу.

Какова повестка дня собрания?

Повестка дня собрания — это список тем или мероприятий, которые вы хотите обсудить во время собрания.Основная цель повестки дня — дать участникам четкое представление о том, что должно происходить на встрече, кто будет руководить каждой задачей и сколько времени должно занять каждый шаг. Наличие этой информации до и во время встречи должно гарантировать, что она будет проходить эффективно и продуктивно.

Как составить повестку дня встречи

Если у вас короткое, одночасовое совещание или одно, которое длится полный день, вы можете использовать следующие шаги, которые помогут вам составить повестку дня:

  1. Определите цели встречи.
  2. Попросите участников внести свой вклад.
  3. Перечислите вопросы, на которые вы хотите ответить.
  4. Определите цель каждой задачи.
  5. Оцените количество времени, которое нужно потратить на каждую тему.
  6. Определите, кто ведет каждую тему.
  7. Заканчивайте каждое собрание обзором.

1. Определите цель встречи

Когда вы начинаете со своей цели, вы можете убедиться, что цель встречи ясна и каждая задача, которую вы хотите решить, связана с вашей целью.Обязательно установите достижимую цель, чтобы ваша встреча была максимально сфокусированной. Например, достижение цели по утверждению ежемесячного рекламного бюджета компании более достижимо, чем цель по увеличению расходов в целом.

2. Попросите участников внести свой вклад

Если вы хотите, чтобы ваши участники были вовлечены во время собрания, заранее попросите их внести свой вклад, чтобы вы могли быть уверены, что собрание отвечает их потребностям. Вы можете попросить их предложить, какие темы они хотели бы затронуть или какие вопросы у них есть.Получив список идей от участников, вы можете просмотреть их и решить, какие элементы вы в конечном итоге включите.

Связанные: 6 качеств, которые делают отличного командного игрока

3. Составьте список вопросов, на которые вы хотите ответить

Когда вы узнаете цель встречи и у вас появятся идеи по темам, которые вы хотите затронуть, составьте список вопросов вам нужно ответить во время встречи. В повестке дня некоторых собраний просто указана тема в виде фразы, например: « аренда оборудования. ». Однако вы можете уточнить цель каждого пункта повестки дня, сформулировав темы для обсуждения в виде вопросов. Например, вы можете написать: « При каких условиях мы должны рассмотреть возможность аренды оборудования, а не его покупки? ”Эти подсказки могут гарантировать, что вы приглашаете к обсуждению и собираете всю информацию, необходимую для каждой темы повестки дня.

4. Определите цель каждой задачи

Каждая задача, которую вы выполняете во время собрания, должна иметь цель. Как правило, тремя основными целями являются обмен информацией, получение комментариев или принятие решения.Изучая свою повестку дня, отмечайте цель каждой задачи. Этот шаг поможет участникам встречи узнать, когда вам нужен их вклад, а когда пора принимать решение.

5. Оцените количество времени, которое нужно потратить на каждую тему.

Затем оцените, сколько времени вы планируете потратить на каждую задачу. Эта часть повестки дня гарантирует, что у вас будет достаточно времени, чтобы обсудить все темы, которые вы запланировали для встречи. Это также помогает участникам скорректировать свои комментарии и вопросы, чтобы они соответствовали временным рамкам.

Вы можете оптимизировать свои временные рамки, выделив больше времени тем вопросам, которые, как вы ожидаете, займет больше времени, или запланировав более важные вопросы на более раннем этапе обсуждения, чтобы обеспечить освещение жизненно важных тем. Если к вам на собрание приходит много людей, вы можете даже ограничить время для обсуждения определенных тем, чтобы упростить беседу, способствовать быстрому принятию решения, если это необходимо, и придерживаться графика встречи.

Подробнее: Навыки тайм-менеджмента: определение и примеры

6.Определите, кто ведет каждую тему

Иногда кто-то, кроме ведущего, ведет обсуждение темы. Если вы планируете, чтобы другие люди выступали посредниками по темам во время вашей встречи, вы можете указать их в соответствующей теме. Этот шаг помогает обеспечить бесперебойную работу собрания и гарантирует, что каждый будет подготовлен к своим обязанностям.

7. Заканчивайте каждое собрание обзором

Если вы оставите время для завершения каждого собрания обзором, это поможет участникам лучше понять, какие решения они приняли и какую информацию обсуждали, чтобы они могли предпринять любые необходимые шаги после собрания.Во время этого обзора вы и ваши участники встречи должны также подумать о том, что прошло хорошо во время встречи, а что нужно улучшить. Потратив несколько минут на то, чтобы обдумать эти вопросы, вы можете убедиться, что ваша следующая встреча будет еще более эффективной.

Связано: Опросы сотрудников: ящик для современных предложений

Шаблон повестки дня

Вот план, который вы можете адаптировать практически к любому типу встречи:

ПОВЕСТКА ДНЯ

Дата:
Время:
Местоположение :

ОПИСАНИЕ ПОВЕСТКИ ДНЯ

Цели:

1.Описание первого пункта повестки дня

Время:
Цель:
Руководитель:

a. Примечания
б. Примечания
c. Примечания

2. Описание второго пункта повестки дня

Время:
Цель:
Руководитель:

a. Примечания
б. Примечания
c. Примечания

3. Описание третьего пункта повестки дня

Время:
Цель:
Руководитель:

a. Примечания
i. Дополнительные примечания
ii. Дополнительные примечания
b.Примечания
c. Примечания

4. Описание четвертого пункта повестки дня

Время:
Цель:
Руководитель:

a. Примечания
б. Примечания
c. Примечания

5. Описание пятого пункта повестки дня

Время:
Цель:
Руководитель:

a. Примечания
i. Дополнительные примечания
ii. Дополнительные примечания
iii. Дополнительные примечания
b. Примечания
c. Примечания

6. Завершение обзора встречи

Время:
Цель:
Руководитель:

a.Что мы хорошо сделали на этой встрече?
г. Что мы должны сделать по-другому на следующей встрече?

Пример повестки дня собрания

Вы можете использовать следующий пример расписания собрания при составлении собственной повестки дня:

ПОВЕСТКА ДНЯ

Дата: 1 августа 2019 г.
Время: 13:00
Расположение: Конференц-зал A

ДЕТАЛИ ПОВЕСТКИ ДНЯ

* Цели: Обзор маркетинговых кампаний прошлого года, выявление сезонных спадов спроса на продукцию, поиск способов увеличения спроса во время этих спадов и обеспечение уверенности ‘ готовимся к следующей маркетинговой кампании.*

1. Просмотрите маркетинговые кампании прошлого года.

Время: 15 минут
Цель: Поделиться информацией
Руководитель: Джамал Адамс

a. Представьте маркетинговые кампании прошлого года.
б. Проверяйте показатели продаж после каждой кампании.
г. Определите, какие кампании оказали наибольшее влияние.

2. Как лучше всего справиться с колеблющимся спросом на нашу продукцию?

Время: 30 минут
Цель: Решение
Руководитель: Блэр Хэнлайн

a.Просмотрите показатели продаж за последние четыре квартала.
б. Определите тенденции в продажах.
г. Обсудите идеи, как увеличить продажи во время этих спадов.

3. Подготовка к следующей маркетинговой кампании

Время: 15 минут
Цель: Решение
Руководитель: Блэр Хэнлайн

a. Что нам нужно для подготовки к следующей маркетинговой кампании?
i.Просмотрите прикрепленные материалы маркетинговой кампании.
ii. Определите задачи для каждого члена команды.
б. Как мы будем отслеживать эффективность этой кампании?
г. Просмотрите цели продаж для этой кампании.

4. Завершение обзора собрания

Время: 5 минут
Цель: Решение

Руководитель: Джамал Адамс
a. Что мы хорошо сделали на этой встрече?
б.Что мы должны сделать по-другому на следующей встрече?

Шесть советов, как принять участие в собрании | Работа

Участие в собрании компании — шанс быть замеченным коллегами и начальством. То, что вы приносите на встречу, и то, чего не приносите, может создать у других положительное или ошибочное впечатление о вас. Подготовьтесь к деловым встречам и следуйте нескольким простым правилам, чтобы выделиться как звездный исполнитель, а не как больной палец.

Будьте готовы

Подготовьтесь к встрече, прочитав повестку дня и вспомнив, что происходит.Если вы не уверены, о чем идет речь, спросите кого-нибудь, чтобы вы могли подготовиться. Если собрание является обычным, с ведением протокола, прочтите протоколы прошлых собраний, чтобы узнать, что уже обсуждалось и решалось. Если встреча организована, участники могут соблюдать Правила Роберта. Сюда входят участники, вносящие предложения, одно лицо, поддерживающее каждое предложение, обсуждение, а затем голосование, проводимое председателем собрания.

Выбери свои сражения

Если кто-то делает ошибку или вы не согласны с ним, подумайте, прежде чем говорить.Не показывай никого, если сможешь поправить его позже. Даже если этот человек является подчиненным или кем-то, кто вам не нравится, другие в комнате будут задаваться вопросом, не встретит ли вас их поддержка в будущем.

Внесите вклад

Не покидайте встречу, не внося свой вклад, если это уместно. Некоторые встречи в основном предназначены для предоставления информации. Другие более интерактивны. В любом случае воспользуйтесь возможностью, чтобы задать вопрос, оставить комментарий или просто оказать поддержку. Будьте осторожны, чтобы не показаться неискренним, просто поглаживая начальника.Ищите возможности сделать конкретные комментарии. Если вы собираетесь сделать кому-то комплимент, точно скажите аудитории, что вы считаете положительным в этой идее или информации.

Выберите время

Не будьте первым, кто комментирует презентацию или предложение, если вы не являетесь высшим руководством или экспертом. На ваши вопросы и комментарии может ответить кто-то другой, кто последует за вами, и вы можете узнать, что неверно истолковали сказанное. Прежде чем поднимать руку, подождите, пока вы не будете уверены, что введенные вами данные необходимы и верны.

Не доминируйте

Даже если у вас есть несколько ценных вопросов и комментариев, которые способствуют встрече, не доминируйте в обсуждении. После того, как вы изложите свою точку зрения, подождите, пока другие присоединятся к вам — они могут высказать еще одну мысль, которую вы собирались добавить, что даст вам возможность расслабиться и внести свой вклад позже.

Смягчить возражения

Если вы видите проблемы с идеями или предложениями, постарайтесь сформулировать свои опасения в позитивном ключе. Вместо того, чтобы говорить кому-то о своей неправоте, укажите на проблему, задав вопрос.Это дает человеку возможность показать, что он справился с ситуацией, и прикрывает вас, если окажется, что вы ошибались. Например, вместо того, чтобы сказать: «Мы не можем произвести такое количество единиц за одну неделю», спросите: «Как вы видите, как мы наращиваем производство, чтобы удовлетворить этот спрос?»

Ссылки

Писатель Биография

Сэм Эш-Эдмундс пишет и читает лекции на протяжении десятилетий. Он работал в корпоративной и некоммерческой сферах в качестве руководителя C-Suite, входя в несколько советов директоров некоммерческих организаций.Он — писатель и лектор по спортивным наукам, который много путешествовал по миру. Он был опубликован в печатных изданиях, таких как Entrepreneur, Tennis, SI for Kids, Chicago Tribune, Sacramento Bee, а также на таких веб-сайтах, как Smart-Healthy-Living.net, SmartyCents и Youthletic. Эдмундс имеет степень бакалавра журналистики.

9 шагов, чтобы научиться составлять протоколы собрания и делиться ими

Во время собрания:
Начало собрания

Во-первых, всегда начинайте вовремя: он уважает тех, кто приходит вовремя и напоминает поздно- желающие, что график серьезный.Не забудьте поприветствовать участников и поблагодарить их за уделенное время.
Начните с обзора повестки дня: это хороший способ дать участникам возможность понять все заранее определенные темы, их цели и желаемые результаты.
Уточните тип желаемого участия и взаимодействия.
Назначьте делопроизводителя, если это не вы.

Проведение собрания

Эффективный протокол собрания — огромный вклад в успешное проведение собрания. Но их нужно правильно писать и вовремя распространять.Основная проблема с заметками заключается в том, что они долго записываются должным образом и их нужно быстро отправлять после собраний, чтобы все знали, что делать дальше.

Вы должны создавать свои заметки по мере продвижения собрания. : хороший способ организовать свои заметки — это отделить действия от примечаний, а также отметить различные действия для каждого человека с установленным сроком. Периодически резюмирует ключевые моменты и просит согласия, чтобы гарантировать, что план действий понятен всем участникам.В противном случае вы можете оказаться в стороне от встречи и слишком заняты заметками.
Управляйте временем встречи: самая большая трудность на встрече — это сохранить время, отведенное для встречи. Найдите время, чтобы рассказать и послушать истории, и спросите разные точки зрения, но держите фокус на идеях и целях , чтобы не отставать от графика. Следуйте своей повестке дня, не теряя цели, поставленной для каждой темы.

Завершить встречу

В заключение подытожьте достижения группы, действия и решения, а также план следующего шага.
Искренне благодарим членов группы за их участие и вклад. Вы также можете попросить оставить отзыв.

Как составить повестку дня встречи: шаблоны и примеры

Встречи — важная часть эффективного командного сотрудничества, но все мы были на встречах, которые были пустой тратой времени. Участники приходили неподготовленными, обсуждение уходило в тупик, а решения не принимались часами.

В то время как некоторых встреч просто не должно происходить вообще — например, обновления статуса или ежедневные стендапы — другие необходимы.И когда вам действительно нужно встретиться со своей командой, эффективная повестка встречи имеет первостепенное значение .

Какова повестка дня собрания команды?

Повестка дня собрания — это список действий, которые участники надеются выполнить во время собрания. Он служит нескольким целям:

  • Он дает участникам предварительное уведомление о том, что будет обсуждаться.

  • Это устанавливает четкие ожидания того, что должно произойти до и во время встречи.

  • Это позволяет участникам сосредоточиться на теме под рукой.

  • Он задает темп встречи .

  • Он действует как инструмент управления временем .

При правильном составлении повестка дня собрания может предотвратить непродуктивные собрания, сэкономив всей команде много времени. Независимо от того, является ли ваша встреча большим официальным мероприятием или обычным обсуждением в небольшой команде, повестка дня — лучший способ сосредоточиться и эффективно использовать время, которое у вас есть.

Вот пример повестки дня встречи группы, созданной в Nuclino, унифицированное рабочее пространство для всей вашей команды, документации и проектов:

Пример повестки встречи (созданной в Nuclino)

Вы можете использовать Nuclino для совместной работы внутренняя документация, создание внутренней базы знаний, управление проектами, привлечение новых сотрудников и многое другое. Он работает как коллективный мозг, позволяя вам объединить всю работу вашей команды в одном месте и сотрудничать без хаоса файлов и папок, переключения контекста или разрозненности.

Как составить эффективную повестку дня встречи

Составление повестки дня встречи может показаться простой задачей, но это не всегда так. Если повестка дня составляется в спешке прямо перед собранием и слишком расплывчата или неструктурирована, она не принесет никакой пользы.

Вот несколько советов по планированию эффективной повестки дня для следующего собрания группы:

Четко сформулируйте цели собрания

Дайте краткий обзор того, что будет рассмотрено на собрании, не вдаваясь в конкретные пункты повестки дня.Хотите поделиться новостью со своей командой? Вам нужен отзыв или мнение коллег? Хотите вместе принять решение? Чем больше ясности вы предложите о целях встречи, тем больше у вас шансов достичь их быстрее.

Перечислите темы повестки дня как вопросы или задачи

Избегайте расплывчатых пунктов повестки дня — сразу же проясните цель обсуждения. Добавление вспомогательных вопросов или задач — отличный способ сделать это. Например, если вы хотите поделиться со своей командой предложением по продажам на следующий квартал, укажите, что вы хотите узнать.

Уточните ожидания и обязанности

Хотите, чтобы участники встречи что-нибудь подготовили заранее? Кто за какую тему отвечает? Если вы хотите, чтобы кто-то из вашей команды предоставил контекст для темы или объяснил некоторые данные, сообщите им об этом заранее и дайте им время на подготовку, а не выкладывайте их на месте во время встречи.

Оцените реальное количество времени для каждой темы.

Одна из самых распространенных ошибок — слишком много пунктов в повестке дня собрания и недооценка времени, необходимого для их рассмотрения.Постарайтесь быть реалистами, если хотите, чтобы обсуждения были содержательными, а не излишне торопливыми. Подумайте, сколько времени потребуется, чтобы представить тему, ответить на вопросы, оценить возможные решения и договориться о дальнейших действиях.

Получите обратную связь от своей команды

Актуальны ли выбранные вами темы для всех участников? Вам не хватает важного вопроса, который нужно обсудить? Если вы хотите, чтобы ваша команда участвовала во время собрания, запросит их отзывы, и рассмотрите возможность включения их предложений по темам в повестку дня собрания.Многие инструменты для совместной работы над документами позволяют легко обмениваться отзывами с коллегами. Например, если вы используете Nuclino в качестве внутренней вики, вы можете просто @-упомянуть своих товарищей по команде в комментарии и пригласить их поделиться своим мнением.

Поделитесь повесткой дня встречи со своей командой (Nuclino)

Что включить в повестку дня

Темы, которые вы должны включить в повестку встречи вашей группы, конечно же, зависят от цели встречи. Однако, независимо от того, является ли ваша встреча сеансом мозгового штурма или ежеквартальной ретроспективой, большинство повесток дня включают следующее:

  • Информационные элементы. Сюда входят все обновления, которыми вы, возможно, захотите поделиться с группой.

  • Действия. Это задачи, которые ваша команда должна выполнить во время или после собрания.

  • Элементы для обсуждения. Это все темы, по которым ваша команда должна высказать свое мнение.

Четкое указание, в какую категорию попадает каждый пункт повестки дня, поможет вашей команде предоставить именно тот вклад, который от них ожидается.

Не забудьте включить дополнительную полезную информацию, например, кто будет представлять каждую тему и сколько времени займет каждая презентация.

Примеры повестки дня собрания группы

В зависимости от специфики случая повестка дня собрания группы может выглядеть совершенно по-разному. Это официальное заседание правления? Один на один с недавно нанятым членом команды? Общее собрание?

Вот несколько примеров повестки дня собрания, которые вы могли бы использовать для вдохновения при создании своей:

Повестка дня собрания проекта

Эта повестка дня собрания группы следует универсальному формату и может использоваться для всех видов полуофициальных встреч.

Пример повестки дня собрания по проекту (создан в Nuclino)

Ретроспективный план собрания

Некоторые собрания не обязательно проводить в одно и то же время или в одной комнате. Вместо этого участники могут делиться друг с другом своими идеями и обновлениями асинхронно, в своем собственном темпе — отличным примером являются ретроспективы спринтов. В этом случае особенно важно иметь четкую повестку дня встречи и удобный инструмент для совместной работы с документами.

Пример ретроспективной повестки дня встречи (создан в Nuclino)

Повестка дня исполнительной встречи

Встречи исполнительной команды являются частью повседневной жизни как для крупных предприятий, так и для небольших стартапов.Из-за формального характера встречи ключевым моментом является наличие четко структурированной повестки дня.

Пример повестки дня собрания для руководителей (созданный в Nuclino)

Теперь, когда вы ознакомились с множеством примеров повестки дня собрания, пора составить свою собственную. Хотя обычно включают повестку дня собрания в приглашение календаря или прикрепляют его как документ Word, это часто приводит к потере важной информации. Повестка дня собрания сохраняет свою ценность даже после его окончания.Это позволяет вашей команде вернуться и отследить истоки тех или иных решений и помогает новичкам быстрее освоиться.

Храните повестку дня собрания организованной и доступной в одном месте — например, на корпоративной вики-странице или на корпоративном интранет-портале.

Nuclino: коллективный мозг вашей команды

Nuclino объединяет все знания, документы и проекты вашей команды в одном месте. Это современный, простой и невероятно быстрый способ совместной работы без хаоса файлов и папок, переключения контекста или разрозненности.

  • Создайте центральную базу знаний и предоставьте своей команде единый источник правды.

  • Совместная работа в реальном времени или асинхронно и меньше времени на собраниях.

  • Управляйте и документируйте свои проекты в одном месте без потери контекста.

  • Интегрируйте инструменты, которые вам нравятся , такие как Slack, Google Drive, Figma, Lucidchart и другие.

Попробовать сейчас

Как составлять эффективные протоколы собрания (с шаблонами и образцами)

Новичок в написании протокола собрания?

Независимо от того, получили ли вы задание делать записи для комитета или назначили вас секретарем правления вашей организации, подготовка протокола собрания не должна быть сложной задачей.Вот несколько советов и идей, которые помогут вам начать писать и подготовить эффективные протоколы собраний, а также образец протокола собрания и шаблон протокола собрания, которым вы можете следовать.

Это руководство о том, как писать протоколы собраний, было подготовлено WildApricot, чтобы помочь волонтерам и / или персоналу небольших некоммерческих и членских организаций, которые могут быть новичками в ведении и подготовке протоколов заседаний комитетов или советов директоров.

Обратите внимание, что, поскольку требования к формату, стилю и содержанию протоколов заседаний различаются в зависимости от организации и типа комитета или правления, эта статья предлагает только общие рекомендации, которые помогут вам начать работу.


Что такое протокол собрания?

Протокол собрания или мама (для протокола собрания) можно определить как письменный отчет обо всем, что произошло во время собрания. Они используются для информирования людей, которые не присутствовали на собрании, о том, что произошло, или для отслеживания того, что было решено во время собрания, чтобы вы могли вернуться к нему и использовать его для обоснования будущих решений.

Что следует включать при составлении протокола собрания?

Пять шагов, которые вы должны включить:

  1. Предварительное планирование
  2. Запись — при встрече
  3. Минуты записи или расшифровки
  4. Распространение или обмен протоколами заседаний
  5. Хранение или хранение протоколов для дальнейшего использования

Подробнее о каждом шаге читайте дальше!

Или, если вы просто ищете список шаблонов протоколов встреч, посмотрите этот пост.

Для чего нужен протокол собрания?

Термин «минуты» вас не пугает, поскольку на самом деле он вводит в заблуждение. В конце концов, ваш комитет или Правление не хотят и не нуждаются в поминутной записи заседаний! Но важно уловить суть встречи, включая такие детали, как:

  • принятых решений (ходатайств, голосований и т. Д.)
  • Запланированы следующие шаги
  • идентификация и отслеживание действий

Протокол — это реальный отчет собрания для его участников и источник информации для членов, которые не смогли присутствовать.В некоторых случаях протокол собрания может служить ориентиром, например:

  • , когда результаты встречи влияют на другие совместные действия или проекты в организации
  • минут могут служить для уведомления (или напоминания) людей о назначенных им задачах и / или сроках

Загрузите наш Контрольный список минут встречи для ассоциаций и некоммерческих организаций с примерами и узнайте, как лучше использовать минуты.

Почему они называются протоколами собрания?

Согласно «Сегодня я узнал», «минуты» «минут собрания» относятся не к минутным измерениям времени, а к «минутным» (my-newt) записям, сделанным во время встреч.

Что включает в себя протокол собрания?

Как упоминалось выше, протокол собрания состоит из пяти этапов:

  1. Предварительное планирование
  2. Запись — при встрече
  3. Минуты записи или расшифровки
  4. Распространение или обмен протоколами заседаний
  5. Хранение или хранение протоколов для дальнейшего использования

1. Протокол предварительного собрания:

Хорошо спланированная встреча помогает обеспечить эффективный протокол встречи.Если председатель и секретарь или составитель протокола работают вместе над тем, чтобы повестка дня и собрание были хорошо продуманы, это значительно упрощает занятие минут. Например, в зависимости от структуры собрания и инструментов, которые вы используете, составитель протокола может работать с председателем, чтобы создать формат документа, который также работает как повестка дня и план протокола.

Какова повестка дня собрания?

Повестка дня встречи = набросок:

По крайней мере, важно получить копию повестки дня собрания и использовать ее в качестве руководства или плана для заметок, настройки формата вашей мамы и подготовки протоколов — с порядком и нумерацией пунктов в протоколе встречи в соответствии с повесткой дня.

Кроме того, повестка дня и / или уведомление о собрании также содержат информацию, которую необходимо включить в протокол, например:

  • имена всех участников собрания, включая гостей или выступающих
  • документов, которые рассылаются вместе с повесткой дня или раздаются на собрании — копии (цифровые или бумажные) раздаточных материалов должны храниться вместе с протоколом собрания для дальнейшего использования и для передачи тем, кто не смог присутствовать на собрании (и другим лицам). как определено Председателем собрания).
Уточняющие ожидания:

Когда вы берете на себя новую роль протоколиста или секретаря, обязательно спросите председателя комитета или совета, каковы их ожидания от вашей роли во время собрания, а также какие детали он / она ожидает от минут. Например, если ваш Совет или комитет будет заниматься рассмотрением предложений или голосованием по пунктам / вопросам, четко укажите, нужно ли вам называть имена тех, кто вносит предложения, поддерживает их и т. Д. Если вы будете иметь дело с процедурами такого типа, вы (и ваш председатель) можете сослаться на Правила Роберта.

2. Что следует включать в протокол собрания?

Прежде чем вы начнете делать заметки, важно понимать, какую информацию вам нужно записывать на собрании. Как отмечалось ранее, у вашей организации может быть необходимый контент и особый формат для мам, которому вы должны будете следовать, но обычно протоколы собраний обычно включают следующее:

  • Дата и время проведения
  • Имена участников собрания и тех, кто не смог присутствовать (e.г., «сожалеет»)
  • Принятие или исправления / дополнения к протоколу предыдущего собрания
  • Решения, принятые по каждому пункту повестки дня, например:
    • Предпринятые или предпринятые действия
    • Следующие шаги
    • Результаты голосования — например, (при необходимости подробные сведения о том, кто сделал ходатайства; кто поддержал и одобрил, поднятием рук и т. Д.)
    • Ходатайства приняты или отклонены
    • единиц хранения более
    • Новый бизнес
    • Дата и время следующей встречи

Дополнительные шаблоны и подробные сведения о форматировании протокола собрания можно найти здесь.

Советы, которые могут помочь вам делать заметки:

  • Создайте схему — как обсуждалось ранее, наличие схемы (или шаблона) на основе повестки дня позволяет вам просто записывать заметки, решения и т. Д. По каждому пункту по мере продвижения. Если вы делаете заметки от руки, подумайте о том, чтобы оставить место под каждым элементом вашего плана для рукописных заметок, затем распечатайте их и используйте для записи минут.
  • Регистрация участников при входе в комнату — если вы знаете участников собрания, вы можете отметить их, когда они прибудут, если люди не представятся в начале собрания или распространят список присутствующих, который они могут проверить. от себя.
  • Записывайте решения или примечания по пунктам действий в своем плане, как только они появляются, чтобы убедиться, что они записаны точно
  • При необходимости попросите разъяснений — например, если группа уходит, не приняв решения или очевидного вывода, попросите разъяснений по поводу принятого решения и / или следующих шагов.
  • Не пытайтесь запечатлеть все это — вы не успеете, если попытаетесь записать беседу дословно, поэтому обязательно просто (и четко) напишите (или напечатайте) только решения, задания, действия , и т.д.
  • Запишите это — буквально, если вас беспокоит возможность вести заметки, подумайте о записи встречи (например, на вашем смартфоне, iPad, записывающем устройстве и т. Д.), Но обязательно сообщите участникам, что они ведутся записи. Хотя вы не хотите использовать запись для дословной расшифровки стенограммы встречи, запись может пригодиться, если вам нужны пояснения.

Загрузите наш Контрольный список протокола собрания для ассоциаций и некоммерческих организаций с примерами протокола собрания и узнайте, как лучше использовать протокол.

Протокол встречи Шаблон:

Вот простой шаблон, к которому вы можете обратиться в следующий раз, когда вам понадобится протокол собрания.

Вы также можете найти другие шаблоны протоколов собраний, созданные для Microsoft Word, здесь.

Протокол собрания Образец:

Все еще сомневаетесь, правильно ли вы делаете заметки? Вот пример того, как может выглядеть протокол собрания совета директоров.

3. Процесс написания протокола

По окончании встречи самое время собрать записи и написать протокол.Вот несколько советов, которые могут помочь:

4. Нужно ли утверждать протокол собрания?

Перед тем, как поделиться протоколом собрания, убедитесь, что председатель просмотрел и отредактировал и / или утвердил протокол для распространения. Они не являются официальным протоколом встречи, если она не состоялась. В зависимости от вашего Совета, протокол также может быть официально утвержден в начале следующего собрания.

5. Распространение или обмен протоколами собрания

В качестве официального «делопроизводителя» или секретаря ваша роль может включать распространение протоколов.

Обмен в Интернете

Метод совместного использования или распространения будет зависеть от инструментов, которые используете вы и ваша организация. Поскольку протоколы и другая документация могут превратиться в груду бумаги, было бы здорово, если бы вы могли использовать безбумажный процесс обмена. Например, если вы используете текстовый редактор (например, Microsoft Word), который не предлагает обмен в Интернете, вы можете создать PDF-файл документа и отправить это и другие вложения или документацию к собранию по электронной почте. В качестве альтернативы, если вы все используете документы Google — для приглашений на собрания, повестки дня и дополнительного обмена документами — вы можете просто «поделиться» документом с этой группой после того, как он будет завершен.Члены комитета или правления могут просто прочитать документы в Интернете и сохранить несколько деревьев!

Совместное использование в облаке?

Если ваша организация использует облачную систему управления членством (например, WildApricot), вы можете опубликовать протоколы в виде веб-страницы и предоставить доступ только комитету или членам Совета, в зависимости от потребностей вашей организации. С помощью веб-страниц, предназначенных только для членов, вы можете создать безопасную онлайн-сеть для своего Совета и комитетов.

Инструменты для протоколов заседаний:

Если вам интересно, какие инструменты вы можете использовать специально для протоколов заседаний, вот несколько инструментов, которые организации, с которыми мы работали, сочли полезными:

  • Google Docs: Также поддерживает совместное ведение заметок.[Вот несколько примеров шаблонов минут встречи в документах Google. Если вы отправляете приглашение на встречу с помощью Календаря Google, вы можете прикрепить план повестки дня документа Google. После составления минут (с использованием схемы) вы можете просто поделиться документом с группой, используя их адреса электронной почты.]
  • OneNote: (если вы пользователь Microsoft) — очень быстро и позволяет систематизировать заметки. Также поддерживает аудиозапись с соответствующей отметкой времени.
  • Lucid Meetings: Фантастический инструмент для встреч для автоматизации таких процессов, как заметки, посещаемость и организация.
  • Evernote: Отличный инструмент для создания заметок.
  • Agreedo : поддерживает создание протоколов встреч и отслеживание результатов.
  • minutes.io: позволяет быстро использовать минуты встречи с помощью горячих клавиш и возможность работать в сети или офлайн.

6. Хранение протокола заседания

Большинство комитетов и советов проверяют и утверждают протоколы в начале следующего собрания или вносят в него изменения.После того, как вы внесете все необходимые изменения, протокол необходимо будет сохранить для дальнейшего использования. Некоторые организации могут хранить их в Интернете (например, в документах Google или SkyDrive), а также создавать резервные копии на внешнем жестком диске. Вам также может потребоваться распечатать и сохранить бумажные копии или предоставить их сотруднику или председателю для хранения.

И … Если вы некоммерческая организация с регулярными собраниями совета директоров и членов

Если вы некоммерческая организация с регулярными собраниями совета и членов и хотите сэкономить время и деньги, управляя своей организацией, получите бесплатную пробную версию WildApricot, универсального программного обеспечения для управления членством, которое позволяет вам:

  • С легкостью планируйте онлайн-мероприятия с помощью мгновенной обработки онлайн-платежей и автоматических счетов-фактур.
  • Создайте потрясающий веб-сайт с онлайн-заявками для участников.
  • Доступ к базе данных контактов с удобным поиском и фильтром.
  • Рассылайте профессионально оформленные информационные бюллетени и электронные письма.
  • и многое другое.

Узнайте обо всех функциях бесплатного программного обеспечения для управления членством WildApricot здесь.

WildApricot также является программным обеспечением №1 для управления членством, которое ежедневно используют более 20 000 организаций. Получите бесплатную пробную версию прямо сейчас.

В заключение… Наслаждайтесь своей новой ролью

Протокол встречи важен — в конце концов, он фиксирует важную информацию о встрече. Но выделение и подготовка минут не должно быть сложной задачей. Мы надеемся, что эта статья поможет новичкам в создании эффективных протоколов встреч для вашей организации.

Спасибо, что прочитали наше руководство по написанию протокола собрания!

Планирование и структурирование эффективных встреч

Люди посещают собрания по разным причинам, включая работу, личные интересы и досуг.

Большинству людей в какой-то момент своей жизни придется участвовать в собраниях, и многие люди делают это на регулярной основе.

Встречи могут проводиться на работе, внутри организации, спортивной группы, ассоциации родителей и учителей, церковной группы или одного из множества других комитетов.

На этой странице рассматривается, как организованы собрания в формальной ситуации. Он исследует, как хорошая подготовка и эффективный председатель могут способствовать успеху собрания, давая представление о направлении или цели.

На некоторых собраниях у участников возникает ощущение, что они зря потратили время, поскольку было достигнуто мало, и это может быть вызвано многими причинами. На этой странице рассматриваются причины, по которым встречи могут быть менее успешными, а также помощь и советы, которые позволят вам получить максимальную отдачу от встреч, в которых вы участвуете.


Что такое встреча?

Для целей этой страницы встреча — это собрание трех или более людей, которые разделяют общие цели и задачи и которые посредством устного общения и письменного общения способствуют достижению целей.

Цель встреч

Встречи — важный организационный инструмент, поскольку их можно использовать для:

  • Объединение и развитие идей
  • План
  • Решить проблемы
  • Принимать решения
  • Создавать и развивать понимание
  • Поощрять энтузиазм и инициативу
  • Обеспечивает чувство направления
  • Создать общую цель

Хотя встречи могут различаться по размеру, содержанию и подходу, все эффективные встречи имеют следующие три общих элемента:


  1. Особая цель или цель
  2. Использование эффективных коммуникаций
  3. Контролируемая ситуация

Компоненты встреч

Встречу можно разделить на следующие три основных компонента:

  • Содержание — это знания, информация, опыт, знания, мнения, идеи, отношения и ожидания, которые каждый человек привносит на встречу.
  • Взаимодействие — это способ совместной работы участников над содержанием встречи. Это включает чувства, отношения и ожидания участников, которые имеют прямое отношение к сотрудничеству, слушанию, участию и доверию.
  • Структура — это способ организации информации и участников для достижения цели / задач собрания.

Типы встреч

Есть много разных типов встреч; здесь мы ориентируемся на те, к которым привыкли:

  • Информ
  • Проконсультироваться
  • Решить проблемы
  • Принимать решения

Информационные встречи

Это самые простые собрания, на которых один член, обычно председатель, имеет фактическую информацию или решение, влияющее на всех присутствующих, которое он / она желает сообщить.Такие встречи, как правило, носят формальный характер, поскольку их цель — дать членам реальное понимание и обсудить любые последствия или способы наилучшего использования такой информации.

Консультации

Эти встречи используются для обсуждения определенной политики или нововведений и могут использоваться для выяснения мнений участников о такой политике или идее. Примером может быть:

  • Проверить текущую политику
  • Укажите недостатки
  • Предложить замену
  • Подчеркните преимущества такого изменения
  • Признать слабые места
  • Пригласить комментарии
Встречи по решению проблем

Эти встречи зависят от того, как председатель как можно яснее описывает проблему.Члены должны быть выбраны в соответствии с их опытом, знаниями или интересами, а затем предоставлены как можно больше информации, чтобы они могли генерировать идеи, предлагать советы и делать выводы. (См. Также: Решение проблем )

Совещания по принятию решений

Эти типы собраний, как правило, следуют установленному методу процедуры:

  • Описание проблемы
  • Анализ проблемы
  • Нарисуйте идеи
  • Решите, что лучше
  • Достигните выводов

(См. Также: Принятие решений )

Многие организации, клубы и общества проводят регулярные собрания, чтобы члены могли сообщать и обсуждать прогресс и текущую работу, чтобы обдумать текущее и будущее планирование.Такие встречи могут содержать элементы каждого из четырех приведенных выше примеров.


Планирование и подготовка к встрече

Первостепенное значение для успеха любого собрания имеет позиция и лидерство председателя . На собрании председатель является лидером и, как таковой, должен выполнять те же функции, что и лидер любой рабочей группы.

Для того, чтобы собрание было эффективным, председатель должен:

  • Планировать, организовывать и контролировать обсуждение вопросов повестки дня.
  • Поддерживайте группу, поощряя и развивая гармоничные отношения.
  • Мотивируйте людей, поощряя всех вносить свой вклад, вознаграждая их усилия и поддерживая их в любых трудностях.

Перед любым собранием председатель должен задать и решить следующие вопросы:

  • Какова цель собрания?
  • Уместна ли встреча?
  • Как следует планировать встречу?
  • Кто должен присутствовать на встрече?
  • Какая подготовка требуется к встрече?

Какова цель собрания?

Все собрания должны иметь цель или цель, и председатель должен задавать вопросы, такие как:

  • Чего нужно достичь этой встречей?
  • Требуется ли совет по конкретному вопросу?
  • Возникла проблема, требующая немедленного обсуждения?
  • Это регулярное собрание, чтобы члены «оставались на связи»?

Уместна ли встреча?

Председатель всегда должен учитывать, необходима ли встреча или более уместны какие-либо другие средства связи, например записки или электронные письма, предназначенные для отдельных лиц, предлагающих комментарии.Ненужные встречи могут напрасно тратить время, привести к разочарованию и негативу и могут снизить мотивацию к участию в будущих встречах.

Как следует планировать встречу?

Это будет во многом зависеть от типа проводимой встречи. За каждой встречей должно быть какое-то обоснование, независимо от того, насколько оно низкоуровневое или неформальное, и оно в значительной степени будет определять содержание и указывать, как следует проводить планирование.

Кто посетит встречу?

Это часто определяется характером собрания.В небольшой организации собрание вполне может включать всех сотрудников, тогда как собрание рабочей группы или комитета уже заранее определит своих членов. В большой организации или отделе присутствующие сотрудники вполне могут представлять других. Важно, чтобы все последствия такого представительства осознавались заинтересованными лицами, поскольку они не просто говорят сами за себя. На собраниях вне рабочего места могут участвовать члены совета директоров или другие заинтересованные стороны.

Какая подготовка необходима для встречи?

Если ожидается получение максимального вклада от всех участников, цель собрания должна быть признана всеми. Наиболее наглядным выражением этого является повестка дня, которую следует заранее разослать всем приглашенным на встречу. В повестке дня:

  • Назовите время и место встречи.
  • Перечислите темы, которые необходимо охватить, указав, кто их представит.
  • Приложите все необходимые документы.
  • Дайте время закрытия встречи.

Повестка дня: Это план собрания. На большинстве официальных встреч он составляется секретарем по согласованию с председателем . Секретарь должен распространить повестку дня заблаговременно до собрания, включая сопроводительные документы. Секретарь также просит вопросы для включения в повестку дня.

Регулярные собрания часто начинаются с протокола последнего собрания, за которым следуют «возникающих вопросов» , которые образуют связь с тем, что произошло на предыдущем собрании.Большинство встреч завершаются «любыми другими делами» (AOB), что дает каждому возможность поднять любые реальные вопросы в последнюю минуту; хотя на более официальных собраниях в повестку дня могут быть включены вопросы AOB.

Примером повестки дня может быть:

  • Приносим извинения за отсутствие.
  • Протокол последнего заседания.
  • Вопросы, возникшие (из протокола последнего собрания).
  • Пункт 1 — Обучение и развитие.
  • Пункт 2 — Отчет о финансировании.
  • Пункт 3 — Финансы и оборудование.
  • A.O.B. (Какой-нибудь другой бизнес).
  • Время и дата следующей встречи.

Конечно, в повестке дня может быть больше вопросов. Вы можете узнать больше на нашей странице: Постановка повестки дня.

Советы по написанию протокола собрания

Хотите работать эффективнее? Подумайте о своих встречах и следующих за ними заметках о встречах:

Когда наши собрания неэффективны, мы тратим драгоценное время на выяснение того, чего мы пытаемся достичь на них.

Когда наши протоколы собрания не действуют, мы тратим время, проводимое на собраниях. Без хороших заметок или протоколов встречи мы можем не вспомнить или не распознать:

  • Что мы решили на собрании
  • Что мы сделали на встрече
  • О чем мы договорились в отношении следующих шагов (действий)

И когда мы не можем вспомнить пункты выше, мы в конечном итоге идем в разные стороны, а затем снова встречаемся с той же первоначальной целью!

(Определение: ноты и протоколы — это одно и то же.Протоколы носят более формальный характер и часто требуются уставом организации.)

Чтобы не тратить зря время на собрания, убедитесь, что ваши записи и протоколы отвечают на следующие 10 вопросов:

  1. Когда была встреча?
  2. Кто присутствовал?
  3. Кто не присутствовал? (Включите эту информацию, если это важно.)
  4. Какие темы обсуждались?
  5. Что было решено?
  6. Какие действия были согласованы?
  7. Кто и когда должен завершить действия?
  8. Были ли на собрании распространены материалы? Если да, доступны ли копии или ссылка?
  9. Есть ли что-то особенное, что читатель протокола должен знать или делать?
  10. Планируется ли следующая встреча? Если да, то когда? где? Зачем?

Минутам нужны заголовки , чтобы читатели могли бегло отыскать нужную им информацию.Ваш шаблон может включать следующее:

Темы
Решения
Действия согласованы
Ответственное лицо
Срок
Следующее собрание
Дата и время
Место
Пункты повестки дня


Что можно и нельзя:

Напишите протокол сразу после встречи — желательно в течение 48 часов. Таким образом, тем, кто присутствовал, можно напомнить о задачах, а те, кто не присутствовал, сразу узнают, что произошло.

Не пропускайте написание минут только потому, что все присутствовали на собрании и знают, что произошло. Заметки о встрече служат записью встречи еще долго после того, как люди забывают, что произошло.

Не описывайте все детали «он сказал, она сказала» , если эти детали не очень важны. Записывайте обсуждаемые темы, принятые решения и действия.

Не включайте информацию, которая кого-либо смутила бы (например, «Затем Терри покинул комнату в слезах»).

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован.