Риск неполучения поступившей корреспонденции несет адресат: Верховный суд уточнил понятие юридически значимого сообщения — Администрация сельского поселения Радужное Коломенского района

Содержание

Верховный суд уточнил понятие юридически значимого сообщения

Ольга Звонарева

Постановление Пленума Верховного Суда РФ от 23.06.2015 № 25 уточнило положение отдельных разделов первой части ГК РФ. Ссылаясь на статью 165.1. ГК РФ о юридически значимых сообщениях (где, кстати, форма доставки не уточняется, отсюда, возможно, возникающие вопросы и необходимость уточнения) в пунктах с 64 по 68-й дан вполне исчерпывающий порядок отправки, получения сообщений, а также ответственности сторон. Судя по тексту, речь может идти и об электронных, и о бумажных сообщениях. И, насколько можно судить, ключевым для участников обмена сообщениями является предварительная договоренность о канале связи.

Кстати, сообщения также распространяются и на судебные извещения и вызовы, соответственно, если гражданским процессуальным или арбитражным процессуальным законодательством не предусмотрено иное. Как тут не вспомнить «долгострой» Минкомсвязи про отправку гражданам юридически значимых уведомлений, который должен был стартовать в феврале в Подмосковье… Стартовал ли?

Итак, постановление говорит о том, что «… юридически значимое сообщение может быть направлено, в том числе посредством электронной почты, факсимильной и другой связи, осуществляться в иной форме. .., когда можно достоверно установить, от кого исходило сообщение и кому оно адресовано». В качестве примера приведено размещение информации (сообщения) на сайте хозяйственного общества в сети «Интернет» для участников этого общества, …на специальном стенде информации об общем собрании собственников помещений в многоквартирном доме и т.п.

Сказано и об ответственности сторон: бремя доказывания факта направления (осуществления) сообщения и его доставки адресату лежит на лице, направившем сообщение. Риск неполучения поступившей корреспонденции несет адресат.

Юридически значимое сообщение считается доставленным и в тех случаях, если оно поступило лицу, которому оно направлено, но по обстоятельствам, зависящим от него, не было ему вручено или адресат не ознакомился с ним. Например, сообщение считается доставленным, если адресат уклонился от получения корреспонденции в отделении связи, в связи с чем она была возвращена по истечении срока хранения.

Источник: http://www.pcweek.ru/gover/blog/gover/7645.php

Статья 165.1 ГК РФ. Юридически значимые сообщения

Гражданский кодекс Российской Федерации:

Статья 165.1 ГК РФ. Юридически значимые сообщения

Сообщение считается доставленным и в тех случаях, если оно поступило лицу, которому оно направлено (адресату), но по обстоятельствам, зависящим от него, не было ему вручено или адресат не ознакомился с ним.

2. Правила пункта 1 настоящей статьи применяются, если иное не предусмотрено законом или условиями сделки либо не следует из обычая или из практики, установившейся во взаимоотношениях сторон.

Вернуться к оглавлению документа: Гражданский кодекс РФ Часть 1 в действующей редакции

Комментарии к статье 165.

1 ГК РФ, судебная практика применения

В пп. 63-68 Постановления Пленума Верховного Суда РФ от 23.06.2015 г. № 25 «О применении судами некоторых положений раздела I части первой Гражданского кодекса РФ» содержатся следующие разъяснения:

Направление юридически значимого сообщения и риск последствий его неполучения

По смыслу пункта 1 статьи 165.1 ГК РФ юридически значимое сообщение, адресованное гражданину, должно быть направлено по адресу его регистрации по месту жительства или пребывания либо по адресу, который гражданин указал сам (например, в тексте договора), либо его представителю (пункт 1 статьи 165.1 ГК РФ).

С учетом положения пункта 2 статьи 165.1 ГК РФ юридически значимое сообщение, адресованное гражданину, осуществляющему предпринимательскую деятельность в качестве индивидуального предпринимателя (далее — индивидуальный предприниматель), или юридическому лицу, направляется по адресу, указанному соответственно в едином государственном реестре индивидуальных предпринимателей или в едином государственном реестре юридических лиц либо по адресу, указанному самим индивидуальным предпринимателем или юридическим лицом.

При этом необходимо учитывать, что гражданин, индивидуальный предприниматель или юридическое лицо несут риск последствий неполучения юридически значимых сообщений, доставленных по адресам, перечисленным в абзацах первом и втором настоящего пункта, а также риск отсутствия по указанным адресам своего представителя. Гражданин, сообщивший кредиторам, а также другим лицам сведения об ином месте своего жительства, несет риск вызванных этим последствий (пункт 1 статьи 20 ГК РФ). Сообщения, доставленные по названным адресам, считаются полученными, даже если соответствующее лицо фактически не проживает (не находится) по указанному адресу.

Если лицу, направляющему сообщение, известен адрес фактического места жительства гражданина, сообщение может быть направлено по такому адресу.

При наличии у иностранного юридического лица представителя на территории Российской Федерации сообщения, доставленные по адресу такого представителя, считаются полученными иностранным юридическим лицом (пункт 3 статьи 54 ГК РФ).

Адресат юридически значимого сообщения, своевременно получивший и установивший его содержание, не вправе ссылаться на то, что сообщение было направлено по неверному адресу или в ненадлежащей форме (статья 10 ГК РФ).

Правила статьи 165.1 ГК применимы если иное не следует из договора, закона и обычая

Правила статьи 165.1 ГК РФ о юридически значимых сообщениях применяются, если иное не предусмотрено законом или условиями сделки либо не следует из обычая или из практики, установившейся во взаимоотношениях сторон (пункт 2 статьи 165.1 ГК РФ).

Договором может быть установлено, что юридически значимые сообщения, связанные с возникновением, изменением или прекращением обязательств, основанных на этом договоре, направляются одной стороной другой стороне этого договора исключительно по указанному в нем адресу (адресам) или исключительно предусмотренным договором способом. В таком случае направление сообщения по иному адресу или иным способом не может считаться надлежащим, если лицо, направившее сообщение не знало и не должно было знать о том, что адрес, указанный в договоре является недостоверным.

Возможность направления юридически значимого сообщения посредством сети «Интернет», размещения на стенде информации

Если иное не установлено законом или договором и не следует из обычая или практики, установившейся во взаимоотношениях сторон, юридически значимое сообщение может быть направлено, в том числе посредством электронной почты, факсимильной и другой связи, осуществляться в иной форме, соответствующей характеру сообщения и отношений, информация о которых содержится в таком сообщении, когда можно достоверно установить, от кого исходило сообщение и кому оно адресовано (например, в форме размещения на сайте хозяйственного общества в сети «Интернет» информации для участников этого общества, в форме размещения на специальном стенде информации об общем собрании собственников помещений в многоквартирном доме и т.п.).

В юридически значимом сообщении содержится информация, имеющая правовое значение

В юридически значимом сообщении может содержаться информация о сделке (например, односторонний отказ от исполнения обязательства) и иная информация, имеющая правовое значение (например, уведомление должника о переходе права (статья 385 ГК РФ).

Бремя доказывания факта направления юридически значимого сообщения. Невручение и уклонение от получения

Бремя доказывания факта направления (осуществления) сообщения и его доставки адресату лежит на лице, направившем сообщение.

Юридически значимое сообщение считается доставленным и в тех случаях, если оно поступило лицу, которому оно направлено, но по обстоятельствам, зависящим от него, не было ему вручено или адресат не ознакомился с ним (пункт 1 статьи 165.1 ГК РФ). Например, сообщение считается доставленным, если адресат уклонился от получения корреспонденции в отделении связи, в связи с чем она была возвращена по истечении срока хранения.

Риск неполучения поступившей корреспонденции несет адресат. Если в юридически значимом сообщении содержится информация об односторонней сделке, то при невручении сообщения по обстоятельствам, зависящим от адресата, считается, что содержание сообщения было им воспринято, и сделка повлекла соответствующие последствия (например, договор считается расторгнутым вследствие одностороннего отказа от его исполнения).

Судебные извещения и вызовы — юридически значимые сообщения

Статья 165.1 ГК РФ подлежит применению также к судебным извещениям и вызовам, если гражданским процессуальным или арбитражным процессуальным законодательством не предусмотрено иное.

Риск неполучения поступившей корреспонденции несет адресат

]]>

Подборка наиболее важных документов по запросу Риск неполучения поступившей корреспонденции несет адресат (нормативно–правовые акты, формы, статьи, консультации экспертов и многое другое).

Судебная практика: Риск неполучения поступившей корреспонденции несет адресат Открыть документ в вашей системе КонсультантПлюс:
Подборка судебных решений за 2020 год: Статья 113 «Судебные извещения и вызовы» ГПК РФ»Риск неполучения поступившей корреспонденции несет адресат, а в силу п. 68 названного выше Постановления Пленума Верховного Суда РФ ст. 165.1 ГК РФ подлежит применению также к судебным извещениям и вызовам, если гражданским процессуальным или арбитражным процессуальным законодательством не предусмотрено иное.

» Открыть документ в вашей системе КонсультантПлюс:
Подборка судебных решений за 2019 год: Статья 117 «Последствия отказа от принятия судебной повестки или иного судебного извещения» ГПК РФ»Из содержания п. 1 ст. 165.1 ГК РФ и ч. 2 ст. 117 ГПК РФ следует, что юридически значимое сообщение считается доставленным и в тех случаях, если оно поступило лицу, которому оно направлено, но по обстоятельствам, зависящим от него, не было ему вручено или адресат не ознакомился с ним. Например, сообщение считается доставленным, если адресат уклонился от получения корреспонденции в отделении связи, в связи с чем она была возвращена отправителю. Риск неполучения поступившей корреспонденции несет адресат. Учитывая, что неполучение истцом направляемых судом извещений о времени и месте рассмотрения дела свидетельствует об отказе от реализации своего права на непосредственное участие в судебном разбирательстве дела и иных процессуальных прав, судебная коллегия в соответствии со статьей 167 ГПК РФ находит возможным рассмотреть апелляционную жалобу в отсутствие сторон.

Статьи, комментарии, ответы на вопросы: Риск неполучения поступившей корреспонденции несет адресат Открыть документ в вашей системе КонсультантПлюс:
Статья: Прощение долга: анализ актуальной судебной практики
(Ноздрачева А.Ю.)
(«Судья», 2020, N 9)Суды ответили на него утвердительно , сославшись на п. 67 Постановления Пленума Верховного Суда Российской Федерации от 23 июня 2015 г. N 25 «О применении судами некоторых положений раздела I части первой Гражданского кодекса Российской Федерации» , согласно которому риск неполучения поступившей корреспонденции несет адресат. Если в юридически значимом сообщении содержится информация об односторонней сделке, то при невручении сообщения по обстоятельствам, зависящим от адресата, считается, что содержание сообщения было им воспринято и сделка повлекла соответствующие последствия.

Нормативные акты: Риск неполучения поступившей корреспонденции несет адресат

Риск неполучения поступившей корреспонденции несет адресат

ГАРАНТИРУЮЩИЙ ПОСТАВЩИК ЭЛЕКТРИЧЕСКОЙ ЭНЕРГИИ В ТАТАРСТАНЕ

Риск неполучения поступившей почтовой корреспонденции

Часто у нас возникает вопрос: что будет, если письмо, направленное нам (например, уведомление о введении ограничения режима потребления электроэнергии), пролежит в почтовом ящике или на почте? Или что делать, если мы направили письмо, а адресат не приходит за ним на почту?

Ответы на указанные вопросы содержатся в пункте 1 статьи 165. 1. Гражданского кодекса РФ.

Так, заявления, уведомления, извещения, требования или иные юридически значимые сообщения, с которыми закон или сделка связывает гражданско-правовые последствия для другого лица, влекут для этого лица такие последствия с момента доставки соответствующего сообщения ему или его представителю.

При этом сообщение считается доставленным и в тех случаях, если оно поступило адресату, но по обстоятельствам, зависящим от него, не было ему вручено или адресат не ознакомился с ним.

Например, сообщение считается доставленным, если адресат уклонился от получения корреспонденции в отделении связи, в связи с чем письмо было возвращено отправителю по истечении срока хранения.

В этом случае риск неполучения поступившей корреспонденции несет сам адресат. Если в таком письме содержится информация, имеющая правовое значение, то считается, что содержание сообщения было воспринято адресатом и повлекло соответствующие правовые последствия. Например, договор считается расторгнутым вследствие одностороннего отказа от его исполнения, уведомление о введении ограничения режима потребления электроэнергии считается врученным потребителю.

Необходимо отметить, что в случае, если юридически значимое сообщение адресовано гражданину – оно направляется по месту его жительства (регистрации), либо по адресу, который гражданин сообщил своему контрагенту в качестве места жительства.

В соответствии со ст. 20 Гражданского кодекса РФ гражданин, сообщивший кредиторам, а также другим лицам сведения об ином месте своего жительства, несет риск вызванных этим последствий.

В случае если адресатом является организация, юридически значимое сообщение направляется по адресу, указанному в едином государственном реестре юридических лиц (ЕГРЮЛ).

Согласно п. 3 ст. 54 Гражданского кодекса РФ юридическое лицо несет риск последствия неполучения юридически значимых сообщений, доставленных по адресу, указанному в ЕГРЮЛ, а также риск отсутствия по указанному адресу своего органа или представителя.

Сообщения, доставленные по адресу, указанному в ЕГРЮЛ, считаются полученными юридическим лицом, даже если оно не находится по указанному адресу.

Какой вывод можно сделать из всего сказанного?

Если Вы или Вам направили письмо по тому адресу, который указан в договоре или в ЕГРЮЛ, и при этом Вы или Ваш адресат не пошли на почту получать почтовое отправление, в соответствии с п. 1 ст. 165.1. Гражданского кодекса РФ считается, что письмо было доставлено, а сообщение, содержащееся в нем – повлекло соответствующие правовые последствия.

Таким образом, каждый вправе решать сам – получать почтовую корреспонденцию или нести риск последствий ее неполучения.

Наша миссия — сделать энергоснабжение клиентов надежным и удобным

Неполучение корреспонденции по юридическому адресу

Если акты направлялись по юридическому адресу контрагента, но не доходили, так как у него не было договора с почтой, будут ли они считаться доставленными? Или направляющая организация ненадлежащим образом исполняла свои обязательства по отправке?

Для ответа на вопрос были использованы следующие документы и нормативно-правовые акты:

Гражданский кодекс, часть I.
Федеральный закон от 28.06.2013 № 134-ФЗ «О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации в части противодействия незаконным финансовым операциям».
Федеральный закон от 08.08.2001 № 129-ФЗ «О государственной регистрации юридических лиц и индивидуальных предпринимателей».
Постановление Пленума ВАС РФ от 30.07.2013 № 61 «О некоторых вопросах практики рассмотрения споров, связанных с достоверностью адреса юридического лица».
Постановление ФАС Восточно-Сибирского округа от 18.08.2009 по делу № А78-6367/08.
Постановление ФАС Московского округа от 18.01.2012 по делу № А41-8923/11.

Исходя из информации, предоставленной Вами, считаем необходимым сообщить нижеследующее.

Актуальность темы, затронутой в вопросе, настолько велика, что как юридическая, так и судебная практики за последние десятилетие не раз кардинально меняли свой вектор, от признания за юридическим лицом практически полной свободы в месте его нахождения, до абсолютной привязки к адресу, указанному в уставных документах.

В связи с этим необходимо обратить внимание на последние изменения в гражданском законодательстве. Согласно приятым поправкам в Гражданский кодекс РФ (Федеральный закон от 28.06.2013 № 134-ФЗ «О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации в части противодействия незаконным финансовым операциям») на регистрирующий орган (Федеральную налоговую службу России) в настоящее время возложена обязанность по проведению проверки достоверности данных, включаемых в единый государственный реестр юридических лиц. Подтвержденная информация о недостоверности сведений о месте нахождения постоянно действующего исполнительного органа общества является основанием для отказа в государственной регистрации вносимых в его учредительные документы изменений.

В соответствии со ст. 54 Гражданского кодекса РФ место нахождения юридического лица определяется местом его государственной регистрации. Государственная регистрация юридического лица осуществляется по месту нахождения его постоянно действующего исполнительного органа, а в случае его отсутствия — иного органа или лица, имеющих право действовать от имени юридического лица без доверенности.

Как правило, на практике юридическим называют адрес, указанный в учредительных документах организации и, соответственно, занесенный в ЕГРЮЛ, а фактическим — адрес, где организация непосредственно осуществляет свою деятельность и по которому ей следует направлять почтовую корреспонденцию. Зачастую эти два адреса не совпадают. Нередко случается так, что контрагенты, налоговые или судебные органы, ориентируясь на данные из ЕГРЮЛ, не могут найти организацию, и корреспонденция, направленная по юридическому адресу, возвращается отправителю. Такая ситуация в первую очередь играет на руку недобросовестным налогоплательщикам и контрагентам.

В связи со множеством возникающих в связи с этим вопросов Высший арбитражный суд РФ в своем Постановлении от 30.07.2013 № 61 прямо указал, что при рассмотрении споров о достоверности адреса юридического лица, следует учитывать, что в силу требования норм Федерального закона от 08.08.2001 № 129-ФЗ «О государственной регистрации юридических лиц и индивидуальных предпринимателей» адрес постоянно действующего исполнительного органа юридического лица отражается в едином государственном реестре юридических лиц для целей связи с юридическим лицом.
[2]

Юридическое лицо несет риск последствий неполучения юридически значимых сообщений, поступивших по его адресу, указанному в реестре, а также риск отсутствия по этому адресу своего представителя, и такое юридическое лицо не вправе в отношениях с лицами, добросовестно полагавшимися на данные об адресе юридического лица, полученные из реестра, ссылаться на информацию об адресе, не внесенную в указанный реестр, а также на недостоверность данных, содержащихся в нем (в том числе на ненадлежащее извещение в ходе рассмотрения дела судом), за исключением случаев, когда соответствующие данные внесены в ЕГРЮЛ в результате неправомерных действий третьих лиц или иным путем помимо воли юридического лица.

Как видим, указанный судебный акт подвел черту под многочисленными спорами о риске отсутствия юридического лица по адресу его местонахождения. И хотя такие постановления и не являются нормами права и не подлежат непосредственному применению, однако надо понимать, что арбитражные суды при рассмотрении и разрешении аналогичного спора обязаны будут их учитывать. В этой связи и вышеупомянутый и Федеральный закон «О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации в части противодействия незаконным финансовым операциям» закрепил, что сведения об организации, содержащиеся в ЕГРЮЛ, считаются априори действительными. Юридический адрес компании должен совпадать с фактическим. Компания теперь не может ссылаться на то, что фактически находится по иному адресу. Причем ей в рамках гражданского законодательства придется возмещать убытки налоговым и другим государственным органам и контрагентам, если в реестре указан неправильный адрес.

Надо заметить, что ранее, до принятия указанного Постановления, суды могли отказать налоговым органам в требованиях к юридическому лицу, ссылаясь на тот факт, что, например, налоговая инспекция, знавшая о фактическом месте нахождения организации, направила требования по месту нахождения налогоплательщика, а не по этому адресу (Постановление ФАС Восточно-Сибирского округа от 18.08.2009 по делу № А78-6367/08). Теперь организация должна помнить, что с 30.07.2013 в случае направления документов налоговыми органами по почте они будут приходить по месту ее нахождения, указанному в сведениях о регистрации, и суды в таких ситуациях не будут признавать действия налоговой незаконными.

Следует обратить внимание, что регистрирующий орган ограничен в возможностях отказа в регистрации юридического лица по мотивам непригодности помещения или даже отнесения его к жилому фонду. Так, регистрирующий орган не вправе отказать в государственной регистрации на основании того, что объект недвижимости, адрес которого указан для целей осуществления связи с юридическим лицом, непригоден для осуществления деятельности по тем видам, которые заявлены в уставных документах, представленных для государственной регистрации. Также неправомерен отказ в государственной регистрации юридического лица по месту жительства единственного учредителя в жилом фонде (Постановление ФАС Московского округа от 18.01.2012 по делу № А41-8923/11).

Обобщая вышеизложенное, можно сделать вывод, что в настоящее время, с учетом сложившейся судебной практики и действующих изменений в гражданское законодательство, за достоверность юридического адреса, указанного в регистрационных документах юридического лица (ЕГРЮЛ), а также за неполучение по этому адресу документов отвечает сама организация. Юридическое лицо несет теперь самостоятельный риск последствий неполучения юридически значимых сообщений, поступивших по его адресу, указанному в государственном реестре, а также риск отсутствия по этому адресу своего представителя.

Резюме. В практике деятельности организаций возникает масса споров о достоверности юридических адресов при государственной регистрации.

Место нахождения юридического лица, согласно действующим гражданско-правовым нормам, определяется местом его государственной регистрации. Государственная регистрация юридического лица осуществляется по месту нахождения его постоянно действующего исполнительного органа, а в случае его отсутствия — иного органа или лица, имеющих право действовать от имени юридического лица без доверенности.

До настоящего времени значительное число организаций указывало в качестве адресов для связи не свое местонахождения, а другие фактические адреса. А также нередки на практике случаи, когда по имеющемуся юридическому адресу у организации отсутствует договор с почтовой организацией, в связи, с чем корреспонденция не доставляется.

Эту ситуацию призваны были исправить как законодательные органы, так и судебная практика. Федеральным законом «О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации в части противодействия незаконным финансовым операциям» были внесены существенные изменения. Они касаются требований о месте нахождения юридического лица. Теперь установлено, что сведения об организации, содержащиеся в ЕГРЮЛ, считаются действительными. Юридический адрес компании должен совпадать с фактическим. Организация отныне не может ссылаться на то, что фактически находится по иному адресу. Причем ей придется возместить убытки госорганам и контрагентам, если в реестре указан неправильный адрес. В процессе проведения государственной регистрации регистрирующий орган должен будет проверить достоверность сведений, включаемых в реестр.

Эти положения были закреплены на самом высшем судебном уровне. Пленум ВАС РФ в Постановлении от 30.07.2013 № 61 разъяснил, что юридическое лицо несет риск последствий неполучения юридически значимых сообщений, поступивших по его адресу, указанному в реестре, а также риск отсутствия по этому адресу своего представителя, и такое юридическое лицо не вправе в отношениях с лицами, добросовестно полагавшимися на данные об адресе юридического лица, полученные из реестра, ссылаться на информацию об адресе, не внесенную в указанный реестр, а также на недостоверность данных, содержащихся в нем (в том числе на ненадлежащее извещение в ходе рассмотрения дела судом), за исключением случаев, когда соответствующие данные внесены в ЕГРЮЛ в результате неправомерных действий третьих лиц или иным путем помимо воли юридического лица.

Таким образом, в настоящее время ответственность за последствия неполучения юридически значимых сообщений, поступивших по адресу, указанному в едином государственном реестре юридических лиц, несет само юридическое лицо. Также юридическое лицо не вправе в отношениях с лицами, добросовестно полагавшимися на данные об адресе в ЕГРЮЛ, ссылаться на данные, не внесенные в указанный реестр, а также на недостоверность данных, содержащихся в нем.

Остались вопросы? Позвоните сейчас и получите ответ на свой вопрос!

Medved01 › Блог › Отказ от получения корреспонденции: юридические последствия

Очередной пост про жуликов страховщиков. Отказ в получении корреспонденции — это самый распространенный способ усложнить жизнь потерпевшему. Письмо может месяцами лежать на почте, а адресат за ними не ходит. И даже курьерская служба не поможет. Одна жуликоватая страховая компания, МСК Страж, не принимала у курьеров письма, им приходилось сдавать их в почтовое отделение. На почте письма лежали ровно 29 дней, а потом жуликоватый МСК Страж приходил за ними за 1 день до окончания срока хранения письма. Таким образом, жулики-страховщики затягивали сроки рассмотрения выплаты.

А это история о том, как Росгосстрах шел за письмом полгода!

В 2013 году в Гражданский Кодекс внесены изменения, появилась статья 165. 1. Юридически значимые сообщения

1. Заявления, уведомления, извещения, требования или иные юридически значимые сообщения, с которыми закон или сделка связывает гражданско-правовые последствия для другого лица, влекут для этого лица такие последствия с момента доставки соответствующего сообщения ему или его представителю.
Сообщение считается доставленным и в тех случаях, если оно поступило лицу, которому оно направлено (адресату), но по обстоятельствам, зависящим от него, не было ему вручено или адресат не ознакомился с ним.
2. Правила пункта 1 настоящей статьи применяются, если иное не предусмотрено законом или условиями сделки либо не следует из обычая или из практики, установившейся во взаимоотношениях сторон.

Согласно постановления Пленума Высшего Арбитражного Суда Российской Федерации от 30.07.2013 № 61 «О некоторых вопросах практики рассмотрения споров, связанных с достоверностью адреса юридического лица», юридическое лицо несет риск последствий неполучения юридически значимых сообщений, поступивших по его адресу, указанному в Едином государственном реестре юридических лиц, а также риск отсутствия по этому адресу своего представителя.

Таким образом, за отсутствие адресата по юридическому адресу, отказ в получении корреспонденции и иные причины неполучения — ответственность несет сам адресат.

Прокуратура Московской области

Согласно статье 165.1 Гражданского кодекса РФ юридически значимыми являются заявления, уведомления, извещения, требования или иные сообщения, с которыми закон или сделка связывают гражданско-правовые последствия для другого лица, и которые влекут для этого лица такие последствия с момента доставки соответствующего сообщения ему или его представителю.

Постановлением Пленума Верховного Суда РФ от 23.06.2015 № 25 «О применении судами некоторых положений раздела I части первой Гражданского кодекса Российской Федерации» даны разъяснения по вопросу применения ст. 165.1 ГК РФ. Так, правила статьи 165.1 ГК РФ о юридически значимых сообщениях применяются, если иное не предусмотрено законом или условиями сделки либо не следует из обычая или из практики, установившейся во взаимоотношениях сторон.

Бремя доказывания факта направления сообщения и его доставки адресату лежит на лице, направившем сообщение. Юридически значимое сообщение считается доставленным и в тех случаях, если оно поступило лицу, которому оно направлено, но по обстоятельствам, зависящим от него, не было ему вручено или адресат не ознакомился с ним. Например, сообщение считается доставленным, если адресат уклонился от получения корреспонденции в отделении связи, в связи с чем она была возвращена по истечении срока хранения.

Риск неполучения поступившей корреспонденции несет адресат

12 февраля 2018 года г. Азов Ростовской области

Азовский городской суд Ростовской области в составе:

председательствующего судьи Манаевой Л.А.,

при секретаре Поляковой К.В.,

рассмотрев в открытом судебном заседании гражданское дело по частной жалобе Васильева Александра Георгиевича на определение мирового судьи судебного участка №4 Азовского судебного района Ростовской области от 08.12.2017 года об отказе в удовлетворении заявления в восстановлении процессуального срока для подачи апелляционной жалобы на решение мирового судьи судебного участка №4 Азовского судебного района Ростовской области от 03.07.2017 года по гражданскому делу по иску ООО «Агентство Финансового Контроля» к Васильеву Александру Георгиевичу о взыскании задолженности по кредитному договору,

03. 07.2017 года мировым судьей судебного участка №4 Азовского судебного района Ростовской области принято решение, которым исковые требования ООО «Агентство Финансового Контроля» к Васильеву Александру Георгиевичу о взыскании задолженности по кредитному договору удовлетворены частично.

Не согласившись с решением мирового судьи, ответчик Васильев А.Г. 22 12 2017г. обратился с апелляционной жалобой на решение. Одновременно заявил ходатайство о восстановлении срока для подачи апелляционной жалобы.

Определением мирового судьи судебного участка №4 Азовского судебного района от 08.12.2017 года Васильеву А.Г. было отказано в удовлетворении ходатайства о восстановлении процессуального срока для подачи апелляционной жалобы на решение мирового судьи судебного участка №4 Азовского судебного района Ростовской области от 03.07.2017 года по гражданскому делу по иску ООО «Агентство Финансового Контроля» к Васильеву Александру Георгиевичу о взыскании задолженности по кредитному договору.

Не согласившись с указанным определением, Васильев А. Г. подал частную жалобу, в которой просил отменить определение мирового судьи от 08.12.2017 года и восстановить процессуальный срок для подачи апелляционной жалобы на решение мирового судьи от 03.07.2017 года, ссылаясь на то, что судебные повестки о вызове Васильева А.Г. были направлены по адресу регистрации, где он фактически не проживает, при этом в материалах дела имеется номер телефона, по которому Васильев А.Г. не был извещен, поскольку номер телефона подделан. Ответчик был лишен возможности узнать по телефону о дате и времени слушания дела и получить судебную корреспонденцию, а также направить в суд возражения на иск и в дальнейшем жалобу на решение суда в установленный законом срок.

Частная жалоба рассмотрена в отсутствие сторон в соответствии со ст. 333 ГПК РФ.

Исследовав материалы дела, суд находит, что заявленные Васильевым А.Г. требования подлежат отклонению по следующим основаниям.

Согласно ч. 1 ст. 112 ГПК РФ лицам, пропустившим установленный федеральным законом процессуальный срок по причинам, признанным судом уважительными, пропущенный срок может быть восстановлен.

Как усматривается из материалов дела, 03.07.2017 года мировым судьей судебного участка №4 Азовского судебного района Ростовской области принято решение, которым исковые требования ООО «Агентство Финансового Контроля» к Васильеву Александру Георгиевичу о взыскании задолженности по кредитному договору удовлетворены частично. Дело было рассмотрено в отсутствие ответчика, чье извещение было признано надлежащим в соответствии со ст.167 ГПК РФ. Копия решения была направлена судом ответчику, не участвовавшему в судебном разбирательстве 07 07 2017г. В соответствии с положениями ст. 214 ГПК РФ лицам, участвующим в деле, но не присутствующим в судебном заседании, — гражданам копии решения суда высылаются на бумажном носителе не позднее чем через пять дней со дня принятия решения суда в окончательной форме. По их ходатайству или с их согласия при наличии технической возможности в суде копии решения суда высылаются посредством их размещения на официальном сайте суда в информационно-телекоммуникационной сети «Интернет» в разделе, доступ к которому предоставляется сторонам и другим участникам процесса (далее также — в режиме ограниченного доступа).

Согласно ст. 165.1 ГК РФ заявления, уведомления, извещения, требования или иные юридически значимые сообщения, с которыми закон или сделка связывает гражданско-правовые последствия для другого лица, влекут для этого лица такие последствия с момента доставки соответствующего сообщения ему или его представителю.

Согласно п.1 ст. 20 ГК РФ местом жительства признается место, где гражданин постоянно или преимущественно проживает. Гражданин, сообщивший кредиторам, а также другим лицам сведения об ином месте своего жительства, несет риск вызванных этим последствий.

Постановлением Пленума Верховного Суда РФ от 23.06.2015 N 25 «О применении судами некоторых положений раздела I части первой Гражданского кодекса Российской Федерации» разъяснено, что по смыслу пункта 1 статьи 165. 1 ГК РФ юридически значимое сообщение, адресованное гражданину, должно быть направлено по адресу его регистрации по месту жительства или пребывания либо по адресу, который гражданин указал сам (например, в тексте договора), либо его представителю (пункт 1 статьи 165.1 ГК РФ). (п.63).
[3]

Юридически значимое сообщение считается доставленным и в тех случаях, если оно поступило лицу, которому оно направлено, но по обстоятельствам, зависящим от него, не было ему вручено или адресат не ознакомился с ним (пункт 1 статьи 165.1 ГК РФ). Например, сообщение считается доставленным, если адресат уклонился от получения корреспонденции в отделении связи, в связи с чем она была возвращена по истечении срока хранения.

Согласно полученным из ОВМ МО МВД России «Азовский» сведениям от 08.06.2017 года Васильев А.Г. зарегистрирован по адресу: , то есть по адресу указанному в иске и содержащемуся в материалах кредитного договора.

Видео (кликните для воспроизведения).

В гражданском праве действует презумпция, что пользоваться своими правами участники гражданских правоотношений должны добросовестно и разумно, проявляя необходимую степень заботливости и осмотрительности (ст. 401 ГК РФ), и не допускать злоупотребления правом (ст. 10 ГК РФ).

Место жительства ответчика по правилам гражданского процессуального законодательства РФ определяется местом его регистрации.
[1]

Доказательств, свидетельствующих о наличии уважительных причин, лишивших ответчика возможности получить своевременно направленную в его адрес копию решения суда, не представлено.

Васильев А.Г. проживающий по иному адресу не лишен возможности проверять свою корреспонденцию по месту своей регистрации.

При таких обстоятельствах неявку за получением заказного письма следует считать отказом от получения судебного извещения, а неблагоприятные последствия, в связи с не получением судебных уведомлений, в силу ч.1 ст.165.1 ГК РФ должно нести само лицо.

Принцип правовой определенности предполагает, что стороны не вправе требовать пересмотра вступивших в законную силу судебных постановлений только в целях проведения повторного слушания и получения нового судебного постановления другого содержания. Иная точка зрения на то, как должно было быть разрешено дело, не может являться поводом для отмены или изменения вступившего в законную силу судебного постановления нижестоящего суда в апелляционном порядке.

Довод Васильева А.Г. об уважительных причинах пропуска для обжалования решения суда суд находит несостоятельным.

Таких обстоятельств судом не установлено. Решение суда было своевременно направлено ответчику по адресу его регистрации, уважительных причин неполучения им корреспонденции по адресу регистрации не усматривается. Решение вступило в законную силу, находится на исполнении.

Руководствуясь ст.ст. 333-335 ГПК РФ,

Определение мирового судьи судебного участка №4 Азовского судебного района Ростовской области от 08.12.2017 года об отказе в удовлетворении заявления в восстановлении процессуального срока для подачи апелляционной жалобы на решение мирового судьи судебного участка №4 Азовского судебного района Ростовской области от 03.07.2017 года по гражданскому делу по иску ООО «Агентство Финансового Контроля» к Васильеву Александру Георгиевичу о взыскании задолженности по кредитному договору оставить без изменения, а частную жалобу Васильева Александра Георгиевича без удовлетворения.

Определение вступает в законную силу с даты его принятия.

В окончательной форме определение принято 14 02 2017г.

Риск неполучения поступившей корреспонденции несет адресат

Ответы на указанные вопросы содержатся в пункте 1 статьи 165.1. Гражданского кодекса РФ.

Какой вывод можно сделать из всего сказанного?

Отправила заказное письмо с уведомлением о расторжении договора и с претензией

на некачественно выполненную услугу с описью. Уведомление доставлено 1 апреля 2019 г, но не получают. Предполагаю, что эта фирма ведет незаконную деятельность и не зарегистрирована по данному адресу, вернее вывеска в виде утром выношу, вечером заношу. По адресу официально не арендует помещение, на сайте сведений о фирме нет. Хочу подать в суд. Не хочу терять время, мне нужно забрать обратно это письмо или ждать месяц? Почта отказывается повторно выписывать уведомления ссылаясь на Приказ Министерства связи №234 от 31.07.2014 г с изменениями от 01.06.2018 г. Как быть?

Не надо Вам больше ничего выписывать, Вы соблюли досудебный порядок урегулирования спора, теперь можно обращаться в суд. Согласно позиции ВС РФ — риск неполучения корреспонденции лежит на адресате.

С Уважением, адвокат – Степанов Вадим Игоревич.

Не обращалась насчет чего то выписывать. Я спросила могу ли я забрать мое не полученное адресатом письмо,чтобы не терять время пока через месяц мне его вернут.Спасибо,главное в суде я буду теперь спокойна,правда это будет первый суд в котором я буду участвовать при поддержке прокуратуры.

Здравствуйте, разъясняю, что согласно ч. 3 ст. 54 ГК РФ юридическое лицо несет риск последствий неполучения юридически значимых сообщений (ст. 165.1), доставленных по адресу, указанному в едином государственном реестре юридических лиц, а также риск отсутствия по указанному адресу своего органа или представителя. Сообщения, доставленные по адресу, указанному в едином государственном реестре юридических лиц, считаются полученными юридическим лицом, даже если оно не находится по указанному адресу.

В соответствии с п. 1 ст. 165.1 ГК РФ уведомления, извещения или иные юридически значимые сообщения, с которыми закон связывает гражданско-правовые последствия для другого лица, влекут для этого лица такие последствия с момента доставки соответствующего сообщения ему или его представителю.

В силу п. 67 Постановления Пленума Верховного Суда РФ N 25 от 23.06.2015 года «О применении судами положений раздела 1 части первой Гражданского кодекса Российской Федерации» бремя доказывания факта направления (осуществления) сообщения и его доставки адресату лежит на лице, направившем сообщение.

Например, сообщение считается доставленным, если адресат уклонился от получения корреспонденции в отделении связи, в связи с чем, она была возвращена по истечении срока хранения.

Риск неполучения поступившей корреспонденции несет адресат.

Таким образом, Вы вправе обратиться в суд с иском, к которому кроме прочего, необходимо приложить документы, свидетельствующие о направлении претензии в адрес ответчика и возвращении данной корреспонденции в Ваш адрес по истечении срока хранения последней.

Из-за отсутствия сотрудника в офисе не получено заказное письмо

В соответствии с п. 67 постановления Пленума Верховного Суда РФ от 23.06.2015 N 25 «О применении судами некоторых положений раздела I части первой Гражданского кодекса Российской Федерации» бремя доказывания факта направления (осуществления) сообщения и его доставки адресату лежит на лице, направившем сообщение. Юридически значимое сообщение считается доставленным и в тех случаях, если оно поступило лицу, которому оно направлено, но по обстоятельствам, зависящим от него, не было ему вручено или адресат не ознакомился с ним (п. 1 ст. 165.1 ГК РФ). Например, сообщение считается доставленным, если адресат уклонился от получения корреспонденции в отделении связи, в связи с чем она была возвращена по истечении срока хранения. Риск неполучения поступившей корреспонденции несет адресат. Если в юридически значимом сообщении содержится информация об односторонней сделке, то при невручении сообщения по обстоятельствам, зависящим от адресата, считается, что содержание сообщения было им воспринято, и сделка повлекла соответствующие последствия (например, договор считается расторгнутым вследствие одностороннего отказа от его исполнения).

Исходя из вышеуказанного, доказать, что письмо не было получено по причине отсутствия главного бухгалтера по производственным делам на рабочем месте как в силу причины, не зависящей от адресата, учитывая, что риск неполучения поступившей корреспонденции несет адресат, не представляется возможным. Правила оказания услуг почтовой связи, утвержденных приказом Минкомсвязи России от 31.07.2014 № 234, в данном случае были соблюдены.

Риск неполучения поступившей корреспонденции несет адресат

Итак, постановление говорит о том, что «… юридически значимое сообщение может быть направлено, в том числе посредством электронной почты , факсимильной и другой связи, осуществляться в иной форме. когда можно достоверно установить, от кого исходило сообщение и кому оно адресовано». В качестве примера приведено размещение информации (сообщения) на сайте хозяйственного общества в сети «Интернет» для участников этого общества, …на специальном стенде информации об общем собрании собственников помещений в многоквартирном доме и т.п.

Стоит ли соглашаться на заочное решение, если ответчик не получает уведомления?

Все повестки и телеграммы от ответчика возвращаются. Судья предлагает вынести заочное решение. В противном случае, говорит, что будет откладывать «до бесконечности». Понятно, что до бесконечности откладывать не будет. Но нам нужно решение как можно быстрее.

Цитировать в ответах гл. 22 ГПК не нужно. Я уже прочитал, что там написано. Интересен ваш опыт, стоит ли связываться заочным решением.

Ответы юристов ( 3 )

У суда имеются процессуальные сроки для рассмотрения дела. Как-правило, два раза отложат — и рассматривают по существу, если есть извещения.

Заочное всегда могут отменить, тогда процедура повторяется.

Если есть необходимость в неотложных действиях по аресту имущества, денег — тогда можно и заочное.

У нас были заочные решения, которые без проблем получили отметку о вступлении в законную силу.

а был случай, когда адвокат лично взяла такое решение суда, поехала к ответчику и под видеозапись и под расписку вручила решение, но суд все равно счел что ответчик не получил решение и отказал в отметке. почту ответчик так же специально не получал.

так что соглашусь с коллегой, если очень нужно можно, но имейте ввиду как потом это все это может обернуться.

Не совсем соглашусь с предыдущими коллегами, по поводу высокой вероятности отмены заочного решения.

В настоящий момент, по крайней мере в СПб и ЛО, суды ориентированы на признание действий второй стороны при неполучении судебных извещение как злоупотребление правами и активному применение в данном случае ст. 165.1 ГК РФ (только очень-очень-очень уважительные причины принимаются к рассмотрению).

Не лишним будет напомнить Вам о Пленуме Верховного Суда РФ от 23.06.2015 N 25:

п. 67. Бремя доказывания факта направления (осуществления) сообщения и его доставки адресату лежит на лице, направившем сообщение.
Юридически значимое сообщение считается доставленным и в тех случаях, если оно поступило лицу, которому оно направлено, но по обстоятельствам, зависящим от него, не было ему вручено или адресат не ознакомился с ним (пункт 1 статьи 165. 1 ГК РФ). Например, сообщение считается доставленным, если адресат уклонился от получения корреспонденции в отделении связи, в связи с чем она была возвращена по истечении срока хранения.
Риск неполучения поступившей корреспонденции несет адресат. Если в юридически значимом сообщении содержится информация об односторонней сделке, то при невручении сообщения по обстоятельствам, зависящим от адресата, считается, что содержание сообщения было им воспринято, и сделка повлекла соответствующие последствия (например, договор считается расторгнутым вследствие одностороннего отказа от его исполнения).

и самое главное в Вашем случае:

п. 68. Статья 165.1 ГК РФ подлежит применению также к судебным извещениям и вызовам, если гражданским процессуальным или арбитражным процессуальным законодательством не предусмотрено иное.

Видео (кликните для воспроизведения).

Иными словами, я бы соглашался, тем более планирую согласиться в похожей ситуации в ближайшее время по нашему иску.

Источники

Марченко, М.Н. Теория государства и права в вопросах и ответах. Учебное пособие. Гриф МО РФ / М.Н. Марченко. — М.: Проспект, 2017. — 535 c.
Астахов, Павел Правописные истины, или Левосудие для всех / Павел Астахов. — М.: Эксмо, 2016. — 368 c.
Николаева, Т.П. Деятельность защитника на судебном следствии / Т.П. Николаева. — М.: Саратов: Саратовский Университет, 2013. — 574 c.
Мархгейм, М. В. Правоведение / М.В. Мархгейм, М.Б. Смоленский, Е.Е. Тонков. — М.: Феникс, 2009. — 416 c.

Риск неполучения поступившей корреспонденции несет адресат

Оценка 5 проголосовавших: 1

Здравствуйте! Меня зовут Артём Долгов. Я больше 12 лет работаю в крупной юридической фирме. Я столкнулся со многими интересными проблемами и задачами за время своей работы. И поэтому я хочу поделиться с посетителями сайта как можно легко решать юридические вопросы.

Администраторы сайта искали только проверенную информацию. Данные находящиеся на нашем сайте были взяты с большого количества разных источников. Мы постарались изложить данные в удобном для посетителей виде. Перед применением любой информации с данного сайта необходима обязательная консультация с профессионалом.

КОНСУЛЬТАЦИЯ ЮРИСТА

УЗНАЙТЕ, КАК РЕШИТЬ ИМЕННО ВАШУ ПРОБЛЕМУ — ПОЗВОНИТЕ ПРЯМО СЕЙЧАС

8 800 350 84 37

Риск неполучения поступившей корреспонденции несет адресат

Что признается датой получения письма

1 ст. 165.1 ГК РФ). Например, сообщение считается доставленным, если адресат уклонился от получения корреспонденции в отделении связи, в связи с чем она была возвращена по истечении срока хранения. Риск неполучения поступившей корреспонденции несет адресат.

Из приведенных положений Гражданского кодекса РФ и разъяснений Пленума Верховного Суда РФ следует, что заказное письмо с уведомлением считается доставленным, если лицо уклоняется от его получения. Не требуется в такой ситуации, чтобы письмо было фактически получено адресатом.

Все этапы обработки прохождения и исполнения документа фиксируются отметками, помогающими определить, где он находится в данный момент и какова стадия его исполнения.

2.3.1 Отметка о поступлении документа в организацию

(реквизит 28)

При поступлении документа на нем проставляется первая отметка, фиксирующая факт и время приема его в данной организации, специальным штемпельным аппаратом или вручную резиновым штемпелем.

Она состоит из даты получения документа и входящего учетного номера (индекса), присвоенного ему. Можно добавить сокращенное название организации, куда поступил документ.

Дата получения является важным поисковым признаком и началом отсчета срока исполнения поступившего документа. С этого числа документ считается в работе учреждения и учреждение отвечает за полученный документ. Входящий учетный номер служит прежде всего для учета количества поступивших документов в месяц, квартал, год. Проставлять отметку о получении документа рекомендуется на нижнем поле документа.

Для документов, полученных по факсу или компьютерной почтой, дата и время их поступления фиксируются автоматически.

2.3.2 Отметка для автоматического поиска документа

(реквизит 29)

Если документ вводится в память машины или создан на компьютере, на документе делается об этом специальная отметка. В соответствии с требованиями стандарта она может включать имя файла, код оператора, дату, место изготовления, количество страниц, а также другие поисковые данные.

Отметка располагается на нижнем поле каждого листа документа.

2.3.3 Резолюция (реквизит 16)

После первичной обработки и регистрации документ направляется руководителю (организации или структурного подразделения) для рассмотрения. Результат рассмотрения отражается в резолюции.

Резолюция — «надпись на документе, сделанная должностным лицом, и содержащая принятое решение»27. Она закрепляет распоряжение руководителя относительно вопроса, отраженного в документе. Это как бы маленький распорядительный документ, составляемый на полученном документе. От конкретности и четкости резолюции и правильного выбора исполнителя зависит качество исполнения задания и своевременность выполнения. К резолюции предъявляются те же требования, что и к любому распорядительному документу: четкость, конкретность, краткость. Резолюция состоит из следующих элементов: текста, подписи, даты. По своему характеру текст резолюции может быть двух видов. Резолюции, содержащие решение вопроса (например, «Зачислить», «Выделить 300 тыс. руб», «Отказать») или указание на порядок подготовки вопроса. Во втором случае текст резолюции должен содержать три части: кому поручается — фамилия и инициалы исполнителя, что поручается -характер и порядок решения вопроса, срок исполнения. Например:

Каревой Я, Д.

Свяжитесь с музеями и выясните их готовность

участия в совещании к 05.08.97.

Личная подпись 28.07.97

Если в резолюции указано несколько исполнителей, то лицо, указанное первым, является ответственным за исполнение документа и организует работу других соисполнителей, привлекаемых по указанию руководителя к решению вопроса. Инициалы исполнителя указываются после фамилии (как при адресовании).

Если срок исполнения документа является типовым или он указан в тексте самого документа и, следовательно, не требуется его специальное указание в резолюции, то руководитель в резолюции может проставить только фамилию исполнителя (исполнителей) с инициалами, порядок подготовки вопроса, подпись и дату. Например:

ВеберуА.Б.,

Галкину А. А.

Организуйте проведение конференции

к указанному сроку.

Личная подпись 03.08.97

Резолюция переносится секретарем в регистрационную форму и часто является основанием взятия документа на контроль. В этом случае срок исполнения документа берется из резолюции.

В ряде случаев, когда на документе нет свободного места или резолюция готовится в виде отдельного поручения, ГОСТ Р 6.30-97 допускает оформление резолюции на отдельном листе бумаги, обычно формата А6 или А7.

2.3.4 Отметка о контроле (реквизит 18)

Если документ требует исполнения и берется на контроль, на нем проставляется отметка о контроле в виде буквы «К» (контроль) или слова «Контроль» на левом поле документа на уровне заголовка. Эта отметка может наноситься резиновым штемпелем или писаться от руки ярким красным, синим, зеленым карандашом.

Ее цель- напоминание исполнителю, что документ контролируется.

2.3.5 Отметка об исполнении документа и направлении его

в дело (реквизит 27)

Завершающая отметка на документе — эта отметка об исполнении. Она проставляется сразу же после решения вопроса, затронутого в документе, или направления ответа. Отметка об исполнении документа особенно важна на бухгалтерских документах. Так, все документы, приложенные к приходным и расходным кассовым ордерам, а также документы, послужившие основанием для начисления заработной платы, подлежат обязательному гашению штампом или надписью от руки «Получено» или «Оплачено» с указанием даты (числа, месяца, года).

Отметка об исполнении свидетельствует о том, что работа над документом закончена. После проставления этой отметки документ подшивается в дело.

Если в отношении адреса организации в ЕГРЮЛ содержится запись о недостоверности, риск неполучения корреспонденции несет налогоплательщик | ФНС России

Дата публикации: 12.11.2019 13:55

Порядок рассмотрения государственными органами и должностными лицами обращений граждан, установленный Федеральным законом от 02.05.2006 № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации», распространяется и на рассмотрение обращений объединений граждан, в том числе юридических лиц.Заявитель в своем письменном обращении в обязательном порядке указывает, в том числе, почтовый адрес, по которому ему должен быть направлен ответ.

Ответ на обращение направляется в форме электронного документа по адресу электронной почты, указанному в обращении, поступившем в государственный орган или должностному лицу в форме электронного документа, и в письменной форме – по почтовому адресу, указанному в обращении, поступившем в государственный орган или должностному лицу в письменной форме.В соответствии с положениями Гражданского кодекса РФ юридическое лицо несет риск последствий неполучения юридически значимых сообщений, доставленных по адресу, указанному в едином государственном реестре юридических лиц (ЕГРЮЛ), а также риск отсутствия по указанному адресу своего органа или представителя. Сообщения, доставленные по адресу, указанному в ЕГРЮЛ, считаются полученными юридическим лицом, даже если оно не находится по указанному адресу.Кроме того, согласно п. 67 Постановления Пленума Верховного Суда РФ от 23.06.2015 № 25 «О применении судами некоторых положений раздела I части первой Гражданского кодекса Российской Федерации» риск неполучения поступившей корреспонденции несет адресат.

Согласно положениям Федерального закона от 08.08.2001 № 129-ФЗ «О государственной регистрации юридических лиц и индивидуальных предпринимателей», если по результатам проверки, установлена недостоверность содержащихся в ЕГРЮЛ сведений о юридическом лице, в том числе об адресе, и это юридическое лицо, а также его учредители (участники) и лицо, имеющее право действовать без доверенности от его имени, в течение 30 дней с момента направления им уведомления о необходимости представления в регистрирующий орган достоверных сведений не подтвердили достоверность сведений, регистрирующий орган вносит в ЕГРЮЛ запись о недостоверности содержащихся в ЕГРЮЛ сведений о юридическом лице.Следует учесть, что государственные органы и их должностные лица обязаны направлять заявителю ответ на обращение по почтовому адресу, указанному в обращении.Аналогичный подход применяется налоговыми органами при реализации своих полномочий в рамках налоговых правоотношений. Так, согласно положениям ст.31 НК РФ в случае направления документов, которые используются налоговыми органами при реализации своих полномочий в отношениях, регулируемых законодательством о налогах и сборах, по почте такие документы направляются налоговым органом налогоплательщику-российской организации (ее филиалу, представительству) по адресу места ее нахождения (места нахождения ее филиала, представительства), содержащемуся в ЕГРЮЛ.

В случае направления документа налоговым органом по почте заказным письмом датой его получения считается шестой день со дня отправки заказного письма.При наличии в ЕГРЮЛ записи о недостоверности адреса налогоплательщика, в отношении которого налоговым органом осуществляются мероприятия налогового контроля, документы по налоговой проверке (акт проверки, уведомление о времени и месте рассмотрения материалов проверки и прочие) могут быть направлены кроме адреса, указанного в ЕГРЮЛ, по иным адресам, известным налоговому органу (почтовый адрес, указываемый налогоплательщиком в письмах, адрес места жительства директора (участника), представителя по доверенности).

Таким образом, если налогоплательщик не обеспечивает получение корреспонденции, направляемой по адресу, в отношении которого в ЕГРЮЛ содержится запись о недостоверности, или не совершает для этого необходимые и разумные действия, это является риском, неблагоприятные последствия которого несет сам налогоплательщик.

Заказное письмо с уведомлением — Юридическая консультация

Риск последствий неполучения заказного письма с уведомлением в связи с уклонением от его получения лежит на лице, которому оно адресовано.

Гражданин, сообщивший кредиторам, а также другим лицам сведения об ином месте своего жительства, несет риск вызванных этим последствий согласно п. 1 ст. 20 Гражданского кодекса РФ.

Согласно абз. 2 п. 3 ст. 54 ГК РФ юридическое лицо несет риск последствий неполучения юридически значимых сообщений (ст. 165.1), доставленных по адресу, указанному в едином государственном реестре юридических лиц, а также риск отсутствия по указанному адресу своего органа или представителя. Сообщения, доставленные по адресу, указанному в едином государственном реестре юридических лиц, считаются полученными юридическим лицом, даже если оно не находится по указанному адресу.

В п. 63 постановления Пленума Верховного Суда РФ от 23.06.2015 № 25 «О применении судами некоторых положений раздела I части первой Гражданского кодекса РФ» приведены следующие разъяснения. По смыслу п. 1 ст. 165.1 ГК РФ юридически значимое сообщение, адресованное гражданину, должно быть направлено по адресу его регистрации по месту жительства или пребывания либо по адресу, который гражданин указал сам (например, в тексте договора), либо его представителю (п. 1 ст. 165.1 ГК РФ).

Сообщения, доставленные по названным адресам, считаются полученными, даже если соответствующее лицо фактически не проживает (не находится) по указанному адресу.

Как разъяснено в п. 67, 68 вышеуказанного постановления Пленума Верховного Суда РФ, бремя доказывания факта направления (осуществления) сообщения и его доставки адресату лежит на лице, направившем сообщение.

Юридически значимое сообщение считается доставленным и в тех случаях, если оно поступило лицу, которому оно направлено, но по обстоятельствам, зависящим от него, не было ему вручено или адресат не ознакомился с ним (п. 1 ст. 165.1 ГК РФ). Например, сообщение считается доставленным, если адресат уклонился от получения корреспонденции в отделении связи, в связи с чем она была возвращена по истечении срока хранения. Риск неполучения поступившей корреспонденции несет адресат.

Всегда ли отправители электронной почты обязаны проверять получение? — Информационные бюллетени

Факты
Комментарий

В недавно опубликованном решении (1) Федеральный верховный суд постановил, что агент обязан проверить, действительно ли были получены его электронные письма.

Факты

Налогоплательщик подал апелляцию в Федеральный административный суд на решение федеральных налоговых органов. Налогоплательщик поручил доверенному лицу представлять его.Доверительный управляющий сообщил своему клиенту по электронной почте, что Федеральный административный суд потребовал выплаты гонорара в установленный срок в качестве предварительного условия для рассмотрения дела. Доверительный управляющий не получал уведомления об ошибке и, таким образом, полагал, что его клиент благополучно получил электронное письмо. Однако электронное письмо так и не дошло до клиента из-за технических проблем с сервером доверительного управляющего (которым управляла третья сторона).

В конце концов, доверительный управляющий и его клиент поняли, что что-то пошло не так.Клиент произвел оплату аванса, но по истечении указанного срока. Федеральный административный суд отказался рассматривать дело.

Федеральный верховный суд (который был созван в качестве дополнительного апелляционного органа) по существу постановил следующее:

Тот, кто делегирует задачи вспомогательным лицам, остается ответственным и обязан тщательно отбирать и инструктировать их, а также контролировать их рабочие продукты.
Хорошо известно, что электронное общение является надежным лишь в ограниченной степени, и что доказательства получения электронного сообщения трудно установить.На практике отправитель электронного письма может запросить подтверждение получения и отреагировать на его отсутствие.
Недостаточно прилежно, если агент отправляет электронное письмо, имеющее отношение к исходу судебного решения, без дополнительных средств контроля, таких как проверка его получения по телефону или отправка сообщения письмом против подтверждения получения.

Комментарий

Общие правила отправки и получения сообщений в соответствии с законодательством Швейцарии следующие:

Заявления должны быть получены адресатом для вступления в силу.
Заявление считается полученным, если оно попадает в зону контроля адресата при обстоятельствах, при которых обычно можно ожидать внимания к сообщению. Однако не обязательно, чтобы сообщение было фактически прочитано.

Квартиры, офисные помещения и почтовые ящики, а также почтовые ящики, автоответчики и факсы, а также почтовые ящики на сервере адресата — все это входит в сферу его контроля.

Таким образом, риск потери или задержки сообщения до его получения адресатом лежит на отправителе сообщения.Если задействованы вспомогательные лица, каждая сторона несет ответственность за ошибки со стороны таких вспомогательных лиц.

Федеральный верховный суд установил предварительное условие, согласно которому отправитель электронной почты всегда должен проверять ее получение. Это приводит к следующему распределению рисков в электронной переписке:

Если отправитель получает уведомление об ошибке, он может не доверять тому, что его сообщение было безопасно получено, и обязан принять меры.
Если отправитель запрашивает подтверждение получения и в конечном итоге получает его, он имеет право доверять тому, что его сообщение было благополучно получено.
Если отправитель запрашивает подтверждение получения, но не получает его, он может не доверять тому, что его сообщение было благополучно получено, и обязан выполнить дальнейшие действия.
Если отправитель не запрашивает подтверждения получения, а адресат не реагирует, отправитель может не доверять тому, что его сообщение было благополучно получено, и обязан выполнить дальнейшие действия, даже если он не получает уведомления об ошибке.

Рассмотрим этот гипотетический пример: сообщение правильно обрабатывается сервером отправителя, но случайно теряется, задерживается, удаляется, отфильтровывается или неправильно направляется сервером адресата (например, оно считается спамом).Отправитель не запрашивал подтверждение получения и не получает уведомления об ошибке. В этом случае сообщение поступило в сферу контроля адресата и — если адресат обычно общается по электронной почте — можно ожидать, что сообщение будет прочитано. В соответствии с общими принципами (не считая вопросов доказывания), ошибка произошла в сфере ответственности адресата, в результате чего с правовой точки зрения сообщение считается полученным. Однако в соответствии с правилами, установленными решением Федерального верховного суда, отправитель явно не подтвердил получение своей электронной почты и, таким образом, не действовал достаточно тщательно, перекладывая ответственность обратно на отправителя.

Такое переключение ответственности вызывает сомнения. Во-первых, общение по электронной почте не обязательно менее надежно, чем общение с помощью других средств. Во-вторых, даже если рекомендуется отправлять важные сообщения — например, уведомления о дефектах, напоминания с указанием сроков или уведомления о прекращении — с помощью нескольких средств связи, сегодняшняя экономическая реальность требует, чтобы отправитель проверял почти все свои электронные письма. по телефону или заказным письмом. Такие требования к проверке ставят под угрозу использование электронной почты в бизнесе.В-третьих, обязанность отправителя проверять получение своих электронных писем дает адресату привилегию без уважительной причины. Согласно схеме справедливого распределения рисков, адресат будет нести ответственность за сбои, происходящие в сфере его сервера.

Федеральному верховному суду не пришлось принимать решение по этому конкретному созвездию, поскольку факты дела были другими. Еще неизвестно, зайдет ли Федеральный верховный суд так далеко, если он столкнется с подобным делом.

Для получения дополнительной информации по этой теме, пожалуйста, свяжитесь с Roland Mathys или Christoph Zogg в Wenger Plattner по телефону (+41 61279 7000), факсу (+41 61 279 7001) или электронной почте ( roland [email protected] или [email protected] ).

Примечания

(1) Федеральный верховный суд, 22 октября 2012 г., 2C_699 / 2012. См. Www.bger.ch (на немецком языке).

Материалы, содержащиеся на этом веб-сайте, предназначены только для общих информационных целей и подлежат отказу от ответственности.

ILO — это онлайн-служба обновлений правовой информации премиум-класса для крупных компаний и юридических фирм по всему миру.Внутренние корпоративные юристы и другие пользователи юридических услуг, а также партнеры юридических фирм имеют право на бесплатную подписку.

Глава 1: Способы оплаты в международной торговле

]]>
Эту главу также можно загрузить в формате PDF.
Чтобы добиться успеха на сегодняшнем глобальном рынке и выиграть продажи у иностранных конкурентов, экспортеры должны предлагать своим клиентам привлекательные условия продаж, поддерживаемые соответствующими методами оплаты.Поскольку получение полной и своевременной оплаты является конечной целью каждой экспортной продажи, необходимо тщательно выбирать соответствующий способ оплаты, чтобы минимизировать платежный риск, а также удовлетворить потребности покупателя. Как показано на рисунке 1, существует пять основных способов оплаты для международных транзакций. Во время или до переговоров по контракту вы должны подумать, какой из представленных на рисунке методов является взаимовыгодным для вас и вашего клиента.
Новая диаграмма рисков платежа — будет создана дизайнером
Рисунок 1. Диаграмма платежных рисков
Ключевые точки
Международная торговля представляет собой спектр рисков, который вызывает неопределенность в отношении сроков платежей между экспортером (продавцом) и импортером (иностранным покупателем).
Для экспортеров любая продажа является подарком до получения оплаты.
Таким образом, экспортеры хотят получить оплату как можно скорее, предпочтительно сразу после размещения заказа или до отправки товаров импортеру.
Для импортеров любой платеж является пожертвованием до момента получения товара.
Таким образом, импортеры хотят получить товар как можно скорее, но отложить платеж как можно дольше, предпочтительно до тех пор, пока товары не будут перепроданы, чтобы получить достаточный доход для выплаты экспортеру.
Оплата наличными
Используя условия предоплаты наличными, экспортер может избежать кредитного риска, поскольку платеж получен до перехода права собственности на товары. Для международных продаж наиболее распространенными вариантами предоплаты, доступными для экспортеров, являются банковские переводы и кредитные карты. С развитием Интернета услуги условного депонирования становятся еще одним вариантом предоплаты для небольших экспортных операций. Однако предоплата — наименее привлекательный вариант для покупателя, поскольку создает неблагоприятный денежный поток.Иностранных покупателей также беспокоит то, что товар может не быть отправлен при предоплате. Таким образом, экспортеры, которые настаивают на использовании этого метода оплаты как единственного способа ведения бизнеса, могут проиграть конкурентам, предлагающим более привлекательные условия оплаты.
Аккредитивы
Аккредитивы (LC) — один из самых безопасных инструментов, доступных для международных трейдеров. Аккредитив — это обязательство банка от имени покупателя о том, что платеж будет произведен экспортеру при условии соблюдения условий, изложенных в аккредитиве, что подтверждается представлением всех необходимых документов.Покупатель оформляет кредит и платит своему банку за оказание этой услуги. Аккредитив полезен, когда трудно получить надежную кредитную информацию об иностранном покупателе, но экспортер удовлетворен кредитоспособностью иностранного банка покупателя. Аккредитив также защищает покупателя, поскольку никаких платежных обязательств не возникает до тех пор, пока товар не будет отправлен в соответствии с обещаниями.
Документальные коллекции
Документарный инкассо (D / C) — это транзакция, при которой экспортер поручает сбор платежа за продажу своему банку (банку-ремитенту), который отправляет документы, необходимые его покупателю, в банк импортера (банк-инкассатор) с инструкции по передаче документов покупателю для оплаты.Средства поступают от импортера и переводятся экспортеру через банки, участвующие в сборе, в обмен на эти документы. Д / К предполагают использование тратты, которая требует от импортера оплаты номинальной суммы либо по предъявлении (документ против платежа), либо в указанную дату (документ против акцепта). В инкассовом письме даются инструкции, в которых указываются документы, необходимые для перехода права собственности на товар. Хотя банки действительно выступают в качестве посредников для своих клиентов, D / C не предлагают процесс проверки и ограниченные средства правовой защиты в случае неуплаты.D / C обычно дешевле, чем LC.
Открыть счет
Операция по открытому счету — это продажа, при которой товары отгружаются и доставляются до наступления срока платежа, который при международных продажах обычно занимает 30, 60 или 90 дней. Очевидно, что это один из наиболее выгодных вариантов для импортера с точки зрения денежных потоков и затрат, но, следовательно, это один из вариантов с наибольшим риском для экспортера. Из-за интенсивной конкуренции на экспортных рынках иностранные покупатели часто требуют от экспортеров условий открытия счета, поскольку предоставление кредита продавцом покупателю более распространено за рубежом.Следовательно, экспортеры, которые не хотят предоставлять кредит, могут потерять продажу своим конкурентам. Экспортеры могут предлагать конкурентоспособные условия открытого счета, существенно снижая риск неплатежа, используя один или несколько подходящих методов торгового финансирования, описанных далее в этом Руководстве. Предлагая условия открытого счета, экспортер может искать дополнительную защиту, используя страхование экспортных кредитов.
Партия
Консигнация в международной торговле — это разновидность открытого счета, на котором оплата отправляется экспортеру только после того, как товары были проданы иностранным дистрибьютором конечному потребителю.Международная консигнационная сделка основана на договорном соглашении, в соответствии с которым иностранный дистрибьютор получает, управляет и продает товары для экспортера, который сохраняет право собственности на товары до тех пор, пока они не будут проданы. Очевидно, что экспорт на партию очень рискован, поскольку экспортеру не гарантируется какой-либо платеж, а его товары находятся в чужой стране в руках независимого дистрибьютора или агента. Консигнация помогает экспортерам стать более конкурентоспособными благодаря большей доступности и более быстрой доставке товаров.Продажа на условиях консигнации также может помочь экспортерам снизить прямые затраты на хранение и управление запасами. Ключом к успеху в экспортировании на партию товара является партнерство с авторитетным и заслуживающим доверия иностранным дистрибьютором или сторонним поставщиком логистических услуг. Должна быть предусмотрена соответствующая страховка для покрытия товаров, отправленных в пути или находящихся во владении иностранного дистрибьютора, а также для снижения риска неуплаты.

Раздел 1: Разработка документов для уведомления пациента | Безопасность инъекций
Образцы писем с уведомлением пациента
Письма-уведомления для пациентов могут различаться в зависимости от того, кто их выдает (отдел здравоохранения или медицинское учреждение в координации с отделом здравоохранения), было ли выявлено просто нарушение инфекционного контроля или фактическая передача заболевания, а также от того, рекомендуется ли тестирование .Здесь мы включаем два образца писем со следующими параметрами:
Образец письма от пациента A: Передача заболевания не определена
Загрузить Настраиваемый значок буквенного слова [DOC — 1 страница]
Этот образец письма был выдан медицинским учреждением, когда было обнаружено нарушение инфекционного контроля, но передача болезни еще не была выявлена . В этом случае было рекомендовано тестирование.
Образец письма от пациента B: Идентификация передачи заболевания
Загрузить Настраиваемый значок буквенного слова [DOC — 1 страница]
Этот образец письма был выпущен отделом здравоохранения, когда была выявлена передача заболевания в результате нарушения инфекционного контроля.В этом случае было рекомендовано тестирование.
Образец уведомления первичного поставщика медицинских услуг о рекомендациях по тестированию
Загрузить Настраиваемый значок буквенного слова [DOC — 1 страница]
Этот образец приветственного письма предназначен для основного поставщика медицинских услуг пациента, чтобы проинформировать его / ее о том, что пациент получает письмо с уведомлением, а также о том, какие тесты рекомендуются для пациента . Когда рекомендуется тестирование, варианты тестирования обычно включают учреждение, где произошел инцидент, отдельных поставщиков медицинских услуг пациента, независимую лабораторию или отдел здравоохранения.Отправка такого письма (поставщикам первичной медико-санитарной помощи пациентам и всем местным поставщикам медицинских услуг и лабораториям) может помочь гарантировать, что всем пациентам будет предоставлено правильное тестирование. В качестве альтернативы такое письмо можно отправить пациентам в пакете с письмом-уведомлением, которое они должны взять с собой к своему основному поставщику медицинских услуг.
Образец письма с результатами анализов пациента
Загрузить Настраиваемый значок буквенного слова [DOC — 1 страница]
Этот образец письма сообщает пациентам, что их результаты тестов были отрицательными.Если результаты положительные, поставщик медицинских услуг обычно передает информацию лично или по телефону, чтобы можно было ответить на все вопросы и обсудить план лечения или последующего наблюдения.
3.10. Управление контрактами
Термины «управление контрактами» и «администрирование контрактов» часто используются как синонимы. Однако «управление контрактами» обычно понимается как более широкая и более стратегическая концепция, которая охватывает весь цикл закупок, включая планирование, формирование, исполнение, администрирование и завершение контракта, и выходит за рамки повседневной «административной» деятельности при закупках. цикл.Поскольку трудно провести границу между этими двумя терминами и поскольку большинство организаций системы ООН обычно используют «управление контрактами» при описании этапа администрирования контрактов, в этом подразделении будет использоваться «управление контрактами».
Целью управления контрактом является обеспечение того, чтобы все стороны контракта полностью и эффективно выполняли свои соответствующие обязательства, обеспечивая деловые и операционные результаты, требуемые от контракта, и обеспечивая соотношение цены и качества.Он также защищает права сторон и обеспечивает требуемую производительность при изменении обстоятельств.
Управление контрактами аналогично управлению проектами. Каждый контракт — это мини-проект. Он имеет уникальную цель, потребляет ресурсы, имеет дату начала и окончания и требует координации и планирования соответствующих действий, а также документации в файле контракта на протяжении всего процесса.
Управление контрактами включает мониторинг и документирование исполнения. В зависимости от организации и закупаемых товаров или услуг, ежедневный / регулярный мониторинг контракта может быть в первую очередь обязанностью подателя заявки.
Во всех ситуациях сотрудник по закупкам несет ответственность за отслеживание и обеспечение того, чтобы действия поставщика и организации ООН соответствовали контрактным обязательствам, чтобы в контракт вносились поправки, отражающие согласованные изменения в обстоятельствах, и чтобы любые претензии или спор разрешается мирным путем в соответствии с условиями контракта.
Оплата товаров или услуг должна производиться независимо от функции закупок, в то время как закрытие контракта снова является обязанностью сотрудника по закупкам.
Этапы управления контрактом предназначены для обеспечения совместной работы сторон для достижения целей контракта. Управление контрактами основано на идее, что контракт — это соглашение, партнерство с правами и обязанностями, которые должны выполняться обеими сторонами для достижения цели. Управление контрактами направлено не на поиск недостатков, а, скорее, на выявление проблем и поиск решений вместе со всеми участвующими договаривающимися сторонами.
Быстрая оплата аккредитивом
Аккредитив в предъявлении — это аккредитив (LC), который подлежит оплате немедленно (в течение пяти-десяти дней) после того, как продавец выполнит требования аккредитива.Этот тип аккредитива — самая быстрая форма оплаты для продавцов, которые часто экспортируют товары зарубежным покупателям.
Аккредитивы
Аккредитивы, включая аккредитивы до востребования, основываются на документации. Чтобы получить оплату, бенефициар (часто экспортер или поставщик услуг) должен подать документы в определенные банки. Эти документы обычно включают сам аккредитив, а также дополнительные документы, подтверждающие, что экспортер выполнил свои обязательства перед покупателем.
Аккредитивы — это инструменты для оплаты, не связанные с договором купли-продажи. Аккредитивы помогают гарантировать, что человек, стоящий на другой стороне сделки, выполняет определенные действия. Банки гарантируют оплату и удерживают деньги до тех пор, пока не будет доказано, что эти требования выполнены. Для открытия документарного аккредитива сторона, производящая платеж, обычно обращается за аккредитивом в местном банке.
Если вы что-то продаете (например, покупателю за границей), вы можете обрести уверенность, используя аккредитив.При правильно оформленном соглашении вам будут платить, если вы отправите товар в соответствии с договоренностью.
Хорошо зарекомендовавший себя банк часто гарантирует платеж, поэтому вы не полагаетесь на кредит (или сотрудничество) покупателя, с которым вы не знакомы.
Если вы что-то покупаете, аккредитив поможет вам избежать оплаты того, что никогда не приходит. Вместо того, чтобы отправлять деньги и надеяться на лучшее, ваши средства хранятся на условном депонировании, пока продавец не представит документы, подтверждающие, что он отправил вам товар или выполнил задание.Например, продавцу может потребоваться предоставить коносамент и другие документы.
Тем не менее, вы не можете исключить риск, используя аккредитив. Продавец потенциально может отправить некачественный товар или даже совершить мошенничество и отправить ящик камней. Тем не менее, вы можете снизить риск с помощью аккредитивов. Банки будут выдавать средства до тех пор, пока они получат документы, перечисленные в аккредитиве, — вовремя и в хорошем состоянии. Банк будет обеспечивать , а не , чтобы грузоотправитель выполнил заказ точно так, как указано в соглашении о покупке.
Однако вы можете потребовать сертификат проверки для аккредитива, позволяющий кому-либо проверить содержимое посылки до того, как ваш платеж будет произведен.
Что означает «немедленно»?
Хотя оплата с помощью аккредитива прицеливания происходит относительно быстро, это не обязательно мгновенно. Банк продавца (который может выступать в роли ведущего или авизующего) должен проверить представленные вами документы и убедиться, что они соответствуют требованиям аккредитива.Этот процесс может занять несколько рабочих дней.
В некоторых случаях документы необходимо отправить на рассмотрение в другой банк. После того, как каждый банк проверяет соблюдение требований, происходит оплата, но не стоит ожидать, что все это произойдет за один день. Наконец, хотя банковские переводы — это быстрая форма оплаты, может потребоваться один или два дня, чтобы средства поступили на счет получателя (особенно, если перевод поступает из-за границы).
Вероятно, разумно ожидать, что каждый банк проверит документацию в течение пяти рабочих дней, а средства прибудут в пункт назначения — еще один-два рабочих дня.
Альтернативные аккредитивы
Понимание того, как работает LC, может помочь понять, как не работает . Альтернативной формой аккредитива является аккредитив с отсрочкой платежа или usance (или «срочный») аккредитив.
С помощью этих инструментов оплата происходит в какой-то момент времени в будущем, возможно, спустя много времени после того, как документы были отправлены (возможно, через 30, 90 или 180 дней после).
Отсрочка платежа дает покупателю больше времени для сбора средств.В результате такой подход может работать как форма финансирования со стороны продавца. Эта стратегия может даже привлечь покупателей, которым в противном случае пришлось бы платить быстрее (но которые предпочли бы этого не делать). У покупателя также есть шанс продать импортированные товары и получить доход до наступления срока платежа, что упрощает финансирование платежа (или сокращает время, в течение которого покупатель должен занять у банка).
Аккредитивы могут иметь множество функций. Например, безотзывные аккредитивы сложнее аннулировать в одностороннем порядке.Подтвержденные аккредитивы добавляют еще большую безопасность, потому что банк, которому доверяют обе стороны, может гарантировать платеж. Такой подход обеспечивает большую уверенность, чем просто использование неизвестного банка в стране покупателя.
Зачем нужен прицел LC?
Аккредитив с оплатой по предъявлении выгоден для продавцов. Платеж поступает быстрее, чем при использовании аккредитива с отсрочкой платежа. Экспортеры тратят деньги на производство и отгрузку товаров, поэтому быстрое возвращение средств помогает им избежать дефицита денежных средств.
Быстрая оплата также предпочтительна, если у вас есть опасения по поводу платежеспособности вашего покупателя или любого из участвующих банков.
Кроме того, если вы имеете дело с покупателем (и банком) в нестабильной стране, вы можете предпочесть получать деньги как можно быстрее. Политические волнения могут привести к финансовым потрясениям, что приведет к изменению валюты, конфискации активов и другим последствиям, которые могут повлиять на платежеспособность вашего покупателя (и любых связанных банков).
11 лучших образцов деловых писем (с образцом)
Список хорошо написанных образцов деловых писем.
Деловое письмо №
1. Предложения, расценки и заказы :
Введение:
Предложение означает приглашение, сделанное производителем или продавцом его потенциальным клиентам, ожидающим от них заказов.
Такое предложение может быть:
(a) Добровольно:
Оферент оформляет приглашение самостоятельно и
(b) Конкретный:
Предложение сделано в ответ на запрос вероятного покупателя.Когда бизнесмен делает запрос от другого бизнесмена о покупке товаров для торговых целей, это называется торговым запросом. В первом случае продавец отправляет циркулярные письма, а во втором — конкретное письмо.
В то время как добровольное предложение носит «преследующий» тип, привлекая внимание покупателя и соблазняя его, конкретное предложение привлекает внимание к некоторым конкретным условиям.
Большие проблемы перед покупкой канцелярских товаров, магазинов, сырья и т. Д.запросить расценки у поставщиков. Это приглашение называется тендером. Тендеры могут проводиться для всех поставщиков в целом путем публикации объявления о тендере в газетах, или тендеры могут проводиться только для зарегистрированных или зарегистрированных поставщиков. Большие опасения вызывают такие зарегистрированные или зарегистрированные поставщики конкретных товаров. В ответ на тендеры поставщики присылают конкретные предложения или расценки.
Ценовое предложение является ответом на тендер. Тендер похож на торговый запрос, а предложение — как конкретное предложение.Некоторые концерны поставляют распечатанные или дублированные формы предложений, в которых должны быть отправлены предложения. Благодаря единообразию становится проще сравнивать расценки для принятия решений.
Поставщик также полностью понимает, чего хочет покупатель. Вместе с предложением необходимо отправить образцы, а иногда и задаток. Задаток гарантирует искренность и искренность поставщика.
Конкретное предложение или коммерческое предложение содержит подробные сведения — описание товаров, цену, размер скидки (если таковая имеется), вид транспорта, который будет нести расходы по транспортировке, страхованию и другие непредвиденные расходы, время до принимаются для доставки, способ оплаты, когда необходимо будет произвести оплату, характер упаковки и ее стоимость и т. д.
Предприниматели могут размещать заказы на закупку у поставщиков либо на основании полученных предложений или котировок, либо напрямую. Заказ — это письменная заявка на поставку товаров. Иногда покупатель сначала отправляет письмо о принятии предложения или коммерческого предложения, за которым следует письмо с заказом, что создает официальный договор между покупателем и продавцом, ведущий к юридическим обязательствам.
Следовательно, приказное письмо должно быть составлено очень тщательно. Заказное письмо может быть первым или повторным.Если заказывается несколько позиций, к письму может прилагаться отдельный лист заказа. Ордер не обязательно размещается на человека, который назначает самую низкую цену. Также необходимо учитывать возможности поставщика или надежность. Заказ может быть разделен и по частям может быть размещен у разных поставщиков для обеспечения регулярных поставок.
Образец 1:
ПРЕДЛОЖЕНИЕ (добровольное):
Пример 1:
Офисное оборудование Co.Ltd хочет сделать общее предложение всем своим дилерам в отношении пишущей машинки новой марки.
Office Equipment Co. Ltd
Brabourne Road, Калькутта-700 001
(Производители оргтехники)
Телефон: 34-6003
Телеграфный
Адрес: OFEQ
Телекс: C7348
Код: A, B, C.
Арт. № Cir / L / L15 / 88
24 апреля 1998 г.
Всем дилерам
Уважаемые господа,
Re: Представляем пишущую машинку LIPI:
Мы рады сообщить, что только что выпустили на рынок наш престижный продукт — пишущую машинку бренда LIPI.Это последняя модель от наших хорошо обученных дизайнеров, которая лучше всего подходит для современных офисов.
Особенности этой модели:
1. Сенсорное управление.
2. Совершенно беззвучный.
3. Множественные корректировки.
4. Элегантный корпус из алюминиевого сплава.
5. Легкая, как портфель.
Мы предлагаем специальную скидку в размере 25% нашим зарегистрированным дилерам на все заказы, полученные нами не позднее 30 июня 1988 г., остальные условия остаются прежними.
В приложении иллюстрированный каталог, показывающий внешний вид машины и ее внутренние механизмы. Пишущие машинки LIPI также можно увидеть в нашем выставочном зале для демонстрации.
Надеемся, вы не пропустите это предложение бампера.
С уважением,
для офисного оборудования Co. Ltd
Приложение: один каталог
Менеджер по маркетингу
Деловое письмо №
2. Подтверждение, отказ и аннулирование заказов:
Когда заказ получен поставщиком, он обычно отправляет покупателю письмо с подтверждением.Это называется подтверждающим письмом.
Имеет два аспекта:
(1) Подтверждение заказа — это вопрос вежливости.
(2) Покупатель обязан выполнить свое обещание.
В письме-подтверждении выражается благодарность покупателю. Если он вообще новый покупатель, то его будут приветствовать как нового покупателя концерна-поставщика. В письме-подтверждении указывается предполагаемая дата доставки отправления.
Как только заказ будет выполнен, поставщик может направить покупателю уведомление о факте в письме, которое называется Письмом об исполнении заказа.
Это желательно по двум причинам:
(1) В порядке любезности и
(2) Для создания записи, чтобы в будущем не могло возникнуть недоразумений в отношении выполнения заказа.
Обычно такие письма отправляются при выполнении крупного заказа или поставки товаров известному покупателю, от которого ожидается дальнейшее покровительство, или в случае удаленного (иностранного) покупателя.В письме должны быть указаны все данные об отправленных товарах.
Любой заказ, полученный бизнесменом, может быть неприемлем. Причины непринятия или отказа от заказа могут быть разными. Например, сторона, разместившая заказ, может быть ненадежной в отношении оплаты, или условия, предложенные покупателем, могут быть неприемлемыми и т. Д.
Другими словами, причины отказа могут быть личными или обезличенными. Какой бы ни была причина, покупатель должен уведомить о непринятии, незамедлительно указав причину и в то же время составив письмо вежливо и дипломатично.Такое письмо называется отказом.
Иногда покупатель, разместив заказ, решает отменить его. Отмена может потребоваться по разным причинам, о которых раньше нельзя было думать. Например, спрос на товары или рыночная цена товаров могут внезапно упасть, и торговец, разместивший заказ, может быть вынужден отменить заказ. Или торговец разместил заказ на некоторые товары, для которых у него был покупатель, который теперь отменяет заказ. Иногда покупатель из-за отвращения может отменить заказ, если поставщик делает необычную задержку с его исполнением.
В каждом случае покупатель должен известить продавца письмом под названием «Письмо об отмене заказа», которое должно быть отправлено достаточно заблаговременно, чтобы оно было доставлено продавцу до исполнения заказа. Иногда намек дается телеграммой. Продавец может принять возражение против отмены и прибегнуть к закону, требуя возмещения убытков или настаивая на определенных действиях (т. Е. Вынуждая покупателя купить товар по постановлению суда).
Иногда продавец принимает отмену, если у него хорошие отношения и регулярные сделки с «покупателем» или когда он ожидает хорошего заказа в будущем от этого покупателя.С другой стороны, иногда продавец, принявший заказ, может столкнуться с трудностями при его выполнении по разным причинам.
Например, товара нет в наличии, есть большой спрос на товар, поэтому доставка должна быть отложена, у продавца нет достаточных средств для закупки или отправки товара и т. Д. В таких случаях продавец пишет письма по адресу покупатель просит его подождать и даже предлагает дополнительные возможности, чтобы компенсировать неудобства.
Образец 2:
Письмо-подтверждение:
Пример 2:
Офисное оборудование Co.Ltd отправляет письмо с подтверждением в Technico Engineering Co. Ltd при получении заказа (Образец письма 6, Пример 2).
Заголовок (за исключением ссылочного номера и даты) и бесплатное закрытие такие же, как в образце письма 1.
Арт. № 200 / Д / Т-2
12 мая 1988 г.
Управляющий директор
Технико Инжиниринг Ко. Лтд
Connaught Place
Нью-Дели
Уважаемый господин,
Re: Ваш заказ на одну пишущую машинку LIPI:
Благодарим Вас за письмо №
.OP-M / OE / 82 из 4.5.88.
По вашему желанию мы отправим товар автомобильным транспортом и направим документы через банк Барода, филиал Коннот-Плейс, Нью-Дели.
Обращаем ваше внимание на страницу 4 каталога, копия которой прилагается, где четко указано, что мы предлагаем гарантию на пишущую машинку сроком на один год, а не на два года, как вы ожидали. Однако наши услуги всегда будут в вашем распоряжении, когда возникнут какие-либо трудности.
Хотя из-за высокого спроса на пишущие машинки LIPI на рынке мы обычно не в состоянии выполнить заказ раньше, чем через месяц с даты его получения, мы постараемся сделать все возможное, чтобы отправить товар как можно раньше. Дата.
Мы уверены, что специально разработанная пишущая машинка LIPI доставит вам удовольствие.
С уважением,
Менеджер по маркетингу
Приложение: один каталог
Деловое письмо №
3. Претензии, жалобы и корректировки :
Заказы должны выполняться со всей возможной тщательностью, чтобы не было ошибок в количестве или качестве поставляемых товаров, в выставлении счета или счетов, в способе транспортировки, упаковке и т. Д. Всякий раз, когда есть какая-либо ошибка Покупатель может предъявить претензии любым из вышеуказанных способов и потребовать компенсацию. Иногда необходимо выплатить компенсацию или урегулировать вопрос путем корректировок.
Покупатель после получения товара может написать жалобу с претензиями или иным образом по следующим причинам:
(а) Товар не соответствует качеству.
(b) Количество зависит от размещенного заказа или описания в счете или счете.
(c) Товар поврежден или неправильно упакован.
(d) Цена не соответствует предложению.
(e) Отгрузка товара задерживается.
(f) Вид транспорта отличается от согласованного — причинение ущерба товарам, задержка в прибытии и т. Д.
Написать жалобу — дело деликатное дело, хотя у покупателя есть достаточно причин, чтобы быть недовольным или раздраженным.Письмо-жалоба должно быть вежливым, но твердым. Выдвинутые обвинения должны быть обоснованными и основанными на фактах. Это должно быть оперативно и в разумные сроки. Поставщику предоставляется возможность исправить дефект или внести коррективы. Если будет доказано, что поданная жалоба не соответствует действительности, податель жалобы должен подтвердить ее в спортивном духе.
Поставщик отправляет письмо о корректировке с предложением исправить ошибку и тем самым урегулировать спор. При получении рекламации поставщик должен провести тщательное расследование, чтобы выяснить причину неисправности и проверить ее.Соответственно, с одной стороны, он должен написать покупателю с просьбой о корректировках, а с другой стороны, он должен предпринять внутренние меры, чтобы такого рода ошибки не повторились. Он должен заверить покупателя, что подобная ошибка больше не повторится.
Если будет установлено, что рекламация не соответствует действительности, покупатель должен вежливо сообщить об этом покупателю, не вызывая у него недовольства, чтобы покупатель не потерялся. Общий принцип, которого придерживаются бизнесмены, — «покупатель всегда прав».Однако поставщик должен проявлять тактичность и ни при каких обстоятельствах не принимать грубую несправедливость со стороны клиента, подавшего ложную жалобу. Письмо о корректировке может быть немного длинным, чтобы поставщик мог полностью объяснить свою позицию. Он должен быть вежливым и тактичным.
Образец 3:
Претензия, претензия и урегулирование
Пример 3:
Messrs Garments Stores of Calcutta, торговец одеждой, слишком поздно для зимнего сезона получает партию готовых шерстяных свитеров от Punjab Wollen Products из Амритсара.
Магазины одежды
Grant Street, Калькутта
(Продавцы всех видов готовой одежды)
Телефон: 44 9098
17 января 1989 г.
Шерстяные изделия Messrs Punjab
Main Road, Амритсар
Уважаемые господа,
Re: Ваше сообщение № 30971:
Доводим до вашего сведения, что мы только что получили вашу отправку №30971, содержащий 250 шт. Шерстяных свитеров разных размеров по нашему Приказу № 238 от 7.9.88.
Зимний сезон в Калькутте продолжается с декабря прошлого года. Рынок шерстяных изделий в Калькутте набирает обороты в начале декабря и набирает обороты перед Рождеством. В этом контексте мы не имеем никакого отношения к вашим товарам, полученным только во второй неделе января.
Мы разместили заказ еще 7.9.88, чтобы у нас было достаточно времени, чтобы вовремя отгрузить товар.Очень странно, что на выполнение заказа у вас ушло четыре месяца.
С сожалением констатируем, что вынуждены не принимать партию. Просим вас организовать возврат товара.
С уважением,
Магазины одежды
Собственник
Деловое письмо №
4. Сборник:
В бизнесе кредитные линии должны предоставляться одним предпринимателем другому. У каждого бизнеса есть должники (в основном покупатели) на конец финансового периода.Бизнесмены предоставляют кредит другим, проявляя полную осторожность, выясняя финансовое положение должника в банке или у других трейдеров.
Справка из банка или получение аккредитива в банке — очень распространенное дело. Несмотря на все эти меры предосторожности, иногда платежи от сторон не поступают. Письмо о инкассо означает напоминание, отправленное должнику с просьбой произвести оплату.
Должники бывают разные:
(a) Некоторые должники будут платить только после получения напоминания.
(b) Некоторые должники готовы платить, но из-за трудностей не могут платить.
(c) Есть должники, которые намеренно уклоняются от платежей или задерживают их. Тон и стиль писем будут разными должниками. Инкассовое письмо не должно причинять вред должнику и понижать его престиж. В то же время он должен быть эффективным. Иногда нужно написать несколько букв или несколько букв.
Тон таких писем становится все жестче и в конечном итоге заканчивается угрозой судебного преследования.Первое письмо должно быть мягким напоминанием. Второй также должен быть мягким со ссылкой на первую букву и может сопровождаться дубликатом счета. Третье письмо должно быть твердым и твердым с указанием неудобств, вызванных неуплатой. Четвертое письмо должно содержать требование об оплате в определенный срок. Последнее письмо — угроза судебного иска.
Следует отметить, что стиль написания обычного напоминания и первой буквы в серии одинаков.
Образец 4:
Сборник писем
Пример 4:
Предположим, Technico Engineering Co. Ltd (Образец письма 2, Образец письма 6 — Пример 2 и Образец письма 7 — Пример 1) не производит платеж при получении поставки пишущей машинки LIPI от Office Equipment Co. Ltd ,.
Первое письмо:
Заголовок (кроме ссылочного номера и даты), внутренний адрес и бесплатное закрытие должны быть такими же, как в образце письма 7.
Арт. № 200 / Д / Т-3
2 июня 1988 г.
Уважаемый господин,
Re: Наш законопроект № 759 от 17.5.88:
Обращаем ваше внимание на наш вышеупомянутый счет на поставку одной пишущей машинки LIPI. В своем любезном заказе от 4.5.88 вы просили нас отправить статью через Банк Барода, филиал Коннот-Плейс, Нью-Дели. Мы ожидали получения банковского тратта сразу после того, как статья дошла до вас. К сожалению, мы еще не получили оплату.Возможно, наш законопроект ускользнул от вашего внимания.
Будем рады, если вы отправите банковский тратт в кратчайшие сроки.
Второе письмо:
Арт. № 200 / Д / Т-4
19 июня 1988 г.
Уважаемый господин,
Re : Наш счет 759 от 17.5.88:
Обращаем ваше внимание на наше письмо № 200 / Д / Т-3 от 2.6.88 с просьбой произвести платеж в ближайшее время.
Мы с сожалением обнаруживаем, что мы до сих пор не получили ни платежа, ни подтверждение вышеупомянутого письма.Тем не менее, мы отправляем вам копию счета для справки с просьбой ускорить оплату.
Конец: Копия законопроекта № 759 от 17.05.88
Третье письмо:
Зарегистрировано под A / D
Арт. № 200 / Д / Т-5
26 июня 1988 г.
Уважаемый господин,
Re: Наш законопроект № 759 от 17.05.88
Мы с сожалением отмечаем, что наши письма 2.6.88 и 19.fi.88 обращают ваше внимание на оплату нашего счета №759 от 17.05.88 остаются неподтвержденными.
Вы должны признать, что сумма просрочена и мы не можем больше ждать. Мы не просили аванс, поскольку вы просили нас отправить статью через ваш банк. Не наш принцип — предоставлять нашим клиентам такой долгий кредит.
Таким образом, вас просят отправить банковский перевод обратной почтой.
Четвертое письмо:
Зарегистрировано под A / D
Арт. № 200 / Д / Т-6
5 июля 1988 г.
Уважаемый господин,
Re: Наш счет №759 из 17.5.88:
Очень жаль, что, несмотря на наши неоднократные напоминания о 2.6.88, 19.6.88 и 26.6.88, вы не позаботились о погашении счета и даже не приняли письма в порядке обычной деловой любезности.
В этом случае мы вынуждены сообщить вам, что если мы не получим от вас платеж в течение трех дней с момента получения этого письма, у нас не будет другой альтернативы, кроме как передать дело в наш юридический отдел.
Надеемся, что Вы осознаете ситуацию и сделаете все возможное, чтобы избежать неприятностей.
Заключительное письмо:
Зарегистрировано под A / D
Арт. № 200 / Д / Т-7
10 июля 1988 г.
Уважаемый господин,
Re: Наш законопроект № 759 оф. 17.5.88:
Мы должны сообщить вам, что, поскольку мы не получили никакого ответа на наше письмо № 200 / D / T-7 от 5.7.88, а также на все предыдущие письма с просьбой произвести оплату нашего счета №759 от 17.05.88 мы передали дело в наш юридический отдел для принятия необходимых мер.
Скоро вы получите известие от Департамента.
Деловое письмо №
5. Письма агентства:
Бизнесмены должны назначать агентов для ведения деятельности от их имени и представлять их перед третьими сторонами. Это самый распространенный метод распределения товаров. Для распространения товаров необходимо установить контакты с потенциальными покупателями.Общее представление осуществляется через рекламу, но для личных контактов назначаются торговые представители, которые перемещаются по рынку.
Даже в этом случае невозможно встретить всех возможных покупателей. Поэтому бизнесмены назначают агентов в разных районах или населенных пунктах. Иногда Единственный агент назначается для управления всем распределением, а Единственный агент назначает агентов. У агента есть много функций — устанавливать контакты, обеспечивать заказы, осуществлять продажи, собирать платежи, предоставлять гарантии для продажи в кредит и т. Д.Агент назначается по письменному соглашению.
Очень часто переговоры проходят путем обмена письмами, и такие письма называются письмами агентств. Первоначально производитель или оптовый торговец может написать агентству, предлагающему партию, или сторона может написать производителю или агентству, ищущему оптовую торговлю. Есть разные виды агентов.
Вообще говоря, с точки зрения правового положения, существует два типа агентов:
(a) Комиссионный агент, ведущий бизнес независимо, принимая на себя риски и зарабатывая комиссионные.
(b) Торговый агент, действующий от имени принципала, не принимая на себя риск, но зарабатывая комиссионные.
В деловом мире слова «дистрибьюторство», «дилерство» и т. Д. Также используются в том же смысле, что и «агентство». Поэтому стиль письма в каждом таком случае будет одинаковым.
Образец 5:
Агентство, ищущее письмо:
Пример 5:
Предположим, что торговый синдикат господа Натараджа (образец письма 4) отправляет подробные условия и положения в компанию Office Equipment Co.ООО ищет агентство для Тамилнаду.
Торговый синдикат Натараджи:
Энноре, Мадрас
Телефон: 215748
Арт. № TE / OEC / 1-88
19 апреля 1988 г.
Управляющий директор
Офисное оборудование, ООО
Barbourne Road, Калькутта
Уважаемый господин,
Re: Агентство в Тамилнаду для вашей пишущей машинки LIPI:
Мы можем представить себя дилерами оргтехники, в том числе станков, с более чем двадцатилетним опытом работы в этой области.У нас есть сеть организаций в штате Тамилнаду с опытными продавцами. У нас есть хорошо оформленный выставочный зал и прилавок продаж в самом густонаселенном месте города.
Мы с интересом наблюдали за рекламой вашего продукта, но не находим никаких эффективных мер по его маркетингу в этом состоянии. Мы верим, что для этого есть огромные возможности.
Мы будем рады начать с Вами переговоры о создании у нас центра продаж Вашей продукции.
Ссылка может быть сделана в Государственный банк Индии, главный офис, Мадрас, для получения наших полномочий.
Мы готовы предоставить лучшие из наших услуг для развития рынка вашей пишущей машинки LIPI в Тамилнаду, если вы возложите на нас эту ответственность. Мы будем рады услышать от вас ваши условия для агентства.
С уважением
для торгового синдиката Натараджа
Партнер
Деловое письмо №
6. Статусные запросы :
Сегодня большой объем торговли ведется в кредит. И всегда есть элемент риска при предоставлении кредита новому клиенту. Мудрые трейдеры не допускают прямого кредита. Вместо этого они сначала тщательно выясняют финансовое положение и кредитоспособность нового клиента, прежде чем предоставить ему кредит.
Статусные запросы делаются конфиденциально. Информацию можно получить от деловых друзей потенциального клиента или от его банкира.В развитых странах существуют агентства кредитной информации, которые предоставляют такую услугу.
В письме-запросе о статусе необходимо отметить следующие моменты:
(1) Причина запроса.
(2) Тип требуемой информации.
(3) Обеспечение конфиденциальности информации.
(4) Гарантия взаимности в ответ на просьбу.
(5) Название стороны, о которой требуется информация, обычно не упоминается в теле письма.Это написано на отдельном листе, который можно уничтожить в любой момент, чтобы не вести никаких записей и обеспечить полную секретность.
Ответ на такое письмо-запрос может быть положительным или отрицательным. Другими словами, сторона, которой был направлен запрос, может высказаться в пользу или в неблагоприятную сторону (добиваясь кредита).
В ответном письме необходимо отметить следующие пункты:
(1) Ответ должен быть кратким и по существу.
(2) Предоставляемая информация должна строго основываться на личных знаниях.
(3) Если ответ отрицательный, его следует выражать тактично и осторожно.
(4) Ответственность, однако, берет на себя предоставивший информацию, если ответ положительный. Положительный ответ не является гарантией.
Образец 6:
Письма с просьбой о статусе и ответы на них:
Пример 6:
Госпожа Janata Electronics Co. из Канпура запросила кредит на поставку 6 телевизоров «LOOK-HEAR» на сумму Rs.24 000-00 от компании Eastern India Electronics Ltd из Калькутты, производителя комплектов. Производитель пишет письмо компании Messrs Sharma Sound Products из Канпура с просьбой сообщить о финансовом состоянии компании Messrs Janata Electronics Co.
.
Eastern India Electronics Ltd
109 Camac Street, Калькутта 71
(Производители электронного оборудования)
Телефон: 641257
Арт. Нет, S-EN / UP53
26 марта 1988 г.
Г-н Шарма Звуковые продукты
Meston Road
Канпур
Уважаемый господин,
Re: Статус-справка фирмы:
Фирма, упомянутая в прилагаемом листе, разместила у нас заказ на 6 телевизоров «СМОТРИ-СЛУШАЙ» и запросила кредит на 3 месяца.Поскольку эта фирма нам неизвестна, мы будем очень признательны, если вы, один из наших самых уважаемых клиентов, любезно предоставите нам необходимую информацию о ее финансовом состоянии и деловой репутации. Мы особенно хотим знать, можно ли предоставить фирме кредит в размере 24 000,00 рупий.
Любая информация, поступающая от вас, должна рассматриваться как строго конфиденциальная, и мы будем очень рады ответить на ваш жест, когда возникнут случаи.
Заранее благодарим Вас за сотрудничество.
С уважением,
для Восточной Индии Electronics Ltd
Н. Саркар
Менеджер по продажам
Наклейка
Господа Janata Electronics Co.
Meston Road
Канпур
Деловое письмо №
7. Рекомендации и кредит :
Целью рекомендательного письма является помощь известному человеку в получении пособия.
(1) Может быть написано, чтобы рекомендовать претендента на работу его потенциальному работодателю.В письмах такого типа автор упоминает имя заявителя, кратко описывает его биографию и квалификацию, а также удостоверяет его характер и способности. Писатель должен констатировать факты и ничего, кроме фактов. Язык должен быть простым, а стиль письма — вежливым.
(2) Рекомендательное письмо может быть написано, чтобы порекомендовать делового друга другим деловым друзьям, занимающимся тем же бизнесом. Цель рекомендательного письма этого типа — познакомить друга по бизнесу с другим бизнесменом с целью помочь ему в установлении новых деловых связей или получении кредита на рынке.
В рекомендательном письме этого типа автор должен указать полное имя рекомендованного человека, цель рекомендации, финансовое положение и репутацию человека. Писатель сделает просьбу о том, чтобы адресат оказал всю возможную помощь рекомендованному человеку. Письмо должно быть простым и не содержать ничего, кроме правды.
В то же время автор должен прояснить, что он не может нести личной ответственности за рекомендованного человека.В случае аккредитива (см. Ниже) — такая личная ответственность. Письмо следует заканчивать с благодарностью за любые услуги, которые могут быть оказаны.
В случае аккредитива писатель представляет лицо адресату, а также просит его заплатить определенную сумму денег или доставить некоторые товары представителю. Аккредитив — важный инструмент во внешней торговле, с помощью которого банкир импортера знакомит импортера с экспортером, чтобы последний мог безопасно отправить товары импортеру и гарантировать оплату.Аккредитив от банкира, используемый во внешней торговле, имеет определенную форму.
Обычный аккредитив должен содержать имя и адрес, а также другие данные о лице, которое представляется, имя и адрес получателя, которому он должен быть предъявлен для оплаты, сумму или предел суммы денег для должен быть оплачен, образец подписи представляемого лица (сравнивается с подписью, которую он должен поставить во время получения платежа), срок действия кредита и другие инструкции относительно платежей, если таковые имеются.
Аккредитивы в целом подразделяются на:
(a) Коммерческий:
Они выдаются бизнесменами в пользу их торговых представителей или других агентов, которые уполномочены собирать платежи, или выдаются банкирами в пользу своих клиентов, в основном занимающихся внешней торговлей. Коммерческие аккредитивы также могут быть разных типов: отзывные (которые могут быть отозваны в течение установленного периода кредита), безотзывные (горячие для отзыва), возобновляемые (такой аккредитив снова становится действительным по истечении установленного периода) и т.п.
(б) Некоммерческий:
Они выдаются банками своим клиентам или путешественникам, которые они могут обналичить в других местах в отделениях этих банков. Они ничем не уступают дорожным чекам. Люди могут путешествовать и тратить деньги, фактически не имея при себе наличных.
Рекомендательные письма и аккредитивы можно разделить на два:
(a) Простой:
Такое письмо адресовано одной стороне.
(b) Циркуляр:
Такое письмо предназначено для нескольких сторон.
Образцы различных форм рекомендательных писем и аккредитивов приведены ниже.
Образец 7:
Рекомендательные письма:
Пример 7:
Предположим, человек хочет работать в любой фирме. У него есть академическая квалификация, но ему нужна рекомендация надежного и респектабельного человека, на основании которой автомобиль работодателя доверяет ему и обеспечивает работу.Такое рекомендательное письмо может быть написано физическим лицом или фирмой или компанией (а) предназначено для любого конкретного работодателя или (б) предназначено для любого работодателя. Бывший работодатель может написать такое письмо в пользу своего бывшего сотрудника.
(a) Рекомендательное письмо, предназначенное для конкретного работодателя.
Plasticon (Индия)
200 Brabourne Road, Калькутта 1
(Производители пластмассовых изделий)
Телефон: 26 1235
Телеграфный адрес: пластик
Арт.№ Misc / 23/89
5 января 1989 г.
Господа Chemoflax Co.
проспект Наримана, 178,
Бомбей 400005
Уважаемые господа,
Шри Правин Попат — сотрудник нашего отдела продаж с 1972 года. Он имеет хорошую степень бакалавра наук. с отличием по химии. Его знания в области химии очень помогли ему понять проблемы производства пластмассовых изделий.
Во время службы здесь он выполнял свои обязанности преданно и достойно.Мне очень жаль, что я покидаю его, поскольку под некоторым давлением со стороны семьи он вынужден покинуть Калькутту и поселиться в своем собственном штате. Любая организация будет гордиться тем, что у нее есть надежный и трудолюбивый человек, такой как Шри Попат. Рекомендую на любой пост доверия и ответственности.
Я буду очень признателен, если Шри Попат будет поглощен вашей заботой.
С уважением
Для Plasticon (Индия)
Р. Мерхотра
Собственник
Деловое письмо №
8.Банковское дело и страхование:
Банки оказывают различные услуги как бизнесменам, так и населению. Основная функция банка как торговца деньгами состоит в том, чтобы получать депозиты как до востребования, так и вовремя, а также обеспечивать финансовое урегулирование, позволяя чрезмерно бездумать, предоставляя средства для кредитования наличными, предоставляя ссуды и дисконтируя векселя.
Другие функции банка заключаются в выпуске аккредитивов, хранении ценностей, покупке и продаже ценных бумаг от имени клиента, консультировании по коммерческим вопросам (коммерческий банкинг) и по инвестициям, совершению или сбору платежей от имени клиента. заказчик и др.Переписка между банком и его клиентами очень часто осуществляется по любой из этих функций.
Поскольку отношения между банком и его клиентами являются фидуциарными, то есть основанными на доверии, переписка, как правило, является конфиденциальной. Следует отметить, что при написании письма в банк клиент должен подписать его образцом подписи, зарегистрированным в банке, если письмо касается денежных вопросов или банковского счета.
Страхование как коммерческая деятельность имеет большое значение в деловом мире.Предпринимателю приходится идти на различные риски, которые могут привести к денежным потерям. Но, заключив страховые полисы, бизнесмен может обезопасить себя от убытков, связанных с разного рода рисками. Убытки могут быть вызваны морскими происшествиями, пожарами или другими подобными происшествиями, кражами, кражами со взломом, войной, беспорядками, стихийными бедствиями и т. Д.
Страховой полис может быть заключен после переговоров, претензии должны быть предъявлены после того, как произошел какой-либо ущерб, и различные виды информации должны передаваться между страховщиком i.е. страховая компания и застрахованный, т. е. страхователь. Все это требует регулярной переписки. Договор страхования основан на нескольких принципах, из которых важен принцип добросовестности. Поэтому письма, связанные со страхованием, носят конфиденциальный характер и должны быть тщательно составлены.
Образец 8:
Банковские письма:
Пример 8:
Toolman Co. (P) Ltd, компания, производящая станки, обращается к своему банкиру с просьбой о финансовом обеспечении.Компания готова предложить адекватные ценные бумаги.
Текст письма будет иметь следующий вид:
Toolman Co. (P) Ltd
138 Шекспир Сарани, Калькутта 71
(Производители станков и оборудования)
Телефон: 26 9158
Арт. № Fin / MB / 43
2 января 1989 г.
Менеджер
Merchant Bank Ltd
Филиал Чоуринги
Дом на Эвересте
Chowringhee Road
Калькутта
Уважаемый господин,
Re: Финансовое обеспечение для рупий.25000 ^. 00:
Как клиент с пятилетним стажем, мы рады сообщить вам, что Совет директоров Компании принял решение о расширении производства для удовлетворения растущего спроса на свою продукцию. Для этой цели существует острая необходимость в установке машины Capstan, которая будет стоить рупий. 50,000.00 приблизительно.
Имеющиеся у Компании денежные средства, как вам известно, не позволяют полностью оплатить машину. В этих обстоятельствах мы обращаемся к вам с просьбой предоставить ссуду в размере 25 000 рупий.00 на шесть месяцев на обычных условиях. При покупке машина остается в залоге у вас.
Мы уверены, что указанная сумма будет возвращена вам через шесть месяцев, когда будут реализованы неоплаченные счета наших клиентов.
Мы будем благодарны вам, если вы любезно отправите свои условия и положения в ближайшее время.
С уважением,
Для Toolman Co. (P) Ltd
Управляющий директор
Деловое письмо №
9. Вопросы компании:
Большинство крупных компаний назначают секретарей, и в настоящее время это законодательное обязательство для компании, имеющей оплаченный капитал в размере рупий. 25 лакхов и более, чтобы назначить квалифицированного секретаря. Секретарь компании в качестве секретаря является главным исполнительным директором в офисе и офицером по связям. Таким образом, он должен следить за общей корреспонденцией и связями с общественностью. Поскольку компания должна проходить различные юридические формальности, необходимо поддерживать постоянный контакт с Регистратором компаний.
Кроме того, уже обсуждалось, что секретарь компании имеет обязанности перед директорами, членами Компании, членами персонала, клиентами, Регистратором и, наконец, перед общественностью в целом. Контакты в основном поддерживаются по переписке.
Во многих компаниях секретарь следит за общей деловой перепиской, и поэтому ему, возможно, придется диктовать, подписывать или просматривать различные типы деловых писем. Формы и текст таких писем такие же, как было показано в этой главе ранее.Секретарь компании должен готовить отчеты по административным или организационным вопросам и представлять их Совету директоров. Образцы отчетов, как показано ранее, будут применимы и к отчетам, подготовленным секретарем компании.
Компания также занимается составлением уведомлений, резолюций и протоколов. Их можно найти в главе «Встречи». Существуют определенные типы типовых писем, которые секретарь компании должен подготовить по установленным законом причинам. Ниже приведены образцы некоторых таких формных писем, за которыми следуют письма общего типа.
Образец 9:
Форма письма:
Пример 9:
Письмо о размещении, написанное тем претендентам на акции, чьи заявки на акции были приняты Советом директоров.
West Bengal Carbons Ltd
Regd. Офис: 24 Lord Sinha Road, Калькутта 71
Изготовители технического углерода
Телефон: 47 9098
30 января 1988 г.
Арт.№ AL 103
Шри А.К. Маджумдар
43 Озерный хребет
Калькутта
Уважаемый господин,
Re: Размещение акций:
Мне поручено проинформировать вас в ответ на вашу заявку на участие в акции от 5.12.87, что Совет директоров Компании на своем заседании, состоявшемся 27.1.88, выделил вам 50 обыкновенных акций в рупиях. По 100.00 в Компании. Я должен попросить вас, чтобы вы были достаточно хороши, чтобы заплатить 28 февраля 1988 г. или ранее в United Bank of India (филиал Chowringhee), Chowringhee Road, Calcutta 71, банкиру компании, сумму в размере Rs .2,500.00 — это денежные ассигнования в размере рупий. 50,00 за акцию.
При получении вышеупомянутых денег Вам будет выслан Сертификат Акции. Тем временем, пожалуйста, подпишите прилагаемую ниже декларационную часть квитанции и отправьте всю форму квитанции Банкиру вместе с деньгами. Квитанция будет отправлена вам обратно для обмена на Сертификат акций.
По приказу Правления
Н. Гангули
Секретарь
Квитанция
Дата:
Получено от Шри А.К. Маджумдар из 43 Lake Range, Calcutta 26, сумма в размере 2 500,00 рупий (только две тысячи пятьсот рупий) является суммой, подлежащей выплате при распределении 50 обыкновенных акций в размере рупий. 100,00 каждый в West Bengal Carbons Ltd.
рупий. 2 500 00 900 10
United Bank of India
(Филиал Чоуринги)
Агент
Эта часть остается у банкира.
№ AL103
Дата:
С
по
Секретарь
West Bengal Carbons Ltd
Настоящим я передаю вам сумму рупий.2 500 00 (только две тысячи пятьсот рупий) наличными / чеком № ……………………… .. ……………………………. от ………………. сумма, подлежащая выплате при распределении 50 обыкновенных акций в рупиях. 100-00 за акцию.
рупий. 2,500-00
Подпись получателя
Адрес ………………… ..
Деловое письмо №
10. Представительство в правительстве :
Предприниматель должен контактировать с правительством через его различные ведомства при осуществлении своей коммерческой деятельности.Он должен обращаться к правительству за получением различных разрешений, сертификатов, лицензий и т. Д., А также подавать жалобы или требовать компенсации или возмещения. Представительство в Правительстве также необходимо для подачи протестов или представления заключений в отношении различных политик или распоряжений Правительства, касающихся налогов и пошлин, трудовых отношений, импорта или экспорта, регистрации, документации и т. Д.
Как правило, соответствующие торговые ассоциации, различные торговые палаты и другие представительные коммерческие и профессиональные организации берут на себя ответственность за такие представительства по вопросам, представляющим общий интерес.Кроме того, бизнесмену приходится переезжать индивидуально в личных интересах.
В последнем случае он должен вести переписку с Правительством. В наши дни плановой экономики и различных способов контроля и регулирования бизнеса со стороны правительства такая переписка стала обычным явлением в управлении бизнесом. Для представления в Правительство обычно существуют предписанные формы, которые можно получить в соответствующих департаментах правительства. Но очень часто письма пишутся в обычной форме.
Представительство в Правительстве должно быть адресовано соответствующим должностным лицам по их назначению, а не по именам. Письма должны быть подписаны высшим руководством, владельцем или партнерами, поскольку такие письма имеют большую юридическую ценность. В случае компании такие письма обычно подписываются секретарем, если таковой имеется, или директором, или управляющим директором, если таковой имеется.
Представительство перед Правительством по коммерческим вопросам может быть сделано от имени индивидуального предпринимателя или партнерской фирмы, либо компанией, либо любой другой формой организации.В примерах, приведенных ниже, «заголовок» и «дополнительное закрытие» не указаны. В этом можно убедиться из приведенных выше примеров. Приведен только текст каждого типа письма.
Образец 10:
Письмо об одолжении
Пример 10:
West Bengal Chemical Works Ltd обращается к Объединенному главному контроллеру по импорту и экспорту, Калькутта, с просьбой об увеличении квоты на австралийский сало со 100 до 150 тонн в связи с увеличением потребления материала.
West Bengal Chemical Works Ltd
103 Jackson Lane, Калькутта 1
Телефон: 39 1248
3 февраля 1949 г.
Арт. № JCCIE-1-89
Объединенный главный контролер импорта и экспорта
Калькутта 1
Уважаемый господин,
Re: Большая квота на австралийский жир:
Обращаем ваше внимание на то, что в связи с растущим спросом на специальное мыло для мытья под торговой маркой «Klean», нам срочно требуется большее количество австралийского сала.Нам давно выделили квоту только в 100 тонн, что вряд ли может удовлетворить нынешнюю потребность. Поскольку спрос на мыло увеличился более чем на 50%, нам очень трудно удовлетворить спрос.
В настоящее время является установленным фактом, что, хотя импорт жира находится под строгим контролем и предназначен исключительно для реальных потребителей, он доступен на рынке из неавторизованных источников по непомерно высокой цене.
В этом контексте мы обращаемся к Вам, сэр, рассмотреть нашу заявку и сделать все возможное.Мы в состоянии удовлетворить ваши потребности вне всяких сомнений.
С уважением
Для West Bengal Chemical Works Ltd.
Т. Бурман
Управляющий директор
Деловое письмо №
11. Другое:
Бизнесмену приходится писать разные письма в разных случаях. Не обязательно они имеют прямое отношение к его бизнесу. Но они очень распространены в деловой жизни.Например, письма, написанные редакторам газет, чтобы выразить недовольство или мнение по некоторым темам либо в интересах самого бизнесмена, либо в интересах бизнес-сообщества в целом. Опять же, бизнесмен может написать письмо в Ассоциацию, в которую он входит.
Образец 11:
Письма в редакцию:
Пример 11:
Fibroglass (P) Ltd пишет письмо редактору Statesman, в котором выражает свое недовольство беспорядочными отключениями электроэнергии правительством.
Fibroglass (P) Ltd
Budge Budge Road, Калькутта
Телефон: 72 1598
29 марта 1988 г.
Арт. № NPS / 1/88
Редактор
Государственный деятель
Калькутта
Сэр,
В последнее время ситуация с электроснабжением промышленных территорий стала нестабильной. Мало того, что общий запас энергии упал до невероятно низкого уровня, существует абсолютный хаос в отношении принятых методов.
Электроэнергия отключается без разбора без какого-либо предварительного предупреждения, не говоря уже о каком-либо конкретном графике. В результате нам приходится нести огромные убытки не из-за дефицита продукции, а из-за потери материалов.
У нас есть деликатный процесс производства стекла при высокой температуре. В случае внезапного отключения электроэнергии расплавленное сырье превращается в комок, который больше нельзя использовать. Кто понесет эту утрату? Будет ли государство компенсировать это?
Мы не понимаем, почему власти не могут подготовить конкретный график распределения мощности по районам? Правительству следовало представить себе ситуацию раньше, а не проводить политику наблюдения.
С уважением,
С уважением,
для Fibroglasss (P) Ltd
М.Н. Джоши
Управляющий директор
Глава 6 — Получение, регистрация и удаление DAK в разделах
Глава 6 — Получение, регистрация и удаление DAK в разделах ГЛАВА 6
ПОЛУЧЕНИЕ, РЕГИСТРАЦИЯ И УТИЛИЗАЦИЯ ДАК В РАЗДЕЛАХ
6.1. Квитанция и реестр в разделах
6.1.1.Источники поступления

Письма, сообщения и другие входящие сообщения, полученные в секции, будут из одного или нескольких из следующих источников.
Источник Характер корреспонденции

(i) Секретарь (а) Все виды связи-
Бухгалтер Генеральный катион из
Контролер и аудитор
Генерал Индии
(b) Письма D.O, полученные
Главный бухгалтер
(c) Письма на имя AG
по имени
(d) Секретно и конфиденциально
ссылки
(e) Жалобы на
AG по наименованию
(ii) P.Письма от A. до (a) D.O на номер
Должностные лица группы Должностные лица группы
(b) Получены другие письма и т. Д.
сотрудниками группы
(iii) Письма сотрудника филиала Д.О. и другие письма
адресовано B.O по имени
(iv) Центральный реестр (a) Письма, меморандумы и т. д. от правительства. Индии
(б) Письма, меморандумы и т. д. из
Govt. Тамил Наду
(c) Письма и другие
связь с
офицеры и источники
не упомянуто выше
(v) Другой раздел (a) Межсекционные записки
(b) Ошибочно полученные письма
в одной секции
переведен на
соответствующий раздел.
(c) Письма, требующие действия
в более чем одной секции,
перенесено из одного раздела
после действия в другой раздел
для дальнейших действий
(d) Копии писем и т. д., требующих
одновременное действие более
чем одна секция, оформленная
раздел, получивший
сначала в другой раздел
(e) Письма и т. д. полученные в
один раздел отправлен в другой
в процессе утилизации за
замечания, советы и т. д.
6.1.2. Дака первым увидит сотрудник филиала

Все входящие дак, возникающие из источников (i) (ii) (iii) и (iv), указанных в предыдущем параграфе, следует получать в разделе только после того, как они были осмотрены соответствующим сотрудником филиала. Письма и т. Д. Из других отделов офиса (источник V) могут быть получены непосредственно в секциях, если они не были отмечены B.O. этого раздела для другого сотрудника филиала.
Должностное лицо филиала после прохождения каждого входящего дака ставит свои инициалы с датой в правом верхнем углу письма и т. Д.и отправьте их в соответствующие разделы. Он также будет отмечать письма, требующие срочных действий, как «срочно», «досрочно» и т. Д.
Он также должен поставить свои датированные инициалы (с указанием часа получения дака) в отведенном для этого месте в оригинале и дубликатах «Dak Slip», полученных из Центрального регистратуры, в качестве досье к письму. Он также должен, по возможности, указывать правильный раздел в случае неправильно обозначенных букв.
6.1.3. Экспертиза Дак заведующими секциями

По получении «Дак» из всех пяти источников, начальник секции просматривает каждый из них, проверяет, относится ли оно к его разделу, и если да, то пометит «немедленно» на письме, если оно должно быть отправлено. утилизировать в течение одного или двух дней и «срочно», если его нужно утилизировать в течение 3-6 дней.Он также должен отметить единицу, к которой относится буква, поверх своих датированных инициалов в правом верхнем углу письма. Он также должен поставить свои инициалы с датой в отведенном для этого месте в оригинале и дубликатах «Dak Slip», полученных из Центрального реестра в качестве записи для писем.
6.1.4. Документы, не относящиеся к разделу, полученные из Центрального реестра через регистры Дак и бланки Дак
При просмотре «Дак», полученного из Центрального реестра через Регистры Дак и Бланк Дак, если руководитель секции находит какое-либо письмо, не относящееся к его секции, он не должен сразу отклонять его.Он должен проверить, относится ли это письмо к какому-либо другому разделу в той же группе или вообще не относится к этой группе.
Если оно относится к какому-либо другому разделу в той же группе, письмо должно быть принято и предприняты действия по переносу в правильный раздел, к которому оно относится. Если это вообще не относится к этой группе, тогда руководитель секции укажет в правом верхнем углу ссылки «Не имеет отношения к ….. Группе» и поставит под ней свои датированные инициалы.
(O.O Corresp. II / 1-2 / 67-76 / 122 dt.9.2.77)
6.1.5.
После того, как «Дак» был увиден и помечен начальником секции, клерк секции возьмет их и проверит, все ли письма, ссылки, отмеченные в «регистрах Дак», действительно получены и указан правильный номер. . Он подсчитает количество букв, вложенных в «Dak Slip», и проверит, совпадает ли оно с числом, указанным на бланке. Если будет замечено какое-либо несоответствие либо в записях в реестре Дак, либо в количестве писем, указанных в бланке Дак, клерк немедленно доведет его до сведения начальника секции, который, в свою очередь, доведет его до сведения должностного лица. -отвечает за центральный реестр (филиал в Даке) за необходимые действия.
6.1.6. Перенос в «Дак» ссылок, не относящихся к разделу

Затем служащий проверит, все ли письма, ссылки и т. Д. В регистрах Дак и бланке Дак были приняты главой секции как относящиеся к секции. Затем он должен предпринять следующие действия:
(a) Если он обнаружит, что руководитель секции отметил какую-либо букву и т. Д. Как не относящуюся к секции, а к какому-либо другому разделу той же группы, он должен передать такое письмо Разделы касались получения подтверждения раздела для письма, таким образом переданного в реестре Дак или в самом бланке Дак.
(b) Затем он должен подтвердить получение писем, относящихся к разделу в Регистре Дак, и указать в Регистре, Дак-бланке количество писем, принятых данной секцией, количество писем, переданных другим разделам в группе, и количество письма, не относящиеся к какому-либо разделу в группе, возвращаются неподтвержденными и получают для этого инициалы руководителя секции.
(c) Затем он должен вернуть регистры Дак и одну копию бланка Дак в Центральный регистр (дак) до 12.00 часов следующего дня после проверки того, что все данные были заполнены по всем пунктам в бланке Dak Slip. Инициалы должностного лица филиала также должны быть внесены в Dak Slip или Dak Register, прежде чем они будут отправлены в Центральный регистр. Это позволит сотруднику филиала получить представление о том, с какой скоростью письма изначально проверяются и принимаются Секцией, а также видеть, не относятся ли возвращенные документы обоснованно к какому-либо разделу в той же группе, а также предлагать разделу который такой документ может быть отправлен.
6.1.7. Дак в дневнике

Вскоре после проверки Дакслипа и Регистра Дак с использованием букв, как указано ранее, клерк занесет в дневник письма, относящиеся к этому разделу, в Регистре Единицы или Общего назначения (См. Параграф 7.2.2.1.) Все письма, полученные в течение дня, должны быть занесены в дневник в тот же день или в первой половине следующего рабочего дня в случае позднего поступления. Сразу после дневника он заполнит стандартную форму, чтобы следить за удалением срочных и срочных писем.Стандартная форма будет содержать следующие столбцы и будет выполняться в течение двух недель (с 1 по 15 и с 16 до конца месяца).
Форма для наблюдения за оперативным удалением срочных и срочных писем.
Период с 1 по 15
————————————
С 16-го по последний день месяца

A. НЕМЕДЛЕННАЯ Б. СРОЧНАЯ
Дата O.B Блок Блок C.B Дата O.B Блок Блок CB
I II I II
и так далее и так далее
Одна форма будет выполняться в первой половине месяца (с 1 по 15 число месяца), а новая форма должна использоваться во второй половине месяца (с 16 до конца месяца).Секретарь Секции после занесения в дневник дака в Регистры целей подразделения и Регистр общего назначения должен указать номер цели писем, помеченных как «срочно» или «немедленно» в соответствующих столбцах стандартной формы. Начальник отдела будет следить за удалением писем через эту форму. Как только ссылка удалена, предполагаемый номер этой буквы должен быть вычеркнут в «Форме». Столбцы «OB» и «CB» следует заполнять для каждого дня путем подсчета предполагаемых номеров, указанных под каждой единицей, без вычеркивания элементов.Эти записи в форме должен делать клерк; но форма должна находиться на попечении главы секции.
(пункт (iii) O.O Estt I / G1 / 1976-77 / 51 dt.28.4.77)
6.2 Удаление ссылок
6.2.1. Срок утилизации

Аудиторы должны обязательно направлять письма начальнику секции с распоряжением в течение недели с даты их получения в Офисе (не в секции), что подтверждается печатью Офиса с датой.При необходимости, руководитель секции должен незамедлительно передать их офицеру филиала. Как правило, все письма D.O., все ссылки U.O. от правительства должны быть уничтожены в течение недели с момента их получения в офисе; все письма CAG должны быть уничтожены в течение 10 дней с момента их получения в офисе; все рекомендации от правительства Индии или правительства штата Тамил Наду должны быть уничтожены в течение двух недель с момента их получения в офисе.
6.2.2. Замечания по поводу Дака только сотрудником филиала

Замечания, как правило, не должны записываться в письмах и других документах, кроме как сотрудником уровня Офицера филиала и выше.Это, однако, не запрещает записывать приказы или делать отметки о замечаниях такого должностного лица. Никакие замечания не могут быть записаны даже таким сотрудником в письмах и т. Д., Которые необходимо вернуть или направить в другие учреждения в оригинале. Такие буквы не должны быть искажены или сделаны некрасивыми из-за каких-либо маркировок; За исключением штампа с датой в офисе, датированные инициалы официальных лиц в официальных ведомостях.
6.2.3. Запросы, на которые нужно ответить сразу

На запросы и замечания главного бухгалтера, должностных лиц группы и должностных лиц филиалов по любому входящему документу должен отвечать руководитель соответствующего отдела немедленно после его получения в разделе.Если, однако, вопрос или замечание не могут быть рассмотрены или полный ответ не может быть дан немедленно, тогда следует поставить примечание, в котором объясняется сложность немедленного рассмотрения или немедленного ответа на замечание или запрос, с указанием в нем вероятной даты, к которой это замечание. будут даны ответы или будут приняты меры.
6.2.4. Передача Дак

Поскольку внутренний «Дак» тщательно изучается должностным лицом филиала и главой секции, как только они получены, и документы, принадлежащие другим секциям в той же группе, передаются немедленно на самой стадии «Дак», а документы, относящиеся к разделам вне группа возвращается в центральный реестр в Дакском отделении, нет необходимости передавать документы в другие разделы после того, как они занесены в дневник, за исключением тех случаев, когда требуются действия более чем в одном разделе, как указано в последующем абзаце.
6.2.5. Документы, требующие действий по более чем одному разделу

Внутреннее письмо, удаление которого требует действий в более чем одном разделе, должно быть получено в разделе, который имеет дело с ним в первую очередь. Это должно быть рассмотрено в этом разделе в соответствии со следующими инструкциями.
(a) Документы, требующие срочных действий одновременно в более чем одном разделе — Копии должны быть сделаны и переданы в другие разделы для принятия мер.
(б) Документы, требующие действий в разных разделах.
(i) Если в разделе нет предыдущих документов / файлов или дела по этому вопросу и их не требуется хранить в разделе в качестве постоянной записи, документы будут перенесены в следующий раздел для дальнейших действий, получив подтверждение в Реестре целей. Факт того, что действие было предпринято, будет указан на бумаге, и, если необходимо, также будет отправлен ответ начальнику отдела.Документ о переводе в следующий раздел будет считаться окончательно утилизированным и удаленным из Реестра целей.
(ii) Если в разделе были предыдущие документы, документ будет передан после принятия мер и получения подтверждения в реестре целей в следующий раздел для принятия мер. Получение обратной бумаги из этого раздела после завершения действия будет отслеживаться через реестр заявлений. Таким образом, бумага не будет считаться окончательно утилизированной до тех пор, пока она не будет получена обратно из другого раздела после принятия мер.
(c) Отзывы, полученные от CAG, правительства Индии и правительства штата, требующие ответа

Они будут сохранены в секции, которая их получила изначально. Ответ следует оформить в сводном виде из этого раздела. Следовательно, копии отрывков из ссылки будут взяты и переданы в соответствующие разделы с просьбой предоставить информацию или принять меры и установить этот факт. Обратное получение этих копий или выписок должно быть отслежено, и должен быть отправлен единый консолидированный ответ.
г) Ссылки, при размещении которых следует обращаться к другим разделам.

Должна быть подготовлена записка, в которой обсуждается вопрос, и конкретные моменты, по которым требуется рекомендация другого раздела (ов), должны быть четко изложены в примечании. Затем документ с служебной запиской будет отправлен в те секции, которые запишут свои взгляды или советы в записку и вернут их в тот раздел, в котором была написана записка. В секции, куда поступает документ с примечанием для получения совета, он будет рассматриваться как «внутренний приказ», заявленный соответствующим образом и утилизированный.
6.2.6. Статьи, не относящиеся к разделу

Если, несмотря на строгую проверку на этапе dak как сотрудником филиала, так и главой секции, любой документ, не относящийся к разделу, получен надзором и предполагается, соответствующий аудитор должен сделать подтверждение передачи на бумаге и получить его одобрение. руководителем секции. Начальник секции должен убедиться, что все документы, которые необходимо передать, действительно были переданы с надлежащим подтверждением.Он должен обеспечить, чтобы такие квитанции отображались как неоплаченные в реестре заявлений, пока они не будут фактически переданы. Перед утверждением подтверждения передачи он должен убедиться, что перевод предлагается в правильный раздел (в случае сомнений ему следует проконсультироваться с контрольным разделом), чтобы бумага не перебрасывалась из раздела в раздел без надобности.
(O.O. Corresp. II / 1-2 / 67-70 / 646 dt.25.1.71)
6.2.7. Подтверждение сообщений из штаб-квартиры.

Большинство сообщений из Штаб-квартиры содержат инструкции о том, что их получение следует подтверждать. Во всех таких случаях подтверждение будет оформлено за подписью главного бухгалтера, если сообщение является D.O. письмо и подпись Секретаря генеральному бухгалтеру, в остальных случаях.
6.2.8. Промежуточный ответ

Каждый раз, когда ожидается задержка по какой-либо причине в отправке ответа на письмо, полученное в этом офисе, промежуточный ответ о том, что вопрос привлекает внимание и что окончательный ответ будет отправлен в должное время, должен быть направлен лицо или офис, от которого было получено письмо.
6.3. Утилизация каталожных номеров U.O.
6.3.1.
Все рекомендации U.O, полученные из штаб-квартиры, правительства Индии, правительства Тамил Наду, должны рассматриваться с особой осторожностью и оперативностью, и только на уровне главы секции. 6.3.2. U.O. письма из штаб-квартиры

Для того, чтобы иметь эффективный контроль над удалением ссылок на U.O. из штаб-квартиры, они будут занесены в секретариат A.G. в отдельный реестр и доставлены в соответствующие контрольные секции (не в секции) для утилизации.Контрольные секции должны собрать необходимую информацию из соответствующих секций и отправить проект ответа руководителю группы. Руководители секций Контрольной секции должны гарантировать, что ссылка на U.O будет уничтожена в течение недели с момента ее получения, и должны немедленно сообщить детали удаления в секцию Секретариата AG, чтобы они могли отметить ее в своем реестре. Реестр целей U.O. в разделе Секретариата A.G. будет закрыт и отправляться в A.G. каждый второй день.Если в процессе утилизации начальник отдела контроля ожидает какой-либо задержки, он должен довести это до сведения генерального директора в примечании с объяснением причин.
(Estt.I / G1 / 3-2 / 67-68 / 80 dt.4.7.67)
6.3.3. Сохранение копий банкнот UO и т. Д.

Поскольку при утилизации банкноты UO возвращаются в оригинале вместе с задними документами, абсолютно необходимо, чтобы (а) соответствующие выписки из дела или досье, или суть всего дела, упомянутого в (б) копии U .Полученные ссылки и (c) копия нашего ответа хранится в досье этого офиса для использования в будущем.
6.4. Полуофициальные письма
6.4.1. Распоряжение должно быть передано сотруднику, которому адресовано.

Утилизация полуофициальных писем, адресованных сотруднику группы, должна неизменно показываться сотруднику группы, а выданный ответ или поданные документы только после того, как утилизация будет рассмотрена и одобрена соответствующим сотрудником группы. Точно так же ответ на письма, адресованные Генеральному бухгалтеру по имени, должен быть направлен только после утверждения Генеральным бухгалтером.Должностное лицо филиала должно пометить такие буквы как «незамедлительные», а руководитель отдела должен следить за их удалением с помощью стандартной формы, предписанной в пункте 6.1.7.
6.5. Жалобы
6.5.1. За ликвидацией следует следить в Секретариате

Письма с жалобами, адресованные Генеральному бухгалтеру (по имени), поступают в Секретариат A.G. и заносятся в отдельный реестр для отслеживания их утилизации. Этот дневник следует закрывать каждую неделю и передавать главному бухгалтеру с анализом жалоб, оставшихся нерассмотренными в течение двух или более недель.
6.5.2. Жалобы, полученные от секретариата A.G, должны быть помечены соответствующим сотрудником филиала как «немедленные», а глава секции должен следить за их рассмотрением через реестр заявлений о жалобах. После окончательной утилизации подробные сведения об утилизации следует сообщить секретарю в AG для записи в их дневник. Распоряжение обязательно должно быть представлено Генеральному бухгалтеру, а документы должны быть поданы или ответ должен быть выдан только после того, как распоряжение было просмотрено и одобрено Генеральным бухгалтером.
6.5.3. Если ожидается какая-либо задержка в рассмотрении жалобы, подателю жалобы следует направить промежуточный ответ о том, что жалоба получена и к ней обращаются. После завершения действия истцу обязательно должен быть отправлен окончательный ответ с указанием уравновешенных баллов.
6.6. Секретные и конфиденциальные документы
6.6.1.
Инструкции по оценке, обработке, хранению и отправке секретных и конфиденциальных документов содержатся в брошюрах под названием «Инструкции по безопасности департамента», копии которых были разосланы всем главам секций и должностным лицам филиалов.
6.6.2. Список ДЕЙСТВИТЕЛЬНЫХ и ДЕФЕКТНЫХ по безопасности приведен в Приложении IV. Ожидается, что персонал ознакомлен с этими инструкциями и неукоснительно их соблюдает.
6.6.3. Обложки, помеченные как «Секретно» и «Конфиденциально», должны быть лично переданы Старшим помощником генерального директора Генеральному бухгалтеру Генеральному бухгалтеру, который (если он не сочтет целесообразным отступить от этой процедуры) откроет обложки и после сохранения писем для личного рассмотрения. мимо него, передайте остальное секретарю.Секретарь занесет их в отдельный журнал сообщений и передаст их руководителям соответствующих секций для принятия необходимых мер.
6.6.4. Обращение с конфиденциальными бумагами / черновиками

Одобренные черновики с пометкой «конфиденциально» или «секретно» (включая конфиденциальные и секретные файлы), исходящие из разделов, должны быть переданы PA и стенографистам соответствующим должностным лицам для выдачи должным образом занесенным в транзитный регистр с пометкой «конфиденциально». ‘с подробностями о файлах и т. д.отправлено вместе с ним, и их подтверждение принято в нем. После выпуска честных копий оригиналы черновиков с файлами и т. Д. Должны быть возвращены PA в секции через их конфиденциальный транзитный регистр и подтверждение, полученное в нем.
6.6.5. Секретные документы при отправке по почте обязательно должны быть заключены в двойные обложки. Внутренняя крышка должна быть опломбирована и адресована по имени должностному лицу, для которого она предназначена, с отметкой безопасности, а также с указанием количества и подробных данных оболочек.Внутренняя крышка должна быть опломбирована в секции для бумаги и передана в секцию отгрузки. На внешней обложке должно быть указано официальное наименование адресата и звание отправителя. Секретные и конфиденциальные письма всегда должны отправляться заказным письмом с уведомлением о вручении. Документ «Совершенно секретно» должен быть отправлен только застрахованной почтой. Отдел отправки не должен принимать переданные им внутренние обложки, если они не оформлены в соответствии с вышеприведенными инструкциями.Секретные документы, предназначенные для отправки в индийские представительства и за границу, не следует пересылать по почте, поскольку это связано с риском их попадания в руки посторонних и подделки. Их следует направлять в Министерство иностранных дел для дальнейшей передачи дипломатической почтой.
6.6.6. Следующие далее инструкции по перемещению секретных бумаг выпускаются для строгого соблюдения.
(i) Перемещение всех секретных бумаг и файлов между главным офисом и внешними зданиями должно осуществляться либо в запираемых ящиках, либо в запечатанных крышках или пакетах, адресованных по имени лицу, которое должно их получить.
(ii) Внутри одного и того же здания секретные файлы и бумаги должны перемещаться из секции отправления в секцию приема либо в закрытых ящиках, либо в запечатанных обложках, если они не передаются лично адресату лицом, занимающимся предметом.Ни в коем случае не следует перемещать секретные документы из раздела в раздел одного и того же здания на закрытых площадках.
ПРИМЕЧАНИЕ

Перемещение секретных документов между офицерами группы, офицером группы и AG также должно осуществляться в соответствии с вышеуказанными инструкциями, за исключением того, что документы будут приняты PA и переданы их коллеге.
(iii) Обмен секретными материалами между генеральным бухгалтером (аудит) I, генеральным бухгалтером (аудит) II, главным генеральным бухгалтером (A&E).Член аудиторского совета, главный директор по аудиту, железные дороги и т. Д. Должны быть либо в запечатанных крышках, либо в закрытых ящиках. В противном случае они должны быть приняты лично секретарем AG или старшим должностным лицом и переданы своим коллегам под надлежащим подтверждением
.
(iv) Все исходящие и входящие файлы, содержащие секретные документы, должны быть внесены в транзитный регистр, который ведет старший PA в AG или PA в адрес должностного лица группы. Этот реестр следует закрывать каждую среду, а список файлов, ожидающих рассмотрения каждым офицером более недели, должен быть подготовлен и продолжен.
(v) Все стенограммы PA, прикрепленные к должностным лицам группы и Sr.PA к AG, должны рассматриваться как конфиденциальные записи и уничтожаться путем сжигания в присутствии BO / OM, как только они будут полностью израсходованы.
(vi) Что касается секретных документов, все неутвержденные черновики, копировальные бумаги, трафареты и т. Д., Которые больше не требуются после того, как чистовая копия была подготовлена, должны неизменно уничтожаться сотрудником, работающим с ними, как только он подписывает чистая копия документа и т. д.Отметка о том, что это уничтожение было произведено, должна быть сделана в каждом случае на офисной копии документа.
(vii) Офицер, отвечающий за конфиденциальные камеры и камеры бдительности, должен обеспечивать в конце каждого дня или всякий раз, когда в секции никого нет в рабочее время, что все секретные материалы хранятся в закрытых альмирах и не остаются открытыми на столах .
(Орган: распоряжения AG от 29.05.80 в файле AGI / O&M, распространенные в O.O Estt.I / 3-2 / 80-81 / 235 dt.30.4.80)
6.7.1
Предоставление информации в связи с вопросами, поднятыми в парламенте и законодательном собрании штата
Информация по парламентским вопросам должна предоставляться Правительству Индии только через Контролера и Генерального аудитора, если не указано иное. Копию сообщения с просьбой предоставить информацию вместе с ответом в трех экземплярах следует направить помощнику контролера и генеральному аудитору (N) по имени.
6.7.2. Информация запрошена правительством штата для

(i) ответ на вопрос, заданный в законодательном собрании штата, или
(ii) направление его центральному правительству для ответа на парламентский вопрос, однако, не обязательно должно направляться через контролера и генерального аудитора, если только вопрос не относится к администрированию индийского аудита и счетов, и всякий раз, когда в такой информации предлагается отказать, до должно быть получено одобрение финансового контролера и генерального аудитора.
(пункт 2.30 MSO (доп.) Том I)
6.7.3
Письма от правительства штата / центрального правительства с просьбой предоставить информацию для ответа на вопросы, поднятые в собрании штата или парламенте, должны рассматриваться в разделе «Администрация I», если вопрос касается администрирования и т. Д. IA&AD и соответствующего контроля разделов, если дело носит технический характер. 6.7.4. Когда получены ссылки от членов Парламента или Законодательного собрания с просьбой предоставить информацию по вопросам, связанным с аудитом и т. Д.они могут быть проинформированы о том, что такие ссылки могут быть адресованы в офис CAG. После получения ответа из штаб-квартиры вопрос может быть окончательно решен.
6.7.5. Запросы, полученные непосредственно от частных лиц в зарубежных странах на предоставление информации и технической помощи, не должны рассматриваться, и в любом случае не следует отправлять ответ, пока не будет получено разрешение от правительства Индии.
(Минпромторг правительства Индии Lr.No.SI (SA) / 28/61 dt.17.8.62 Корпус ТМ 11-2 / 60-62)
6,8. Офисные заметки
6.8.1. Когда подготовлено :
Офисная записка подготовлена для анализа или обсуждения вопроса и для получения приказов или указаний соответствующего органа.
(a) проблема, возникающая в ходе аудита и / или бухгалтерского учета и при выполнении другой повседневной работы,
(b) вопрос, поданный должностными лицами департамента за советом или / и постановлением
(c) вопросы, связанные с толкованием правил и / или приказов, возникающих в процессе распоряжения внутренним даком.
6.8.2. Офисная заметка должна быть написана на предназначенных для этого «листах для заметок» или на простых белых листах, оставляя одну треть поля слева. Он должен быть написан аккуратно и разборчиво чернилами, оставляя достаточно места между двумя строками. Офисная записка должна быть сдержанной и вежливой и должна быть написана от третьего лица.
Он должен быть кратким, ясным, деловым и свободным от личных замечаний, повторений и вопросов, не имеющих отношения к проблеме, также следует избегать.
Следует избегать использования высокопарных и архаичных слов и фраз. По возможности следует избегать использования латинских слов и фраз.
Факты, мнения, аргументы и т. Д., Предлагаемые для включения в примечание, следует объединить в абзацы, которые необходимо пронумеровать. Порядок должен быть таким, чтобы представление дела было убедительным и непрерывным.
В записке должно быть определенное заключение. Конкретные моменты, по которым запрашиваются утверждения / заказы, должны быть четко указаны в конце примечания.
Должностные лица, которым записка о внутренней корреспонденции, скажем, письмо или распоряжение правительства, направляется для замечаний или приказов, обязательно сначала пройдут внутреннюю переписку (рассматриваемую бумагу (PUC)), прежде чем проходить через нее. заметка. Следовательно, нет необходимости дословно воспроизводить в примечании содержание PUC. Если, однако, рассматриваемый документ является длинным и сложным, то в примечании можно указать его содержание. Точность должна быть сделана, когда несколько бумаг (PUC) сдаются одновременно.
6.8.3. Начальник отдела или сотрудник филиала, который работает с запиской, инициированной его подчиненными, должен проверить факты в записке и при необходимости исправить ее. Было бы достаточно, если бы такие исправления, изменения и т. Д. Были внесены в соответствующие места в примечании, выставленном подчиненным, и отдельное примечание не должно быть написано вышестоящим. Однако, если у вышестоящего начальника возникает необходимость написать отдельную записку, то она должна быть продолжением записки, переданной ему подчиненным, и не должна быть независимой от нее.
6.9 Черновики
6.9.1.
Правительственная корреспонденция обычно имеет следующие формы
(i) Обычные письма
(ii) Полуофициальные письма (D.O)
(iii) Неофициальные письма (U.O)
(iv) Меморандум (Меморандум) и
(v) Циркулярные письма
Письмо — это форма, используемая для всех официальных сообщений с правительством, другими учреждениями в рамках и за пределами Департамента аудита и счетов Индии и представителями общественности.
Письма должны начинаться с приветствия «Господин / госпожа» и заканчиваться подпиской «С уважением», за которой следует подпись и указание лица, подписывающего письмо.
Меморандум используется для передачи информации или инструкций подчиненным должностным лицам и властям. Это написано от третьего лица и не содержит приветствия или подписки, а содержит только подпись и обозначение офицера под текстом. Имя и наименование адресата указываются под подписью слева, если она предназначена для подчиненного должностного лица, и вверху, как в случае письма, если она предназначена для подчиненного органа.
Полуофициальное письмо предназначено для личного уведомления должностного лица или дела, действия по которому были отложены, а официальные напоминания не привели к получению ответа.
Неофициальная ссылка делается двумя разными способами, а именно. отправив сам файл с примечанием в другой офис или отправив в другой офис только отдельную записку. Эта форма используется для получения мнений, разъяснений, комментариев и т. Д. Любого другого ведомства или органа по вопросу.В этой форме не используются приветствия или дополнительные заключительные слова.
Циркулярное письмо используется для передачи любого решения, информации, инструкции или приказа или для обращения за информацией из ряда офисов или должностных лиц. форма аналогична форме любого обычного письма, за исключением того, что адресат здесь коллективно обозначен как «Все сборщики», «Все сотрудники казначейства». Такие письма обычно ронеодятся; вместо того, чтобы печатать, поскольку потребуется определенное количество копий.
Образцы этих форм связи приведены в Приложении V.Каждый раз, когда сообщение должно быть выпущено в любой из этих форм, сначала должен быть составлен проект сообщения в этой форме и одобрение компетентного органа для выпуска сообщения, полученного по проекту. После этого сообщение должно быть скопировано в чистом виде, а подпись должностного лица, утвердившего проект, или любого другого уполномоченного им должностного лица должна быть получена в черновике и отправлена точная копия. Черновик является офисной копией выданного сообщения.
6.9.2 Черновик письма, письма D.O., служебной записки и т. Д. Должен сначала соответствовать любой из общепринятых форм коммуникации. Он должен быть написан чернилами аккуратно и разборчиво. Между строками должно быть оставлено достаточно места для исправлений, дополнений и изменений, если это необходимо вышестоящими инстанциями, через которые оно проходит. Автор или лицо, инициирующее черновик, должны четко понимать, что он хочет передать в этом сообщении. Он должен упорядочить идеи и вопросы, которые необходимо передать, и расположить их в удобных параграфах в проекте.Каждый абзац в проекте должен быть пронумерован по порядку. Он должен быть полным, кратким, ясным и достоверным. Полный в том смысле, что он легко понятен и достаточно понятен сам по себе без ссылки на какой-либо другой документ. Brief в том, что его чтение занимает очень мало времени. Ясный в том смысле, что он свободен от двусмысленности и соответствует фактам, поскольку факты и цифры, если таковые имеются, в проекте являются точными и правильными.
6.9.3. Язык проекта

Используемый язык должен быть умеренным, вежливым и безобидным.Это должно быть изложено простым языком. По возможности следует избегать использования сложных и чрезмерно длинных предложений.
Использование сокращений, кроме общеупотребительных и понятных, запрещено.
(Пункт 2.28.1. MSO (Admv) Vol.I)
6.9.4.
В проекте может быть сделана ссылка, где это необходимо и возможно, на соответствующие правила, приказы, кодовые положения и т. Д. Проект сообщения, предназначенный для офисов за пределами IA&AD, не должен содержать ссылок на положения каких-либо кодексов и руководств, предназначенных для использования в Только IA&AD.
6.9.5. Черновик должен быть аккуратным и презентабельным. Следует избегать беспорядочных каракулей на полях, написания между строк, перезаписи и стирания. Если какая-либо часть черновика должна быть серьезно переработана, ее следует аккуратно переписать на полях или на следующей пустой странице. Если проект подвергается полному пересмотру на любом уровне или если внесенные исправления настолько многочисленны, что делают его потрепанным, то следует сделать аккуратную копию пересмотренного проекта для представления следующему вышестоящему руководителю.
(Примечание: для отправленных важных писем аккуратно напечатанная офисная копия должна неизменно храниться в файле вместе с утвержденным черновиком)
6.9.6.
Автор черновика или официальное лицо, инициирующее черновик, должно после завершения черновика в соответствии с инструкциями в предыдущем параграфе поставить свои инициалы с датой внизу в левой части черновика, прежде чем передать его своему непосредственный начальник. Этот офицер должен, после ознакомления с черновиком и убедившись в его содержании и правильности, поставить свои инициалы с датой внизу слева (если только он сам не утвердит черновик) перед тем, как передать его следующему старшему офицеру.Во всех случаях, когда проекты представлены руководителю группы или главному бухгалтеру, инициатор проекта и официальные лица, через которые он передается, должны поставить свою подпись полностью с указанием даты. Имя должно быть написано печатными буквами под подписью, если подпись неразборчива. 6.9.7. При составлении писем правительству штата следует уделять особое внимание тому, чтобы проводить очень четкое различие между предложениями, предлагаемыми нами в качестве консультантов, и конкретными запросами на определенные действия, которые аудит имеет право предпринять.
6.9.8. Если какой-либо документ, запись, копия корреспонденции и т. Д. Должны быть отправлены в офис, адрес которого предлагается вместе с сообщением, которое предлагается направить, в тексте проекта сообщения должно быть сделано специальное упоминание. Кроме того, в нижней части проекта указывается номер и краткое описание такой записи, документов, корреспонденции, которые предлагается приложить.
6.9.9. Если сообщение должно быть отправлено не по обычной почте, то соответствующие инструкции должны быть указаны в правом верхнем углу черновика, например, «Под сертификатом о отправке», «Под зарегистрированной доставкой» с указанием отправителю «Заказным письмом» ». Заказным письмом с подтверждением.Оплата «Скоростной почтой», «Специальным курьером» и т. Д.
6.9.10. Ни одно письмо, направляемое этим офисом внешним офисам и т. Д. Или отдельным лицам, не должно содержать никаких ссылок на переписку между этим офисом и офисом финансового контролера и генерального аудитора Индии или на тот факт, что его содержание получило согласие или одобрение штаб-квартира.
6.9.11. Когда проект, подготовленный секцией для представления Генеральному бухгалтеру на утверждение, должен быть виден в одном или нескольких других разделах, тогда этот проект также должны быть просмотрены должностными лицами этих секций.Замечания и замечания, если таковые имеются, секций и должностных лиц филиалов по таким проектам должны быть записаны на отдельных листах бумаги, а не в самом проекте. После распространения среди соответствующих разделов проект будет возвращен в раздел, в котором он был создан, который представит проект в AG после внесения изменений, если таковые имеются, вызванных замечаниями или замечаниями других разделов.
6.10. Порядок подачи Тратты / Ноты
6.10.1.
Всякий раз, когда служебная записка или черновик сообщения инициируются аудитором или старшим аудитором и должны быть представлены руководителю секции или инициированы главой секции и должны быть представлены руководителю филиала для рассмотрения и утверждения. или приказывает соблюдать следующую процедуру.
(a) Если нота и / или черновики подаются для распоряжения входящим даком / корреспонденцией (письма (письма), правительственные приказы и т. Д.), То входящий дак, нота и тратта должны быть помечены вместе таким образом, чтобы банкнота остается наверху, осадка внизу и внутренний дак следующий внизу:
(b) Все файлы / дела, содержащие второстепенные документы (предыдущая ссылка) по предмету и упомянутые в проекте и примечании, затем должны быть помещены под этими бумагами в строке.Все это должно быть связано на картонной доске с клапаном и отправлено после ссылки, как показано ниже.
6.10.2 К проекту необходимо прикрепить маркировку D.F.A. (Проект на согласование). к Внутреннему Даку должен быть прикреплен флаг с маркировкой PUC (Рассматриваемая бумага). Если в утилизации задействовано более одного PUC, основная коммуникация должна быть помечена PUC.I, другие PUC. II, PUC III и так далее. К обратным документам, упомянутым в PUC DFA и примечаниях, и содержащихся в файлах / делах, должны быть прикреплены флажки с разными алфавитами.Флаги должны быть прикреплены по всей ширине файлов / ящиков таким образом, чтобы все флаги были видны — все задние документы, упомянутые или упомянутые в PUC DFA, и примечание должны быть идентифицированы (указаны), отмечая: на полях PUC DFA и отметьте карандашом алфавит флажка, прикрепленного к этому конкретному заднему листу в файле / футляре. Поскольку все флажки будут удалены после утилизации PUC, они не являются постоянной идентификацией для оборотных документов. Поэтому в качестве постоянной ссылки номер страницы и номер дела на оборотной стороне бумаги также должны быть отмечены карандашом под алфавитом флага.
6.10.3 Утилизация, требующая немедленного вмешательства, должна иметь пометку «немедленная» или «срочная». Документы / файлы конфиденциального характера должны быть помечены как «Конфиденциально», «Секретно» или «Совершенно секретно» в зависимости от обстоятельств.
6.10.4. Каждый раз, когда примечания и проекты передаются / продиктованы Генеральным бухгалтером, они должны быть просмотрены и подписаны должностным лицом группы, сотрудником филиала и руководителем соответствующего отдела в знак проверки правильности упомянутых в них фактов.Любое искажение фактов должно быть немедленно доведено до сведения AG. Эта процедура, кстати, позволит этим офицерам оставаться на связи с ходом дела. Такая же процедура должна применяться в отношении заметок и черновиков, передаваемых должностным лицом группы.
6.11. Сообщения, которые должны быть отправлены за подписью / конкретным одобрением AG / должностного лица группы.
6.11.1. Сообщения следующего характера, адресованные Правительству (Союз / Штат / Союзная территория), не должны отправляться без предварительного согласия главного бухгалтера или одного из его старших заместителей.
(а) Письма по важным вопросам аудита и бухгалтерского учета
(б) письма об оспаривании решений или приказов
(c) письма, в которых ставится под сомнение правомерность каких-либо санкций за исключением простых технических дефектов и
(d) письма, содержащие предложения о списании или отказе от взыскания переплаты.
Справедливые копии таких сообщений обычно должны быть подписаны либо самим генеральным бухгалтером, либо соответствующим должностным лицом группы.Однако в письме должно быть четко указано, что оно выпущено с одобрения главного бухгалтера.
(Пункт 2.17.4 (b) MSO (Admv.)
6.11.2.
Письма и сообщения в штаб-квартиру, кроме обычных вопросов, должны отправляться за подписью главного бухгалтера или с его полного ведома и согласия, и в последнем случае этот факт должен обязательно указываться в самом письме. (п. 2.17.4 (б) MSO (Admv.)
6.11.3.
Если в соответствии с конституционными положениями от CAG требуется удостоверять какие-либо цифры или заявления или представлять какой-либо отчет, основанный на цифрах, заявлениях или отчетах, предоставленных местным главным бухгалтером, тогда главный бухгалтер должен лично подписать отчеты и подтвердить их правильность. (см. Ниже пункт 2.17.4.2 MSO (Admv.) Vol.I)
6.11.4
Все вопросы, связанные с толкованием правил или требующие решения аудита, а также все ссылки со стороны правительства относительно толкования Правил, предлагаемых поправок к Правилам и процедурам должны неизменно передаваться Генеральному бухгалтеру со всеми соответствующими документами и предложенными ответы Правительству.
Такие ответы должны даваться только после того, как их увидит главный бухгалтер.
В других вопросах ожидается, что должностные лица группы будут по своему усмотрению выбирать, какие документы и дела должны быть представлены Генеральному бухгалтеру, а также в отношении информирования главного бухгалтера о важных делах, рассматриваемых в офисе.
(приказы AG в циркуляре № AGI / Sec / 164 dt.8.6.78 и параграфе 2.27 MSO (Admn.) Vol.I).
6.11.5.
Сообщения, адресованные в штаб-квартиру, и другие сообщения, которые должны быть отправлены за подписью генерального бухгалтера, если они отправлены во время отсутствия главного бухгалтера в штаб-квартире, в связи с поездкой или иным образом, могут быть отправлены одним из старших заместителей Главный бухгалтер подписывает письмо «На главного бухгалтера» с указанием его служебной должности. Однако такие письма должны четко указывать на то, что главный бухгалтер находится в командировке или отсутствует иным образом, и что дело будет показано ему по возвращении в штаб-квартиру.Если, однако, проект сообщения уже был одобрен AG и только чистовая копия подписана каким-либо другим старшим должностным лицом, тот факт, что сообщение одобрен AG, должен быть четко указан в достоверной копии. (пункт 2.17.4.2 MSO (Admv.) Vol.I)

Никакое сообщение не должно подписываться должностным лицом в качестве «Главного бухгалтера», если его проект не был одобрен генеральным директором или не был представлен на его утверждение.
6.11.6. Никакое мнение не должно выражаться в сообщениях, отправляемых за подписью должностных лиц филиала, кроме главного бухгалтера, и они не должны решать вопросы спорного характера или вопросы, связанные с процедурными вопросами. Во всех таких случаях проект должен быть выставлен на распоряжение главного бухгалтера, который подпишет чистые копии.
6.11.7. Если возражение является достаточно важным или может перерасти в возражение, или если личное поведение любого старшего сотрудника может быть впоследствии оспорено, проект возражения должен быть одобрен Генеральным бухгалтером или соответствующим должностным лицом группы. .
(Пункт 2.28.1 MSO (Admv.) Vol.I
6.11.8.
Циркулярные письма, содержащие инструкции или сообщения о решениях аудита, предназначенные для всех департаментов правительства штата, должны быть выпущены за подписью или с особого одобрения соответствующего генерального бухгалтера или должностного лица группы. (пункт 2.23 MSO (Admv.) Vol.I)
6.12.1.
Письма, относящиеся к разделам и темам, находящимся под непосредственным контролем сотрудника филиала, выдаются за подписью и назначением сотрудника филиала, хотя они имеют печать, исходящую от главного бухгалтера, и выпускаются на фирменных бланках с надписью имени офис.
(пункт (c) ниже пункта 2.17.4.2 MSO (доп.)
6.12.2
Сообщения следующего типа могут быть утверждены и выданы за подписью должностных лиц филиала
(1) Письма, подтверждающие получение документов и т. Д. От правительства / штаб-квартиры.
(2) Письма, содержащие только факты и цифры, но не содержащие какого-либо выражения мнения.
6.13.1. Распечатанные обычные письма и документы, по которым выдвигается возражение, могут быть отправлены ответственным отделом от имени организации, ответственной за секцию.Включение в эти письма дополнительных вопросов, которые не вызывают каких-либо серьезных вопросов, само по себе не должно рассматриваться как лишение ответственной секции возможности подписывать такие письма и документы.
(пункт (d) ниже пункта 2.17.4.2 MSO (Admn.) Vol.I)
6.13.2.
Обычные подтверждения и напоминания (кроме штаб-квартиры) могут быть подписаны главой секции под своим собственным назначением. (письмо CAG №F.4 / OSD / P / 73 dt.6.3.73)
6.14.1.
Телексные аппараты были установлены в офисе главного бухгалтера (A&E) в Мадрасе и в некоторых офисах в Бомбее, Дели, Калькутте и т. Д. Для более быстрой передачи срочных сообщений между офисами Департамента аудита и счетов Индии, расположенными в эти станции. Поэтому передача срочных сообщений в офисы IAAD в Калькутте, Дели, Бомбее и т. Д. Должна осуществляться только по телексу, а телеграммы отправляются только тогда, когда телексный аппарат выходит из строя.
6.14.2. Предварительно должен быть подготовлен черновик сообщения, передаваемого по телексу, и он должен быть одобрен руководителем группы или генеральным бухгалтером. Сообщение должно быть четким, точным и в то же время ясным и понятным. Следует избегать использования ненужных слов, как в случае телеграммы. Форма сообщения должна быть более или менее похожа на телеграмму.
6.14.3. Не следует отправлять почтовые копии (как в случае телеграмм) сообщений, переданных по телексу.Однако нет возражений против направления подробного письма в продолжение телексного сообщения. Копию фактически отправленного телексного сообщения следует всегда получать в офисе пр. AG (A&E) и подтверждено сообщением, утвержденным еще до его подачи.
(Параграф 2.26 MSO (Доп.) Том I)
6.14.4 Факс

Установлен факсимильный аппарат для передачи самых срочных и важных сообщений, которые нельзя отправить по телексу / скоростной почте в Индии или за ее пределами.Сообщения могут быть отправлены только с одобрения AG. Запись отправленных сообщений должна храниться и предоставляться Главному директору инспекции во время инспекции офисов (AG I и II) для проверки.
При передаче / получении факсимильного сообщения необходимо немедленно сделать фотокопию сообщения для записи, поскольку исходный оттиск со временем теряется.
(Пункт 2.26.2 MSO (Доп.) Том I)
6.14,5
. Телеграмму следует отправлять только в случае крайней необходимости. Срочные сообщения могут быть отправлены телеграммой в офисы, не подключенные к услуге Телекс, или когда телексный аппарат вышел из строя. Телеграммы обычно должны выпускаться только как «Государственные» «Обычные». Только в очень экстренных случаях их следует оформлять как «Государственный» «Экспресс».
Передача сообщений телеграммой может осуществляться с особого одобрения должностного лица филиала, если это «Обычный» режим, и только с особого одобрения руководителя группы, если это «Экспресс».
6.14.6. Как правило, «Государственные» телеграммы следует отправлять как «Обычные». Их следует классифицировать как «Экспресс» только (i) в случаях крайней необходимости (ii) в случаях, когда известно, что линия переполнена и сообщение будет иметь приоритет над другими только в том случае, если оно помечено как «Экспресс». Однако следует соблюдать общий принцип, установленный правительством Индии для отправки «государственных» телеграмм и их классификации как «экспресс» или «обычные».
6.14.7. Черновик сообщения для телеграммы должен быть сначала подготовлен на простой бумаге или листе для заметок и утвержден должностным лицом филиала, если это «Обычная» телеграмма, и должностным лицом группы, если это «экспресс».
Подтверждение «почтовой копии», как показано ниже, также должно быть записано под черновиком сообщения и получено одобрение.
«Почтовая копия, отправленная в подтверждение для ………… (напишите здесь полный почтовый адрес адресата) ………… (Запишите здесь сообщение в более детально в порядке классификации; при необходимости).
ОТДЕЛЕНИЕ ФИЛИАЛА
6.14.8. В сообщении следует использовать только сокращенные телеграфные адреса для адресата и отправителя. Для этого следует обратиться к изданию «Официальные сокращенные адреса печати», издаваемому Почтово-телеграфным отделом. Сокращенный адрес офиса главного бухгалтера (аудит) I — «AUDIT ONE MADRAS», офиса главного бухгалтера (аудит) II — «AUDIT TWO MADRAS», а адрес штаб-квартиры — «ARGEL, NEW DELHI» .Бухгалтер General Audit I и Audit II обязаны информировать штаб-квартиру об их текущих зарегистрированных сокращенных телеграфных адресах, как за границей, так и внутри страны.
6.14.9 При составлении сообщения следует постараться выразить суть вопроса как можно меньшим количеством слов. Вспомогательные и соединительные слова, которые, очевидно, мог заполнить получатель на другом конце, следует опустить.
6.14.10 Во всех телеграфных сообщениях цифры должны выражаться как словами, так и цифрами, чтобы исключить ошибки в сигнализации.
6.14.11. После утверждения черновика сообщения и подтверждения почтовой копии сообщение должно быть записано в распечатанной «форме телеграммы», а почтовый экземпляр должен быть напечатан стенографистом сотруднику филиала. Руководитель Секции должен поставить полную подпись с проставлением печати офиса в отведенном для этого месте, а также почтовый экземпляр. Затем бланк телеграммы и почтовый экземпляр должны быть переданы в отдел отправки вместе с офисной копией для выдачи. Отдел отправки передаст Telegram в почтовом отделении, отправит почтовую копию и отметку в офисной копии, «выданной», и вернет ее в отделение.
6.14.12. «Государственные» телеграммы не должны отправлять сообщения об отпуске, оплате, назначении по продвижению по службе или о других вопросах или личных интересах, если только не будет совершенно ясно, что интересы государственной службы будут неистово затронуты, если конкретное сообщение не будет отправлено телеграммой.
6.14.13. Правительство Индии решило, что в отношении частных телеграмм, которые нерегулярно помечаются и отправляются как «государственные» и оспариваются Телеграфным управлением, решение о возмещении фактических затрат остается на усмотрение соответствующего органа.В случае восстановления его следует зачислить в Департамент. Никаких дополнительных сборов или штрафов взиматься не должно; но дисциплинарные меры, которые могут быть сочтены необходимыми, могут быть применены к ошибающемуся должностному лицу.
6,15. Стандартные формы
6.15.1.
Некоторые формы были разработаны и стандартизированы с учетом потребностей аудиторского бюро. Например, аудиторская записка / меморандум используется центральными аудиторскими группами после завершения аудита и проверки. Это отправляется в CASS для изучения и редактирования.После этого CASS направляет их в отделы с копией в AG (A&E). (Пункт 3.1.20 MSO (Аудит).

Аналогичным образом аудиторское заключение по ежемесячному счету подразделения должно быть подготовлено в двух частях. Форма MSO (Аудит 3) и отправляется в Подразделения для получения замечаний Подразделения.
(Пункт 4.4.2. MSO (A)

Возражения по результатам аудита направляются непосредственно поставщику средств или другому ответственному органу в специальных печатных меморандумах об аудите и других формах с половинной маржой.
(п. 7.1.3.9 MSO (Аудит))

Все предложения по стандартизации и печати новых форм как специальных форм, а также по изменению или отмене существующих стандартизованных или специальных форм следует в первую очередь направлять в CAG. Если предлагается стандартизация или печать нового бланка как особого бланка, следует также указать предполагаемое годовое потребление.
(пункт 2.45 MSO (Admv.) Vol.I)
6.16. Межсекторальные служебные записки
6.16.1.
Межсекционные записки — это сообщения между двумя разделами, адресованные одним руководителем раздела другому или одним сотрудником филиала другому. Они должны иметь такое же значение, как и другая корреспонденция. Поэтому с ними следует обращаться как с внутренним даком и заносить в дневник в реестры целей и следить за удалением. 6,17. Честное копирование писем
6.17.1.
При точном копировании утвержденных черновиков писем и т. Д. Необходимо соблюдать следующую схему.
(1) (i) Письма D.O. Должны быть напечатаны стенографистом с приложением
ii) Конфиденциальные письма
Сотрудник филиала
(iii) Письма, отмеченные для выдачи
в тот же день одобрено
Сотрудник филиала
(iv) Направление важных писем
центральному правительству / правительству штата.
(2) (i) Буквы D.O Следует набирать по
к сотруднику группы прикреплен личный помощник
(ii) конфиденциальные письма
(iii) важные письма на адрес
центральному и государственному правительству.
(iv) Письма в штаб-квартиру
(v) Письма, отмеченные для выпуска
в тот же день утверждено
Сотрудник группы
(3) Все буквы D.O. и должны быть набраны
Конфиденциальные письма Ср.ПА на номер
одобрено AG. Главный бухгалтер

(4) Прочие буквы Набор текста
Стенографисты для сотрудников филиалов и PA для сотрудников групп и машинисток должны, печатая чистые копии черновиков, также печатать свои приложения.Им также следует ввести свои инициалы в левом нижнем углу (O.O Corresp.I / GI / 76-77 / 1058 dt.29.1.77) в углу копии.
6.17.2. Ниже приведены некоторые из внешних сообщений, которые следует честно скопировать в рукописи и сравнить по частям, если только сотрудник филиала, в каком-либо конкретном случае, не потребует, чтобы они были напечатаны.
(a) Половинная маржа, заявления о возражениях, примечания к аудиторской проверке.
(b) Заявления в форме Приложения / Приложения к письмам, отличным от писем, адресованных Правительству штата Индия или в штаб-квартиру.
(c) Выписки из отчетов P.W и других инспекционных отчетов, предназначенные для отправки другим должностным лицам, помимо правительства.
6.17.3. Перед тем, как половина наценки, аудиторские записки, заявления о возражениях и сообщения, которые достоверно скопированы и сопоставлены в разделе, будут доставлены в отдел отправки для отправки, соответствующий аудитор должен убедиться, что сообщение было подписано или аутентифицировано, и что приложения были приложены и принято к сведению.
6,18.Отгрузка
6.18.1.
Утвержденные черновики, сообщения, предназначенные для отправки в оригинале, такие как половинные поля, записи аудита, заявления возражений и т. Д., А также другие сообщения, скопированные в рукописи в разделе или напечатанные стенографистами, должны быть внесены в Реестр отправки после проверки того, что они полны во всех отношениях. Номер депеши присваивается в черновике и других сообщениях с префиксами, представляющими раздел, подразделение, номер дела или дела, год и т. Д.(Пункт 7.2.5.)
Затем проект следует отметить в отдельном вспомогательном реестре и отправить в Typing Pool для получения точной копии.
Другие письма и сообщения, которые не требуется отправлять в Typing Pool, следует направлять в Отдел отправки вместе с Регистром отправки.
6.18.2. На всех письмах, отправляемых из Управления, должна быть указана фактическая дата отправки. Таким образом, раздел должен включать в черновик письма, отправляемого для ввода только месяц и год рядом с номером.Машинистка также должна ввести только месяц и год, оставив место для вставки фактической даты отправки в разделе отправки. Отправитель укажет в рукописи или с печатью фактическую дату отправки в точной копии письма перед отправкой, а также на офисной копии.
6.18.3. Доставка тратт в Типовой пул через вспомогательный регистр и доставка других сообщений через регистр отправки в отдел отправки должна производиться удобными партиями до 13:00.Черновики и точные копии других сообщений должны быть доставлены в Машинный пул и Отдел отправки в тот же день их утверждения / подписания и не должны накапливаться.
6.18.4. Имя (если сообщение должно быть отправлено по имени) и правильное и полное обозначение адресата должностного лица, название офиса и его правильный и полный почтовый адрес с пин-кодом всегда должны быть написаны полностью, аккуратно и разборчиво, на честном языке. копии всех сообщений, отправленных в отдел отправки, чтобы диспетчер мог отправить их по правильному адресу.Аналогичным образом на черновиках следует указать эти данные, чтобы машинистка могла правильно и полностью ввести адрес. Это обеспечит оперативную доставку писем.
6.18.5. Черновики сообщений, помеченные сотрудником филиала или сотрудником группы как «отправлено сегодня», должны быть аккуратно скопированы (напечатаны) и отправлены в тот же день. Эти черновики будут напечатаны стенографистами сотрудников филиалов или ЛП сотрудникам групп. Лицо, представившее черновик, должно сравнить чистую копию и организовать получение подписи должностного лица филиала или группы на чистовой копии.Затем он должен передать чистую копию в отдел отправки, который будет получать такие черновики до 18:00 во все рабочие дни, и получить отметку «Отправлено» на офисной копии черновика.
ПРИМЕЧАНИЕ

Если руководитель филиала или руководитель группы считает, что он не сможет подписать точную копию, то ему следует принять альтернативные меры.
6.18.6. Вся корреспонденция, адресованная в этот офис, за исключением (а) той, которая помечена для дальнейшей передачи другим должностным лицам, (б) той, которую необходимо вернуть в оригинале с ответом, и (в) той, которая была отправлена неправильно и ошибочно получена в нашем офисе, является предназначенные для хранения в наших записях, и их возврат в оригинале строго запрещен.Ни неспособность разобраться с сообщением, ни действия с нашей стороны, направленные на то, чтобы получить дело с бумагой в другом офисе, не могут служить причиной для возврата или передачи в оригинале любого письма или сообщения, полученного в этом офисе. Поскольку такая передача в оригинале может привести к ненужной переписке в более поздний срок, руководитель секции должен гарантировать, что никакая внутренняя корреспонденция (за исключением упомянутого выше) не передается за пределы офиса в оригинале. Даже в тех случаях, когда сообщение предназначено для исходящей передачи или требуется вернуть в оригинале с ответом, копии сообщения и наш ответ должны храниться в протоколе для использования в будущем.
6,19. Порядок записи на бумагах

Действия, предпринятые вкратце по каждому входящему сообщению, должны быть отмечены, и «Порядок записи» (Порядок файла) должен быть получен либо от главы секции, либо от сотрудника филиала. Только тогда это считается окончательно утилизированным.
Следующие предметы не должны рассматриваться как окончательно утилизированные и зарегистрированные, если только сотрудник филиала не дал «распоряжения о регистрации».
(i) Распоряжения, обычные или иные, письма и меморандумы от правительств штатов.
(ii) Письма, меморандумы и т. Д. От правительства Индии и сообщения из штаб-квартиры.
(iii) Конфиденциальные письма и
(iv) Письма D.O.
Во всех остальных случаях порядок записи должен отдавать руководитель секции.
6.20 Сообщение об отчуждении в Секретариат AG
6.20.1
За утилизацией следующих материалов наблюдает секретарь генерального бухгалтера.
(i) Letters, U.O справка и т. Д. Из штаб-квартиры
(ii) письма D.O., адресованные AG, и письма, адресованные AG по имени.
(iii) Жалобы
(iv) Тайная и конфиденциальная переписка
(v) телекс / факс и
(vi) Замечания / запросы, сделанные AG по письмам, проектам, файлам, частным заметкам и т. Д. С этой целью Секретариат ведет отдельные дневники.
Соответствующие секции должны заняться ими в тот же день, когда они будут получены в секциях, и после удаления факты утилизации должны быть сообщены Секретариату для записи в дневники, которые они ведут.В сообщении должно быть кратко указаны предпринятые действия; номер и дата внешней ссылки, если таковая имеется, выдана и кому выдана, номер файла / дела, в котором она подана, с датой подачи.
Намеки должны быть в следующей форме.
Дневник секретариата №
Секционный дневник № и заявленная дата
Подробные сведения о полученных ссылках (№ и дата откуда) Кто вып.
Краткое описание действий
Ссылка на внешнюю связь
выдан при наличии
Дело / Дело (№ и дата подачи)
1
2
3
4
5
6
Дневники, которые ведутся в Секретариате AG, будут закрыты с указанием позиции на 2-й и 4-й неделе каждого месяца в третий последующий понедельник и переданы Генеральному бухгалтеру.
(AG I / Sectt. / 298 от 19.7.1977 и 566 от 4.11.78)
6.21 Хранение корреспонденции
6.21.1. Файлы

Внутренние сообщения, окончательно уничтоженные, по которым было получено распоряжение о регистрации, служебные записи, если таковые имеются, представленные в связи с их распоряжением, служебные копии исходящих сообщений, выпущенных в связи с удалением, должны быть помечены вместе в хронологическом порядке и храниться в протоколе .
6.21.2 Папки для документов

Папки для дел стандартного размера с печатным положением на внешней стороне для заметок. Тема, номер дела / дела, год, том и т. Д. Передаются в секции / стороны канцелярским отделением.
Ссылки на более ранние / более поздние файлы / дела по теме должны обязательно указываться для каждого файла / дела в отведенном для этого месте.
Лицевая или внешняя сторона должна содержать эти сведения в этой форме в рукописи, если используются простые обложки файлов или файлы на шарнирах.
6.21.3. Стандартные заголовки файлов

С целью идентификации файла / дела, содержащего серию корреспонденции, обрабатываемую в конкретном разделе, а также различные группы или разделы, были отнесены к категории по широким предметным заголовкам. Эти предметные заголовки являются постоянными и не должны изменяться, кроме как по особым приказам соответствующего должностного лица группы. Каждой такой предметной рубрике присваивается номер. Этот номер известен как «номер файла», который следует указывать на обложках файлов.Список таких заголовков файлов (Широкие предметные заголовки) вместе с номерами, утвержденными для определенных разделов, групп или разделов, приведен в Приложении VII.
6.21.4. Документы (т. Е. Утилизированные входящие документы, служебные копии исходящих сообщений, служебные записи и т. Д.), Подпадающие под каждый стандартный заголовок файла, помещаются в отдельные обложки файлов в хронологическом порядке. На обложке файла указывается номер файла, год и общий предметный заголовок файла. В конце каждого финансового года файлы закрываются и сшиваются, а новые файлы открываются на следующий финансовый год.
6.21.5. Формирование дел

Документы, подпадающие под определенный стандартный заголовок файла, иногда могут содержать важные вопросы / вопросы. Переписка по этим вопросам может по самой своей природе выделяться отдельно и отличаться от остальной корреспонденции под этим заголовком файла. Они могут иметь некоторые особенности или особенности, в то время как первая корреспонденция в файле носит рутинный характер. Переписка по этим вопросам / вопросам должна быть отделена от первой, относящейся к файлу, и помещена в отдельную обложку файла.В этом файле это называется «делом». Вся переписка по данному вопросу / делу должна храниться только в этом случае, а не в собственном файле до тех пор, пока вопрос / вопрос не будет окончательно урегулирован или переписка по этому вопросу / делу не будет завершена. Например, если санкция на создание изолированной временной должности получена после длительной переписки в штаб-квартире, ссылки на другие аудиторские службы и т. Д., Санкция, а также предыдущие документы, ведущие к санкции, должны быть выделены в отдельное дело в соответствии с стандартный заголовок файла «Временный раздел».Их не следует помещать в файл «Временные санкции» вместе с другими временными санкциями.
Могут возникнуть случаи, когда отдельная статья может рассматриваться как случай. Например, приказы / уведомления правительства Индии, правительства Тамил Наду или штаб-квартиры по вопросам, которые ранее не упоминались, следует оформить в отдельные дела.
Документы, образующие дело, должны быть расположены в делах в строгом хронологическом порядке. Представленное примечание и офисная копия внешнего сообщения должны неизменно храниться в деле вместе с соответствующим внутренним заявлением.
Все булавки, бирки и т. Д. Должны быть удалены, когда бумаги помещены в ящик. Все документы в футляре должны быть пронумерованы. При этом обе стороны каждого листа, независимо от того, есть ли письменные материалы или нет, должны быть пронумерованы. Обязанностью аудитора, занимающегося данным вопросом, является обеспечение того, чтобы все документы, относящиеся к делу, были должным образом поданы в них и все страницы были пронумерованы. Телеграммы, полуофициальные письма и т. Д., Включая телефонные сообщения, полученные / отправленные в связи с рассмотрением дела в этом случае, также должны быть сохранены в этом случае в надлежащих местах.Таким образом, дело должно содержать всю связанную с ним корреспонденцию и быть законченным само по себе.
6.21.6. Неутвержденные тратты, ноты

Неутвержденные черновики или сообщения и офисные записи, а также запасные копии или отреставрированные письма и проспекты не должны быть приобщены к делу. При необходимости они могут храниться отдельно в файле keepwith, который хранится в разделе в течение года или около того, а затем уничтожается. Таким образом, кейс, хотя и содержит всю необходимую корреспонденцию, чтобы быть полным, должен быть свободен от всех нежелательных бумаг и материалов.
6.21.7. Контент-лист (Оглавление)

Каждое дело должно содержать в качестве первой страницы информационный лист (оглавление) в форме SY 248, показывающий содержание дела. Когда документ помещается в дело, номер страницы должен быть записан в правом верхнем углу этого документа, а краткие сведения об этом документе и его номер страницы должны быть внесены в «информационный листок».
6.21.8. Запись в делопроизводстве

Дело, как только оно сформировано, должно быть внесено в реестр дел, в котором записываются подробные сведения о деле и присваивается номер в последовательном порядке в фолио, отведенном для этого конкретного «заголовка файла» в Реестре.Одновременно на обложке кейса аккуратным жирным шрифтом должно быть написано:
1. Номер дела в правом верхнем углу
2. год под этим числом и
3. Коротко о предмете дела в отведенном месте. Если заголовку файла присвоен номер «1» и если запись, относящаяся к делу, является 8-й в этом фолио, как если бы год был 1987-88, тогда номер дела, указанный на обложке файла, должен быть, дело № 1 -8 / 1987-88.
Если переписка затягивается и чемодан становится более громоздким, что делает его неудобным в обращении, то его следует разделить на два или более удобных тома, том № указывается под номером дела.
6.21.9. Вещи, которые не должны попадать в дело / дело:

В ходе аудита или иным образом выясняется, что недостающая информация / документы запрашиваются путем выпуска меморандумов с половинной маржей или заявлений о возражениях. Полученные в виде приложений к ответам они не должны храниться в деле / досье вместе с сопроводительным письмом / половинными полями / заявлениями о возражениях.После тщательного изучения и проверки они должны быть обнаружены и помещены вместе с документами, к которым они должны были изначально оставаться прикрепленными или приложенными.
6.21.10 Примечание / текущая файловая система

Двумя основными частями файла являются (а) Примечания и (б) Переписка. В файлах обычно должны соблюдаться следующие инструкции / расположение бумаг: —
(i) Примечания должны быть размещены слева, а Корреспонденция — справа.
(ii) Сторона для примечаний должна содержать примечания, внесенные в документы, находящиеся на рассмотрении (PUC), и полученные сообщения на стороне корреспонденции (PUC), а также служебные копии исходящих сообщений.
(iii) Каждая страница в каждой части файла должна быть последовательно пронумерована в отдельной серии. Переписка должна быть расположена в хронологическом порядке, а страницы пронумерованы снизу вверх. На стороне заметок номера страниц должны быть сверху вниз.
(iv) Каждый лист бумаги, помещенный в файл, должен быть перфорирован в левом верхнем углу (3/4 дюйма с каждой стороны), прежде чем он будет помечен как часть корреспонденции или примечаний.
(v) Каждое сообщение, будь то квитанция или выпуск, хранящаяся на стороне корреспонденции, должно иметь Серийный номер (предпочтительно красными чернилами) вверху. Первое сообщение будет иметь пометку «Серийный номер 1», а последующие — серийные номера 2, 3 и так далее.
(vi) Документирование — это процесс внесения записей в примечания о каждом серийном номере на стороне корреспонденции. Квитанция должна быть прикреплена к письму (предпочтительно красными чернилами) поперек страницы, порядковым номером сообщения, последующим его номером и датой, а также обозначением отправителя (например,Серийный № 4 Квитанция № ………………… от ……………. от ….. ……………). Выпуск будет закреплен по присвоенному ему серийному номеру, за которым следует дата выпуска, имя и обозначение адреса (например, Серийный № 5 Выпуск DO № …………. от ………….. в ………………..).
6,22. Отчеты о пропавших без вести записях / бумагах

При обнаружении пропажи документов или записей руководитель соответствующего отдела должен немедленно сообщить об этом в письменной форме сотруднику филиала.Это должно быть сделано, как только ему будет сообщено о потере, однако это не освобождает лицо, потерявшее запись / которое несет ответственность за ее ведение и хранение, от ответственности за потерю.
Следует убедиться, что прилагаются все усилия для отслеживания недостающих записей / файлов / документов и устанавливается ответственность в каждом случае потери.
(Пункт 2.43.1 MSO (Admv.) Vol.I)
6,23. Ценности
6.23.1. Выбытие ценностей

Обычно наличные деньги или чеки не принимаются в аудиторских бюро в счет погашения долгов перед Правительством или для кредита консолидированному фонду или государственному счету, если акцепт не предписывается особыми правилами или приказом. Если, однако, получены наличные или чек, распоряжения ответственного сотрудника Секции должны быть немедленно приняты в его распоряжение. Денежные средства передаются кассиру офиса, который сразу же вносит сумму в кассовую книгу офиса и получает запись, заверенную ответственным оператором кассового отделения.С другой стороны, чеки / банковские переводы в кассу не передаются. Он не записывается в кассовую книгу офиса, но с ним обращаются, как и с другими ценностями, и хранятся на надежном хранении до момента их утилизации. Денежные средства или чек, если они приняты вместе с распоряжениями ответственного за Секцию БО, должны быть незамедлительно переведены на кредит на соответствующий государственный счет.
См. П. 2.29.1 MSO (Adm.) Vol I Third Edition.

Соответствующие административные подразделения внесут ценные бумаги в отдельный реестр ценностей и организует передачу их в PAO, IAD для быстрого перевода на счет правительства.
6.23.2. Соответствующие административные подразделения будут закрывать Реестр ценностей 5 и 20 числа каждого месяца, и реестр будет представляться должностному лицу группы (адм.) Каждый квартал 5 июля, октября, января и апреля и в AG один раз в год. год 5 апреля. В двухнедельном закрытии не отправленные ценности будут показаны как неоплаченные в разделе «A», а ценности, в отношении которых не было получено никаких указаний или реализации, перечислены в разделе «B». Также кратко будут указаны действия, предпринятые в отношении обоих.Когда реестры ежеквартально представляются должностному лицу группы, БО будет регистрировать акт физической проверки ценностей по состоянию на конец июня, сентября, декабря и марта.
No related posts.

Верховный суд уточнил понятие юридически значимого сообщения

Статья 165.1 ГК РФ. Юридически значимые сообщения

Комментарии к статье 165.

Риск неполучения поступившей корреспонденции несет адресат

Риск неполучения поступившей корреспонденции несет адресат

ГАРАНТИРУЮЩИЙ ПОСТАВЩИК ЭЛЕКТРИЧЕСКОЙ ЭНЕРГИИ В ТАТАРСТАНЕ

Риск неполучения поступившей почтовой корреспонденции

Неполучение корреспонденции по юридическому адресу

Medved01 › Блог › Отказ от получения корреспонденции: юридические последствия

Прокуратура Московской области

Риск неполучения поступившей корреспонденции несет адресат

Риск неполучения поступившей корреспонденции несет адресат

Отправила заказное письмо с уведомлением о расторжении договора и с претензией

Из-за отсутствия сотрудника в офисе не получено заказное письмо

Риск неполучения поступившей корреспонденции несет адресат

Стоит ли соглашаться на заочное решение, если ответчик не получает уведомления?

Источники

КОНСУЛЬТАЦИЯ ЮРИСТА

8 800 350 84 37

Риск неполучения поступившей корреспонденции несет адресат

Похожие материалы

Что признается датой получения письма

Если в отношении адреса организации в ЕГРЮЛ содержится запись о недостоверности, риск неполучения корреспонденции несет налогоплательщик | ФНС России

Заказное письмо с уведомлением — Юридическая консультация

Всегда ли отправители электронной почты обязаны проверять получение? — Информационные бюллетени

Глава 1: Способы оплаты в международной торговле

Раздел 1: Разработка документов для уведомления пациента | Безопасность инъекций

Образцы писем с уведомлением пациента

Образец уведомления первичного поставщика медицинских услуг о рекомендациях по тестированию

Образец письма с результатами анализов пациента

3.10. Управление контрактами

Быстрая оплата аккредитивом

Аккредитивы

Что означает «немедленно»?

Альтернативные аккредитивы

Зачем нужен прицел LC?

11 лучших образцов деловых писем (с образцом)

Деловое письмо №

Деловое письмо №

Деловое письмо №

Деловое письмо №

Деловое письмо №

Деловое письмо №

Деловое письмо №

Деловое письмо №

Деловое письмо №

Деловое письмо №

Деловое письмо №

Глава 6 — Получение, регистрация и удаление DAK в разделах

Похожие записи

Рефинансирование ипотеки в сбербанке в 2018: Сбербанк снизил ставки на рефинансирование ипотеки на 0,5 п.п.

День открытых дверей в сеченова: День открытых дверей

Тариф на метро 2018: В 2018 году в Москве стоимость разовой поездки на городском транспорте не изменится

Добавить комментарий Отменить ответ