План проведения мероприятий: Как Составить План Мероприятий (Шаблоны, Примеры)

Как Составить План Мероприятий (Шаблоны, Примеры)

Любой руководитель рано или поздно сталкивается с написанием плана мероприятий. План мероприятий может попросить написать непосредственный руководитель или учредители компании. И даже если в голове у вас есть четкий план действий, перенести его на бумагу, сделав понятным для всех не так просто, как кажется на первый взгляд. Кроме того, план мероприятий часто требуется не просто написать, но и защитить перед руководством.

Что такое план мероприятий

План мероприятий – это документ в котором определены цели, описаны конкретные действия, сроки их выполнения, а также определены ответственные лица за выполнение действий, необходимых для достижения желаемого результата.

План мероприятий может писаться для конкретного события, или на конкретный период работы подразделения или компании. В целом мероприятия бывают периодические и разовые. На мероприятия, которые приходится выполнять постоянно (периодические) принято прописывать бизнес процессы и регламенты. Но у молодой компании как правило их нет, и поэтому всё начинается с планов мероприятий.

Для разовых мероприятий план очень важен поскольку, добиться слаженной работы большого количества людей крайне трудно если у каждого нет четких прописанных инструкций. А для того чтобы они появились и составляется план мероприятий.

Для чего нужен план мероприятий

Написание плана мероприятий занимает достаточно много времени. И часто у сотрудников возникает вопрос о целесообразности траты времени на написание плана мероприятий. Но важно понимать, что любой процесс, который выполняют сотрудники должен быть расписан до мелочей, это необходимо для того чтобы добиться правильности его исполнения вне зависимости от того, кто данное мероприятие выполняет.

Прежде всего план мероприятий необходим для подсчета затрат для выполнения задачи. Начинающие стартаперы, сталкиваются с тем что, казалось бы, гениальный план, на бумаге выглядит не окупаемым или не достижимым. Когда вы начинаете составлять план мероприятий, вы столкнётесь с тем что вам придётся просчитать и оцифровать все показатели вашего мероприятия. Поэтому одной из важнейших целей составление плана мероприятий является экономия и бережливое использование ресурсов. Ведь эффективность каждого мероприятия оценивается исходя из затраченных ресурсов и полученного результата.

Достижение сложных целей достигается за счет выполнения огромного комплекса мероприятий. При отсутствии заранее прописанного плана мероприятий вам придется тратить время на планирование каждого нового мероприятия. Хотя можно было бы сразу выполнять следующее мероприятие.

Как написать план мероприятий

Любой план состоит из одних и тех же пунктов. Для того чтобы не было разночтений лучше каждый термин, используемый в плане мероприятий разобрать по отдельности:

• Цель – это то чего мы хотим достичь, то к чему мы должны прийти. На цели и строиться весь план мероприятий. Цель должна быть конкретной, измеримой, достижимой.
• Мероприятия – действия выполнение которых позволит достичь намеченной цели.
• Ожидаемый результат – что вы ожидаете получить от выполнения конкретного мероприятия. Важно чтобы это были конкретные измеримые показатели. Успех выполнения каждого мероприятия должен оцениваться четкими цифрами, которые невозможно трактовать двояко.
• Сроки – в какие временные сроки необходимо выполнить мероприятие. Так же здесь можно указать периодичность выполнения мероприятия.
• Ресурсы – сколько ресурсов выделено на выполнение мероприятия.
• Ответственный – кто отвечает за выполнение мероприятия.

Выполнение любой серьезной цели зависит от выполнения целого комплекса мероприятий. Каждое отдельное мероприятие может выполнять отдельный сотрудник или подразделение компании.

Важно определить критерии выполнения цели, поскольку всегда существуют разные системы координат. Единое понимание цели обеспечивает правильное понимание всеми участниками процесса. Часто сталкиваюсь с тем что разные отделы одной компании считают один и тот же показатель по-разному. Как правило так как это им выгоднее. И здесь нужно задать единые правила игры, при этом учесть прежде всего экономическую целесообразность и интересы компании в целом.

План мероприятия пример

Ниже пример плана мероприятий на продвижение сайта. Естественно это просто пример, мероприятия не продумывались тщательно, но понимание о внешнем виде он даёт. Указаны лишь некоторые пункты для примера, нет важных KPI показателей. Стоит помнить, что на достижение цели может влиять комплекс факторов, как внешних, так и внутренних и все их стоит учесть.

Цель	мероприятие	срок	ресурсы	ответственный	ожидаемый результат
рост выручки с сайта на 50% в 2016 году	Ежедневная публикация минимум 3х новостей	ежедневно	бюджет 15000р	Пупкин В.П.	обеспечить рост трафика на 30% в месяц
	поменять расположение рекламных блоков	до 01.12.2015	договорится с программистом	Иванов И.И.	CTR с РСЯ 0,8
	Обеспечить еженедельную новостную рассылку подписчикам	еженедельно	спланировать время, 1 час в неделю	Иванов И. И.	не менее 1000 переходов в неделю с писем
	Продвижение в ТОП 3 запросов находящихся в ТОП 20, за счёт линк компаний, минимум 20 запросов ежемесячно	ежемесячно	5000р/мес	Иванов И.И.	рост трафика с продвигаемых запросов на 1000%

 

Хочется отметить что внешний вид таблицы далеко не обязательный. Дело в том, что некоторые мероприятия, требуют большого описания и в таблице они будут смотреться не читабельно. Главное, в плане мероприятий это его содержание.

 

Образец составления плана мероприятий 2021

План мероприятий представляет собой документ произвольного образца, в котором указан полный перечень предстоящих событий в общественной жизни организации. Обычно его составляют в виде таблице, где прописывают название мероприятия, его цели, сроки, ФИО ответственных за проведение и другие характеристики.

Скачать пустую форму бланка плана мероприятий для заполнения (word)

Скачать заполненный образец плана мероприятий (word)

7 обязательных пунктов плана предстоящих мероприятий

Документ может составить руководитель, его заместители, учредители или другие ответственные лица. План предстоящих мероприятий обычно оформляется на год вперед, поэтому он разрабатывается заранее. Последовательность действий при составлении примерно такая:

1. Сначала определяется полный перечень предстоящих мероприятий.
2. Затем по ним производится сбор всей необходимой информации – сроки, место проведения, источники финансирования и т.п.
3. После этого все данные собирают в единую таблицу и составляют общий документ.
4. Наконец, документ подписывается руководителем (при необходимости корректируется), после чего вступает в силу путем издания отдельного приказа или распоряжения.

Мнение эксперта

Чадова Светлана

Ведущий специалист по кадрам,  юрист консультант по трудовому законодательству, эксперт сайта

Рекомендуем вам также ознакомиться с нашим примером правильного составления сметы расходов.

Поскольку мероприятий обычно планируется довольно много, удобнее всего отразить информацию в табличном виде. В графах необходимо описать такие пункты.

№ п/п	название графы	описание
1	наименование мероприятия	официальное название предстоящего мероприятия
2	сроки проведения	дата/даты, при необходимости – указание периодичности
3	место проведения	адрес и название организации, на базе которой проводится мероприятие
4	источники финансирования	конкретный перечень источников денежных средств и других материальных ресурсов
5	цель	указание конкретной задачи/задач; они должны быть точными и измеримыми, общие формулировки не допускаются
6	ответственный за проведение	ФИО, должность, сфера ответственности (при необходимости)
7	отметка о проведении	было или не было проведено

В таблицу можно добавить и другие графы, например «Примечание». Здесь можно отметить, в чем проведенное мероприятие разошлось с планом (перенос места, сроков, сокращение или увеличение длительности, отмена и т.п.).

Образец плана

При составлении документа можно использовать произвольный или утвержденный образец. Обычно форма может быть рекомендована для использования организациями в определенной сфере – например, медицинскими или образовательными учреждениями.

В ряде случаев документ составляют в более кратком виде, опуская многие из перечисленных граф. Например, если речь идет о стандартных мероприятиях, которые постоянно проводятся за счет организации, достаточно указать:

• их название;
• сроки проведения;
• ФИО и должность ответственного лица/лиц.

Формулировки могут быть как более, так и менее официальными. Важно понимать, что план в первую очередь составляется для самих сотрудников компании, т.е. является документом внутреннего пользования. Поэтому цели лучше описывать максимально понятно и конкретно.

Поделиться ссылкой:

Оцените статью

Загрузка…

Как составить план проведения корпоративного мероприятия?

Как составить план проведения корпоративного мероприятия?

Каждый, кто хотя бы раз взваливал на собственные плечи ответственность за организацию и проведение какого-либо мероприятия, имеет широкое представление о том, насколько это тяжелый и утомительный труд. Корпоративные мероприятия для трудового коллектива – это не просто банальный фуршет или банкет. Эти собрания в менее формальной обстановке должны оставаться в негласных рамках сплоченности рабочего коллектива, не теряя специфики и духа команды. Как же организовать незабываемый праздник для коллег и начальства?

Первый шаг – определение бюджета

Главный ориентир, от которого будут отталкиваться все последующие действия и организационные моменты – это, несомненно, бюджет планируемого мероприятия.  

Разрабатывая и планируя бюджет, следует опираться на такие факторы:

• Точный список приглашенных гостей. В зависимости от того, каково будет соотношение между мужской и женской частью коллектива, будут варьироваться количества спиртного по крепости. Важно учитывать и персональные предпочтения и убеждения отдельных персон, к примеру, вегетарианство или наличие аллергии;
• Место проведения праздничного вечера;
• Специфика меню банкета;
• Техническое обеспечение (музыкальная аппаратура, пиротехническое оборудование) и оформление помещения;
• При необходимости – обеспечение достаточного количества транспорта;
• Профессиональная видео- и фотосъемка;
• Определитесь, необходимо ли освещение в Интернете и СМИ вашего корпоративного мероприятия;
• Призы и подарки, и т.д.

Составляем сценарий

Разработка плана-сценария наиболее удобна в формате схемы, в которой будут перечисляться в хронологическом порядке (и с указанием времени) все составляющие мероприятия, а также лица, несущие ответственность за эти элементы.  

Подробно составленные и расписанные по минутам сценарии удобны, однако, они требуют высочайшего профессионализма в исполнении. Тем более, такой плотный график лишает радости импровизации в ходе праздника, которая нередко становится самой запоминающейся частью именно ввиду своей уникальности и непредвиденности. Поэтому лучше набросайте сценарный план с ключевыми моментами торжества, тщательно проработанными, и оставьте временные зазоры для творческих экспромтов или добавьте неважных, но приятных элементов торжества (например, конкурсы и викторины), от которых можно по ходу отказаться в угоду более важному наполнению программы.

Безусловно, самыми запоминающимися для гостей мероприятия всегда становятся начало и заключительная часть праздника, поэтому обязательно для открытия шоу и финала нужно что-то фееричное, торжественное и впечатляющее! Вообще-то, это может быть что угодно (от яркого выступления шоу-балета, до пиротехнического шоу на открытом воздухе), главное – сделать на этом важный акцент, связав праздничное событие и “гвоздь программы”.

Тогда у Ваших гостей останется приятное впечатление, а корпоративное мероприятие наверняка достигнет поставленных целей.

Назад к списку статей

Планирование и подготовка мероприятий

Планирование и подготовка мероприятий

ГБУ РБ «Конгресс-холл Торатау» — оператор мероприятий регионального, федерального и международного уровня, готов обеспечить Вам комплексную организацию события.

Коллектив Конгресс-холла Торатау может предложить своим клиентам:

1. Разработку сценарного плана мероприятия. Сценарный план служит для четкой расстановки сил и средств организаторов, а также обозначает время, место и порядок проведения мероприятия.

2. Планирование и организацию мероприятия. Планирование мероприятия является сложным, но в тоже время эффективным инструментом, который поможет организовать любое мероприятие на высшем уровне.

3. Подбор залов. Мы подберем залы Конгресс-холла Торатау для любого формата мероприятия. Выберем наиболее удобные залы, которые будут соответствовать не только типу проводимого мероприятия, но и характеру участников.

4. Формирование команды специалистов, ответственных за организацию и проведение мероприятия. Это может быть один человек или группа людей, в зависимости от размеров события. Мы учтем посредников и определим функции членов команды на различных этапах процесса подготовки мероприятия.

5. Определение формы мероприятия. Это может быть семинар, корпоратив, конференция, презентация товара, рекламная кампания, выставка. Мы уточним предполагаемое количество участников и их профиль.

6. Подготовку сметы. Это документ, содержащий перечень действий по планированию и координации мероприятия, включая список затрат.

7. Оказание дополнительных услуг: предоставление оборудования, услуги по аудио и мультимедийному сопровождению мероприятий, дизайн мероприятия и полиграфические услуги, бронирование и размещение в гостиницах участников мероприятий, организация трансфера, заказ выставочных стендов и экспозиций, организация культурно-развлекательных программ для участников мероприятий, цветочное оформление мероприятий, организация и проведение экскурсий.

8. Осуществление рекламно-информационной поддержки мероприятия. Размещение информацию о проведении мероприятия в СМИ и сети интернет, а также в наружной рекламе.

Нам приятно поддерживать долгосрочное сотрудничество со старыми клиентами и развивать продуктивными отношения с новыми партнерами.

Мы ждем Вас, добро пожаловать в Конгресс-холле Торатау!

Наши контакты

План проведения мероприятий, посвященных Международному дню инвалидов

Наименование мероприятия*	Дата и время проведения мероприятия	Исполнители
Общегородские мероприятия
Межведомственный круглый стол в онлайн-формате по вопросам реализации законодательства Российской Федерации и Санкт‑Петербурга о социальной защите инвалидов с участием представителей средств массовой информации	Декабрь 2020 г.	Комитет по социальной политике Санкт‑Петербурга   Комитет по печати и взаимодействию со средствами массовой информации   общественные организации инвалидов Санкт‑Петербурга
Мероприятия, проводимые исполнительными органами государственной власти Санкт‑Петербурга
Выставка фоторабот, посвященная Международному дню инвалидов (Административно-деловой комплекс «Невская ратуша», Новгородская ул., д. 20, лит. А, 4-й этаж)	ноябрь-декабрь 2020 г.	Комитет по социальной политике Санкт‑Петербурга
Радио-подкаст «Горизонты добра», приуроченный к Международному дню инвалидов (ГБНОУ «Академия талантов» – «Центр медиаискусств», ул. Лафонская, д. 5, https://academtalant.ru)	30 ноября 2020 г. 17.00	Комитет по образованию
Онлайн-выставка «Петербург глазами детей», посвященная Международному дню инвалидов (по итогам конкурса лэпбуков среди обучающихся государственных образовательных учреждений, реализующих адаптированные образовательные программы для детей с ограниченными возможностями здоровья) (http://dumspb.ru/)	30 ноября 2020 г. 17.00	Комитет по образованию
Всероссийский фестиваль «Эстафета доброты-2020», приуроченный к Международному дню инвалидов (по отдельному плану) (СПб ГБУК «Государственная специальная центральная библиотека для слепых и слабовидящих», ул. Стрельнинская, д. 11)	1-7 декабря 2020 г.	Комитет по культуре Санкт‑Петербурга
Трансляция спектакля Театра Драмы им. О. Берггольц «Рождены в Ленинграде» по пьесе О.Ф. Берггольц, приуроченная к Международному дню инвалидов (СПб ГБУК «Государственный мемориальный музей обороны и блокады Ленинграда», Соляной пер., д. 9)	2 декабря 2020 г. 12.00	Комитет по культуре Санкт‑Петербурга
Выставка работ «На колясках без барьеров» студии художников Санкт‑Петербургской общественной правозащитной организации инвалидов, посвященная Международному дню инвалидов (СПб ГБУК «Государственный музей-памятник «Исаакиевский собор», Исаакиевская пл. , д. 4, литера А)	2 декабря 2020 г. 12.00	Комитет по культуре Санкт‑Петербурга
Трансляция информационно-музыкальной программы «Жизнь всегда прекрасна», посвященная Международному дню инвалидов (СПб ГБУЗ «Городской гериатрический медико-социальный центр», наб. реки Фонтанки, д. 148)	3 декабря 2020 г.	Комитет по здравоохранению
Круглый стол «Инклюзивное педагогическое образование и трудоустройство: взаимодействие образовательных организаций и органов власти», приуроченный к Международному дню инвалидов в онлайн-формате (Российский государственный педагогический университет им. А.И. Герцена)	3 декабря 2020 г.	Комитет по науке и высшей школе
Онлайн-чтение повести В. Катаева «Цветик семицветик», приуроченное к Международному дню инвалидов (СПб ГБУК «Санкт‑Петербургский государственный театр марионеток им. Е.С. Деммени», Demmeni.ru)	3 декабря 2020 г.	Комитет по культуре Санкт‑Петербурга
Онлайн-смотр-фестиваль педагогического мастерства «Современные и инновационные методики и технологии в дополнительном образовании для детей с ограниченными возможностями здоровья», приуроченный к Международному дню инвалидов (http://dumspb.ru/)	3-4 декабря 2020 г.	Комитет по образованию
Городская научно-практическая конференция для педагогов «Практика работы, инновационные методики и технологии в дополнительном образовании детей с ограниченными возможностями здоровья», приуроченная к Международному дню инвалидов (ГБНОУ «Дворец учащейся молодежи Санкт‑Петербурга», ул. Малая Конюшенная, д. 1-3)	17 декабря 2020 г. 14.00	Комитет по образованию
Тематические мероприятия, посвященные Международному дню инвалидов, в учреждениях, подведомственных Комитету по социальной политике Санкт‑Петербурга	Декабрь 2020 г.	Комитет по социальной политике Санкт‑Петербурга
Межведомственный семинар «Итоги реализации пилотного проекта «Социальная занятость инвалидов трудоспособного возраста» в онлайн-формате	Декабрь 2020 г.	Комитет по труду и занятости населения Санкт‑Петербурга
Мероприятия, проводимые администрациями районов Санкт‑Петербурга
Тематическая экспозиция, посвященная Международному дню инвалидов (Фойе администрации Адмиралтейского района Санкт‑Петербурга, Измайловский пр. , д. 10)	30 ноября — 6 декабря 2020 г.	администрация Адмиралтейского района Санкт‑Петербурга
Фестиваль «Звездопад талантов» при участии районной общественной организации слепых «Купчино» Всероссийского общества слепых, посвященный Международному дню инвалидов (СПб ГБУ СОН «Центр социальной реабилитации инвалидов и детей-инвалидов Фрунзенского района Санкт‑Петербурга», Загребский б-р, д. 25, литера А)	1 декабря 2020 г. 12.00	администрация Фрунзенского района Санкт‑Петербурга
Праздничный концерт, посвященный Международному дню инвалидов (СПб ГБУК «Петербург-кино», отделение по кинопоказу «Восход», ул. Пограничника Гарькавого, д. 22, корп. 1)	1 декабря 2020 г. 15.00	администрация Красносельского района Санкт‑Петербурга
Праздничный концерт «Мелодии добра», посвященный Международному дню инвалидов (СПб ГБУК «Дом Культуры и Творчества Курортного района», п. Песочный, 8 квартал, д. 140)	1 декабря 2020 г. 15.00	администрация Курортного района Санкт‑Петербурга
Флешмоб «#я учусь видеть душу», посвященный Международному дню инвалидов в онлайн-формате (ГБУ ДО ДДТ Центрального района Санкт‑Петербурга «Преображенский», http://www.spb-ddt.ru/)	1 декабря 2020 г.	администрация Центрального района Санкт‑Петербурга
Выставка кукол Тильда «Умелые руки не знают скуки!», приуроченная к Международному дню инвалидов (СПб ГБУК «Централизованная библиотечная система Красногвардейского района», Библиотека «Малоохтинская», Новочеркасский пр. , д. 49/20)	1-7 декабря 2020 г.	администрация Красногвардейского района Санкт‑Петербурга
Выставка работ по декоративно-прикладному творчеству «Добрых рук мастерство», посвященная Международному дню инвалидов (СПб ГБУ «Дом культуры им. В.В. Маяковского», п. Металлострой, ул. Центральная, д. 12)	1-16 декабря 2020 г.	администрация Колпинского района Санкт‑Петербурга
Турнир по шахматам, посвященный Международному дню инвалидов (СПб ГБУ «Центр физической культуры, спорта и здоровья Василеостровского района», Средний пр., В.О., д. 87, корп. 2, литера А)	2 декабря 2020 г. 12.00	администрация Василеостровского района Санкт‑Петербурга
Открытые районные соревнования по плаванию среди инвалидов и лиц с ограниченными возможностями здоровья, посвященные Международному дню инвалидов (Бассейн, ГБОУ СОШ № 235, наб. реки Пряжки, д. 4-6)	2 декабря 2020 г. 14.00	администрация Адмиралтейского района Санкт‑Петербурга
Районный вечер, посвященный Международному дню инвалидов (Киноконцертный зал администрации Петроградского района Санкт‑Петербурга, Большая Монетная ул., д. 17-19)	2 декабря 2020 г. 15.00	администрация Петроградского района Санкт‑Петербурга
Концертная программа «Сильные духом – вам посвящается!», посвященная Международному дню инвалидов в онлайн-формате (СПб ГБУК «Централизованная библиотечная система Кировского района», Библиотека № 4, https://vk.com/bkkleninskiy, https://kircbs.ru/o-czbs/)	2 декабря 2020 г. 16.00	администрация Кировского района Санкт‑Петербурга
Концерт «От сердца к сердцу», посвященный Международному дню инвалидов (Подростково-молодежный клуб «Искра», ул. Димитрова, д. 18)	2 декабря 2020 г. 17.00	администрация Фрунзенского района Санкт‑Петербурга
Турнир по футболу, посвященный Международному дню инвалидов (стадион «Московский», Московский пр., д. 102, корп. 2, литера А)	3 декабря 2020 г. 10.30	Администрация Московского района Санкт‑Петербурга
Спортивно-музыкальная программа «Мы можем всё», посвященная Международному дню инвалидов (СПб ГБУ СОН «Комплексный центр социального обслуживания населения Колпинского района Санкт‑Петербурга», г. Колпино, ул. Анисимова, д. 4)	3 декабря 2020 г. 11.00	администрация Колпинского района Санкт‑Петербурга
Спортивный праздник, посвященный Международному дню инвалидов (СПб ГБСУСО «Дом-интернат для престарелых и инвалидов № 1», Поклонногорская ул., д. 52)	3 декабря 2020 г. 11.00	администрация Приморского района Санкт‑Петербурга   Комитет по социальной политике Санкт‑Петербурга
Интерактивное путешествие «В гостях у сказки» в рамках Всероссийского фестиваля «Эстафета доброты», (СПб ГБУ «Невская централизованная библиотечная система», Центральная районная библиотека им. Л. Соболева, https://vk. com/club43975433)	3 декабря 2020 г. 11.00	администрация Невского района Санкт‑Петербурга
Соревнования среди инвалидов и лиц с ограниченными возможностями здоровья Петроградского района Санкт‑Петербурга «Первый старт», посвященные Международному дню инвалидов (ГБОУ школа-интернат № 20 Петроградского района Санкт‑Петербурга, Песочная наб., д. 14, литера Б)	3 декабря 2020 г. 11.00	администрация Петроградского района Санкт‑Петербурга
Тематическая онлайн-фотовыставка Т. Шарко «Так просто быть рядом», посвященная Международному дню инвалидов (СПб ГБУК «Кино-досуговый центр «ЧАЙКА», https://vk.com/cinema_chaika)	3 декабря 2020 г. 12.00	администрация Фрунзенского района Санкт‑Петербурга
Онлайн-семинар для родителей особенных детей «Гиперактивный ребенок», приуроченный к Международному дню инвалидов (СПб ГБУ «Дом культуры «Рыбацкий », vk.com/dkrybatskiy)	3 декабря 2020 г. 12.00	администрация Невского района Санкт‑Петербурга
Онлайн-концерт «Творчество без границ», посвященный Международному дню инвалидов (СПб ГБУ «Центр культуры и досуга «Кировец», https://vk.com/spb.kirovec)	3 декабря 2020 г. 14.00	администрация Кировского района Санкт‑Петербурга
Фестиваль творчества людей с ограниченными возможностями «Мир увлечений без ограничений», посвященный Международному дню инвалидов (СПб ГБКДУ«Ломоносовский городской Дом культуры», г. Ломоносов, Дворцовый пр., д. 12/8, литера А)	3 декабря 2020 г. 14.00	администрация Петродворцового района Санкт‑Петербурга
Информационная акция, посвященная Международному дню инвалидов (СПб ГБУ «Дом Молодёжи «Царскосельский» Пушкинского района Санкт‑Петербурга, https://vk.com/pushkindm)	3 декабря 2020 г. 15.00	администрация Пушкинского района
Творческий вечер «Прикосновение души», посвященный Международному дню инвалидов (СПб ГБУ «Дом молодёжи Василеостровского района», Большой пр. В.О., д. 65)	3 декабря 2020 г. 18. 00	администрация Василеостровского района Санкт‑Петербурга   ВОС
Громкие чтения с элементами тифлокомментирования для слабовидящих детей «Подари мне сказку», приуроченные к Международному дню инвалидов (СПб ГБУ «Централизованная библиотечная система Приморского района Санкт‑Петербурга», Детско-юношеская библиотека № 11 «Книжное пространство #АВИАТОР», https://vk.com/aviator_biblioteka)	3 декабря 2020 г. 19.00	администрация Приморского района Санкт‑Петербурга
Онлайн-концерт «От сердца к сердцу», посвященный Международному дню инвалидов (СПб ГБУ «Подростково-молодежный центр Петродворцового района Санкт‑Петербурга», https://vk. com/untiki)	3-6 декабря 2020 г.	администрация Петродворцового района Санкт‑Петербурга
День открытых дверей в Центре здоровья, посвященный Международному дню инвалидов (проведение скринингового обследования; консультирование по вопросам здорового образа жизни) (СПб ГБУЗ «Городская поликлиника № 117», ул. Симонова, д. 5, корп. 1, литера А)	3 декабря 2020 г.	администрация Выборгского района Санкт‑Петербурга
Видеопрезентация сборника стихов журналиста газеты «Русский инвалид» Вороновой Н.В. «Ладожские этюды», приуроченная к Международному дню инвалидов (СПб ГБУК «Центральная библиотечная система Калининского района», Библиотека-филиал № 3, http://vk. com/filial3)	3 декабря 2020 г.	администрация Калининского района Санкт‑Петербурга
Инклюзивный городской фестиваль художественной творческой направленности «Шире круг», приуроченный к Международному дню инвалидов (ГБОУ Лицей № 226 Фрунзенского района Санкт‑Петербурга, Бухарестская ул., д. 33, корп. 6, литера А)	4 декабря 2020 г. 10.00	администрация Фрунзенского района Санкт‑Петербурга
Досуговое спортивно-творческое массовое мероприятие «Яркий мир» для детей и молодых людей с ограниченными возможностями здоровья, посвященное Международному дню инвалидов (СПб ГБОУ «Средняя образовательная школа № 531 Красногвардейского района Санкт‑Петербурга», ул. Осипенко, д. 8, литера А)	4 декабря 2020 г. 12.00	администрация Красногвардейского района Санкт‑Петербурга
Районный инклюзивный онлайн-фестиваль творчества для детей «Искорки», посвященный Международному дню инвалидов (СПб ГБУ СОН «Центр социальной реабилитации инвалидов и детей-инвалидов Петроградского района Санкт‑Петербурга», https://m.vk.com/bolshoy100?from=groups)	4 декабря 2020 г. 12.00	администрация Петроградского района Санкт‑Петербурга
Церемония награждения победителей онлайн-конкурса для инвалидов «Творчество без границ», приуроченная к Международному дню инвалидов (СПб ГБУ «Пушкинский районный дом культуры», г. Пушкин, Набережная ул., д. 14)	4 декабря 2020 г. 15.00	администрация Пушкинского района
Творческая онлайн-встреча «От доступности к равенству», посвященная Международному дню инвалидов при участии театра «Дети тишины» и театра «Жест» (СПб ГБУ «Комплексный центр социального обслуживания населения Московского района», платформа Zoom)	4 декабря 2020 г. 15.30	Администрация Московского района Санкт‑Петербурга
Открытие творческой выставки художников с ограниченными возможностями «День доброты», посвященной Международному дню инвалидов (СПб ГБУ «Централизованная библиотечная система Петродворцового района», Центральная районная библиотека им. С.С. Гейченко, г. Петергоф, Эрлеровский бульвар, д.18)	5 декабря 2020 г. 12.00	администрация Петродворцового района Санкт‑Петербурга
Интерактивная игровая программа «В сказку добрую зовем» для детей–инвалидов Общественной благотворительной организации «Детская улыбка», отделение п. Песочный, приуроченная к Международному дню инвалидов (СПб ГБУК «Централизованная библиотечная система Курортного района», филиал №2, п. Песочный, ул. Ленинградская, д. 46а)	5 декабря 2020 г. 12.00	администрация Курортного района Санкт‑Петербурга
Концертная программа, посвященная Международному дню инвалидов (Подростково-молодежный клуб «Умелец», Красносельское шоссе, д. 46/4)	5 декабря 2020 г. 14.00	администрация Красносельского района Санкт‑Петербурга
Танцевальная программа «Пригласить на танец Вас хочу!», посвященная Международному дню инвалидов (СПб ГБУК «Зеленогорский парк культуры и отдыха», Приморское шоссе, д. 536)	6 декабря 2020 г. 12.00	администрация Курортного района Санкт‑Петербурга
Презентация выставки слабовидящего художника Л. Павловой «Мой разноцветный мир», приуроченная к Международному дню инвалидов (СПб ГБУ «Невская централизованная библиотечная система», Центральная районная библиотека им. Л. Соболева, ул. Бабушкина, д. 64)	7 декабря 2020 г. 12.00	администрация Невского района Санкт‑Петербурга
Праздничное мероприятие «Созвездие Героев», посвященное Международному дню инвалидов (Дом молодежи Санкт‑Петербурга, Новоизмайловский пр., д. 48)	9 декабря 2020 г. 15.00	администрация Красносельского района Санкт‑Петербурга
Литературный бал – финал литературно-поэтического конкурса «Мой дом – Россия с видом на Неву» для людей с ограниченными возможностями, приуроченный к Международному дню инвалидов (СПб ГБУК «Санкт‑Петербургский академический Театр имени Ленсовета», Владимирский пр., д. 12)	Декабрь 2020 г.	администрация Центрального района Санкт‑Петербурга
Физкультурное мероприятие «Открытый районный турнир по волейболу сидя», посвященный Международному дню инвалидов (Стадион «Кировец», Перекопская ул. , д. 6/8)	Декабрь 2020 г.	администрация Кировского района Санкт‑Петербурга
Физкультурное мероприятие «Спортивный праздник среди инвалидов и лиц с ограниченными возможностями здоровья», посвященный Международному дню инвалидов (Бассейн ГБУ СШОР Кировского района Санкт‑Петербурга, ул. Зины Портновой, д. 21 корп. 4)	Декабрь 2020 г.	администрация Кировского района Санкт‑Петербурга
Организация и проведение благотворительных акций, литературно-музыкальных композиций, конкурсов, конференций, лекций, бесед, мастер-классов, спортивных мероприятий, тематических книжно-иллюстрированных выставок и выставок творческих работ, фотовыставок, концертов и выступлений детских коллективов, экскурсий, тематических занятий, посвященных Международному дню инвалидов, в том числе в онлайн-формате	декабрь 2020 г.	администрации районов Санкт‑Петербурга   муниципальные образования Санкт‑Петербурга
Мероприятия, проводимые общественными организациями совместно с отраслевыми комитетами
Поездки граждан с ограниченными возможностями здоровья по памятным местам Санкт‑Петербурга и Ленинградской области	ноябрь-декабрь 2020 г.	общественные организации инвалидов Санкт‑Петербурга   Комитет по социальной политике Санкт‑Петербурга
Проведение мероприятий в рамках Дней белой трости в местных организациях СПб РО ВОС (по отдельному плану)	11 ноября – 9 декабря 2020 г.	ВОС
Праздничное мероприятие «Мы вместе», посвященное Международному дню инвалидов (СПб ГБУ «Культурно-досуговый центр «Московский», Московский пр. , д. 152)	5 декабря 2020 г. 14.00	ВОГ
Фотоконкурс «Взгляды – 2020», посвященный Международному дню инвалидов (конференц-зал ГАООРДИ, в том числе в онлайн-формате, пр. Обуховской обороны, д. 199)	10 декабря 2020 г. 17.00	ГАООРДИ
Фестиваль творчества людей с особенностями в развитии «День Благодарения», посвященный Международному дню инвалидов (Культурный центр «Троицкий», в том числе в онлайн-формате пр. Обуховской обороны, д. 223)	23 декабря 2020 г. 16.00	ГАООРДИ
Организационные мероприятия
Информационное сопровождение общегородских мероприятий, посвященных Международному дню инвалидов, посредством средств массовой информации объединенного медиаресурса Правительства Санкт‑Петербурга (газета «Петербургский дневник», сетевое издание spbdnevnik. ru, телеканал «Санкт‑Петербург, газета «Районы. Кварталы», 18 печатных и электронных средств массовой информации районов Санкт‑Петербурга, социальные сети)	Декабрь 2020 г.	Комитет по печати и взаимодействию со средствами массовой информации   Комитет по социальной политике Санкт‑Петербурга
Оказание содействия в соответствии с законодательством Российской Федерации организаторам мероприятий в обеспечении общественного порядка и соблюдении требований пожарной безопасности в местах проведения мероприятий	ноябрь-декабрь 2020 г.	Комитет по вопросам законности, правопорядка и безопасности   Главное управление МВД России по г. Санкт‑Петербургу и Ленинградской области (по согласованию)   Главное управление МЧС России по г. Санкт‑Петербургу (по согласованию)
Медицинское обеспечение мероприятий в соответствии с Планом проведения мероприятий по районам	Декабрь 2020 г.	Комитет по здравоохранению   администрации районов Санкт‑Петербурга
Обеспечение подготовки и своевременной уборки подведомственных территорий в местах проведения массовых мероприятий	Декабрь 2020 г.	Комитет по благоустройству Санкт‑Петербурга   администрации районов Санкт‑Петербурга

План проведения Мероприятий » Официальный сайт городского округа Архангельской области «Мирный»

№ пп	Наименование мероприятий	Срок  исполнения
1. Социальные мероприятия и финансовая поддержка социально ориентированных некоммерческих организаций
1.	Мероприятия к Дню Победы: — вечер встречи ветеранов с концертно-развлекательной программой; — посещение ветеранов ВОВ на дому с вручением подарка	4 мая 2017 г.   2-5 мая 2017 г.
2.	Торжественный прием, посвященный Дню матери, для матерей, ставших многодетными или родивших четвертого либо последующего ребенка в период с 01.11.2016 г. по 01.11.2017 г.	24 ноября 2017 года
3.	Поздравление с Днем матери матерей военнослужащих, погибших при исполнении обязанностей военной службы	22-23 ноября 2017 года
4.	Новогодние утренники для детей из малоимущих семей, детей- инвалидов и детей, находящихся под опекой	21-22 декабря 2017 года
5.	Поздравление с Днем рождения ветеранов ВОВ — приобретение поздравительных открыток; — приобретение букетов цветов для ветеранов ВОВ, отмечающих в 2017 году юбилейные дни рождения; — приобретение подарков для участников ВОВ	1 квартал в течение года   1 квартал
6.	Предоставление финансовой поддержки СО НКО	2 кв. 2017 года
2. Мероприятия по оказанию дополнительных мер социальной  поддержки
1.	Единовременная материальная помощь к юбилейной дате рождения ветеранам ВОВ	в течение года
2.	Единовременная материальная помощь к Дню Победы	2-5 мая 2017 года
3.	Единовременная материальная помощь к Декаде инвалидов	4-8 декабря 2017 года
4.	Оказание материальной помощи в денежной форме	в течение года
5.	Единовременная материальная помощь студентам, успешно обучающимся в САФУ по договорам о целевом обучении	3 квартал 2017 года
3. Мероприятия по дополнительной социальной поддержке медицинских работников
1.	Единовременная материальная помощь в денежной форме выпускникам медицинских учебных заведений, окончившим обучение и поступивших на работу в  государственное бюджетное учреждение здравоохранения Архангельской области «Мирнинская центральная городская больница» в текущем году.	октябрь 2017 года
2.	Поощрение медицинских работников ко Дню медицинского работника.	июнь 2017 года

План проведения мероприятий по правовой пропаганде

План проведения мероприятий по правовой пропаганде

План  проведения

 мероприятий по правовой  пропаганде

в  МКОУ «Ивницкая  основная  общеобразовательная  школа»

№ п/п	Форма  проведения	Название мероприятия	Дата провед.	Ответственные за проведение
1	Классные  часы	«Я и закон»	1 раз в четверть	Классные руководители
2	Беседа	«Закон суров, но он закон»	Ноябрь 2015	Быкова Н.В.
3	Встреча с работниками  полиции	«Виды правонарушений несовершеннолетних и ответственность за них»	Октябрь 2015, Февраль 2016	Моргунов Р. Ю.
4	Родительское собрание	«Вредным привычкам – нет!» «Два секрета воспитания»	Сентябрь 2015 Март 2016	Назаров  А.И.
5	Заседание Совета профилактики правонарушений	«Здоровый образ жизни – основа успешной жизнедеятельности человека»	Январь 2016	Тимофеева  Н.А.
6	Круглый стол	«Нормы жизни в обществе»	Апрель 2016	Назарова Н. К. Прилуцкий  М.С.
7	Всеобуч для родителей	«Причины правонарушений в подростковом возрасте»	Май 2016	Моргунова Л.Н.

Директор  школы                                                        Л.Н.Моргунова

Как спланировать мероприятие: 10 шагов по планированию мероприятия

Независимо от того, организуете ли вы небольшую встречу или большую конференцию, планирование мероприятия — огромная задача! Каждое мероприятие, каким бы простым или сложным оно ни было, требует детального планирования и организации. От определения точного бюджета до продвижения вашего мероприятия, есть ряд компонентов, которые вы должны рассмотреть на раннем этапе, чтобы сделать процесс максимально без стресса.

Хотя нет двух одинаковых событий, и каждое событие имеет разные цели, бюджеты и аудиторию; Есть несколько шагов, которые вы можете предпринять, чтобы ускорить процесс планирования, не отставать от графика и добиться максимального успеха вашего мероприятия.

Нужна дополнительная поддержка? Мы также составили простой в использовании контрольный список, который дает основу при планировании вашего следующего мероприятия. См. Полный контрольный список.

1. Определите цели и задачи

---

Прежде чем приступить к логистике, например, к месту проведения или выступлению, вам следует потратить время на определение цели и причины планирования этого мероприятия. Вам следует ответить на этот вопрос:

Какова конечная цель этого мероприятия?

Это , почему именно изначально побудил вас спланировать мероприятие.Вы ищите:

Увеличить продажи? Поддержите запуск продукта? Повысить узнаваемость бренда? Или, может быть, у вас есть несколько целей? Определите, чего вы хотите достичь и как это мероприятие поможет вам в этом.

Далее, каковы цели?

При планировании любого мероприятия вы должны определить набор задач, которые будут поддерживать вашу конечную цель. Вот несколько примеров целей мероприятия:

• Увеличьте регистрацию на 10% от последнего события
• Увеличьте доход на 25% от последнего события
• Получите 100 предварительных заказов на предстоящий продукт
• Увеличьте количество упоминаний / подписок / репостов в социальных сетях во время мероприятия

С вашими целями и задачами на месте можно создать предварительный масштаб мероприятия.Ваш объем должен содержать ключевые детали и указывать на то, как вы достигнете поставленных целей. Хотя это и не высечено в камне, вы должны изложить предварительную информацию о мероприятии, в том числе:

• Даты. Ваши сроки проведения мероприятия, то есть через 9 месяцев.
• Участники. Будет ли это мероприятие на 100, 1000 или 10000 человек? Вам стоит задуматься о размере. Ваши посетители приезжают со всей страны или это местное мероприятие? При планировании вы также должны учитывать демографические данные участников.
• Расположение. Ваше мероприятие является местным? Или он будет размещен в пункте назначения? Начните составлять список городов и мест, подходящих для вашего мероприятия.
• Тип события. Вы повышаете осведомленность о новом продукте? Однодневное мероприятие с основным докладом может иметь смысл. Собираете тысячи клиентов? Возможно, вам подойдет двухдневная пользовательская конференция. Проводите внутреннюю встречу или встречу ассоциации? День небольших занятий может быть подходящим.

Построение ваших целей и предварительных масштабов проекта позволяет вам сформировать свое мероприятие и получить поддержку от руководства.Если ваша организация уже участвует в мероприятии, ваши цели и масштаб помогут перейти к следующим этапам планирования.

2. Составьте бюджет мероприятия

---

Создание бюджета — важный ранний шаг в планировании мероприятия, который помогает прояснить другие аспекты вашего плана. Кроме того, определение бюджета помогает избежать нежелательных сюрпризов (например, нехватки денег на декор и т. Д.). Вы добьетесь большего успеха, если заранее наметите весь свой бюджет, продолжите обновлять по мере завершения работы с переменными и будьте очень близки к процессу.

На основе вашего общего бюджета и начального объема потребностей. Вам следует начать планировать расходы по позициям, чтобы понять, как ваш бюджет будет распределен между вашими потребностями.

Согласно Eventbrite, «бюджет разбит на маркетинг и продвижение (43%), докладчики и таланты (32%), печатные материалы (29%), места проведения мероприятий (18%)».

По мере утверждения вашего плана вам придется пересмотреть бюджет. Позиции, несомненно, изменятся, просто не забывайте вести точный бюджет, который отражает любые изменения или обновления, которые вы вносите.А поскольку вы никогда не хотите превышать свой бюджет, планировщики обычно вносят коррективы, чтобы обеспечить его соблюдение.

3. Создайте команду мероприятий

---

Для небольших мероприятий вы можете лично обрабатывать многие или все задачи, обсуждаемые в этом разделе. Однако для крупных мероприятий требуется организованная команда для выполнения постановки.

Если вы строите команду с нуля, важно заранее распределить роли, чтобы обеспечить подотчетность.Все члены команды должны подчиняться менеджеру проекта, который видит все движущиеся части.

Создание идеальной команды для мероприятий

Согласно Eventbrite, только в 12% мероприятий проводятся команды из десяти и более человек, а наиболее распространенное количество — от 2 до 5 сотрудников (45% мероприятий), поэтому часто люди носят несколько головных уборов. Если вы один из немногих, у кого в команде более 5 человек, посмотрите, как обычно распределяются роли:

Менеджер проекта

Наблюдает за всеми движущимися частями, описанными ниже, это лицо несет полную ответственность за выполнение события. Управляет бюджетом. Двигает стратегию. Принимает решения о покупке на высшем уровне.

Место проведения / выставочная площадка

Этот человек является основным контактным лицом для места проведения, продавцов, спонсоров, пока он находится на месте, а также для местных волонтеров и персонала: охрана, фотография и еда / напитки. Они помнят каждого по имени и знают, где находятся все торговые точки.

Планирование

Этот человек руководит разработкой повестки дня, работает со спикерами и следит за тем, чтобы расписание было актуальным и доводилось до нужных сторон.Ваш составитель расписания координирует встречи на мероприятии, и он живет, чтобы сделать из посетителей успешных сетевых специалистов.

Креативный дизайн

Креативные дизайнеры собрали воедино весь визуальный дизайн для печатных и веб-материалов, таких как графики, сопроводительные материалы, регистрация и вывески, а также все необходимое для мобильного приложения для мероприятий. Вкратце: они заставляют вас хорошо выглядеть. Возможно, вы захотите работать с агентством по дизайну мероприятий.

Маркетинг и коммуникации

Этот человек или команда информирует нужных людей о мероприятии, создает предложения и временную стратегию для ускорения регистрации, надзора за брендингом, общения с зарегистрированными лицами, координации распространения в социальных сетях и отношений со СМИ, а также для отправки и измерения последующих материалов.О, и они просто помешаны на измеримой производительности.

Эта команда следит за тем, чтобы у гостя было все необходимое, чтобы получить от мероприятия максимальную пользу, включая карты, расписание, информацию о докладчиках и способы общения. Они создают и обновляют мобильное приложение для мероприятий.

Регистрация и заселение

Эти люди владеют настройкой регистрации, работают с поставщиком программного обеспечения, производят значки и управляют ими, генерируют отчеты и следят за тем, чтобы процесс регистрации (до и во время мероприятия) проходил без сбоев.

Спонсорство

Этот член команды работает над планированием стендов, продажей спонсорских возможностей, поддержанием отношений со спонсорами и изучением взаимоотношений с общественными организациями. У них потрясающий выбор времени и отличные навыки общения.

Организуйте свою команду

Имея команду, вы готовы создать план проекта мероприятия. План проекта — это больше, чем просто список дел. Это подробная разбивка по каждому элементу действия, которая определяет владельцев, зависимости, сроки выполнения и статус выполнения.Вы должны быть в состоянии обосновать каждый элемент действия, сопоставив его с целями вашего мероприятия верхнего уровня.

Инструменты управления событиями

Инструменты управления проектами упрощают управление и организацию мероприятий. Используйте эти инструменты, чтобы учитывать все движущиеся части. Имея возможность назначать и контролировать проекты, менеджер проекта может поддерживать точное представление о ходе выполнения и сроках с помощью следующих инструментов:

4.

Выберите место и дату

---

Выбор места и даты для вашего мероприятия — это два основных момента, которые будут определять остальную часть вашего плана проекта.Начните исследовать места как можно раньше. Рынок мероприятий переполнен, поэтому важно найти время, когда место будет доступно. Выбирая место проведения, вам также необходимо учитывать даты вашего местоположения с учетом сезонных факторов, таких как поездки и расходы.

«В январе очень сложно найти большие помещения», — говорит Роми и ветеран индустрии мероприятий в PRIME, агентстве с полным спектром услуг в Ванкувере. «В январе и феврале много конференций по продажам, и это снова происходит в сентябре и октябре.Она говорит, что в это время сложно найти традиционные места с выставочными площадями.

По мере того, как вы исследуете и начинаете разговаривать с представителями различных заведений, задавайте как можно больше вопросов, чтобы убедиться, что это вам подходит. Ищите бюджет, тематическую подгонку, расположение (центральное, удобное для транспортировки?), Удобства, персонал на месте. Удобно ли расположены туалеты на всей территории мероприятия? Как обстоят дела с пожарным и аварийным реагированием?

Совет: Как только вы найдете идеальное место, не бойтесь обсуждать ставки.По данным EventManager, половина организаторов мероприятий договаривается о скидке с опубликованных тарифов, а из тех, кто это делает, организаторы чаще всего договариваются о бесплатном Wi-Fi, AV или парковке.

5. Разработка фирменного стиля мероприятия

---

От названия и темы мероприятия до дизайна веб-сайта мероприятия и внешнего вида на месте — брендинг вашего мероприятия задает тон вашему мероприятию. Когда люди думают о вашем мероприятии, вы хотите, чтобы сияла сильная личность. Кроме того, сильный бренд события обеспечивает видение и помогает управлять направлением вашего мероприятия.

60% миллениалов в США ожидают постоянного взаимодействия с брендами в Интернете, лично или по телефону. (*)

При выборе брендинга мероприятия учтите, что бренд мероприятия должен отражать бренд вашей организации, но у него должен быть собственный бренд. Кроме того, подумайте о том, как ваш бренд будет выглядеть в Интернете и в реальной жизни. Наконец, подумайте, как вы вплетите бренд вашего мероприятия в отдельные элементы вашего мероприятия.

Когда речь идет о брендинге событий, обычно сюда входят:

• Название события. Первый важный шаг: название вашего мероприятия — это первое, что увидят посетители, поэтому вы хотите, чтобы оно отражало ваше видение мероприятия.
• Тема. Одно имя не может рассказать всей истории. Часто события создают тему, связывающую событие воедино.
• Логотип, цвета, типографика. Должна быть согласованность во всех маркетинговых точках.
• Внутренний декор, электронная почта, вывески и многое другое. Хотя каждая точка взаимодействия не обязательно должна быть гипербрендированной. Отдельные элементы должны объединяться, чтобы поддержать рассказ, который вы рассказываете.

Укрепив эти элементы брендинга, вы должны использовать их на всех платформах, включая веб-сайт вашего мероприятия, социальные сети, электронную почту, билеты и регистрацию, а также приложение для мероприятия.

Хотите узнать больше о брендинге? Ознакомьтесь с нашим Руководством по брендингу событий.

В этом руководстве мы подробно рассмотрим элементы бренда, которые следует учитывать на каждом мероприятии + как развивать эти элементы!

6.Спланируйте свою программу

---

Составьте повестку дня как можно раньше! Есть ли основной докладчик? Будет ли запланирован дополнительный день или вечер только для ваших спонсоров? Будет ли это единый «трек» семинаров и бесед или у участников будет выбор между несколькими сессиями в определенное время? Ответив на эти предварительные вопросы, вы сможете приступить к формированию общего представления о программе вашего мероприятия.

Не волнуйтесь: не обязательно согласовывать расписание до того, как вы начнете продвигать мероприятие.Вы можете вносить изменения в расписание после того, как начнете продавать свое мероприятие и количество регистраций начнет расти. Технологии позволяют легко и быстро обновлять расписание на вашем веб-сайте и в мобильном приложении.

Ваши участники захотят знать, чего ожидать, поэтому лучше всего, если у вас будет подтверждена базовая структура как можно раньше. Кроме того, расписание является важным аргументом в пользу спонсоров!

Прочие соображения

Помимо основной программы мероприятия, есть еще ряд других программных аспектов, о которых следует подумать.Если ваше мероприятие рассчитано на целый день или на несколько дней, вам также следует подумать о планировании:

• Продукты питания и напитки. Будете ли вы предлагать обед или закуски?
• Дополнительные мероприятия, такие как счастливые часы, возможности для общения или оздоровительные мероприятия?
• Развлечения. Завершится ли мероприятие праздником или вечеринкой?

7. Подтвердите спонсоров, участников и докладчиков

---

Если вы проводите крупномасштабное мероприятие, вы, скорее всего, захотите привлечь других, чтобы компенсировать расходы и продемонстрировать множество мнений представителей отрасли.Спикеры, спонсоры и экспоненты — обычные способы повысить ценность для посетителей и компенсировать расходы.

Колонки

Если ваше мероприятие является сессионным, вам нужно будет указать докладчиков для каждой сессии. Вот два способа добавить динамики:

Запрос на участие в сеансе

Если у вас есть заинтересованное сообщество, проведение открытого конкурса заявок на участие в сессии — отличный способ использовать ваших партнеров и клиентов в качестве докладчиков. Обычно открытый конкурс требует, чтобы люди представили аннотацию сеанса, в которой излагаются тема сеанса и ценностное предложение.Таким образом, ваша команда рассмотрит представленные тезисы, выберет докладчиков и будет общаться с теми, кто был выбран, и с теми, кто не участвовал.

Приглашаем спикеров лично

И наоборот, если вы имеете в виду отдельных людей, вы можете пригласить их выступить на вашем мероприятии. Обращаясь к потенциальному спикеру, сделайте убедительный снимок мероприятия и аудитории, а также выразите свой энтузиазм по поводу их участия в мероприятии. Имейте в виду, что приглашенные докладчики часто ожидают компенсации, а также путевки и проживания.

Управление динамиками

После того, как ваши спикеры определены, не забывайте поддерживать открытую линию связи. Составьте соглашение со спикером, которое включает в себя необходимую информацию, такую ​​как ожидания презентации, крайние сроки содержания, доступные технологии на месте и компенсация. Четко сформулируйте свои ожидания заранее, чтобы не было сюрпризов за день до мероприятия!

Продолжить общение после отправки сообщения с первоначальным подтверждением и согласия говорящего.Хотите, чтобы презентации ваших спикеров соответствовали теме мероприятия? Обязательно предоставляйте материалы по мере их разработки. Требуя от спикеров представить свои заключительные презентации, отправьте напоминание, чтобы каждый спикер доставил их вам вовремя.

Спонсоры

74% посетителей мероприятия говорят, что они более положительно относятся к компании, бренду, продукту или услуге, которые продвигаются после мероприятия.

— EMI и мозаика

Составьте список спонсоров, которых вы хотите принять в своем мероприятии.Прежде чем обращаться к ним, проведите исследование, чтобы понять, какую пользу им принесет участие в вашем мероприятии. Есть ли у них общие клиенты? Бесплатные услуги? Вы также должны убедиться, что каждый потенциальный спонсор приносит пользу вашим участникам. Найдите время, чтобы создать индивидуальные предложения, которые подчеркнут эти уникальные преимущества и обязательно подчеркните их при обращении к вам.

Кроме того, прежде чем обращаться к потенциальным спонсорам, найдите время для создания спонсорских пакетов. Ваши пакеты должны предлагать разные уровни затрат и выгод.В дополнение к стандартным спонсорским пакетам не бойтесь проявлять творческий подход и предлагайте уникальные спонсорские предложения, например:

• Спонсируемая гостиная
• Wi-Fi и станция для зарядки телефона
• Спонсорство приложения для мероприятий
• Или спонсорство оздоровительных мероприятий

Подумайте о мероприятиях и инструментах, которые нужны вашим участникам, и о том, что они могут принести пользу мероприятию.

Экспоненты

Другой распространенный способ привлечь спонсоров — это пакет участника.При этом на вашем мероприятии обычно будет место, предназначенное для экспонентов. В каждом соглашении о спонсорстве экспонента указывается определенное количество места, которое ваши экспоненты могут занять, брендировать и взаимодействовать с вашими посетителями.

Совет: Если вы работаете с экспонентами, вам нужно обязательно побудить посетителей общаться с вашими экспонентами. Запланируйте выделенные временные блоки для экспонентов, чтобы посетители могли гулять и взаимодействовать.

8.Определите и выберите свои технические инструменты

---

Technology улучшает пространство для проведения мероприятий как для организаторов, так и для посетителей. Планируя свое следующее мероприятие, вы захотите определить свои технологические потребности и сроки реализации. Некоторые технологии необходимо будет внедрить задолго до мероприятия, в то время как другие можно отложить до наступления важного дня (дней).

Регистрация и продажа билетов

Управление регистрацией посетителей стало еще проще, чем когда-либо! Eventbrite и другие онлайн-платформы позволяют начать продажу билетов за считанные минуты.Вам нужно выбрать платформу заранее, чтобы продвигать регистрацию и направлять свою аудиторию на сайт регистрации.

Технологии повышения производительности

Мы рассмотрели это выше, но мы собираемся повторить это еще раз, чтобы подчеркнуть, насколько важно для организаторов мероприятий использовать инструменты управления проектами, чтобы оставаться организованными. События сложны, но программное обеспечение для управления проектами помогает немного снизить стресс. Trello может помочь вам начать правильную работу с помощью ряда шаблонов планирования мероприятий.

Мобильное приложение

83% организаторов мероприятий используют приложение для мероприятий.

Eventbrite, 2019

Оптимизируйте свое общение и повысьте качество обслуживания посетителей с помощью приложения для мероприятий. Мобильное приложение, такое как , которое можно создать с помощью Guidebook, позволяет посетителям получать доступ к расписаниям, создавать собственные повестки дня, взаимодействовать с другими участниками и т. Д. Мобильное приложение — ценный инструмент для создания привлекательной, информированной среды — будь то виртуально или лично.

Чтобы увидеть преимущества приложения для событий, ваше приложение должно быть интегрированным компонентом стратегии событий. Убедитесь, что у каждого участника есть все, что ему нужно, на ладони, чтобы получить незабываемые впечатления от мероприятия.

Знаете ли вы, что с помощью Guidebook можно создать собственное приложение?

Начните работу с Builder сегодня и убедитесь, насколько это просто! Начать строительство.

Прямая трансляция или запись

Распространено ли большое сообщество по регионам или странам? Сеансы прямых трансляций — отличный способ связать ваше мероприятие и расширить его охват.Сеансы записи — это еще один способ расширить охват вашего мероприятия и побудить разговор продолжаться далеко за пределами физического события.

Инструменты для помолвки

Технологии меняют ожидания аудитории, и мероприятия всегда развиваются, чтобы соответствовать этим ожиданиям. Если вы хотите сделать еще один шаг вперед, подумайте о внедрении локальных технологий, таких как стена в социальных сетях или цифровых подарочных пакетов , , а также инструментов геймификации мероприятия, которые побуждают посетителей принять участие в мероприятии.

9. Составьте план маркетинга и продвижения

---

Как вы собираетесь привлечь аудиторию на ваше хорошо спланированное мероприятие?

У каждого успешного мероприятия есть план маркетинга и продвижения, чтобы привлечь внимание и привлечь внимание. Но с чего начать? Есть много разных способов продвижения вашего мероприятия — от социальных сетей и блогов до интернет-рекламы и даже рекламных щитов — но что бы вы ни выбрали, каждая тактика должна быть стратегическим элементом вашего маркетингового плана.

Компоненты маркетингового плана мероприятия:

Цели и задачи

При создании маркетингового плана необходимо указать конкретные маркетинговые цели и задачи. Как и в случае с общими целями вашего мероприятия, постановка конкретных маркетинговых целей — это способ убедиться, что все усилия направлены на достижение измеримых результатов.

Общие маркетинговые цели включают:

• Увеличение онлайн-регистрации на 15% по сравнению с прошлым годом
• Привлечение x объем трафика на веб-сайт мероприятия
• Привод x количество загрузок приложений для мероприятия
• Повышение вовлеченности в социальных сетях на 20% по сравнению с прошлым годом

Тактика

Ваша тактика — это то, что вы будете использовать для достижения своих целей. Это включает в себя все, что вы будете использовать для своих маркетинговых усилий, например, интернет-рекламу, видеомаркетинг, социальные сети, электронный маркетинг, связи с общественностью и т. Д.

При принятии решения, какую тактику использовать, вам необходимо понимать свою целевую аудиторию. Ваше мероприятие ориентировано на молодых специалистов? Реклама в Instagram может быть вашей тактикой. Если вы настраиваете свое мероприятие исключительно на местную аудиторию, стоит подумать о рекламе с геотаргетингом.

Хронология и каденция

По мере того, как вы определяете тактику, вы должны начать строить маркетинговую шкалу, которая дает представление о вашей маркетинговой деятельности.

Например, если вы решите использовать электронный маркетинг, вам следует нанести на карту каждое электронное письмо, которое вы планируете отправить:

Хронология электронного маркетинга

Дата	Отправить тему по электронной почте
4,13	Сохранить дату
5,27	Открыто раннее ценообразование
6,15			Объявление темы увлекательной сессии
7. 1	Последний шанс для раннего ценообразования
8.1	Завершение регистрации

Подробную информацию о создании надежного маркетингового плана для вашего следующего мероприятия см. В нашем Руководстве по событийному маркетингу.

10. Определите свое измерение

---

Как вы оцените успех вашего мероприятия? Вы должны начать думать о том, как вы оцените свое мероприятие, задолго до того, как оно состоится. Лучше всего начать с целей и задач, которые вы определили на первом этапе.

Данные и аналитика

Сколько билетов вы продали и через какие источники? Какова стоимость одного участника? А сколько квалифицированных лидов вы получили? Сколько предварительных заказов вы продали? Когда мероприятие закончится, вы сможете измерить эти несколько показателей.

В дополнение к количественной оценке успеха вашего мероприятия, вы также должны качественно взглянуть на него. Чтобы понять настроения и удовлетворенность посетителей, вы можете посмотреть:

Обзоры событий

Помимо чисел, это еще один способ измерить успех отзывов посетителей.С помощью опросов вы можете получить представление о восприятии события участниками, что поможет вам определить сильные и слабые стороны мероприятия. Давайте посмотрим правде в глаза: даже если билеты на мероприятие были распроданы, можно ли назвать его успешным, если участники не сочли его ценным?

Жужжание в социальных сетях и в Интернете

Ваши подписчики на канале вашей компании более активны, чем обычно? Публикуют ли зарегистрировавшиеся о мероприятии на своих каналах? Кроме того, прочтите сообщения, чтобы узнать, что на самом деле говорят участники.Посты полны похвал? Было ли несколько общих жалоб? Вы должны контролировать до, во время и после вашего мероприятия, чтобы улавливать тенденции и идеи.

Комплексный план мероприятий

---

Вместе каждый из этих элементов объединяется для генерального плана вашего мероприятия. Поработайте над каждым из них, чтобы создать надежный, действенный план для вашего мероприятия. Планируя мероприятие, вы должны начать планирование как можно раньше. С большим количеством движущихся частей получение форы означает гладкое завершение.

Имея четкий план и движущиеся колеса, следующий шаг — продумать свой маркетинговый план и претворить его в жизнь. Перейдите к следующему руководству «Руководство по планированию мероприятия: маркетинг и продвижение», чтобы получить практические советы по созданию маркетингового плана «360 событий», который увеличивает количество регистраций и вовлеченности.

Как спланировать мероприятие (контрольный список включен)

Вам нужно знать, как спланировать мероприятие? Если вы планируете крупное мероприятие, например конференцию, мы можем помочь вам создать, структурировать и разработать план мероприятия.В этом блоге будет рассказано обо всем, что вам нужно учитывать при планировании мероприятия, включая шаги по планированию мероприятия, советы и простой в использовании контрольный список.

Что такое план мероприятия?

План мероприятия определяет, как событие будет выполняться. В нем рассматриваются все компоненты мероприятия, такие как даты начала и окончания, бюджет, место проведения, маркетинг, участники и многое другое.

Объем и сложность плана мероприятия могут варьироваться в зависимости от масштаба мероприятия, но основные проблемы остаются теми же.У большинства из нас есть некоторый опыт планирования мероприятий, будь то дома, на работе или в своем районе. В этой статье давайте сосредоточимся на крупных событиях.

Планирование мероприятия

У большинства из нас есть некоторый опыт планирования мероприятия, будь то дома, на работе или в своем районе. В этой статье давайте сосредоточимся на крупных событиях.

Конференция — это распространенный тип крупных мероприятий, поэтому для целей управления мероприятиями давайте поговорим о конференции TEDx, в которой мы участвовали, чтобы проиллюстрировать, как планировать мероприятие. Этот пример — хороший сценарий для объяснения структуры и проблем планирования крупного мероприятия, а также преимуществ планирования мероприятия с помощью программного обеспечения.

Ключевые элементы планирования мероприятия

Первое, что нужно учитывать при планировании мероприятия, — это дата. Это якорь, который не может измениться. Вы также захотите оценить количество участников. Это будут два важных элемента, которые помогут информировать другие аспекты вашего планирования мероприятия.

Давайте разберем другие компоненты настройки события.Их краткое изложение приведено ниже:

• Событие: Во-первых, вы, конечно, должны запланировать какое-то событие. Это мероприятие потребует ряда обязанностей, связанных с его операциями, юридическими и бухгалтерскими обязанностями.
• Бюджет: Оцените все расходы на мероприятие и составьте бюджет. Ваш доступный бюджет будет влиять на многие решения по управлению мероприятием, такие как место проведения, методы маркетинга и рекламы и т. Д.
• Место проведения: Мероприятие должно где-то проходить, и это включает в себя управление логистикой, едой и напитками, а также оформление. .
• Маркетинг: После того, как вы выбрали место, вам нужно начать привлекать к нему людей с помощью маркетинговой программы, которая может включать веб-сайт, социальную кампанию, электронную почту и печать.
• Реклама: Работа с маркетингом — это реклама. Это может включать рекламу на радио, телевидении, в газетах и ​​журналах.
• Волонтеры: Большое мероприятие нуждается в большой команде людей, чтобы оно начало и продолжалось без сбоев. Это означает волонтеров, что означает подписание контрактов, определение их ролей, организацию встреч и определение графиков.
• Спикеры: У вас должен быть основной докладчик или группа спикеров, чтобы привлечь аудиторию. Это будут контракты, кураторы для выбора таланта, программа, биографии и репетиции.
• Спонсоры: Все это стоит денег, а большой бюджет мероприятия финансируют его спонсоры. Это снова будет связано с контрактами, маркетингом и логистикой.
• Производство: Производство будет включать в себя заключение контрактов, поскольку вы работаете над созданием аудиовизуальной записи заседаний, а также звуковой и видеотрансляции во время мероприятия.
• Сцена: Мероприятие проходит в определенном месте, и на этом месте находится сцена, на которой будет представлено собственно мероприятие. Обычно это включает в себя проектор, экран, микрофоны, подключение к Интернету, батареи, кабели и многое другое.
• Посетителей: Не забывайте о людях, которые приходят на мероприятие! Вам понадобятся средства связи, чтобы сообщить им информацию о мероприятии, способы оплаты для сбора платежей, электронные письма, чтобы оставаться на связи, направления, значки и точки доступа.

Этапы планирования мероприятия

Что ж, мы только что прошли многое по планированию мероприятий, поэтому давайте разберем эти советы на конкретные шаги. Эти шаги по планированию мероприятия помогут вам добиться успеха. Продолжим наш пример с конференции.

• Шаг 1. Определите цели и задачи вашего мероприятия
• Шаг 2. Соберите команду
• Шаг 3. Определите бюджет мероприятия
• Шаг 4. Выберите дату и место проведения
• Шаг 5. Выберите выступающих
• Шаг 6. Event Marketing & Advertising
• Step 7. Выполните свое мероприятие

Когда вы разбиваете свой план мероприятия на управляемые шаги, весь процесс кажется намного менее сложным. Однако есть еще несколько вещей, о которых следует помнить при составлении плана мероприятия.

Советы по планированию мероприятий

К сожалению, всегда будут переменные, не зависящие от вас, такие как погода, задержки доставки, технические трудности и другие возможные путаницы.Как было сказано ранее, вы не можете изменить дату своего мероприятия, поэтому вы должны быть как можно более подготовлены к любым рискам или проблемам, которые могут возникнуть в день вашего мероприятия.

Контрольный список для планирования мероприятия

При планировании мероприятия нужно многое учитывать, поэтому важно иметь список всего, что вам нужно включить в свой план управления мероприятием. Ниже приводится общий контрольный список планирования мероприятий, который поможет вам начать работу. Чем больше вопросов вы зададите, тем лучше будет список ваших мероприятий.Не стесняйтесь добавлять свои уникальные обязанности и задачи.

Цели и задачи

• В чем причина существования вашего мероприятия?
• Каких целей должно достичь это мероприятие?
• Каковы цели по выручке?
• Какова ваша целевая аудитория?
• Сколько человек придут?
• Есть ли расходы, связанные с оформлением билетов, и каковы они?
• Где проводится мероприятие?
• Создайте расписание событий.

Бюджет мероприятия

• Выясните, каковы будут затраты.
• Если вы проводили аналогичные мероприятия, используйте и скорректируйте старый бюджет для базового уровня.
• Какое программное обеспечение для продажи билетов и регистрации будет использоваться?
• Завершить спонсорские взносы.
• Установить стоимость билета.

Дата и место проведения

• Когда состоится мероприятие?
• Укажите дату резервного копирования на случай возникновения проблем.
• Есть ли лучшее место для проведения мероприятия?
• Подходит ли место для вашего ожидаемого количества посетителей?
• Определитесь с необходимой инфраструктурой: Wi-Fi, вместимостью, ванными комнатами, рядом с магазинами и ресторанами и т. Д.
• Нанять провизию.
• Выберите необходимое оборудование.
• Каковы ваши потребности в безопасности?
• Вам нужны разрешения, лицензии, страховка?
• Создайте вывески и план коммуникации для участников.

Спикеры

• Исследование потенциальных спикеров.
• Создайте список соответствующих выступающих.
• Создайте высоту звука для выступающих.
• Тональные колонки.
• Завершите выбор выступающих, получите биографии и хедшоты, организуйте поездку и размещение.

Спонсоры

• Составьте список спонсоров и то, что вы можете им предложить.
• Посмотрите, есть ли спонсоры, которые участвовали в подобных мероприятиях.
• Обратитесь к потенциальным спонсорам.

Веб-сайт

• Подтверждение дизайна.
• Обновить сайт или создать уникальный.
• Убедитесь, что сайт может обрабатывать ожидаемый трафик.
• Имейте сайт, удобный для мобильных устройств.

Маркетинг и реклама мероприятий

• Каковы ваши сообщения?
• Координация с цифровыми инструментами и социальными платформами.
• Добавить событие в онлайн-календари.
• Рыночное мероприятие с сообщениями в блогах и другими рекламными акциями, такими как видео и онлайн-реклама.
• Отправьте напоминания всем сторонам за месяц или два до даты мероприятия.

Завершение, последние шаги

• График
• Поставщик услуг
• Спикеры и сценарии
• Место проведения
• Оборудование
• Украшения
• Контракты

Pro-Tip: Это очень много, чтобы координировать и планировать, вот почему существует реальная потребность в программном обеспечении для управления проектами, которое имеет необходимые функции для управления событиями.Он предоставляет общий портал, на котором вы можете отслеживать затраты и задачи с помощью автоматических предупреждений. Он также предлагает платформу для общения и совместной работы, которая снижает потребность в ненужных электронных письмах. Программное обеспечение собирает все ваши файлы в одном месте и упрощает командную отчетность, повышая эффективность и снижая стресс.

Как ProjectManager.com помогает при планировании мероприятий

ProjectManager. com — это облачное программное обеспечение, которое идеально подходит для планирования мероприятий. У нас есть инструменты для организации всех частей ваших мероприятий, от управления поставщиками до рекламных акций.

Наше программное обеспечение для планирования поможет вам отслеживать все элементы, составляющие ваш план мероприятия. С помощью онлайн-диаграмм Ганта вы можете управлять своим расписанием, размещать задачи на временной шкале, связывать зависимости и иметь возможность назначать — все в одном месте.

Диаграммы Ганта предоставляют вашим сотрудникам платформу для совместного управления событиями, где они могут комментировать и прикреплять важные документы и изображения событий на уровне задачи. Больше не нужно копаться в электронных письмах в поисках важных данных. Все это собирается прямо там, где вы работаете.Наше программное обеспечение простое в использовании и может быть доступно в любом месте и в любое время, будь то на месте или в офисе. Мы даем вам возможность держать в курсе все стороны, с которыми вы работаете, и даже сотрудничать с ними в одном месте.

Расписания позволяют легко выставлять счета для всех ваших мероприятий. Их можно отправить и утвердить нажатием клавиши. Наше программное обеспечение также предлагает множество представлений, от списка до календаря и даже доски канбан, которая помогает вам визуализировать рабочий процесс, чтобы не отставать от задачи.

Воспользуйтесь бесплатной 30-дневной пробной версией ProjectManager.com и посмотрите, как он может связать все нити вашего мероприятия в красивый бант.

Подробнее о планировании мероприятия

Планирование мероприятия может быть сложной задачей. В воздухе нужно держать много шаров. Если вышеперечисленное слишком много для немедленного осмысления, вы можете начать с нашего шаблона плана мероприятия и понаблюдать за одним из наших экспертов по планированию. Дженнифер Бриджес, PMP, имеет многолетний опыт и использует его, чтобы научить вас основам планирования мероприятий в этом коротком видео.

Вот скриншот для справки.

Спасибо за просмотр!

Транскрипция:

Сегодня мы говорим о том, как спланировать мероприятие. Что ж, большинство из нас каким-то образом участвует в планировании мероприятия, будь то дома, на работе или в обществе.

Но сегодня я хочу сосредоточиться на более крупных событиях. Так что подумайте о конференциях. Итак, пример, которым я собираюсь поделиться сегодня, — один из самых забавных, в котором я участвовал, — конференция TEDx.

Итак, я хочу поговорить о структуре и планировке. Я хочу поговорить о некоторых проблемах, которые могут быть общими для вас, о некоторых вещах, которые мы предприняли для их решения, и о том, как программное обеспечение действительно помогло нам.

Итак, во-первых, при планировании события есть несколько компонентов событий. Так что я просто собираюсь высказать это на высоком уровне. Итак, на высоком уровне у нас есть мероприятие. Итак, речь идет о разговоре о шоу, любых операциях, юридических и бухгалтерских.

Тогда поговорим о месте проведения. Таким образом, мы должны спланировать все, что касается местоположения, логистики этого места, еды и напитков, а также украшений там.

Тогда поговорим о маркетинге. Итак, у нас есть веб-сайт, и у нас есть социальные сети, электронный маркетинг, любая печать.А еще у нас есть реклама. Мы использовали радио и телевидение, газеты и журналы.

А потом нам нужно было спланировать волонтеров, что тоже потребовало много усилий. Итак, у нас были контракты, и мы должны были распределить роли и обязанности, и мы должны были планировать наши встречи и график работы и любую контактную информацию.

Потом у нас были спикеры на мероприятии TEDx. Поэтому для этого нам пришлось заключить контракты. Нам пришлось пройти через курирование и поиск спикеров, проверить их и поработать с ними, чтобы изложить их программу, получить их биографию и пройти практику.

Потом были спонсоры. И снова у нас были с ними контракты, любое маркетинговое обеспечение, которое им было нужно от нас и которое нам было нужно от них, любые необходимые им материалы, планирование логистики для их прибытия и настройки.

Потом было производство. Опять еще контракты. И продумывание и планирование аудио и видео, и их было несколько компонентов.

Потом нужно было подготовить сцену. Итак, на TEDx вы знаете, что сцена очень важна и к ней предъявляются всевозможные требования.Так что нам пришлось настроить сцену в соответствии с требованиями и проекторы, и экраны, и микрофоны, и Интернет, и любые виды батарей и резервных копий, и все виды кабелей.

А потом были посетители. Итак, общение с участниками, получение их платежей, отправка им электронных писем, предоставление им направлений, бейджей и любого вида доступа.

Итак, было больше, но это просто прицел высокого уровня. Итак, вы можете видеть, что с событием все усложняется.Вы можете себе представить, насколько сложным становится это участие всех разных людей, волонтеров, докладчиков, спонсоров, посетителей, заинтересованных сторон и поставщиков.

Таким образом, мы столкнулись с несколькими проблемами, например, когда дата мероприятия не сдвигается. Так что, если что-то случится, сорвется с рельсов или пойдет не так, эта дата не изменится. И в большинстве случаев, если вы проводите конференцию, эта дата действительно не может измениться. Так что это тоже вызывает стресс.

И просто количество людей, с которыми вы имеете дело.Даже если вы занимаетесь небольшим мероприятием, все равно возникают проблемы из-за количества людей. Кроме того, есть переменные, которые находятся вне вашего контроля. Так что подумайте о погоде, о различных ненастьях, будь то снег, дождь или все, что может повлиять на это событие.

А потом может быть доставка разного оборудования или еды, или напитков. Если это не появится вовремя, то это большая проблема. Придется продумывать всевозможные планы.А потом закажи путаницу. Так что подумайте о заказе различных маркетинговых материалов или заказе еды или других вещей, и это окажется неправильным.

А еще есть все виды общения. Понимаете, опять же, если подумать об общении со всеми разными типами людей, это просто много проблем.

Итак, что мы сделали, мы заложили структуру и фундамент, последовательность процессов, а затем мы также внедрили программное обеспечение для управления проектами, которое очень помогло, поскольку его преимущества заключаются в том, что оно помогает обеспечить общий портал для всех участников.

Они приходят туда, чтобы в режиме реального времени узнавать о том, что происходит. Это также позволяет отслеживать задачу и стоимость. Затем вы можете настроить оповещения, когда, возможно, задачи выполнены или когда они опаздывают, а затем, когда за определенные вещи нужно заплатить или они опаздывают.

Также очень ценно общение и сотрудничество. Так что нет ничего хуже, чем просматривать столько писем в поисках информации. Так что, если кто-то отправил вам что-то, файл или что-то в этом роде по электронной почте, это просто помогает в совместной работе и общении через этот общий портал.

Кроме того, он также предоставляет центральное хранилище для ваших файлов. Это могут быть маркетинговые документы. Это могли быть контракты. Это могут быть счета-фактуры. Так что с ними все в порядке.

Кроме того, он также позволяет создавать отчеты команды. Так что будь то ваши волонтеры или некоторые из ваших партнеров-поставщиков, тогда он позволяет людям отчитываться в режиме реального времени. Это также обеспечивает эффективность всего мероприятия и всех участников, и значительно снижает стресс.

Как видно из структуры, этот инструмент управления проектами может помочь.

А если вам нужен инструмент, который поможет вам спланировать мероприятие, подпишитесь на наше программное обеспечение прямо сейчас на ProjectManager. com.

(Этот пост обновлен в декабре 2019 г.)

Шаблон планирования мероприятия — контрольный список, график и бюджет • Asana

Советы по началу работы с нашим шаблоном планирования мероприятий

Планирование мероприятий — это стресс. Благодаря десяткам сроков и подробностей, которые нужно отслеживать, легко что-то упустить, что подвергнет ваше мероприятие риску, особенно если вы управляете контрольным списком мероприятия с помощью нескольких инструментов.Хотя подробная таблица планирования мероприятий иногда может помочь, использование шаблона планирования мероприятий Asana максимизирует продуктивность и ясность вашей команды.

• Бюджет, отслеживание и отметка всего, что не входит в ваш список. С нашим бесплатным шаблоном планирования мероприятия у вас есть руководство на каждом этапе процесса планирования мероприятия. Бюджетируйте свое мероприятие до его начала, создайте действенный контрольный список для планирования мероприятия и отслеживайте задачи, чтобы все работало гладко.
• Визуализируйте свой план мероприятия на временной шкале. Когда дело доходит до эффективного планирования мероприятий, вам не просто нужно знать, когда каждая задача должна быть завершена, — вам также нужно знать, какие задачи зависят от других. Выявите любые конфликты зависимостей до того, как они начнутся, чтобы ваше мероприятие продолжало работать.
• Предотвратить недопонимание и разрозненность. Упростите координацию мероприятия, поделившись прогрессом прямо из шаблона. Вместо того, чтобы созывать новые встречи и пинговать товарищей по команде для получения обновлений, поместите всех (и все) на одну страницу.
• Проактивно управляйте отношениями с поставщиками и гостями. Превратите электронную почту в практические задачи с помощью наших интеграций с Outlook и Gmail. Таким образом, вы можете сотрудничать с кем угодно, даже если они не в Асане.
• Планы доступа, где бы вы ни находились. Поделитесь своим контрольным списком планирования мероприятия с сотрудниками на месте или в дороге. Наш шаблон планирования мероприятий поможет вам создать план, который будет доступен через ваш компьютер или офлайн с помощью мобильного приложения Asana.

Примеры работы на основе событий, которые можно координировать с Asana

Новичок в организации мероприятий в Asana?

Ответы на все ваши вопросы:

• Как мне спланировать мероприятие? Независимо от того, какое мероприятие вы планируете, вам нужно управлять несколькими движущимися фигурами, не роняя мяч.Вот почему так полезно использовать бесплатный шаблон для планирования мероприятий. Планируйте свой бюджет, контрольный список и обзор в одном месте. Отслеживайте задачи перед событием, выявляйте зависимости и даже управляйте своим расписанием на день, чтобы ваше мероприятие проходило гладко.
• Что я должен включить в план мероприятия? Ваш план мероприятия должен охватывать как общую картину, так и детали. Обязательно составьте план мероприятия, прежде чем приступить к работе, чтобы вы могли убедиться, что все даты и крайние сроки достижимы. Согласуйте бюджет и список мероприятий.Затем отследите, кто что и когда делает, чтобы все было сделано вовремя.

Используя контрольный список для планирования мероприятий Asana в качестве источника правды, вы можете сосредоточиться на управлении незабываемыми событиями. Начните работу с нашим шаблоном планирования мероприятий сегодня.

Использовать шаблон

Адаптируйте его к вашему событию

Планирование мероприятия включает слои за слоями деталей. От этапа предварительного планирования до логистики в день мероприятия — есть что отслеживать. Если вы будете держать все эти детали в голове, день мероприятия, несомненно, будет хаотичным и напряженным.

По меньшей мере, это контрпродуктивно.

Контрольный список для вашего мероприятия может иметь огромное значение! В то же время нет двух одинаковых событий, поэтому не существует такой вещи, как универсальный контрольный список для планирования мероприятий.

Вместо этого мы предлагаем создать индивидуальный контрольный список для планирования мероприятий. Это не только поможет вам достичь цели, но и предоставит важную информацию команде мероприятия, которая сможет работать с вами, чтобы провести потрясающее мероприятие. Просто выполните следующие действия, чтобы составить контрольный список, который будет держать вас в курсе и работать безупречно.

1. Создайте шаблон контрольного списка планирования мероприятий.

При создании контрольного списка поместите все элементы в шаблон. Вы можете создать свой собственный в Microsoft Excel или Google Docs или найти шаблон в Интернете. Вы также можете использовать приложение для управления проектами, такое как Asana или Podio, которое позволит вам работать совместно с персоналом вашего мероприятия.

Когда у вас есть шаблон , вы можете заполнить его конкретными задачами, как вы думаете о них. Работайте в обратном направлении от события и создайте график задач и график крайних сроков, который гарантирует, что каждая мельчайшая деталь будет рассмотрена.

2. Определите основы мероприятия.

Далее необходимо определить некоторые ключевые элементы вашего мероприятия:

• Дата и время: Где и в какое время произойдет событие? Подумайте, как дата вписывается в расписание посетителей.
• Расположение: Подумайте о том, где будет проходить мероприятие с географической точки зрения (какой город имеет наибольшее значение), а также о месте проведения. Составьте элементы контрольного списка: исследование, интервью с поставщиками, подписание контракта и т. Д.
• Тип мероприятия: Это конференция? Вечеринка? Скорее всего, вы это уже знаете, но лучше записать это и четко изложить.
• Цель мероприятия: Общая причина проведения мероприятия. Например, это может быть сбор средств, празднование успеха сотрудников или запуск нового продукта.
• Цели мероприятия: Как вы оцените достижение цели мероприятия? Например, если целью является сбор средств, целью может быть сбор 1000 долларов или получение 50 обещаний поддержки.
• Аудитория: Необходимо четко понимать, чего ждут участники от мероприятия. Если вы не удовлетворяете их потребности, то желаемое действие гостя вряд ли произойдет.

Сделайте каждую из этих вещей делом в своем контрольном списке, чтобы не пропустить эти шаги.

3. Составьте бюджет мероприятия.

Когда вы думаете о расходах на каждые мероприятий, создание бюджета мероприятия кажется сложной задачей. С электронной таблицей Microsoft Excel все не так сложно. Начните с основных категорий , таких как кейтеринг, декор и аренда. Затем разбейте все расходы по каждой категории и позвольте Excel сделать всю работу за вас.

В этом разделе вашего списка дел вы можете добавить более мелкие задачи, например:

• Исследование затрат на аренду
• Связь с поставщиками для получения предложений
• Согласование скидок с поставщиками
• Оплата залога

Все, что нужно сказать : Бюджет мероприятия — это не отдельная позиция контрольного списка, которую можно просто выделить. Ваш бюджет — это живой, дышащий документ, и этот формат побуждает вас пересматривать все аспекты мероприятия, пока он не станет максимально рентабельным.

4. Создайте дизайн мероприятия.

Это сердце планирования мероприятия, потому что оно включает в себя компоненты мероприятия, которые больше всего влияют на гостей.

Мы рассмотрим некоторые общие элементы дизайна мероприятия. Когда вы думаете об этом, рассмотрите конкретные задачи, которые вам нужно добавить в контрольный список событий .

Программа

Программа рассказывает о цели и задачах мероприятия. Каждый элемент истории ведет к следующему элементу истории, который вызывает ожидание во время события.Пик этого ожидания должен быть драматическим. Это то, что вы хотите, чтобы ваши гости запомнили больше всего. Контрольный список событий помогает составить сюжет, разбивая график события.

В вашем контрольном списке для планирования мероприятий программа воплощается в жизнь:

• Планирование программы программы
• Составление графика программы
• Найм продавцов или артистов для воплощения программы в жизнь
• И многое другое

Макет

То, как вы используете свое пространство — вплоть до расстановки сидений — может иметь решающее значение. И мы говорим не только о схеме рассадки гостей: подумайте, например, о размещении электрических шнуров и автобусных станций.

Включите в свой контрольный список мероприятия задачу по визуальной планировке пространства события. Такой удобный инструмент, как диаграмма социальных таблиц, может помочь вам составить карту и легко поделиться своим макетом с клиентами и поставщиками.

Тема

Выбор темы для мероприятия — это не просто развлечение. Тема представляет собой сообщение о событии и служит другим важным целям, например:

• Создание ажиотажа. Мероприятие для гостей начинается задолго до мероприятия. Тематическое приглашение и сообщения в социальных сетях создают предвкушение и задают тон будущему мероприятию.
• Соединение элементов вашего мероприятия. Тема соединяет отдельные компоненты события (такие как декор, питание и развлечения), тем самым объединяя сообщение о событии в единое впечатление от гостя.
• Сделать мероприятие незабываемым. Если гость посетит мероприятие на тему закусочной 50-х годов, в следующий раз, когда он увидит закусочную по телевизору или пообедает в закусочной, он, скорее всего, вспомнит вечеринку, посвященную закусочной.Это также означает, что они будут думать о вашем бизнесе, продукте или бренде.

5. Спланируйте декор.

Декор — это не просто красиво — он имеет решающее значение для успешного мероприятия . А поскольку он охватывает весь спектр — от аренды и цветов до скатертей и акцентов, вам может потребоваться много усилий, чтобы убедиться, что вы покрываете все свои основы.

Ваши гости воспринимают событие своими пятью чувствами, поэтому обязательно спросите себя, какие посетители будут:

• См. : Какие визуальные элементы могут улучшить ваше мероприятие? Какое освещение или декор вы включите?
• Слушайте: Будет ли музыка? А как насчет докладчиков или спикеров? Что следует прислушиваться к гостям?
• Запах: Даже если он на заднем плане, запах всегда присутствует.Следует ли гостям чувствовать запах свечей, еды, цветов или чего-то еще?
• Touch: Будут ли гости взаимодействовать с какими-либо элементами вашего мероприятия? И да, приобретение столового серебра или посуды имеет значение!
• Вкус: Еда может сделать событие или испортить его! Подробнее о еде чуть позже.

После того, как вы спланируете все эти элементы, добавьте их все в контрольный список: наем поставщиков, поиск материалов, настройка всего и многое другое.

6. Проявите творческий подход к еде и напиткам.

Еда и напитки могут быть наиболее важными составляющими мероприятия, потому что совместная трапеза — это настоящий опыт сообщества.Еда связана с воспитанием, так что это возможность для хозяина продемонстрировать заботливое гостеприимство .

Контрольный список для планирования мероприятий по питанию включает в себя много. Вот только образец:

• Исследование и интервью с поставщиками
• Определение типа обслуживания (обед с сидячими местами, пункты питания, пропущенные закуски)
• Планирование меню с учетом диетических ограничений

Ваш контрольный список поможет вам выявить эти нюансы, чтобы вы Выберите идеального поставщика услуг питания, поддерживайте модное меню, защищайте планету и, что самое главное, дайте вашим гостям почувствовать заботу и заботу.

7. Нанимайте развлечения и планируйте мероприятия для гостей

Если вы планируете нанять ораторов или артистов, вам нужно добавить несколько пунктов в свой контрольный список. Например:

Помимо выступающих и артистов, вам также потребуется координировать временные развлечения , например:

• Фотокабины
• Станции для взаимодействия с гостями
• Зоны отдыха

Ваш контрольный список действует как план , помогая вам увидеть общую картину, в то время как вы навязываете своим гостям микро-впечатления.

8. Составьте маркетинговый план.

Событийный маркетинг создает ажиотаж, вызывает ожидания и гарантирует хорошую явку.

Он также может включать лот деталей, например:

• Пользовательские логотипы и брендинг
• Печатные листовки
• Платная реклама
• Специальные электронные письма о мероприятиях
• Сообщения в социальных сетях
• Маркетинговый бюджет

Контрольный список мероприятий поможет составить карту маркетинговой стратегии до и после мероприятия по всем этим каналам.Именно здесь вам и вашей команде будет особенно удобен онлайн-инструмент для управления проектами.

9. Планируйте мелкие детали и неожиданности.

Большое значение имеют мелкие детали. Вот почему нужно отслеживать каждую минуту, что может повлиять на качество обслуживания гостей .

Вот лишь несколько моментов, на которые следует обратить внимание:

• Если вы планируете проложить маршрут на веб-сайте мероприятия, убедитесь, что он правильный.
• Какие виды транспорта есть у гостей? Будет ли парковка?
• Как вы будете обрабатывать регистрацию событий? Очереди станут слишком длинными?
• Как насчет гостевого доступа к Wi-Fi и розеткам?
• Что делать, если кому-то требуется неотложная медицинская помощь?
• Будут ли установлены указатели для направления гостей к месту проведения мероприятия?
• Есть ли у вас план обеспечения безопасности мероприятий?

Это небольшие, но очень важные детали, которые необходимо добавить в контрольный список планировщика встреч.

10. Создайте диаграмму событийной логистики.

Запланируйте создание графика логистики для мероприятия: поминутный график всего, от прибытия поставщика и настройки до прогона и разбивки по событию.

В день мероприятия много движущихся частей, и неизбежно возникнут непредвиденные ситуации. Если у вас нет данных о дне события, обозначенных на футболке , вы пропустите что-то , что позже проявится как большая проблема. Нет необходимости в дополнительном стрессе, когда вы можете использовать свой контрольный список для составления подробного расписания на день мероприятия.

Совет от профессионала: Вы можете создать визуальный макет вашего мероприятия с помощью программного обеспечения для планирования пространства и поделиться им с обслуживающим персоналом и другими сотрудниками перед мероприятием, чтобы сократить возможные неудачи.

11. Запланируйте дальнейшие действия после события.

После того, как ваши гости покинут мероприятие, чувствуя себя теплыми и нечеткими, прикоснитесь к ним. Это возможность усилить сообщение о мероприятии и получить обратную связь, а также побудить гостей принять меры для достижения целей мероприятия.

Составляя свой список, подумайте о различных методах общения после мероприятия, которые позволят достичь этих результатов, таких как обмен фотографиями с мероприятия, отправка благодарственной записки, размещение сообщений в социальных сетях или ссылки на материалы мероприятия. Контрольный список поможет не только управлять задачами, но и отслеживать результаты.

12. Найдите время, чтобы подвести итоги и написать анализ после события.

Вскоре после мероприятия вы захотите сесть со своей командой и поговорить о том, что было сделано правильно и что можно улучшить.В контрольном списке планирования мероприятия вы можете перечислить критерии, которые следует учитывать, которые будут соответствовать вашим целям мероприятия.

Этот полный список критериев предоставит информацию для написания всестороннего анализа после события. А анализ после мероприятия будет способствовать составлению отчета о рентабельности инвестиций , где вы сможете узнать, достигли ли вы своих целей мероприятия.

Эта информация важна для анализа ваших навыков организатора мероприятий, предоставления отчетов о целях и их результатах вашей компании и постоянного повышения успеха каждого мероприятия.

Дополнительные ресурсы для создания контрольного списка для планирования мероприятий

Попробуйте этот подход при составлении контрольного списка для мероприятий на следующий день.

Не думайте, что ваш контрольный список для планирования мероприятий — это просто список дел. Это гибкий документ. Имея в руках контрольный список , вы сможете визуализировать событие со всех сторон, — клиент, команда мероприятия, продавцы и, что наиболее важно, гость.

Инвестируйте время, и последует поразительное исполнение. Используйте наше приложение для планирования мероприятий , чтобы все было на своих местах.

Есть еще вопросы о контрольных листах для планирования мероприятий?

Как вы планируете контрольный список мероприятий?

Ключевые аспекты контрольного списка событий являются важными компонентами вашего мероприятия, поэтому сначала определите их: дату, место, тип мероприятия, цели и бюджет. Как только они будут установлены, остальные детали можно будет собрать для размещения основных компонентов.

Какие шаги для планирования мероприятия?

Установите бюджет, установите цели, найдите место, выберите аудиторию, спроектируйте мероприятие, обеспечьте еду и напитки, спланируйте впечатления, сгладьте логистику и спланируйте непредвиденные обстоятельства.

Каковы пять этапов планирования мероприятия?

Каков первый шаг при планировании мероприятия? Составьте план!

Ага, вы правильно прочитали. Без продуманного плана планирования мероприятия вы рискуете дезорганизовать, хаос и не достичь целей мероприятия. Следование формуле для вашего бизнеса по планированию мероприятий или разового мероприятия гарантирует успех.

Итак, вместо того, чтобы бродить по своей следующей работе по планированию мероприятия без каких-либо указаний, следуйте этому простому руководству по пяти этапам планирования мероприятия.

Этап 1 — Исследование и постановка целей

В зависимости от типа мероприятия, которое вы планируете, вам может потребоваться провести некоторое исследование, прежде чем начать. Некоторые компании, планирующие мероприятия, пропускают этот важный шаг, и это может означать катастрофу для успеха мероприятия.

В процессе исследования вы должны взять интервью у человека или группы, ответственных за организацию мероприятия. Узнайте, каковы их цели — сбор денег, обучение, налаживание контактов с другими профессионалами, обмен новыми идеями и т. Д.

Подготовьте список вопросов для фазы исследования, чтобы повысить эффективность. Вам нужно будет знать бюджет мероприятия, дату и предполагаемое количество посетителей.

После завершения исследования вы можете задокументировать цели и задачи мероприятия. Ваши цели и задачи должны быть четкими и сфокусированными, чтобы вы могли использовать их для оценки успеха вашего мероприятия в дальнейшем. Этот список также может помочь вам в начале основных этапов планирования мероприятия.

Этап 2 — Разработка мероприятия

Этап разработки мероприятия включает в себя генеральный план вашего мероприятия. Вы начнете с поиска места, которое соответствует теме мероприятия, количеству гостей и цели мероприятия. Вы можете работать с персоналом объекта на протяжении всего процесса планирования, чтобы улучшить общение и обеспечить бесперебойную работу.

Когда у вас будет место для вашего мероприятия, вы можете начать создавать команду людей, которые помогут вам с оставшимися задачами проектирования.

Делегирование ответственности разным членам команды позволяет вам взять на себя управленческую роль, не перегружая себя деталями планирования мероприятия. Каждый из членов вашей команды внесет свой вклад в генеральный план.

Например, лицо, ответственное за развлечения, даст вам список исполнителей вместе с расписанием. Лицо или группа, ответственные за еду и напитки, предоставят подробное меню вместе с соответствующими расходами и планом питания.

Дизайн вашего мероприятия и генеральный план должны быть как можно более подробными, чтобы ваше мероприятие прошло успешно.

Этап 3 — Отметьте событие

Успешное мероприятие с четкими целями и задачами должно легко торговаться. Вы знаете, чего хочет ведущий и чего ждут гости. Используйте свои исследования и свой дизайн, чтобы брендировать мероприятие.

Но подождите! Вам также нужно будет найти способ показать, чем ваше мероприятие уникально и почему его стоит посетить. Вы можете использовать рекламные материалы, чтобы поддержать бренд и привлечь внимание людей к вашему мероприятию.

У вашего мероприятия есть название? Есть ли у него девиз или слоган? Эти детали могут сделать ваше мероприятие более успешным.Подумайте о названии, слогане и логотипе, когда вы создаете бренд вокруг мероприятия. Участникам должно быть ясно, чего им следует ожидать от мероприятия, если они захотят его посетить.

Ваш брендинг поможет вам, когда вы начнете рекламировать мероприятие. Вы можете использовать список адресов электронной почты, сообщения в социальных сетях или специальный список приглашений в зависимости от того, что имеет в виду организатор мероприятия.

Этап 4 — Координация и ежедневное планирование

Ваше планирование хорошо сочетается, и вы готовы к этапу 4 — согласованию и дню планирования! Под координацией понимается доработка планов с каждым из членов вашей команды, персоналом мероприятия или волонтерами.

Все участники мероприятия должны знать, чего от них ждут и насколько важна их роль для успеха мероприятия. Вам нужно будет согласовать различные компоненты дневного мероприятия и передать расписание каждому члену команды и вашему представителю на месте проведения.

В расписании должен быть указан каждый компонент мероприятия с четким временем начала и окончания. Вы также можете указать, какое лицо или группа людей отвечает за каждую часть мероприятия. Вы также можете включить другую важную информацию в свой распорядок дня, например, к кому обращаться в случае технических проблем.

Этот этап — тяжелая работа! Но именно поэтому организаторы мероприятий добиваются успеха — они уделяют большое внимание деталям.

Этап 5 — Оценка события

Вы подошли к последнему этапу контрольных списков планирования мероприятия — оценке.

Не все организаторы мероприятий или компании, планирующие мероприятия, используют формальную оценку. Этап оценки полезен, если вы относительно новичок в планировании или хотите получить положительные отзывы, чтобы укрепить свою репутацию планировщика.

Для конференций и официальных рабочих тренингов вы можете разослать онлайн-опрос или раздать бумажный опрос участникам, чтобы собрать отзывы о мероприятии. Включите вопросы об организации мероприятия и конкретных целях из вашего списка.

Но мнение участников — это только часть оценки. После завершения мероприятия вы можете вернуться к целям и задачам вашей команды и обсудить, были ли выполнены все из них. Если бы они были — отлично! Если вы думаете, что могли бы быть сильнее в определенной области, обсудите это.Единственный способ улучшить свои навыки планирования мероприятий — это желание расти и совершенствоваться.

Успешное планирование мероприятий

Теперь у вас есть идеальная поэтапная формула для планирования мероприятия. Эти рекомендации помогут вам оставаться организованными и не сбиваться с пути, чтобы максимально использовать ваше мероприятие.

Помните, что планирование мероприятий также требует определенной гибкости. Не всегда все идет идеально, и это нормально! Как организатор мероприятий вы научитесь думать на ногах и адаптироваться к меняющимся ситуациям.

Если вы планируете мероприятие в районе Мидлотиана и ищете место, свяжитесь с нами по телефону 972-775-7125 или запланируйте экскурсию по этому месту.

Как запланировать мероприятие

Организация мероприятия может оказаться утомительной задачей, если у вас нет надлежащего плана. Чем масштабнее мероприятие, тем больше деталей вам нужно будет рассмотреть при его планировании и тем больше проблем вам придется преодолеть.

В этом посте мы расскажем, как легко спланировать мероприятие. Чтобы вам было еще проще, мы также добавили шаблоны.Вы можете сразу отредактировать их и запустить свой проект.

Как запланировать мероприятие

От этапа предварительного планирования до дня мероприятия нужно так много организовать и отслеживать.

Следуйте приведенным ниже инструкциям по планированию мероприятия, чтобы сэкономить ваше время и бюджет при организации успешного мероприятия.

Создание контрольного списка для планирования мероприятий

Контрольный список может иметь большое значение при планировании мероприятия.

Контрольный список планирования мероприятий поможет вам и вашей команде отслеживать вещи, о которых им нужно позаботиться, и выполнять их безупречно.

Ниже приводится шаблон контрольного списка для планирования мероприятия в виде интеллект-карты. Вы можете настроить его в соответствии с вашим мероприятием и пригласить свою команду для совместной работы над ним в режиме реального времени.

Шаблон контрольного списка для планирования мероприятия (Щелкните шаблон, чтобы отредактировать его в Интернете)

Установите цель для мероприятия

Определение цели вашего мероприятия — одна из самых первых вещей, которые вам нужно сделать при планировании мероприятия.Цели могут быть разнообразными; выручка, внимание СМИ, сбор средств, количество участников, запуск нового продукта и т. д.

Определите цель вашего мероприятия или то, чего вы хотите достичь с его помощью. И убедитесь, что поставленная вами цель соответствует критериям SMART или, другими словами, является конкретной, измеримой, достижимой, реалистичной и своевременной.

Организуйте свою команду

Соберите компетентную команду, которая поможет вам достичь поставленной цели, и вы сможете делегировать свою работу, не задумываясь.

Организационная схема, подобная приведенной ниже, может помочь вам прояснить роли, обязанности и отношения отчетности между членами команды.

Организационная схема планирования мероприятий (нажмите на шаблон, чтобы отредактировать его в Интернете)

По мере того, как вы назначаете обязанности каждому участнику, также важно выяснить способы общения с ними (например, программное обеспечение для чата, электронная почта и т. Д.) На протяжении всего процесса планирования. И не забывайте регулярно проводить заседания комитетов для обсуждения хода планирования и любых вопросов.

Создайте график планирования мероприятий, чтобы выделить отдельные задачи, которые необходимо выполнить, и соответствующие сроки. Это поможет вашей команде следить за происходящим.

Шаблон временной шкалы планирования мероприятий (щелкните шаблон, чтобы отредактировать его в Интернете)

Определите свой бюджет

Перед тем, как приступить к планированию, вам необходимо рассмотреть свой бюджет и убедиться, что ваши потребности в планировании мероприятия соответствуют ему.

Ниже приведены ключевые области, на которые вам необходимо выделить деньги (установить реалистичные затраты для каждой позиции) при настройке бюджета.Некоторые из этих предметов могут не иметь фиксированных затрат, но важно сделать приблизительную оценку, чтобы решить, действительно ли вы можете их себе позволить.

• Место — это может включать платежи, которые вы должны внести за аренду зала / комнат, залог, парковку и т. Д.
• Персонал — рассмотрите бюджет, который вы должны выделить на питание персонала, транспорт и проживание , особенно если мероприятие за городом.
• Еда и напитки: еда и вода — необходимые вещи для проведения мероприятия.Рассмотрите несколько вариантов кейтеринга, пока не найдете тот, который соответствует вашим потребностям и бюджету.
• Развлечения — Вам понадобятся музыканты, ди-джеи или колонки? Выделяйте на них деньги, а также связанные с ними транспортные и жилищные расходы.
• Украшения — Если вы собираетесь украсить зал или сцену цветами, огнями и т. Д., Вам также необходимо оценить их стоимость.
• Маркетинг — сюда должны входить все деньги, которые вам придется потратить на продвижение своего мероприятия, будь то реклама в Facebook или плакаты и листовки.
• A / V — сюда входит все оборудование, такое как микрофоны, динамики, Wi-Fi, кабели, проекторы и т. Д.

Шаблон бюджета мероприятия (щелкните шаблон, чтобы отредактировать его в Интернете)

Пригласите членов команды, ответственных за различные области, на заполните таблицу соответствующими затратами.

Установите дату и забронируйте место проведения

У вас может быть заранее установленная дата, если это повторяющееся событие. Однако, если вам решать, вот несколько вещей, на которые вам следует обратить внимание.

• У вас есть достаточно времени, чтобы спланировать мероприятие до дня мероприятия?
• Пропускать праздничные дни, такие как религиозные или официальные праздники
• Проверить, свободны ли расписания основных участников в этот день
• В зависимости от места и типа мероприятия учитывать погоду
• И в случае, если выбрать второй- лучшая дата

После того, как вы выбрали дату, начните искать место, которое соответствует вашим потребностям. Здесь также нужно учитывать

• Доступен ли он на дату и за какое время вам нужно его забронировать
• Их правила оплаты, возврата и отмены
• Соответствует ли это типу мероприятия, которое вы планируете
• Предоставляет ли место аудио / видео оборудование, Вай-фай?
• Ваше расположение мест и потребности в парковке

Шаблон плана рассадки (Щелкните шаблон, чтобы отредактировать его в Интернете)

Определите партнеров и спонсоров

Общественные организации и корпоративные спонсоры могут помочь сократить расходы, найти больше рекламных возможностей, расширить аудиторию и помочь вам в планировании мероприятия.И когда вы ищете партнеров, вам нужно убедиться, что их видение дополняет ваше.

Продвигайте свое мероприятие

Есть разные способы продвижения вашего мероприятия. В зависимости от наилучшего способа охвата целевой аудитории вы можете использовать электронный маркетинг, листовки, социальные сети, телевидение, радио, приглашения и т. Д.

Подготовьте маркетинговые материалы в соответствии с вашим бюджетом. Это могут быть логотипы, баннеры, плакаты, листовки, приглашения, информационные бюллетени и т. Д.

Заключительная подготовка

До вашего мероприятия всего несколько дней, и вам нужно сделать еще несколько вещей, чтобы избежать неудач.

• Проконсультируйтесь с поставщиком провизии и подтвердите меню, презентацию блюд и детали сервировки и т. Д.
• Убедитесь, что заведение готово к установке на дату и время, когда вы его забронировали.
• Проверьте все остальное оборудование, которое вы необходимость для мероприятия. Не забудьте протестировать их, чтобы убедиться, что они работают, когда вы, наконец, настраиваете их.
• Составьте расписание мероприятий для вас и вашей команды

Шаблон расписания мероприятий (Щелкните шаблон, чтобы редактировать его в Интернете)

• Отправьте напоминания участникам, докладчикам / докладчикам, спонсорам и партнерам

Готовы спланировать свое следующее Мероприятие?

Независимо от того, являетесь ли вы опытным организатором мероприятий или новичком, мы надеемся, что эти шаги помогут вам (ре) организовать ваш процесс эффективно. Имейте наготове нужные инструменты и нужную команду, и все готово.Обязательно используйте наши шаблоны планирования мероприятий, когда планируете свое следующее мероприятие.

Хотите поделиться с нами советами по планированию мероприятий? Дайте нам знать в комментариях ниже.

советов по реализации мероприятия вашей мечты

Теперь, когда вы знаете основы событийного маркетинга, пора приступить к планированию своего мероприятия!

В первых трех главах мы рассмотрели, что такое событийный маркетинг, преимущества событийного маркетинга и множество типов мероприятий, которые вы можете использовать.

Теперь у вас, вероятно, есть идея, какое событие вы хотите выполнить. Вы либо подошли к нескольким последним вариантам, и вам нужно знать еще несколько деталей, чтобы составить окончательный план, либо вы готовы начать собирать кусочки вместе!

Но подождите! С чего именно начать? Имея все, что нужно сделать, от места проведения до развлечений, от еды до продвижения вашего мероприятия и всех промежуточных сроков, как вы знаете, с чего начать?

Эта глава ответит на все это и многое другое!

Композитор, дирижер и писатель Леонард Бернстайн резюмировал мантру событийного маркетинга такой цитатой: «Чтобы добиться великих результатов, необходимы две вещи: план и нехватка времени.”

Это чувство, с которым мы все слишком хорошо знакомы: «У меня мало времени!»

И, если вы запланировали какое-либо мероприятие, вы знаете, что это то, к чему вы можете относиться. (Если это ваше первое мероприятие, не пугайтесь — обещаю, что в конце концов все в вашем списке дел окупится!)

Лучший способ справиться с обширным списком задач — и не тратить на это уйму времени! — иметь план нападения.

Элементы, обсуждаемые в этой главе, — это части, которые вы собираете вместе, чтобы построить этот план; думайте о них как о фундаменте, на котором будет стоять ваше мероприятие.

Вспомните дни, когда вы строили LEGO. (Нет ничего постыдного, если это было вчера!) Форма, которую вы создаете для своей основы, определяет всю конфигурацию вашего творения. Обдумайте эти основы, прежде чем приступить к мероприятию. Затем вы убедитесь, что понимаете, что связано с каждым типом событий, — прежде чем вы возьмете на себя обязательство, которое нельзя нарушить.

Эти детали LEGO подходят не для всех мероприятий. Например, на фестивале, ориентированном на аудиторию «бизнес для клиентов» (B2C), вероятно, не будет презентации спикера.

Начальные элементы и первые шаги по организации события, которые рассматриваются в этом разделе, включают:

(Щелкните любое из слов выше, чтобы перейти к этому разделу!) В предыдущих главах я упоминал о необходимости выбрать мероприятие, которое будет соответствовать вашим маркетинговым целям, поэтому цели мероприятия — это наш самый первый кирпичик LEGO.

И, чтобы получить дополнительную помощь в планировании вашего мероприятия, обязательно ознакомьтесь с контрольным списком планирования мероприятия или контрольным списком планирования конференции.

Определите цели вашего мероприятия

Как обсуждалось в нашей главе о преимуществах событийного маркетинга, есть много причин, по которым вы можете выбрать участие в событийном маркетинге.Помните, что хотя мероприятия часто бывают веселыми или познавательными, они все же должны приносить пользу вашей компании. Вы можете потратить бесконечные часы работы на создание потрясающего мероприятия, но если это не принесет положительной пользы вашей компании, зачем вы это делаете?

По словам известного бизнес-спикера и писателя Зига Зиглара:

«Меня не волнует, сколько у вас есть силы, блеска или энергии, если вы не воспользуетесь ими и не сфокусируете их на конкретной цели и не удержите их там, вы никогда не достигнете того, чего требуют ваши способности.”

Итак, давайте поговорим о том, как сосредоточить и использовать эту мощь и яркость вашего мероприятия.

Моя самая любимая маркетинговая мантра, которую я услышал от Боба Миллера, который был генеральным менеджером по маркетингу Toyota: «Что можно измерить, можно управлять».

Посмотрите на потенциальные преимущества событийного маркетинга. Какие из них подходят для вашего мероприятия? Затем подумайте о том, что вы можете ощутимо измерить после мероприятия, и какие из этих элементов связаны с преимуществами или результатами, которых вы хотите достичь.Те элементы, которые вы можете измерить, называются маркетинговыми показателями.

По возможности включайте цели, которые можно измерить с помощью ваших показателей.

В зависимости от вашего продукта или услуги вы можете измерить несколько потенциальных областей, включая:

1. Узнаваемость бренда: публикация в социальных сетях и освещение в прессе

Узнаваемость бренда — один из самых сложных маркетинговых элементов для измерения. Подумай об этом. Как узнать, кто знает о вашем бренде? И даже если кто-то узнает ваш бренд, запомнят ли они вас?

К счастью, развитие технологий помогло.Хотя вы не можете видеть мысли людей, вы можете по крайней мере определить, где продвигается ваш бренд.

Некоторые элементы, на которые вы можете обратить внимание, включают освещение в СМИ (узнайте, как написать пресс-релиз, чтобы узнать больше об этом) и статистику социальных сетей. Это может включать упоминания вашей компании и мероприятия на любой платформе, а также взаимодействие с вашими сообщениями о мероприятии. Скольким людям это понравилось? Тебя ретвитнули? Сколько раз использовался хэштег вашего мероприятия и как часто эти посты нравились?

Взаимодействие с социальными сетями дается нелегко, особенно на небольших мероприятиях, но это то, что вы можете измерить!

2.Продажа

компаний B2C, которые пользуются спонсорством и выставками, могут иметь возможность осуществлять продажи на месте. Некоторые компании B2B также могут это делать. Часто это зависит от стоимости товара. Продукты с более низкой ценой легче купить на месте, особенно потому, что на мероприятиях часто продаются товары со скидкой или с бесплатными бонусными товарами.

На торговой выставке или выставке у вас может быть конкретная цель по доходу, которую вы хотите, чтобы ваше мероприятие достигло. Вы заплатили, чтобы быть там — убедитесь, что вы получаете больше денег, чем вкладываете!

3.Выводы

Возможно, покупатели будут заинтересованы, но вряд ли купят ваш товар на месте. Именно тогда в игру вступают лиды для компаний B2B.

Не все, кого вы встречаете на мероприятии, являются потенциальными покупателями. Посетитель может подойти к вашему стенду, узнать, чем вы занимаетесь, а затем выяснить, является ли ваш продукт жизнеспособным решением для их бренда. Если это так, они являются лидером. Вы можете получить их информацию и начать процесс продажи.

4. Новые контакты

Если вы являетесь компанией B2C, вы не обязательно считаете всех «лидером».«Вы можете просто добавлять контакты в свой список рассылки. Это еще одна вещь, которую вы можете определить количественно.

5. Встречи

Встречи могут быть назначены по продажам и успеху клиентов как для потенциальных клиентов, так и для клиентов. Это дает возможность перепродать или продлить. Даже если продление не происходит на месте, мероприятия могут быть единственным случаем, когда ваши клиенты встречаются с представителем вашей компании лично. Это стоит отметить!

6. Участники

Какова вместимость вашего заведения? Насколько полным вы хотите, чтобы он был? Если билеты на это мероприятие уже были аншлаговыми, вы хотите сделать это снова? Помните, сколько людей должно посетить ваше мероприятие, чтобы оно было «насыщенным» — ваше мероприятие должно быть именно тем местом, где вы хотите его провести!

7.Бюджет

Ваш бюджет может быть связан с посещаемостью. Хотя это не причина, по которой вы занимаетесь событийным маркетингом, это важная цель. Если вы взимаете плату за билеты, мероприятие безубыточности, вероятно, является одной из ваших основных целей. (Вы даже можете получить прибыль!) Если вы хотите и дальше проводить мероприятия, главное — не выходить за рамки бюджета!

Если ваше мероприятие само по себе не приносит дохода, вам все равно нужно уложиться в бюджет. События могут быстро стать дорогими! Это приводит к следующему важному пункту — бюджетам и поставщикам, для которых вам нужно составить бюджет.

План для поставщиков мероприятий и бюджет

Сумма затрат не займет много времени. (Особенно, если вы хотите добавить «вау» фактор и сделать ваше мероприятие незабываемым!)

Это часто может стать причиной самой головной боли, когда дело доходит до событийного маркетинга. Менеджеры никогда не в восторге, когда вы тратите больше, чем они планировали! Маркетологи знакомы с этой задачей; 45% из них называют бюджет своей самой большой проблемой при планировании мероприятий.

Большая часть бюджета связана с нанимаемыми вами поставщиками.Это предприятия, которые будут поставлять свои продукты и услуги для вашего бизнеса. Помимо двух самых больших затрат (кейтеринг и поставщики), существует множество других потенциальных предметов снабжения, которые могут вам понадобиться. Вы также можете использовать такие инструменты, как этот калькулятор маркетингового бюджета, чтобы убедиться, что ваше мероприятие не превышает ваш бюджет.

Вот список продуктов и услуг, которые вам, возможно, придется учитывать в рамках вашего бюджета:

• Поставщики общественного питания — потому что посетители не довольны, когда они голодны.Кейтеринг — это такое важное дело, что в этой главе будет целый раздел!
• Photographer — для демонстрации вашего мероприятия во внутренних и внешних коммуникациях после мероприятия и использования при продвижении вашего мероприятия в следующем году.
• Видеооператор — необходим, если вы хотите поделиться сеансами докладчиков или яркими событиями на YouTube, на вашем собственном веб-сайте или на других видеоплатформах. (К сожалению, ваш телефон с камерой в этой ситуации не подойдет!)
• Принтер — может понадобиться для любого количества вещей, включая программу, схемы рассадки или меню.
• Компания по организации мероприятий — это серьезное решение, поскольку компании по организации мероприятий требуют денег. Хотя они не обязательны для проведения мероприятия, если у вас небольшая команда и большое мероприятие, они могут быть необходимостью. Если вы работаете с компанией по организации мероприятий, помните, что регулярное общение не является обязательным, и этот процесс также требует времени.
• Venue — Место проведения вашего мероприятия! Это важный вопрос, о котором я подробнее расскажу в следующем разделе.
• Дополнительный персонал для мероприятий — люди, которых вы нанимаете, чтобы помочь вам провести мероприятие в день.

Место проведения и общественное питание часто связаны друг с другом. Заведение будет взимать плату за использование своего пространства и может потребовать от вас приобрести пакеты с едой и напитками. Планируя конференции, я тратил часы на создание таблиц, в которых сравнивались затраты на человека. Я бы сделал три числа для каждого места в нашем списке:

1. Минимальная стоимость питания на человека
2. Максимальная стоимость еды — то, что я хотел бы предоставить каждому гостю
3. Среднее из двух

После выполнения этих расчетов мы добавили каждый из этих ценовых пунктов к фиксированной стоимости аренды помещения и смотрим на другие факторы, влияющие на окончательное решение о месте проведения мероприятия.

Это когда маркетологи применяют свои математические навыки!

Если у вас небольшой бюджет, партнеры и спонсоры могут помочь покрыть эти расходы. Например, у вас может быть заказчик с аудиторией. Заказчик может позволить вам использовать свое пространство в обмен на спонсорские привилегии на мероприятии.

Для получения дополнительных указаний при выборе места проведения мероприятия воспользуйтесь моим контрольным списком и рабочим листом места проведения мероприятия.

Четыре способа найти поставщиков событий

Если вы раньше не планировали мероприятие и вам нужно найти поставщиков, вы можете использовать несколько ресурсов:

1. Проверить отзывы местных поставщиков .Это неудивительно: мы любим отзывы в G2 Crowd! Потому что они работают. Вы не хотите подписывать контракт только для того, чтобы обнаружить, что человек не доставит вас в тот день, когда они вам понадобятся. Я никогда не подписываю контракт без предварительного исследования.
2. Обратитесь к своей сети . Если вы спросите у коллег или друзей, вы сможете получить отличную рекомендацию. Вы даже можете задать вопрос в одной из своих учетных записей в социальных сетях и попросить совета. Есть также группы планирования мероприятий в LinkedIn и Facebook, где вы найдете опытных профессионалов, готовых помочь друг другу.
3. Обратитесь за рекомендациями в конференц-зал . Ваше заведение знакомо с поставщиками мероприятий, которые входят в его пространство. У его команды наверняка есть опыт работы с теми, кто хорошо работает. Кроме того, если поставщик уже бывал в вашем помещении для мероприятий раньше, это упростит проведение мероприятия. Ваш поставщик аудиовизуальных материалов (A / V) не должен потеряться, если он уже был там раньше!
4. Исследования, в которых вы участвовали . Если вы сами посещали мероприятия и у вас был поставщик, который вам понравился, вы можете спросить, с кем он работал.Пока это не ваши конкуренты (вы вряд ли побываете на их мероприятиях!), Люди часто с радостью делятся рекомендациями.

Чем больше мероприятий вы проведете, тем больше поставщиков вы узнаете. Некоторые из них вам, возможно, придется изменить, другие станут вашими постоянными!

Базовая логистика равномерного планирования: день, время и место проведения

Невозможно провести мероприятие без времени и места. Это в значительной степени то, что делает его событием. Определение дня, времени и места встречи может быть похоже на сложение кусочков пазла.

Ваши динамики — еще один элемент головоломки. Сначала вы можете указать дату и место проведения мероприятия, а затем — спикеры-источники. В качестве альтернативы у вас может быть конкретный спикер, который хочет поговорить с вашей компанией. Тогда вам нужно не только найти свидание в их плотном графике, вам также понадобится место, доступное в этот день!

При поиске свиданий имеет смысл помнить о праздниках или других событиях, которые могут удерживать людей от посещения.Кроме того, проверьте другие события, также ориентированные на ваш целевой рынок. Например, если на вашем целевом рынке полно маркетологов, убедитесь, что в эти выходные не проводится общенациональная конференция по маркетингу!

Если у вас есть некоторая гибкость в отношении свидания, поговорите с местами проведения и спросите, что у них есть в течение определенного времени. Кто знает, возможно, вы сможете договориться о более низком тарифе в течение длительного периода.

После того, как вы определились с несколькими местами, пройдите по помещениям и встретитесь с сотрудниками, которые будут руководить вашим мероприятием.

При выборе места проведения мероприятия следует учитывать ряд дополнительных факторов; проверьте их все!

Наличие места также будет зависеть от повестки дня. Следует рассмотреть следующие вопросы:

• Сколько времени нужно на регистрацию?
• Как долго вы хотите, чтобы все ваше мероприятие длилось?
• Если это на целый день, сколько занятий у вас будет и сколько перерывов между занятиями?
• Как долго вы хотите дать каждому выступающему выступить?
• Когда и сколько времени вы будете уделять посетителям общения, общения со спонсорами и получения удовольствия от кейтеринга?

Подумайте, сколько времени вы хотите дать участникам по каждому из этих пунктов.Это поможет определить, на какой срок вам нужно арендовать место для проведения мероприятия.

Пора собирать посетителей! Когда у вас есть дата, время и место, вы готовы продвигать свое мероприятие! Выберите простое в использовании программное обеспечение для продажи билетов на мероприятия и регистрации, чтобы отслеживать и управлять своими регистрациями.

Запланируйте мероприятие Кейтеринг

Хотя кейтеринг — не причина, по которой люди приходят на ваше мероприятие, это имеет большое значение для успеха мероприятия.Вы знаете слово «голодный»? Я люблю это слово, потому что оно очень верное. Голодные люди не счастливые люди!

Вы должны убедиться, что ваши гости сыты и для них самих, и для вас самих. Исследования показали, что уровень внимания снижается, когда люди голодны.

Это означает, что гости не смогут полностью оценить ваше мероприятие — они слишком голодны, чтобы принять его!

Кроме того, когда люди голодны, их взгляд на ситуацию ухудшается. Ни для кого не секрет, вы сами это почувствовали! И все время и деньги, которые вы вложили в свое мероприятие, стоит потратить на немного еды.Поступая так, вы получите положительный опыт. Это значит, что люди захотят прийти и на ваше следующее мероприятие!

Люди часто ждут еды в перерывах на полнодневном мероприятии. Независимо от того, как часто вы даете еду, я не могу переоценить потребность в чае и кофе! Конференции заняты.

Жизнь занята — люди устали!

Я был на мероприятиях, где у меня нет времени выпить чашку чая перед первым сеансом. Я вышел в первый перерыв, готовый к дозе кофеина, но обнаружил, что столики в кейтеринге пусты.Это моя самая большая любимая мозоль. Чай и кофе не являются основными расходами, а усталость — это как чувство голода — люди недовольны, когда им нужен кофеин!

Как правило, вы должны есть всегда, когда есть алкоголь. Это ответственный хозяин. Вы же не хотите ставить своих гостей в ситуацию, когда они пьют натощак.

К счастью, если вы спонсируете мероприятие, питание обычно — это то, что вы можете вычеркнуть из своего списка! Если вы проводите более крупное мероприятие для сообщества, например фестиваль, вы можете пригласить поставщиков, таких как грузовики с едой.Затем участники сами оплачивают свои расходы, оплачивая еду, которую они хотят, и ничего больше.

Найдите выступающих на мероприятии

Если вся цель вашего мероприятия состоит в том, чтобы посетители учились у спикера, ваш спикер должен быть хорошим спикером!

Независимо от того, платите ли вы своему динамику или они делают это бесплатно, вы хотите, чтобы все ваши динамики имели:

1. Иметь доверие и авторитет . Человек знает, о чем говорит, без сомнений.
2. Предложите определенный уровень харизмы . Вы же не хотите, чтобы гости засыпали, как будто это ваш урок истории в 10-м классе!
3. Сосредоточьте внимание на посетителях, а не на себе. Ваш спикер создан для того, чтобы ценить ваших гостей, а не для продажи. Их цель должна заключаться в предоставлении ценных материалов для ваших гостей.

СОВЕТ : Найдите следующего докладчика, который привлекает, восхищает или оказывается женщиной, с помощью бесплатной базы данных о женщинах G2.

Доверие и авторитет

Авторитет вашего докладчика напрямую влияет на посещаемость. Получив эксклюзивного вдохновляющего оратора, больше людей захотят присутствовать на нем. Несмотря ни на что, вы должны спросить себя: «Почему люди должны слушать этого человека? В чем ценность их уникальной точки зрения? »

Возможно, это титул высокого уровня. Может быть, у них есть результаты успешной кампании, которыми они могут поделиться.Человек мог бы выступить на других мероприятиях. Кто-то мог выиграть награду или основать компанию.

Как бы то ни было, вы хотите, чтобы в биографии докладчика было что-то, что пробудило бы интерес вашей целевой аудитории и заставило бы их подумать: «Я хочу услышать, что говорит этот человек!»

Авторитет вашего оратора зависит не только от его титула. Что делает человека убедительным, что он говорит на вашу конкретную тему? Это, наверное, само собой разумеется, но если я маркетолог, я не хочу слушать сессию о статистике от микробиолога.

Харизма

Ваш динамик интересен? Люди хотят их слушать? Если во время презентации люди улыбаются и смеются, это отличный знак!

Люди часто посещают мероприятия, чтобы получить мотивацию и воодушевиться своей работой. По-настоящему вдохновляющий оратор сделает это возможным, а харизма — это часть того, что нас вдохновляет.

Один из моих любимых харизматичных ораторов — Джон Кирон, основатель и генеральный директор System1 Group PLC (ранее Brainjuicer).Я слышал, как он выступал на конференции Global Marketer Conference, организованной Всемирной федерацией рекламодателей. Джон заметил, что гости стали немного нервничать. (Ты хочешь сидеть в кресле так долго!) Так как же он преодолел это? Разумеется, заставляя посетителей делать волну! Это разбудило людей, когда они пошевелились, и разделили смех над кучей маркетологов, которые занимались в конференц-зале отеля.

Источник изображения: Австралийская ассоциация национальных рекламодателей

Ценный контент (без рекламных презентаций!)

Последний может быть немного сложнее.Иногда человек является авторитетом в этом вопросе, потому что этим занимается его бизнес. Спикеры, естественно, будут обсуждать свою собственную компанию — это часто является источником историй для их презентаций.

Заранее поговорите с докладчиком о содержании презентации. Сделайте тему и цель кристально ясными. Возможно, вы сможете найти на YouTube видео, где они выступают на другом мероприятии. Если да, то вы можете оценить их намерения — и сколько раз они упоминают свой собственный продукт!

В заключение…

Теперь вы рассмотрели основные моменты, от места проведения до бюджета, которые повлияют на проведение вашего мероприятия. Вы создали основу для своего творения LEGO и можете убедиться, что она соответствует типу мероприятия, которое вы выбрали из третьей главы, 10 основных типов событийного маркетинга.

Приготовьтесь к главе пятой «Как продвигать свое мероприятие» и следите за обновлениями к главе шестой, где я расскажу о дополнительной логистике планирования мероприятия.